Digitale Briefkopf-Zukunft

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Hallo Community,

zum 01.01.2018 kommt das besondere elektronische Anwaltspostfach  verpflichtend. Bei uns im Landgerichtsbezirk Offenburg werden ab diesem Tage auch sämtliche Amts- und Landgerichte  empfangsbereit sein.   Ich werde ab diesem Tag elektronisch übertragen. Jetzt stellt sich für mich ein einfaches Problem: bislang drucke ich auf bedrucktes Briefpapier.  Zukünftig  muss  ich den Kopfbogen elektronisch kreieren. Wie mache ich das?

Viele Grüße aus der Rheinebene

Markus Lorenz

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Viele Grüße in den Süden!

Wir schicken an unser Amtsgericht in Norderstedt seit letztem Monat alles per beA.

Das kann zweierlei sein:

1. Eine Anlage/Scan

2. Unser Schriftsatz

1. Wird einfach an die beA-Nachricht angehängt und als allgemeine Nachricht verschickt. Das Gericht kann über die restlichen vorgegebenen Felder die Sache zuordnen. Das ist z.B. der Anwendungsfall für EB. Für die Akte wird dann die eigene beA-Nachricht als pdf ausgedruckt und im DMS gespeichert.

2. Haben wir bisher nur für Kleinigkeiten wie z.B. KFA genutzt. Hierbei wurde der Text des KFA einfach als Text der beA-Nachricht verschickt. Man könnte auch einen Schriftsatz auf Briefbogen erstellen, unterschreiben, einscannen und wie unter 1. verschicken, das macht aber m.E. keinen Sinn.

Bisher hat das funktioniert. Ich bin der Meinung, dass wir keinen "elektronischen Kopfbogen" mehr brauchen. Das ist zwar nicht so imposant wie bisher, aber da muss eben der Inhalt überzeugen und nicht das Layout.

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  Hallo Herr Hayko,

ich hoffe, bei Ihnen ist es von den Temperaturen her etwas erträglicher als bei uns.

Mich erinnert das ganze an die Zeit, als noch mit der Schreibmaschine gearbeitet wurde. Damals waren auch nur die Originale bedruckt, die Durchschläge waren „nackt“. Sie wurden dann aber mit einem Stempel versehen, mithilfe dessen der Absender kenntlich gemacht wurde.

Das habe ich jetzt, bei einem „nackten“ Word Dokument, gar nicht mehr.

Bei uns wird es auch so sein, dass im Jahr 2018 und wahrscheinlich auch im 1. Halbjahr 2019  die Gerichte, da sie noch keine elektronische Akten haben, alles ausdrucken werden. Das bedeutet, dass meine „nackten“ Schriftsätze  ohne Kenntlichmachen des Absenders  an die Gegenseite versandt  würden.

Auch ich bin ein Freund der These, dass es auf die Inhalte, nicht auf die Hülle ankommt. Ich habe jedoch in der Praxis die Erfahrung gemacht, dass es für das Anwaltsmarketing sehr wohl auf die Hülle ankommt.  Zu diesem gehört auch unsere Corporate Identity, also unser Logo, dass bisher gedruckt wurde.

Viele Grüße und frohes Schwitzen

PS: wie bekommt man es eigentlich hin, dass das Foto im Blog angezeigt wird?  Ich habe zwar  ein Foto hochgeladen, kann es  aber nur sehen, wenn ich auf meinen Button selbst klicke?

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Ich würde in Word einfach eine Kopfzeile/Fußzeile nach Vorlage des alten Briefpapiers erstellen.  (unter Entwurf, wenn man vorher in die Fußzeile doppelklickt)

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Bei uns sind ca. 27 Grad...

Das wichtigste zu erst: Sie müssen in Ihrem Profil bei den Datenschutzeinstellungen die Anzeige des Bildes gestatten.

Zum Thema: Ich bin ehrlich gesagt nicht wirklich informiert, wie die Gerichte das weiterleiten. Bei größeren Schriftsätzen würde auch ich wohl ein pdf mit Logo und Randleiste anhängen und dieses digital signieren.

