5 Antworten Neueste Antwort am 07.09.2017 10:23 von katersam

    E-Mail Versand mit Dokumentenablage

    tschortsch Einsteiger

      Hallo,

       

      ich würde mich gern erkundigen, wie am besten der E-Mailversand von und an Mandantenmails ablaufen sollte

      Wir stellen uns folgendes vor:

      Die E-Mail sollte mit der Dokumentenverwaltung bzw. der Funktion Dokument erstellen funktionieren.

      Das hätte den Vorteil, dass hier die Platzhalter von Datev zum Einsatz kommen.

      Ideal wäre es zudem auch noch wenn die Grußformel mit Logo etc. hinterlegbar ist.

       

      Gibt es hierzu Tipps bzw. entsprechende Anleitungen von Datev und Anwendern?

      Ich freue mich auf Eure Antworten.

       

      Viele Grüße

       

      Georg

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        • 1. Re: E-Mail Versand mit Dokumentenablage
          agmü Aufsteiger

          Hallo,

           

          wenn Sie sich ein wenig durch die Beiträge hier in der Community klicken, werden Sie feststellen, dass der Wunsch, im E-Mail-Text Platzhalter vorzufinden, die auf die Stammdaten zugreifen von unterschiedlichen Anwendern bereits geäußert wurde.  Ob dies je umgesetzt wird, bleibt abzuwarten.

           

          Ich habe die mir gegebene offizielle Erklärung der DATEV an dieser Stelle bereits dargestellt.

           

          Sofern Sie für die E-Mails selbst eine Vorlage erstellen wollen, geht dies in Outlook selbst.  Wie hängt von der verwendeten Version ab.

           

          Gruß

           

          Andreas G. Müller

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          • 2. Re: E-Mail Versand mit Dokumentenablage
            christian_seidel DATEV-Mitarbeiter

            Hallo Community,

             

            der Versand einzelner E-Mails auf Basis einer Vorlage ist aktuell leider nicht möglich. Zur DVD 12.0 ist eine Implementierung für die Erstellung von Einzel-E-Mails geplant.

             

            Sie können folgenden Workaround verwenden:
            - Erstellen Sie eine Word-Vorlage mit den gewünschten Platzhaltern in der Vorlagenverwaltung
            - Klicken Sie auf „Serien-E-Mail/-Brief über Auswertungen erstellen“ in den kontextbezogenen Links im DATEV Arbeitsplatz
            - Erstellen Sie eine Aktion über „Neue Aktion anlegen“
            - Klicken Sie auf „Empfänger auswählen“ bzw. im unteren Bereich Zielgruppe auf „Zielpersonen zur markierten Aktion auswählen“
            - Im Assistenten auf weiter klicken – Weitere Auswahlmöglichkeiten – Manuelle Auswahl von Mandanten – Reiter „Mandanten“ und entsprechenden Mandanten auswählen – Fertigstellen – Beenden
            - Rechtsklick auf die Aktion – Aktion durchführen – Serien-E-Mail erstellen und folgen dem Assistenten mit Eingabe des Betreff, Auswahl der Vorlage usw.

             

            Viele Grüße aus Nürnberg

             

            Christian Seidel
            DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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            • 3. Re: E-Mail Versand mit Dokumentenablage
              katersam Beginner

              Sehr geehrter Herr Seidel,

               

              eigentlich schätze ich Ihre Ideen sehr.

              Hier bin ich sehr froh über die Ankündigung einer E-Mail-Fähigkeit der Dokumentenerstellung.

              Den Umweg erspare ich meiner Kanzlei vorerst.

              Seit einigen Jahren, also eigentlich seit der Umstellung auf DokAb erstellen wir ein Dokument mit Briefkopf und senden dieses dann mit der rechten Maustaste per Mail.

               

              Interessant wäre noch die Möglichkeit des Sekretariates, die Mails vorzubereiten und dann durch den Unterzeichner zu senden.

               

              Grüße

               

              OS

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              • 4. Re: E-Mail Versand mit Dokumentenablage
                tschortsch Einsteiger

                Vielen Dank für die vielen Infos und Vorschläge.

                @OS: Wie machen Sie das genau?

                Wird das Dokument dann einfach einer email angehängt?

                 

                Viele Grüße

                 

                Georg Hoffs

                • 5. Re: E-Mail Versand mit Dokumentenablage
                  katersam Beginner

                  Guten Morgen Herr Hoffs,

                   

                  es ist eigentlich recht einfach:

                  wenn Sie regelmäßig auf weißem Papier ohne Briefkopf drucken, nehmen Sie einfach ihre regulären Vorlagen. Bei Papier mit Briefkopf muss dieser als Wasserzeichen auf Ihrer Word-Vorlage hinterlegt sein.

                   

                  Die Variablen werden wie gewohnt ausgefüllt und das Dokument in der Dokab abgelegt.

                  Dann wird von dort das Dokument mit der rechten Maustaste markiert, "als E-Mail senden / PDF-Dokument" drücken. Nachfolgend wird unter Outlook eine E- Mail erzeugt, welche dann mit einem netten Text "bitte den Anhang ansehen" versendet werden kann.

                   

                  Wir verschlüsseln diese Mails dann noch über die Verschlüsselung der DATEV.

                   

                  Ich hoffe, nachfolgendes Bildchen hilft etwas.

                   

                  Viele Grüße

                   

                  OS