6 Antworten Neueste Antwort am 28.06.2017 10:32 von ichauch

    DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?

    michael Einsteiger

      Hallo zusammen,

       

      ich hoffe, dass meine Frage einfach zu beantworten ist.

       

      Ich möchte wissen, wie man Dokumente (seien es beispielsweise, Excel-Arbeitsmappen, Word-Dateien, PDF-Dokumente), die in DATEV DMS unter einem bestimmten Mandanten abgespeichert sind, mit einem Schreibschutz versehen kann.

       

      Über Antworten freue ich mich sehr. Vielen Dank!

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        • 1. Re: DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?
          mkinzler Fachmann

          Im DMS sind alle Dokumente unveränderlich gespeichert. Änderungen führen zu einer neuen Version (Revision).

          • 2. Re: DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?
            michael Einsteiger

            Vielen Dank für die schneller Antwort.

             

            Wie kann ich denn eine frühere Version eines in der DMS gespeicherten Dokuments aufrufen?

             

            Ich kenne es bisher nur so, dass sich bei Doppelklick auf das betreffende Dokument die aktuelle Version öffnet.

            • 3. Re: DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?
              zippo Aufsteiger

              Moin,

               

              mit Doppelklick auf das graue Dokumentensymbol in der ersten Spalte der Trefferliste kommen Sie in die Revisionsliste.

              Mit der entsprechenden Berechtigung können Sie dort alte Revisionsstände aktiv setzen.

               

              Gruß aus Hamburg

              • 4. Re: DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?
                michael Einsteiger

                Lieber Herr Hoof,

                 

                vielen Dank für Ihre Antwort.

                 

                Wenn ich mir dies so überdenke, würde das doch folgendes bedeuten:

                 

                Wenn ich beispielsweise Berechnungen und Erläuterungen zu einem bestimmten Jahresabschluss in einer Excel-Arbeitsmappe in DATEV DMS abspeichere, dann benötige ich genau genommen eigentlich nur ein einziges Dokument, in dem ich dann für die unterschiedlichen Jahre als Versionen abspeichern kann, richtig?

                 

                Es wäre also nicht mehr unbedingt erforderlich, eine Excel-Arbeitsmappe als eigenes Dokument für jedes einzelne Jahr (als "Arbeitspapier" zum betreffenden Jahresabschluss) in DATEV DMS abzuspeichern, richtig?

                • 5. Re: DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?
                  zippo Aufsteiger

                  Hallo Herr Kuhlmey,

                   

                  technisch ist das richtig. Jede Änderung erzeugt eine Revision und Sie kommen immer auch an ältere Versionen heran.

                   

                  Organisatorisch könnte das problematisch sein. Wir hängen z.B. jedes Dokument im Index an den entsprechenden Auftrag und die User kämen garantiert ins Schleudern, wenn die Berechnungen zu vergangenen Wirtschaftsjahren immer beim Auftrag des aktuellen JA zu suchen sind.

                   

                  Gruß aus Hamburg

                  • 6. Re: DMS-Dokumente mit Schreibschutz versehen?
                    ichauch Erfahrener

                    Moin,

                     

                    wenn es tatsächlich um das Beenden der Revisionierung geht, also eine echtes Verhinder der Bearbeitung, dann muss über eine ACL nachgedacht werden. Damit kann der Zugriff auf "Lesen" beschränkt werden, ein einchecken der geöffneten Excel Datei (und sei es auch nur mit einem Update der Berechnungen ohne Änderung der Werte) ist dann nicht mehr möglich.

                     

                    Gruß

                    KP