DMS - Bevormundung oder schlechte Dokumentation?

[#1]

Moin,

gerade wollte ich zu einem inaktiven Mandanten etwas ablegen und es gab die Meldung, dass der Mandant (nach Nummer) nicht existent sei. Bisher wurden diese Vorgänge ausgeführt.

In meinen Augen ist es unlogisch eine Ablage zu inaktiven Mandanten zu unterbinden da auch nach Mandatsende Vorgänge anfallen, die abzulegen sind. Abgelegte Dokumente sind ja auch bei inaktiven Mandanten einsehbar.

Jetzt stellen sich einige Fragen.

Hat die Entwicklung geschlafen und setzt inaktiv mit einem Ende der Aufbewahrungsfrist gleich?

Wurde versäumt die Veränderung der Logik zu dokumentieren?

Sollen die Möglichkeiten von DMS beschnitten und in eine Dokumentenablage mit Revisionierung überführt werden?

Da in der letzten Zeit meinerseits keine Änderungen am System vorgenommen wurden und ich in der Vergangenheit ohne Probleme zu inaktiven Mandanten ablegen konnte, schließe ich Fehler meinerseits aus.

Gruß

KP

[#2]

Da in der letzten Zeit meinerseits keine Änderungen am System vorgenommen wurden und ich in der Vergangenheit ohne Probleme zu inaktiven Mandanten ablegen konnte, schließe ich Fehler meinerseits aus.

Gruß

KP

sind sie da wirklich sicher? wir können auch nicht zu inaktiven ablegen und das seit wir DMS haben. entweder muss ich die wieder aktivieren oder das anders regeln aber einen solchen "fehler" hatte ich auch schon oft und ich würde auch gerne zu inaktiven ablegen, da das natürlich sinn macht.

[#3]

Hallo KP,

ich schließe mich an.

Am 12.04.2017 ging es definitiv noch!

Warum muss man in DMS (SR 7.13 Build 3) auf die Verschlagwortung bei inaktiven Mandanten nun verzichten?

Gruß

C. Rohwäder

[#4]

Hallo Community,

es ist weiterhin möglich, Dokumente auf inaktive Mandanten archivieren. Im Client muss der Mandant hierzu explizit mit dem Button NEU ausgewählt werden.

Auch im Dokumentenkorb im DATEV Arbeitsplatz ist die Ablage möglich, wenn der Mandant aus der Stammdatenauswahl explizit ausgewählt wird.

Hiermit soll verhindert werden, dass Dokumente versehentlich zu inaktiven Mandanten abgelegt werden, wenn dies nicht der Arbeitsorganisation der Kanzlei entspricht. Dies war ein Wunsch von Anwendern.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

[#5]

Wegen einzelnen Anwendern ändern Sie dies für alle? Wenn man eine solche grundlegenede Änderung einführt, sollte man das als Option anbieten und nicht für alle als Muss!

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Moin,

vielen Dank für die Information, aber:

1. Sollte eine Änderung, die tief in die Arbeitsweise vieler Anwender eingreift, nicht sauber dokumentiert werden?
2. Wer sind die Anwender deren Wünsche so schnell umgesetzt werden? Es gibt wichtigere Baustellen.
3. Warum werden die Anwender nicht gefragt die ihre Arbeitsweise und Organisationsanweisungen auf das (eigentlich logische und sinnvolle) bisherige Programmverhalten eingestellt haben?

Ich bitte darum, das bisherige Programmverhalten unverzüglich wieder herzustellen.

Gruß

KP

[#7]

Hallo Datev,

das bestärkt mich in meinem Eindruck, dass es Anwender gibt, die einen "besonderen Zugang" zur Datev Entwicklung haben und ihre persönlichen Wünsche umgesetzt bekommen ... oder besonders viel Striche auf der Liste machen  ... im Gegensatz zu normalen Anwendern, deren Anregungen z.B. nicht einmal gesondert erfasst werden, sondern je nach dem unter der Pseudoberaternummer eines Datevmitarbeiters erfasst werden Was ich mir für DATEV AnwaltPro wünsche (Ideensammlung)  ...

Die Datev wird schon wissen, warum man nicht veröffentlicht, welche Wünsche geäußert und wie diese bewertet werden.