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Hallo Herr Lorenz,

wird drucken seit Kanzleigründung (2002) den Briefkopf immer mit aus.  Die Phanbrie.dot wurde entsprechend angepasst. daher kann jedes Gericht Schriftsätze ausdrucken, wie es lustig ist.  Dieser Aspekt des beA macht mir noch die geringsten Kopfschmerzen.

Für Kanzleien, die bisher auf der Rückseite die ganzen Berufsträger aufgelistet haben, wird sich dieses Vorgehen nicht ohne weiteres empfehlen. 

mf(k)g.

Andreas G. Müller

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Hallo Herr Hayko,

das mit dem Foto funktioniert nicht. Ich habe eingestellt:Karteireiterkarte "Datenschutz"/Spalte "sichtbar für …"/"Profilbilder: alle". Trotzdem funktioniert es nicht.

Was für mich aber viel interessanter wäre: wie sammeln Sie Ihre Schriftsätze ein? In unserem alten Programm, LawFirm, war es so, dass  der Brief oder Schriftsatz bereits beim Erstellen in eine bestimmte Mappe gespeichert wurde. Die Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter war dann, diese Mappe laufend zu öffnen, die Schriftsätze zu bearbeiten und auszufertigen. Eine vergleichbare Mappe gibt es ja in DATEV noch nicht? Wie lösen Sie das, indem Sie einzelne Aufgaben an die Mitarbeiter für den jeweiligen Schriftsatz erstellen?

Was schreiben Sie in die Übermittlungsnachricht an das Amtsgericht Helmstedt? … Reiche ich den beigefügten Schriftsatz ein …?

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Hallo Herr Müller,

es gibt diese Vorlage doch aber nur einmal? Dann ist unser Problem, dass wir hier 3 verschiedene Briefköpfe benutzen, da wir eine Bürogemeinschaft von 3 unterschiedlichen Rechtsträgern sind.

Haben Sie oder hat irgend ein anderer Teilnehmer des Blogs Erfahrungen mit dem zu mischen des Briefpapiers, dass die neue Schriftguterstellung kennt?

Viele Grüße ML

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Hallo Herr Lorenz,

für verschiedene Briefköpfe gibt es auch bei der neuen Schriftguterstellung den Briefkopfwechsler. Wie dieser funktioniert, können Sie in der Arbeitsunterlage Art.-Nr. 34033 Textanpassung mit DATEV Anwalt classic in Kapitel 6.2 (S. 93) nachlesen. Einfach über "kostenfreier Download" als PDF-Dokument herunterladen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Hallo Herr Lorenz,

ich kann Ihnen zunächst einmal bestätigen, dass Sie noch immer ohne Bild sind. Wie das zu beheben ist, können Ihnen die Foren-Admins vielleicht sagen.

Was die "Mappe" angeht, bin ich nicht sicher was Sie meinen; eine physikalische Mappe oder etwas elektronisches?

Ich diktiere, es wird getippt und dann erhalte ich es (noch) ausgedruckt in der Unterschriftenmappe zu unterschrieben. Die Korrekturen bis dorthin werden in der Regel am Bildschirm vorgenommen.

Gesammelt wird all das in der Datev-Akte im Bereich Dokumente.

Und ja, wir arbeiten mit den Datev-Aufgabe. Es gibt keine Akte hier, die ohne Aufgabe ist! Wenn  Sie so wollen, ist das meine Verfügung an das Sekretariat zum jeweiligen Schriftstück. Das Sekretariat verfügt ebenso an mich zurück. Hier gibt es leider noch keinen "Rückkanal" welcher den Vollzug einer Verfügung automatisch meldet. (Das gibt es bei einer Verfügung auf Papier aber auch nicht)

Beantwortet das Ihre Frage?

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Hallo Herr Hayko,

mit Mappe meinte ich eine elektronische Funktionalität.  Ich suche nach automatisierten Prozessen, bei der Aufgabe ist mein Problem, dass ich manchmal schlichtweg vergesse, eine Aufgabe zu stellen. So bleibt der Prozess dann in dieser Akte stehen.

Aber um an Ihre Schilderung auf anzuknüpfen: Sie diktieren, dann  kommt das Band oder das digitale Diktat irgendwie zu Ihrem Sekretariat, vielleicht zusammen mit einer körperlichen Akte, so wie bei uns früher.

