Systemwechsel Fremdsystem nach LODAS

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Hallo zusammen

Zunächst möchte ich vorausschicken, dass ich noch relativ neu im Umgang mit LODAS bin und wir bisher noch keinen Wechsel von Fremdsystem auf LODAS hatten.

Wir haben ab dem Abrechnungsmonat 08/17 einen Mandanten von einem anderen Steuerberater übernommen. Dieser rechnete mit Fremdsystem ab.

Der Mandant und seine Mitarbeiter sind bereits (im Bearbeitungsmonat 08) erfasst und die Stammdaten auch bereits ans RZ gesendet. Die Mitarbeiter wurden alle mit dem tatsächlichen Eintrittsdatum erfasst.

Der vorherige Lohnsachbearbeiter hat die DEÜV-Abmeldung vorgenommen. Die Haken unter "Mandant | Sozialversicherung | allgemeine Daten" und "Mandant | Steuer | allgemeine Daten" bzgl. des Systemwechsels sind gesetzt.

Allerdings tue ich mich mit der Geschichte "Mitarbeiter | Vortragsmonate erstellen" schwer.

Ich hatte das LexInform Dokument 5303317 so verstanden, dass bei den angelegten Mitarbeitern in jedem Fall Vortragsmonate zu erstellen und die Lohnkonto-Werte einzutragen sind. Dementsprechend habe ich bei allen Mitarbeitern die Vortragsmonate erstellt und die Daten kopieren lassen.

Nun bekomme ich für alle Mitarbeiter Meldungen bei der Probeabrechnung, dass in den Bearbeitungsmonaten Januar bis Juli Sachen fehlen.

Beschäftigungsbetrieb, Krankenkassen, Umlage-Beiträge.

Zusätzlich ist mir auch noch der Fehler unterlaufen, dass ich bei einer Mitarbeiterin, die erst in 07/17 eingetreten ist, auch die Vortragsmonate (rückwirkend bis 01/17) erstellt habe.

Die Lohnkonto-Ergebniswerte habe ich bis jetzt noch bei keinem dieser Mitarbeiter erfasst.

Mir stellt sich jetzt die Frage, wie ich bei diesem Chaos vorgehen muss, um korrekte SV-Werte ab Abrechnungsmonat 08 zu produzieren.

Oder gibt es Probleme, wenn ich jetzt für alle Mitarbeiter die Lohnkonto-Werte bis einschließlich 01/17 (für besagte Mitarbeiterin dann 07/17) erfasse und die Krankenkassen sowie den Beschäftigungsbetrieb bereits im Monat 01/17 erfasse?

Wie ist überhaupt generell in einem solchen Fall zu verfahren?

Also Systemwechsel von Fremdsystem auf LODAS im laufenden Jahr mit Abmeldung durch den vorherigen Lohnsachbearbeiter?

Ich hoffe, ich habe mich nicht zu kompliziert ausgedrückt und bedanke mich schon mal für die Antworten.

MfG

Bibi

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Hallo Bibi,

bei einem unterjährigem Systemwechsel muss der Vorberater alle Abmeldung wg. Systemwechsel erstellen.

D. h. ELStAM, Sozialversicherung und BG.

Sie müssen wiederum die Anmeldungen mit dem Grund Systemwechsel vornehmen. Hier können Sie bei der Neuanlage gleich im Fenster den Haken entsprechend setzen.

Sie finden aber auch die entsprechenden Punkte unter Steuer-> Allgemeine Daten, Sozialversicherung-> Allgemeine Daten und unter Sozialversicherung-> Unfallversicherung.

Wichtig ist bei einem unterjährigen Wechsel auch die Vortragswerte korrekt einzupflegen, damit hier am Jahresende die Lohnsteuerbescheinigung und die Lohnkonten passen. Hier können Sie die kumulierten Werte bis Juli im Januar 2017 eintragen für alle Mitarbeiter die vor dem 01.01.2017 bereits beschäftigt waren. Bei Neueintritten im Jahr 2017 müssen Sie in den jeweiligen Eintrittsmonat wechseln. Durch die kumulierte Erfassung müssen Sie nicht jeden Monat einzeln eintragen.

Nach der Erfassung empfiehlt es sich auf jeden Fall die Probeabrechnungen zu prüfen insbesondere den Kasten unten rechts mit den kumulierten Werten.

Gruß

Björn

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Hallo Björn

Danke, das hilft mir schon mal weiter.

Was ist jedoch mit den Hinweismeldungen bzgl. Beschäftigungsbetrieb etc.?

Da kriege ich z.B. für Januar die Meldungen

Der erfasste Beschäftigungsbetrieb ist noch nicht in den Mandantendaten angelegt

weil ich das halt mit Bearbeitungsmonat 08 erfasst habe.

Kann ich die Krankenkassen und den Beschäftigungsbetrieb problemlos im Bearbeitungsmonat 01 anlegen oder kann ich das einfach ignorieren?

Und was mache ich nun mit der Mitarbeiterin, die erst in 07 eingetreten ist? LODAS hat die Daten dieser Dame jetzt bis 01/17 eingepflegt. Da war sie ja noch gar nicht dabei ...

Achso ... Der Vorberater hat alle Abmeldungen getätigt und ich habe auch alle Haken gesetzt, die hinsichtlich des Systemwechsels gesetzt werden sollen.