[#8]

Wenn das wirklich so ist, dass man die Ablage bei inaktiven Mandanten erschweren möchte, frage ich mich, warum die Datev - trotz schon längst geäußerter Anregung dies zu ändern - z.B. beim Weitergabedialog immer auch die inaktiven Mandanten mit anzeigt. Diese sollten meines Erachtens nur dann angezeigt werden, wenn man ein entsprechendes Kreuzchen setzt.

[#9]

Genau!

Was ich auch nicht verstehe ist, dass sich hier in dieser Community ja einige engagierte Personen mit tollen Ideen und Anregungen bewegen, ich aber nicht das Gefühl habe, dass diese die selben Personen sind, die bei den Programmänderungen etwas bewegen.

Die Anwender, die die Änderungen herbeiführen scheinen sich eher nicht offen austauschen zu wollen. Sind dies in erster Linie die Piloten? Welche Qualifikationen haben diese? Werden Piloten auch regelmäßig ausgetauscht? Gibt es politische Schachzüge?

Alles nur Annahmen, vielleicht kann ja irgendwer aufklären.

[#10]

ich aber nicht das Gefühl habe, dass diese die selben Personen sind, die bei den Programmänderungen etwas bewegen.

Die Anwender, die die Änderungen herbeiführen scheinen sich eher nicht offen austauschen zu wollen.

Guten Morgen Herr Dostal, wie meinen Sie das o.a. zitierte?

MfG

A. Hofmeister

[#11]

Hallo Herr Hofmeister,

ich meinte, dass mir unklar ist, wer denn nun wirklich Änderungen bewegt. Sind wir es in dieser Community, sind wir es eher nicht (sind ja nicht so viele) oder sind es andere (die hier nicht sprechen, z.B. per Servicekontakt, oder halt Piloten - diese tauschen sich nicht offen mit anderen Anwendern aus).

Gruß

[#12]

Möglicherweise ist das ja nur ein Missverständnis. Wir Herr Müller, wünschen sich viele, dass inaktive Mandate an manchen Stellen ausgebelndet werden können. Die DATEV hat dies jetzt halt so implementiert

[#13]

Hallo Herr Hofmeister,

ich meinte, dass mir unklar ist, wer denn nun wirklich Änderungen bewegt. Sind wir es in dieser Community, sind wir es eher nicht (sind ja nicht so viele) oder sind es andere (die hier nicht sprechen, z.B. per Servicekontakt, oder halt Piloten - diese tauschen sich nicht offen mit anderen Anwendern aus).

Gruß

Kann ich so nicht bestätigen. In diversen Foren (sei es hier oder durchaus privat) tauscht man sich durchaus mit den Kollegen aus. Gerade im Adminbereich bei den entsprechenden Workshops gibt es dazu schon "Ausblicke- und Erfahrungsaustausch".

Gruss

A. Hofmeister

[#14]

Ich wollte eigentlich nicht feststellen sondern fragen!

Von welchen Foren und Workshops sprechen Sie? 

Viele Grüße

[#15]

Admin-Workshops.

Persönlicher Austausch.

Nachtrag:

Bei XING in der Gruppe

"DATEV verbindet – Erfahrungsaustausch zwischen Kanzleigründern und -Inhabern"

fragt ein Kollege gerade an, ob noch jemand an der Stabilisierungsphase 11.00C teilnimmt und man evtl. an einem Erfahrungsaustausch Interesse hat.

[#16]

Wo gibt es denn Admin-Workshops? Werden die von DATEV angeboten?

Ich meine natürlich nur DATEV-Interne Austauschmöglichkeiten, an denen ich als Steuerberater teilnehmen kann.

[#17]

Ja. Ist eine DATEV-Veranstaltung. 2 mal jährlich, Frühjahr und Herbst.

Sprechen Sie mal Ihren DATEV-KV (Kundenverantwortlichen) an.

Natürlich ist das DATEV-intern. Es nehmen auch Steuerberater daran teil.

[#18]

Hmm, habe ich denn als SmartIT Nutzer überhaupt etwas davon? ADMIN ist ja nicht mehr....

[#19]

Dazu kann ich nicht sagen. Sprechen Sie doch mal mit Ihrem DATEV-KV. Der kann das sicherlich abschätzen.

