Lohnarchiv: Übersicht über alle DVD?

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Hallo,

gibt es eigentlich eine Möglichkeit, eine Aufstellung über alle bereits erstellten Lohnarchiv-DVD zu erhalten?

Viele Grüße

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und weil es bei uns gerade aktuell hochkam:

Kann es nicht ermöglicht werden, eine Jahreslohn DVD aller Mandanten als Abo zu schlüsseln; Erstellungsdatum immer am Tag vor Löschung im Rahmen des 10-Jahreszeitraums für das dann gelöschte Jahr.

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Herr Müller, Gegenfrage: Wozu eine Jahreslohn-DVD aller Mandanten (auch nur einmal pro 10-Jahreszeitraum), wenn sich das doch mit einer Jahreslohn-Kanzlei-DVD viel günstiger lösen lässt?

Oder welches Ziel verfolgen Sie mit einer DVD pro Mandant (mit oder ohne Abo. Das Abo entbindet sich natürlich von der lästigen "Einzelbestellung"...)?

MfG, A. Hofmeister

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Hallo Herr Hofmeister,

eine Jahreslohn-Kanzlei-DVD ist doch das gleiche wie eine DVD aller Mandanten.

Und es ging darum, diese DVD als Abo zu erhalten ohne daran denken zu müssen, diese jährlich zu bestellen.

MfG W. Müller

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Ok. Verstanden.

Es wird sicherlich daran scheitern, dass man Passwörter nicht in Abos hinterlegen kann.....

Zumindest konnte ich das noch nicht bewerkstelligen..

MfG Hofmeister

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Wird das nicht eh immer noch mal per Post versandt? In dem Fall kann man es doch einfach maschinell generieren lassen.

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Das könnte man ja mal versuchen.

Bin vor Monaten schon mal abgeblitzt worden mit der Frage nach dem automatischen "Emailversand" des Passwortes.

Geht nicht. Aber: Sie können das anfordern über eine SK-Anfrage (per Tel/schriftlich..wie auch immer).

Auch da zeigte man sich ziemlich brüskiert ob dieser Anfrage....letztendlich bekam ich es dann doch. Aber was ein Akt...

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Das Problem erschließt sich mir nicht ganz.

Beim verschlüsselten E-Mail-Versand vergibt die Datev ja auch das Passwort und schickt es einem per E-Mail zu.

Warum sollte also nicht mit der Erzeugung einer DVD nicht auch ein Passwort generiert werden? Das Passwort für die DVD wird doch bisher auch gesondert von der DVD per Post zugeschickt.

Also daher... alles seltsam manchmal

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Weil das DATEVseitig nicht in die Prozesskette passt.

2 Welten: RZ-Betrieb auf der einen mit entsprechenden Prozessen (Erstellung DVD und Erstellung Kennwort-Brief) auf der einen und "neue Welt" mit Mitteilungsprogramm und entsprechenden nicht unterstützten Funktionen.

Wie gesagt, versuchen Sie mal das Kennwort für die DVD vorab (also einen Tag nach Auftragserteilung) zu bekommen. Das geht. Aber da müssen Sie den Ablauf schon kennen....

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Auch wenn die Beiträge meiner Vorredner interessant und auch wichtig sind, so lieferten sie bis dato keine Antwort auf meine Ausgangsfrage.

[#11 · Accepted solution]

Das liegt an der DATEV. Es sei denn, Sie werten Ihre Rechnungsdaten entsprechend aus.

Da steht das ja drin, für welchen Mandanten Sie DVDs bestellt haben.

Eine Übersicht gibt es nicht.

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Eine automatische Übersicht gibt es - wie von meinem Vorredner schon angemerkt - nicht.

Wir behalten bei uns dadurch den Überblick, dass wir alle angeforderten CD's/DVD's immer bei Erhalt gleich auf unseren Server in das Programm "LOHN-Archiv" einspielen bzw. eingespielt haben und den zugehörigen Lieferschein (dort stehen die Mandanten und/oder Jahrgänge drauf) nebst Master-Passwort prominent im DMS archivieren. So sind wir noch nicht in Verlegenheiten gekommen ...

Die Auswertung der Rechnungsdaten ist m.E. nur für den kurzfristigen Bereich machbar, da hier beim Abruf eine dynamische Beschränkung auf die letzten 24 Monate vorgegeben ist - das hilft nicht wirklich weiter, denn im Abruf steht auch nicht drin, welche Jahre bzw. Mandanten (bei der Kanzlei-Scheibe) geliefert wurden. Bei einer Mandanten-Scheibe steht in der Rechnungsauswertung z.B. drin, dass ich für diesen Mandanten eine Scheibe bestellt hatte und wie viele AN im Archiv enthalten sind - das ist für Ihre Zwecke nicht ausreichend.

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Moin,

in LuG ist der Abruf einer DVD am Symbol einer grünen CD erkennbar, welcher Mandant auf welcher DVD lagert kann nicht erkannt werden. Es bleibt nichts anderes übrig als ein eigenes System zur Übersicht zu integrieren.

Gruß

KP

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Das ist schade, aber scheinbar leider nicht zu ändern. Also werde ich mich in einer ruhigen Stunde mit Excel und den DVD hinsetzen und eine Aufstellung anlegen.

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Wär ja schon, wenn hier in absehbarer Zukunft mal etwas entsprechendes entwickelt würde.

"Früher" gab es für solche Angelegenheiten auch die Möglichkeit, einen bestimmten "Abruf" zu machen und den dann (meistens) auszudrucken.

Die Informationen selbst sind ja sicherlich irgendwo in der "alten" RZ-Cloud enthalten.

Kann ja nicht sein, dass das nicht geht, oder?

Und der Aufwand des Zusendens des Passworts kann ja auch mal überdacht und überarbeitet werden.

Zumindest sollte es ja wohl möglich sein, das Passwort auch auf elektronischem -einfachen- Weg zu bekommen.

Ist ja gut und schön, dass das in in separaten Postsendungen eintrudelt (und dann auch noch zeitversetzt). Datenschutz wahrscheinlich. Aber alles andere kommt ja auch über die Mitteilungen.

Und wenn jetzt (wahrscheinlich) das Argument aufgefahren wird, das das nicht jeder wissen soll - na dann soll es eben "nur" der bekommen (lässt sich ja wunderbar  in den Mitteilungen einstellen), der die DVD bestellt hat. Ist zumindest in unserer Kanzlei immer die gleiche Person....

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Das erinnern dass noch abgerufen werden muss kann doch der Kalender übernehmen (Reminder), kann eigentlich jeder Kalender muss nicht outook sein.

Wenn die DVD kommt kopiere ich diese auf den Server und gebe sie allen Mitarbeitern frei. So kann jeder auf alle Jahre aller Mandanten die auf der Archiv sind zugreifen. Zeitaufwand max. 5 min.

Ich habe die Lohnarchiv DVD  seit 2002 lückelnlos auf dem DAtenserver und damit natürlich auch im Backup.

Der Sinn für eine kanzleiinterne Aufstellung erschließt mir in diesem Zusammenhang dann nicht mehr.

Ich muss natürlich wissen für welche Jahre ich Lohndaten benötige.

Schöne Grüße vom Bodensee

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Hallo Herr Eberhardt,

ich habe die Frage so verstanden, dass man gerne wissen will für welchen "Mandanten" man die DVD bisher erstellt hat. Und nicht die Kanzlei-DVD. Das lässt sich ja - wie sie ja geschrieben haben- schnellstens durch Blick in das Archiv-Programm nachverfolgen.

Die wenigsten werden aber JEDE Lohn-Archiv-DVD der Mandanten, die für Prüfungen erstellt werden, so archivieren.

Oder?

Würde mich ja mal interessieren, wie andere das machen. Entsorgt werden sie jedenfalls nicht. Aber im Regal "archiviert".....

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Alles klar ,wenn ich tatsächlich für jeden Mandanten eine DVD hole, werde ich tatsächlihc relativ schnell den Überblick verlieren für welchen Mandaten habe ich schon für welche Jahre DVD'S.

Da bin ich dann doch eher für das schlanke und ökologisch sinnvollere Vorgehen. Ich hole die Kanzlei DVD - einmal p.a- und exportiere dann für die Finanzverwaltung via USB stick und für die Sozialversicherung die erhält Lesezugriff auf die Serverdaten, damit entfällt die Mandannten DVD keine Ressourchenverschwendung die USB Sticks sind zigfach wiederverwendbar und daher für mich sehr schlanke Verwaltung.

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Moin,

es geht weniger um Daten für Prüfungen sondern um Absprachen mit dem Mandanten. Der erhält unterjährig wenig Papier (also nur das Notwendigste) und im Folgejahr eine Lohn DVD. Hier eine Liste über die erstellten DVDs zu haben ist schon hilfreich, auch wenn die eigenen Briefe zum Versand dank DMS relativ schnell zu finden sind.

Gruß

KP

[#20]

Ich hole die Kanzlei DVD - einmal p.a- und exportiere dann für die Finanzverwaltung via USB stick und für die Sozialversicherung die erhält Lesezugriff auf die Serverdaten, damit entfällt die Mandannten DVD keine Ressourchenverschwendung die USB Sticks sind zigfach wiederverwendbar und daher für mich sehr schlanke Verwaltung.

Das lässt sich leider nicht immer so umsetzen, wenn die Prüfung ins aktuelle Jahr reicht....

Aber das ist ja ein anderes Problem.

Freut mich, dass Sie das ebenfalls als Ressourcenverschwendung sehen.

Konterkariert wird das ganze antiquierte "DVD"-Verschicken-Procedere durch die Aussage der DATEV, keine Info-DVDs mehr versenden zu wollen. Und so tappt man bewusst unbewusst ins nächste Näpfchen......Klasse, oder?

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Hallo,

wir möchten halt eben nicht alle, also auch die uralten DVD, im Netz liegen haben. Sofern Prüfungen (DRV und ggf. LSt) abgeschlossen sind, können die DVD dem jeweiligen Mandanten zur weiteren Aufbewahrung übergeben werden und der Datenbestand vor Ort muss dann auch nicht mehr vorgehalten werden.

Wenn inaktive Lohnmandaten (Betriebseinstellung oder -aufgabe, nicht mehr betreute Mandanten o. ä.) vorhanden sind, stellt sich die Frage, ob diese Mandanten im RZ weiterhin gespeichert sein müssen oder ob sie gelöscht werden können. Dabei würde eine schnelle Übersicht zu den DVD helfen festzustellen, ob für den entsprechenden Mandanten bereits DVD vorliegen und wenn ja, für welche Zeiträume.

Falls diese Zeiträume nicht komplett sind, kann dann immer noch im Einzelfall entschieden werden, ob DVD bis Lohnabrechnungsende abgerufen werden oder die Mandanten weiterhin im RZ gespeichert bleiben sollen.

Jede Kanzlei hat halt ihre eigenen Abläufe, deshalb meine Ausgangsfrage. Vielleicht wird das Lohnarchiv um die Möglichkeit ergänzt; ich fände es schon nützlich.

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Wenig Papier unterjährig macht sicherlich Sinn. Doch wozu dann im Folgejahr die Lohn DVD ? Klar wenn Mandant das wünscht. Aber der Stb hat die Daten sie es via Lohn und Gehalt oder via Lohn Archiv Kanzlei DVD ( hier ggf. auch nochmals im Backup). In Nürnberg sind die Daten und dort nochmals gesichert, so dass ich die Notwendigkeit der zusätzlichen DVD nicht erkennen kann.

Selbst bei Beraterwechsel - Ausnahme der neue Berater hat kein Datev oder will keinen Mandantenübertrag ( hatte ich jetzt gerade zum ersten Mal). Aber dann kann man ja im Falle der Mandatsküdnigugn eine DVD über die komplett letzten Jahre erstellen lassen und damit wäre auch dieses Problem gelöst.

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Gut aktuelles Jahr ist ein Problem, da ich mit Lodas arbeite und dort gibt es im Auswertungstool derzeit keine Möglichkeit die daten für die SV zu exportieren, sonst wäre das Problem auch bei unterjähriger Prüfung ( z.B. Insolvenz) gelöst. Allerdings  habe ich unterjährige Prüfung glaube ich nur bei der SV bei besonderen sachverhalten (Finanzkontrolle Schwararbeit oder Insolvenz) gehabt. Hier gab sich die SV dann aber auch mit den Ausdrucken oder Zugriff auf das Auswertungstool von Lodas zufrieden. Bei Lohn u Gehalt sind die Daten ja eh Vorort.

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Der Mandant möchte die Möglichkeit haben etwas nachsehen zu können. Unternehmen Online lässt sich dort nicht sinnvoll nutzen - also die DVD. Im Folgejahr deshalb weil in den ersten Monaten noch Nachberechnungen und Vorjahreskorrekturen erfolgen können.

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Wenn es für die Kanzleiabläufe passt wäre es sicherlich für die Datev kein sonderlich großes Problem solch eine Übersicht mit programieren,wenn nicht die unterschiedlichen Prozessabläufe bei der Datev -siehe Herr Hofmeister- dem entgegenstehen.

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Ok. Sie haben Mandanten die tatsächlich in die Datenwelt der Lohn DVD einsteigen. Dann macht das Sinn, meine Erfahrung wäre eher das die DVD irgendwo abelegt wird und wenn Sie benötigt wird nicht mehr gefunden wird.

Aber dann stellt sich vlt die Frage ob es dann nicht sinnvoll ist die lfd. Auswertungen dem Mandanten via Email gerne auch mit Verschlüsselung zur Verfügung zu stellen, dann hat er immer alles und es wird weder Papier noch DVD benötigt. Allerdings gebe ich gerne zu das bei großen Lohnmandaten die Übersichtlichkeit etwas leidet wenn man über pdf geht, was den meisten Mandanten von mir am liebsten ist. Via Lohnviewer ist die Übersichtlichkeit auch bei großen Lohnmandaten finde ich gut gewährleistet.

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Lohnviewer kann man eigentlich durchaus ersetzen durch Unternehmen online (UO).

Natürlich ist der Lohnviewer eine gute Sache und erfreut sich entsprechender Beliebtheit.

Wenn Mandanten das Bedürfnis haben, wirklich alles "vor Ort" haben zu wollen, dann ist das auch preislich zu rechtfertigen. Und das entwickelt sich zur Zeit in diese Richtung.

Wir stoßen nur bei großen Lohnmandaten an die Grenzen von UO wenn es z.B. um Selektionen über einer bestimmte Anzahl von AN geht (m.E. können Sie nur ca. 150 AN auswählen. Mehr geht dann nicht. Und das ist nicht nachvollziebar und scheinbar nicht zu Ende gedacht......

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Wenn der IE bei UO nicht wäre, wäre das sicherlich sinnvoll. Sonst haben sie die IE Einschränkungen bei den Mandanten via Browser.

Die Einschränkung Selektion max 150 AN, da muss ich passen, soviele AN haben meine Mandanten nicht.

Ich denke das bei kleinen Lohnmandaten 1-5 ode 10 AN die pdf Lösung problemlos reicht

6-100 AN Lohnviewer oder wenn denn Browserunabhängig UO

Größere Lohnmandate = ?  , nach meiner Erfahrung sind Firmen in der Größe nicht mehr unbedingt beim STB und daher evtl. auch nicht bei Datev- meist SAP- Lösung.

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Kann ich so nicht bestätigen.....deswegen fallen (mir) dann auch solche "Fehler" auf.....

Nur als Hinweis. Vielleicht weiß DATEV das ja noch nicht. Vielleicht ließt man das ja auch mit, wovon ich ausgehe....

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Dann hat es vlt. ja seinen Zweck erfüllt, wenn aus dem Mitlesen eine Handlung folgt...