Bei uns ist das anders. Bei uns kommt es jetzt schon in aus gedruckter Form aus dem Drucker, und dort wird es vom Sekretariat aufgenommen.

Ab 1. Januar möchte ich das ausdrucken  weglassen, möchte natürlich aber trotzdem ein Sekretariat davon informieren, dass es dort etwas gibt, was in das  BEA einzulegen ist. Ich kann natürlich das Schreiben mit einer Aufgabe versehen. Vergesse ich das aber, wird vergessen, den Schriftsatz überhaupt auszufertigen. An dieser Stelle   müsste ichdann wieder zur Kontrolle  Aufwand treiben.. Und  weil sich am Ende des Arbeitstages noch, was ich heute  im Laufe des Tages an Schriftstück erstellt habe?

Wenn Sie also richtig verstanden habe gibt es dann beim elektronischen Schriftstück bei Ihnen eine Verfügung an die Mitarbeiterin, "legen Sie das bitte ins BA ein"?

Viele Grüße aus dem sonnigen Süden   Markus Lorenz

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Hallo Herr Lorenz,

für den Fall, dass mal eine Akte ohne Aufgabe ist, gibt es eine entsprechende Suche im Datev.

Wir drucken (eigentlich) nur noch aus, wenn verschickt wird. Aber ja, hier wird noch getippt und nicht spracherkannt.

Um Ihre Frage aufzunehmen: Sie könnten theoretisch Ihr Schreiben einscannen oder wenn Sie es nicht mehr drucke abspeichern und über das Anwaltspostfach einlesen. Dort kann verfügt werden und es bleibt so lange, bis Sie es weiter verfügen oder erledigen. Das kommt Ihrer "Mappe" doch sehr nahe, oder?

MfkG aus dem Norden

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Hallo Frau Kubisch,

das BEA drängt sich jetzt auch bei den Kollegen  In unsere Kanzlei auf. Deswegen wollen wir unseren Briefkopf, der bislang  von einer Druckerei geliefert wurde, vollständig digital aufsetzen. Das Dokument, dass Sie oben verlinkt hatten ist nicht mehr auffindbar. Ich nehme an, das hat sich mit der neuen Schriftguterstellung geändert? Wo finde ich die vollständige Dokumentation dazu? Insbesondere, wie kann ich welche Grafiken in die neue Schriftguterstellung einbringen? Welches Format müssen diese Dateien haben?

Mit freundlichen Grüßen aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz

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Hallo Herr Lorenz,

das Dokument enthielt noch die alte Schriftguterstellung und ist inzwischen veraltet. Wir stellen derzeit alle Arbeitsunterlagen auf Info-Dokumente um. Dabei sind die wichtigsten Themen - wie z. B. Schriftguterstellung - in Sammel-Dokumenten zusammengestellt, die anhand von Überschriften die Reihenfolge der früheren Unterlage berücksichtigen.

Hier das neue Sammeldokument zur Schriftguterstellung:

Schriftguterstellung in Anwalt classic

In Kapitel 9.3 finden Sie die Dokumente zur Anpassung des Kanzleibriefkopfs.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Hallo Herr Kollege,

wir haben unseren Briefkopf, incl. Grafik seit 2002 in der Datei phanbrie.dot(x), die sich um Laufwerk \\DATEV\DATEN\PHANTASY\ORIGINAL\Dot befindet hinterlegt.  Das ursprüngliche .dot-Format wurde sauber mit der neuen Office-Version nach oben gezogen.  Das Kanzleilogo ist eine Datei im jpg-Format, der Rest ist Text mit etwas Formatierungen.

mfkg

Andreas G. Müller

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Hallo Herr Kollege Lorenz,

wir haben bei uns einen "virtuellen Drucker" eingerichtet, der normale Druckaufträge aus jedem Programm entgegennimmt, unser Briefpapier in digitaler Form (mit Logo, Namen der Berufsträger etc) als Grundlage nimmt und das fertige Dokument als PDF speichert.

Gleichzeitig fügen wir unsere eingescannten Unterschriften als Grafik über einen einfachen Autotext mit einer Tastenkombination in den Schriftsatz ein.