[#20]

Danke für die netto Info und schönen Feierabend (bald)

[#21]

Hiermit soll verhindert werden, dass Dokumente versehentlich zu inaktiven Mandanten abgelegt werden, wenn dies nicht der Arbeitsorganisation der Kanzlei entspricht. Dies war ein Wunsch von Anwendern.

Könnten Sie, zum näheren Verständnis, bitte erläutern

- wo in diesen Anwenderkanzleien Dokumente zu inaktiven Mandanten abgelegt werden
- warum die Ablage nicht mandatsbezogen erfolgt (anders als der von der Datev-Software normalerweise vorbelegte u. in Kanzleien normalerweise gelehrte Weg)
- wie das Verhältnis von Datev-Kanzleien mit Mand.-bezogenen Ablagestrategien zu Kanzleien mit kolportierten alternativen Ablagemöglichkeiten ist.

[#22]

Was ich auch nicht verstehe ist, dass sich hier in dieser Community ja einige engagierte Personen mit tollen Ideen und Anregungen bewegen, ich aber nicht das Gefühl habe, dass diese die selben Personen sind, die bei den Programmänderungen etwas bewegen.

OT Zu div. Themen gibt es hier ja seitens der aktiven Community schon jahrelang Konsens, der sich allgemein wenig bis gar nicht in der Entwicklung niederschlägt.

Ich konnte allerdings schon ein - drei Erfolge verzeichnen: Das ist immer dann, wenn sich ein (hochrangiger) Entwickler in der Kanzlei meldet u. man miteinander telefoniert. Waren alles Hinweise zu Online-Anwendungen - die Fehlerbeseitigungen konnte man kurz danach online nachvollziehen.

Leider bleibt sowas dann (falls ich es nicht poste) für die breite Masse undokumentiert.

[#23]

Hiermit soll verhindert werden, dass Dokumente versehentlich zu inaktiven Mandanten abgelegt werden, wenn dies nicht der Arbeitsorganisation der Kanzlei entspricht. Dies war ein Wunsch von Anwendern.
Könnten Sie, zum näheren Verständnis, bitte erläutern 
- wo in diesen Anwenderkanzleien Dokumente zu inaktiven Mandanten abgelegt werden
- warum die Ablage nicht mandatsbezogen erfolgt (anders als der von der Datev-Software normalerweise vorbelegte u. in Kanzleien normalerweise gelehrte Weg)
- wie das Verhältnis von Datev-Kanzleien mit Mand.-bezogenen Ablagestrategien zu Kanzleien mit kolportierten alternativen Ablagemöglichkeiten ist.

Das kann doch nur eine absolute Exotenkanzlei sein, die Dokumente zu inaktiven Mandanten nicht bei diesem Mandanten ablegen möchte. Wo denn bitte sonst?

Wenn man liest, wie oft Änderungen, die von vielen Anwendern gewünscht werden, nicht umgesetzt werden, sollte die Compliance-Abteilung der Datev einmal prüfen, wieso solch ein Exotenwunsch eines Anwenders, der die meisten anderen Anwender in ihrem Arbeitsfluss behindert, umgesetzt worden ist.

[#24]

Das sind schlicht Kanzleien mit ständig wechselnden Mandanten, da sind die Nummern so eng gepackt das es schnell zu einer falschen Ablage kommt.

Fehlablagen können eigentlich nicht das Argument sein, DATEV propagiert doch immer die Suche nach OCR, da kann es doch egal sein wie die Zuordnung zum Mandat ist, angeblich finde ich über die Volltextsuche Alles. Oder habe ich die Aussagen des Vertriebs etwa falsch verstanden?

[#25]

Hallo zusammen,

ich kann nur für mich sprechen, ich finde diese Einstellung gut. Dass ich inaktive Mandanten über den Knopf rechts daneben doch auswählen kann, war mir gar nicht bewusst, das hilft mir weiter.

Bedenken Sie, dass Sie als Steuerberater, Sachbearbeiter, ... Ihre Mandanten im Wesentlichen konkret im Überblick haben. Jedoch das Sekretariat kann nicht alle Mandanten im Sinn haben, spätestens ab einer Größe > 10 Mitarbeiter. Und hier vermeidet diese Einstellung Fehler.

