Unternehmen online "archivieren"

[#1]

Hallo,

ein Mandant stellt seinen Betrieb ein. Er hat Belege online genutzt.

Können die Belege in ein Archiv verschoben werden um die laufenden Kosten von Unternehmen online zu sparen?

Welche Möglichkeiten gibt es?

VG

tax

[#2]

Sie können eine Rechnungswesen Archiv DVD inkl. der gebuchten digitalen Belege aus dem Rechnungswesen bestellen und anschließend könnten Sie Unternehmen Online löschen lassen.

Es werden auf der DVD aber nur die Belege mitgespeichert die auch gebucht worden sind.

Sollten noch andere Belege vorhanden sein müssten diese vorher separat gespeichert werden.

Gruß

[#3]

Hallo Datev,

da eine DVD kein dauerhaftes Speichermedium ist wäre es schön wenn sich ein Datevmitarbeiter zu meiner Fragestellung äußert.

Welches Konzept ist für solche "inaktiven" Bestände vorgesehen?

VG

tax

[#4]

Hallo Tax,

wie björn bereits richtig geschrieben hat, bieten wir für die Beendigung der Geschäftsbeziehung für Belege eine Beleg-DVD an. Eine DVD ist kein geeignetes Medium zur Archivierung. DVDs können durch (Klimaeinflüsse, Kratzer) unlesbar werden, auf die auf der DVD enthaltenen Daten kann dann nicht mehr zugegriffen werden.

Daher ist es ratsam die Daten auf der Beleg-DVD auf Ihren Server abzuspeichern bzw. auf dem Ihres Mandaten oder wenn Sie DMS haben, die Belege dort abzuspeichern.

Nähere Information finden Sie in der LEXinform/Info-Datenbank 1071230

http://www.datev.de/lexinform-infodb/1071230

Mit freundichen Grüßen

Loan Bui

DATEV eG

[#5]

Hallo Frau Bui,

danke für Ihre Hilfe.

...

Daher ist es ratsam die Daten auf der Beleg-DVD auf Ihren Server abzuspeichern bzw. auf dem Ihres Mandaten oder wenn Sie DMS haben, die Belege dort abzuspeichern.

..

Gibt es auf der DVD hierfür eine Exportmöglichkeit?

Oder können Sie mir sagen welche Ordner von der DVD lokal gespeichert werden müssen.

VG

tax

[#6]

Hallo Tax,

so führen Sie den Export für steuerliche Außenprüfung von der Archiv-DVD durch:

1. Legen Sie die DVD in das Laufwerk ein. Es erscheint der Startbildschirm.

    oder

    Wenn die Autostart-Funktion für das DVD-Laufwerk ausgeschaltet ist, doppelklicken Sie

im Microsoft Windows-Explorer auf <DVD-Laufwerk> | start.exe. Es erscheint der Startbildschirm.

2. Wählen Sie Export steuerliche Außenprüfung starten aus.

3. Geben Sie das Kennwort ein und hinterlegen Sie einen Zieldatenpfad.

4. Klicken Sie auf exportieren. Der Export steuerliche Außenprüfung wird durchgeführt.

In Ihrem Zieldatenpfad befindet sich jetzt ein Verzeichnis mit:

I.   Beraternummer

II.  Mandantennummer

III. Das exportierte Wirtschaftsjahr

IV. Belege

Wenn Sie mehrere Jahre bereitstellen möchten, wiederholen Sie die Schritte 1 - 4 für die jeweiligen Wirtschaftsjahre.

Weitere Informationen finden Sie auch in der Checkliste, die sich auf der Archiv-DVD befindet.

Mit freundlichen Grüßen

Katharina Rösler

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

[#7]

Noch eine Verständnisfrage dazu: Speichert es nur die Belege auf der DVD oder auch die Kassen- und Rechnungsbücher?

[#8]

Wenn die Online Rechnungsbücher in der Kanzlei verbucht wurden, sind deren Inhalt in Form der Vorläufe Teil der Archiv-DVD. Die Rechnungsbücher an sich nicht.