Das fertige PDF sieht dann sauber aus, hat eine geringe Dateigröße und lässt sich wunderbar digital weiterverarbeiten.

Die einzelnen Schritte werden bei uns teilweise im Sekretariat, und teilweise von den Berufsträgern (Unterschrift einfügen) durchgeführt. Den Workflow bilden wir über unterschiedliche Status im DMS ab.

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Ich glaube, dass DATV hier den SkyPdf standardmäßig mit installiert...

Wir machen das auch so.

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Hallo zusammen,

bei meinem Kunden kommt das Thema durch die erforderliche (qualifizierte) Signatur in BeA gerade auf.

Bisher werden alle Schreiben auf fertigen Briefbögen gedruckt und (falls erforderlich) vom Anwalt persönlich unterschrieben. Die phanbrie.dot ist derart gestaltet, dass der Rand so bereit ist wie der vorgedruckte Bereich auf dem Briefbogen.

Jetzt stellt sich die Frage: Wie transportiert man das jetzt in die BeA Welt?

1. Möglichkeit:
Ganz klassisch: Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, signieren und verschicken. Vorteil: Das Dokument ist im Original für die Papierakte (*hust*, ja die gibt es noch) vorhanden und es wird kein Farbdrucker benötigt. Nachteil: Aufwendig und umständlich.

2. Möglichkeit:

Briefkopf in DATEV. Vorteil: Das Schreiben kann universell für alle Medien genutzt werden. Unterschriften müssten ggf. als Grafiken eingefügt werden. Nachteil: Farbdrucker erforderlich. Zusätzlicher Ausdruck ist eh erforderlich.

3. Möglichkeit (wenn das geht):

Der Briefkopfwechsler. Und hier die spannende Frage: Kann man damit nachträglich bei einem erstellen Schreiben, den Briefkopf austauschen. Also, wenn ein Schreiben für den BeA Versandt mit digitalem Briefkopf erstellt wurde, man jetzt aber für den Kunden und/oder die Papierakte einen Ausdruck braucht.

Hier würde mich mal interessieren, wie ihr das in der Praxis handhabt.

Danke & Gruß

Klaus Rörig

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Hallo Herr Rörig,

wir nutzen seit 2002 die von Ihnen als 2. Möglichkeit beschriebene Vorgehensweise; mit der Ergänzung, dass seit der Markteinführung des Surface pro 3 dieses das Standardgerät für uns Berufsträger (dazu 2. Monitore) ist.  Auf dem Bildschirm kann jedes Dokument individuell unterzeichnet werden; daher habe ich mir den Briefkopfwechsler noch nie im Detail angesehen. 

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Die Kanzlei hier arbeitet sehr papierbehaftet. Es wird quasi alles ausgedruckt (inkl. der BeA Nachrichten + Protokolle) und abgeheftet. Das geht natürlich bei Farbdrucken gut ins Geld. Ein vorgedruckter Briefkopf ist da deutlich günstiger.

Wie handhaben das die anderen?

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Für die Handakte muss der Briefkopf doch nicht farbig sein?  Diese wandert doch sehr schnell ins Archiv und danach in den Schredder.

Über "Drucken und mehr..." lässt sich für die Korrespondenz nach außen notfalls ein zweiter (Farb-)Drucker ansprechen, während für die internen Ausdrucke ein Schwarz-weiß-Drucker verwendet wird.

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Vermutlich nicht.

Bleibt immernoch die Frage mit den Unterschriften.

Klar man kann die einscannen und als Bild einfügen, für den Fall, dass ein Schreiben unterschrieben werden muss.

Hier wird z.T. noch klassisch vom Anwalt (auf Band) diktiert und dann vom Sekretariat bzw. einer externen Schreibkraft getippt.

Aber eigentlich soll BeA einen ja dazu bringen papierlos zu arbeiten.

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Noch ein kleiner Hinweis aus der Praxis:  Sofern Sie in ihrem Briefkopf ein Logo verwenden, nutzen Sie die Möglichkeit von Word und hinterlegen Sie für das Logo einen alternativen Text.  

Es gibt einzelne Richter die der Auffassung sind, dass eingebettete Grafiken (ohne alternativen Text) dazu führen, dass das Dokument nicht mehr elektronisch durchsuchbar und daher die Einreichung nicht wirksam erfolgt sei; technisch und inhaltlicher Quatsch, aber er kommt gelegentlich; deshalb von Anfang an vermeiden.

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@kroerig  schrieb:

3. Möglichkeit (wenn das geht):

Der Briefkopfwechsler. Und hier die spannende Frage: Kann man damit nachträglich bei einem erstellen Schreiben, den Briefkopf austauschen. Also, wenn ein Schreiben für den BeA Versandt mit digitalem Briefkopf erstellt wurde, man jetzt aber für den Kunden und/oder die Papierakte einen Ausdruck braucht..

 Hallo @kroerig 

der Briefkopfwechseler ist - anders als Sie vermuten - nicht geeignet, nachträglich bei einem schon erstellenden Schreiben den Briefkopf zu ändern bzw. ein- oder auszublenden.

Er hat die Funktion - z.B. in Bürogemeinschaften oder in interdisziplinären Kanzleien  VOR Erstellung des Textes, den Briefkopf des jeweiligen Gemeinschafters oder der Anwalts /Steuerabteilung zu wählen. Ist das Schreien erstellt, lässt sich das nicht mehr ändern.

wir nutzen die von ihnen unter 2. genannte Möglichkeit - der Briefkopf ist dann auch in den Kanzleiexemplaren in der DMS / Dokorg dargestellt.

Vom „extern“ gedruckten Briefpapier sind wir seit 20010 mindestens weg..

Möglichkeit 1 ist zwar eine Möglichkeit, aber maximal aufwändig und mit so vielen Medienbrüchen und Zusatzarbeiten verbunden - da kann ich nur abraten

Unterschrift kommt bei uns mit signotec, bzw beA, bzw als gescanntes Bild drauf - je nach rechtlicher Anforderung

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Hallo, 

nachdem der Briefkopfwechsler bei einigen Nutzern regelmäßig nicht funktioniert und ein Eigenleben hat, haben wir für Schriftsätze mit unserer Agentur, die den Briefkopf entworfen hat, einen vollständigen Briefkopf (mit einbettbaren Schriftarten) entworfen, so dass niemand auch nur auf die Idee kommen kann, in Zweifel zu ziehen, dass der Schriftsatz den technischen Anforderungen entspricht. Nichts ist unangenehmer in Bezug auf beA, eine Verfügung vom Gericht zu bekommen mit dem Hinweis, dass der Schriftsatz wegen nicht eingebetteten Schriftarten, nicht anerkannt werde und man die noch einmal nachreichen solle - auch wenn es zwischenzeitlich ja Entscheidungen gibt, wonach deswegen ein Schriftsatz nicht abgelehnt werden dürfe. 

Also mein Tipp: Einen weiteren Briefkopf erstellen, der alle Angaben  über Truetype Schriftsätze nachbildet... 🙂 

Herzliche Grüße

Jan Rudolph  

[#26]

Hallo, 

das mit der Unterschrift verstehe ich aber nicht. Die muss doch nicht drunter sein, soweit elektronisch signiert wird, was auch in der Regel der Fall sein sollte. 

HG 
JRU 

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Hallo Herr Rudolph,

Zunächst:  Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen; § 126a Abs. 1 BGB.  Soweit die ZPO schriftlich Anträge voraussetzt gilt daher 126a BGB.  

Wird die Regelung des § 126a BGB zu Grunde gelegt genügt eine qeS alleine nicht.

Ungeachtet dessen:  Wollen Sie diesen (Schein-)Angriffspunkt im gerichtlichen Verfahren wirklich setzen? 

Sie schreiben an anderer Stelle, dass der Briefkopf extra bea-konform extern entwickelt wurde um gerichtliche Hinweis auf vermeintlich fehlende ERVV-Konformität zu verweisen. 

Diesen Gedanken würde ich auch auf die Frage der "einfachen" Signatur bei Schriftsätzen anwenden.  Die Aufnahme des Ihres Namenszuges am Ende des Schriftsatzes schadet nicht, auch wenn er mit einer qeS versehen wurde; vermeidet aber im Ergebnis erfolglose Debatten mit Kolleg:innen und Richter:innen die wenig technisches Verständnis haben.