Fehlablagen können eigentlich nicht das Argument sein, DATEV propagiert doch immer die Suche nach OCR, da kann es doch egal sein wie die Zuordnung zum Mandat ist

Nunja, spätestens doch ungünstig, wenn die Schnellinfo Dokumente zum ausgewählten Mandanten genutzt wird. Oder ein Komplettexport aller Dokumente zu einem Mandanten durchgeführt werden soll, bspw. weil der abgehende (und deswegen inaktive) Mandant seine Dokumente mitnehmen möchte. Oder habe ich Sie falsch verstanden?

Wenn die Ablage über den Zusatzknopf ja doch funktioniert, dann ist der Zusatzaufwand doch nicht wirklich nicht hoch. Sie archivieren doch nicht jeden Tag dutzende Dokumente zu inaktiven Mandanten ...

Ergänzung: Und bei wem vielleicht nur die Aktualisierung der DMS-Stammdaten das Problem ist (weil nicht live), dem hilft vielleicht aus der Programmsuche im Datev-Arbeitsplatz die DATEV DMS classic Stammdatenübernahme.

Viele Grüße und einen angenehmen Thirsty Thursday.

[#26]

Hallo Frau Scheuering,

im Dokumentenkorb werden bei mir immer noch - sowohl in der Schnellauswahl als auch bei der Ordnungsbegriffauswahl - die inaktiven Mandanten mit angezeigt (DokAblage).

Betrifft die Umstellung nur das DMS? Das wäre schade, weil diese Änderung schon lange auch für die Dokablage erwünscht war. Die Begründung für den Wegfall der inaktiven Mandanten - Falschablage - finde ich allerdings merkwürdig. Warum bei inaktiven Mandanten eher eine Falschablage erfolgen kann als bei aktiven, erschließt sich mir nicht.

Die Begründung für meinen Wunsch war mehr Übersichtlichkeit und die Vermeidung eines zu hohen Blutdrucks, weil ich sonst immer wieder mit (glücklicherweise längst verabschiedeten) Mandantennamen konfrontiert werde 🙂

Einen Button "Neu" verstehe ich nicht. Der Button müsste doch eigentlich beschriftet sein mit "auch inaktive Mandanten anzeigen".

Schöne Grüße

Willi Müller

[#27]

Mit diesem Button legt man einen neuen Mandant an. Es gibt keine Auswahlmöglichkeit, sondern es wird die angegebene Nummer angelegt, bzw. wenn schon vorhanden, die vorhandene verwendet.

Was gewünscht war, dass es eine Möglichkeit gibt, inaktive Mandate auszublenden; was geliefert wurde ist aber, dass inaktive wie nicht vorhandene behandelt werden. Das ist nicht nur nicht das selbe, sondern höchst unproduktiv und führt eher zu noch mehr Fehlern, da man die Nummer ja blind Eintippen muss!

Bei der DATEV scheint niemand das Programm zu verwenden, sonst würde man nicht so einen Schwachsinn implementieren!

[#28]

Was gewünscht war, dass es eine Möglichkeit gibt, inaktive Mandate auszublenden; was geliefert wurde ist aber, dass inaktive wie nicht vorhandene behandelt werden.

wie gruselig!!! Wie kann man sich so etwas ausdenken?

[#29]

Hallo zusammen,

ich kann nur für mich sprechen, ich finde diese Einstellung gut. Dass ich inaktive Mandanten über den Knopf rechts daneben doch auswählen kann, war mir gar nicht bewusst, das hilft mir weiter.

Bedenken Sie, dass Sie als Steuerberater, Sachbearbeiter, ... Ihre Mandanten im Wesentlichen konkret im Überblick haben. Jedoch das Sekretariat kann nicht alle Mandanten im Sinn haben, spätestens ab einer Größe > 10 Mitarbeiter. Und hier vermeidet diese Einstellung Fehler.