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Hallo Bibi,

das weiß ich leider seit der neuen Version auch nicht. Ich würde mal behaupten, dass könnten Sie auch ignorieren. Ich muss aber auch noch einen neuen Mandanten diesen Monat anlegen.

Wenn Sie die Mitarbeiterin nicht mehr löschen können, dann tragen Sie einfach die Vortragswerte im Juli statt im Januar ein. Das sollte dann funktionieren, da Sie ja den Juli als Eintrittsdatum angelegt haben.

Gruß

Björn

[#5]

Hallo,

wenn Sie Mitarbeiterdaten in 08 erstellt haben, sollten Sie vor der Erfassung der Vortragswerte aus den Lohnkonten die Vortragsmonate bis 01 erstellen, wie Sie bereits beschrieben haben. Damit werden alle Stammdaten der Mitarbeiter bis 01 kopiert. Wenn Sie Krankenkassen etc in 08 erstellt haben, können Sie diese mit Gültig-ab-Datum verschieben auch auf den Januar vortragen. Wenn Sie dies alles korrekt gemacht haben, sollten die Fehlermeldungen weg sein.

Sofern das Eintrittsdatum Ihrer Mitarbeiterin korrekt erfasst ist und vor Eintritt keine Lohnkontowerte erfasst sind, sollte das nicht schlimm sein.

Vorsicht ist ntrl. geboten, wenn sich bei Ihren Mitarbeitern für das Lohnkonto relevante Daten vor dem Systemwechsel in diesem Jahr geändert haben, z.B. Elstam. Diese müssen Sie zwingend in den entsprechenden Monaten korrekt erfassen, damit das Lohnkonto korrekt ist.

mfG

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Beitrag vom Nutzer gelöscht

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Hallo,

vielen Dank für den Link Hr. Hecker. Daran hatte ich mich auch schon entlanggehangelt. 🙂

Ich habe die Vortragswerte alle kumuliert im Januar erfasst (bis auf die Dame 07) und die Krankenkassen auf Gültigkeit 01/17 zurückgesetzt.

Probeabrechnungen stimmen alle.

Fehlermeldung bekomme ich jetzt nur noch hinsichtlich des Beschäftigungsbetriebes.

Kann ich den einfach im Januar nochmal erfassen?

[#8]

Hallo zusammen,

vielen Dank für Ihre zahlreichen Antworten.

Um prüfen zu können, weshalb die Fehlermeldung zum Beschäftigungsbetrieb ausgegeben wird, benötigen wir Ihre Ordnungsbegriffe. Bitte wenden Sie sich dazu über einen anderen Servicekanal an uns.

Viele Grüße aus Nürnberg
Verena Heinlein
Personalwirtschaft
DATEV eG

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Hallo Frau Heinlein,

vielen Dank für Ihre Antwort. Das Problem konnte mittlerweile gelöst werden und die August-Abrechnung ist erfolgreich abgewickelt.

Nun ergibt sich allerdings nachträglich noch ein anderes Problem:

Zum 01.08.2017 hat ein neuer Auszubildender begonnen.

Der Mandant teilte uns nun gestern mit, dass er diesen Auszubildenden schon seit 10.07.2017 beschäftigt und ihn dafür auch entlohnt hat.

Laut Absprache zwischen Mandant und der Kanzleileitung soll der Auszubildende nun rückwirkend für den Zeitraum 10.07. - 31.07.2017 als geringfügig Beschäftigter angelegt werden und die in diesem Zeitraum geleisteten Stunden im August nachberechnet werden.

Dies ist mir jedoch nicht möglich, da unser Abrechnungszeitraum nach Systemwechsel erst im August beginnt.

Dementsprechend "meckert" Lodas dann natürlich auch, wenn ich Bewegungsdaten für Juli eingeben möchte.

Meiner Meinung nach kann ich aber auch den Beginn des Abrechnungszeitraumes mit Lodas nicht auf Juli vorziehen, weil sich die An-/Abmeldungen bei Finanzamt und SV-Trägern überschneidet.

Zur Erinnerung: Der vorherige Steuerberater hatte mit der letzten Abrechnung im Juli den Systemwechsel und dementsprechend die Meldung 36 gemeldet.

Wie kann ich jetzt vorgehen, um die geleistete Zahlung im Juli lohntechnisch zu erfassen und ihn für den Zeitraum 10.07. - 31.07.17 korrekt (als GFB) zu melden und zu entlohnen?

[#10]

Das muss eigentlich der Vorberater abrechnen.

Sie können nur Löhne erstellen ab dem Zeitraum den Sie für die Erstabrechnung hinterlegt haben.

Man könnte jedoch auch eine 2. Personalnummer hinterlegen und das entsprechend dokumentieren und erst im August abrechnen, das haben wir auch schon gemacht und hatten durch die Dokumentation keine Probleme bei einer Prüfung.

Gruß

[#11]

Hallo Björn

Ja, den Vorberater kann man diesbezüglich leider nicht mehr ins Boot holen. Dem mussten wir schon während der Übergabe jede Information aus der Nase ziehen.

Ich lege den Azubi also quasi ein zweites Mal (als GFB für den kurzen Juli-Zeitraum) an und rechne den Zeitraum aber erst mit der August Abrechnung ab ...

Und wie ist das mit der Meldung bei der Knappschaft? Muss ich die dann über svnet machen oder läuft die An-/Abmeldung dann mit der Abrechnung auch automatisch?

LG

Bibi

[#12]

Die Meldung läuft dann mit der Abrechnung, so wie sonst auch.