Fehlablagen können eigentlich nicht das Argument sein, DATEV propagiert doch immer die Suche nach OCR, da kann es doch egal sein wie die Zuordnung zum Mandat ist

Nunja, spätestens doch ungünstig, wenn die Schnellinfo Dokumente zum ausgewählten Mandanten genutzt wird. Oder ein Komplettexport aller Dokumente zu einem Mandanten durchgeführt werden soll, bspw. weil der abgehende (und deswegen inaktive) Mandant seine Dokumente mitnehmen möchte. Oder habe ich Sie falsch verstanden?

Wenn die Ablage über den Zusatzknopf ja doch funktioniert, dann ist der Zusatzaufwand doch nicht wirklich nicht hoch. Sie archivieren doch nicht jeden Tag dutzende Dokumente zu inaktiven Mandanten ...

Ergänzung: Und bei wem vielleicht nur die Aktualisierung der DMS-Stammdaten das Problem ist (weil nicht live), dem hilft vielleicht aus der Programmsuche im Datev-Arbeitsplatz die DATEV DMS classic Stammdatenübernahme.

Viele Grüße und einen angenehmen Thirsty Thursday.

Hallo,

da scheiden sich die Geister - es können schon einmal mehrere Dokumente zu einem inaktiven Mandat abzulegen sein. Wer es macht ist dabei auch egal, schlimm ist nur, dass der Mandant nicht gefunden wird.

Und ja, die DMS-Stammdatenübernahme ist schon bekannt und wird auch eingesetzt. Wie sollte DMS sonst von dem Status "inaktiv" erfahren? Wenn wir schon dabei sind: Warum kann DATEV hier keine direkte Verknüpfung herstellen? Sonst wird doch auch Alles zwangsabgeglichen.

Die Erreichbarkeit über den Button "Neu" zu implementieren ist, mit Verlaub ausgedrückt, schlicht Schwachsinn.

Abschließend noch eine Anmerkung. Ein DMS ist ein System für die Ewigkeit, es kann - und darf - nichts gelöscht werden, es sei denn, der Datenträger hat seine Aufbewahrungsfrist erreicht, aber nur wenn auch die letzte Revision aus der Aufbewahrungsfrist heraus ist. So lange werden alle Stammdaten in einem DMS benötigt - im Endeffekt also ewig. Wenn man also eine Lösung möchte so die Nachschlagetabelle also auf aktive, inaktive oder alle abfragen können.

Gruß

KP

[#30]

Hallo Community,

ich befürchte hier ist ein falscher Eindruck entstanden. Lassen Sie mich kurz die Hintergründe erklären:

-      Im DMS-Dokumentenkorb im DATEV Arbeitsplatz werden inaktive Mandanten bereits seit 2013 ausgeblendet, diese sind dort über die Stammdatenschaltfläche (rechts neben dem Eingabefeld) zu erreichen

-      In den DMS-Oberflächen (Ablage über Office oder aus dem DMS Client) wurden die inaktiven Mandanten zur DVD 10.0 (Sommer 2016) ausgeblendet, diese sind aber über Neu bzw. „…“ erreichbar. Dies bedeutet nicht, dass die Mandanten neu übernommen werden oder man die Mandantennummer kennen muss. Hier öffnet sich das Mandantenbrowsing und der richtige Mandant kann ausgewählt werden. Inaktive Mandanten werden bei der Archivierung nur durch eine Vorselektion ausgeblendet.

Neben dem Wunsch, dass nicht versehentlich auf inaktive Mandanten abgelegt wird hat uns auch das Thema Einheitlichkeit innerhalb von DMS bzw. der DATEV-Programme, in anderen Programmen sind die inaktiven Mandanten ebenfalls über die Stammdatenschaltfläche erreichbar, zu dieser Umsetzung bewegt.

Wir setzen das inaktiv setzen eines Mandanten nicht mit dem Ende der Aufbewahrungsfrist gleich – bei der Suche nach den Dokumenten können die inaktiven Mandanten sowohl nach dem Mandantennamen als auch nach der Mandantennummer ausgewählt werden.

@Willimüller: Die Änderung gilt nur für DATEV DMS classic. Wir nehmen Ihre Anregung mit – gleichzeitig zeigt die Diskussion in diesem Thread das der Wunsch sehr konträr gesehen wird. Der Button „Neu“ in DMS ist historisch so benannt – tatsächlich ist es mit einem „Blick auf die Stammdaten“ gleichzusetzen.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement