8 Antworten Neueste Antwort am 28.04.2017 12:13 von theo

    Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt

    Martin Kolberg Erfahrener

      Liebe Datev, liebe Kollegen,

       

      Leider stempelt ein Doppeltklick auf eine Excel- Datei aus der Dokumentenablage das "geändert am"- Datum auf "Heute". Das Problem besteht seit Einführung der Dokumentenablage.

       

      Welche Möglichkeit gibt es, das Datum zu erhalten, wenn versehentlich ein Doppeltklick auf eine alte Excel- Datei erfolgte  (anstelle von rechte Maus - anzeigen)?  Selbst ein gewaltsames "Ausschalten" vom PC kann da nichts mehr retten, wenn versehentlich eine völlig verkehrte Datei angeklickt wurde, wo garantiert nichts gespeichert werden sollte. (Hier sollte eine alte Email geöffnet werden und leider landete der Doppeltklick auf einer historischen Excel- Datei.)

       

      Es geht darum, daß wir ein Verfahren benötigen, wo 10 Jahre alte Dokumente lt. neuer Verfahrensdokumentation auch elektronisch geschreddert werden sollen, und da sollte das "geändert am" das einzig gültige Kriterium sein, welches aber nicht auf "heute" gesetzt werden darf, wenn ein Mitarbeiter das historische Dokument anklickte.

       

      Danke für eine kurze Anleitung.

       

      Kolberg

       

      Historie dieses Themas:https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=76180&page=3&per-page=15

      Geändert am 26.04.17 um 08:09 Uhr
      • 0. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
        christian_seidel DATEV-Mitarbeiter

        Hallo Herr Kolberg,

         

        noch ein mal kurz zum Hintergrund des Problems auch für alle anderen Anwender
        (Übernommen aus dem archivierten Newsgroup-Beitrag
        https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=76180&page=2&per-page=15):

        "Bei Änderung der Spalte "Geändert am" handelt es sich um ein Problem von Microsoft, welches nur bei dem Format XLS auftritt.
        Sobald eine XLS-Datei geöffnet wird, ändert sich das Datum auf das jetzige Datum bzw. die Uhrzeit. Wird diese Datei ohne Änderung wieder geschlossen, wird das Datum wieder auf das ursprüngliche Datum zurückgesetzt. Dies kann auch außerhalb der Dokumentenablage nachvollzogen werden.
        Diese Änderung auf das ursprüngliche Datum kann in der Dokumentenablage aus technischen Gründen nicht mehr erfasst werden."

        Das Problem wird auch im Microsoft Knowledgebase Artikel beschrieben:
        https://support.microsoft.com/de-de/kb/826741

         

        Als Alternative zum Öffnen von Dokumenten kann der DATEV-Dokumentviewer verwendet werden. Dieser lässt sich im DATEV Arbeitsplatz (Klick auf das Auge) als auch in der Dokumentenablage (Klick auf das Auge bzw. über Ansicht - Dokumentvorschau) öffnen.
        Sie bekommen damit sofort eine Vorschau auf das Dokument, ohne es öffnen zu müssen.

         

        Sollte dennoch ein XLS-Dokument aus Versehen geöffnet worden sein, gibt es folgende Abhilfe:
        Das Excel - Dokument (excel.exe) über den Taskmanager beenden und in der Dokumentenablage mit rechter Maustaste - "Änderungen verwerfen" wieder einchecken. Somit wird kein Änderungsdatum an die Dokumentenablage weitergegeben.

         

        Freundliche Grüße aus Nürnberg

         

        Christian Seidel
        DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

        1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
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          • 1. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
            grandfunck Einsteiger

            Moin, moin,

             

            wir haben in unserer DokAbl-Übersicht die Spalte "Geändert am" ersetzt durch "Geändert am (Datei)", dies geht über "Erweiterte Listeneinstellungen". Uns hat immer wieder geärgert, daß Änderungen der Eigenschaften (Überschrift bzw. Optimierungen für eine Suche) zu neuen Daten führten. Nur Öffnen ändert bei uns dieses Datum allerdings nicht. Das Dateiänderungsdatum bleibt gleich, auch z. B. wenn man eine "ältere" xls-Datei oder Mail einige Tage später in die Dokablage übernimmt, steht dort das ursprüngliche Änderungsdatum der richtigen Datei.

             

            Vielleicht hilft diese Ergänzung der Liste auch anderen.

             

            Schöne Grüße aus dem heute winterlich kaltem aber klaren Norden

             

            WF

            • 2. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
              Martin Kolberg Erfahrener

              leider wird das hier per Default eingestellte "Geändert am mit Uhrzeit (Datei)" bei jedem Öffnen von alten Excel- Dateien aus der Dokablage heraus auf "heute" gestempelt.
              Verspätet abgelegt Mails behalten ihr korrektes Datum, auch dann, wenn sie zum Lesen erneut geöffnet werden.

               

              Wir wünschen uns einfach eine Spalte, die dokumentiert, wann wer diese Datei zuletzt wirklich geändert hat. Ein einfaches Anklicken und Reinschauen interessiert niemanden.

              2 von 2 Personen fanden dies hilfreich
              • 3. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
                grandfunck Einsteiger

                Diesem Wunsch schließe ich mich vollkommen an. Es wäre schön genau erkennen zu können, wann die Datei inhaltlich verändert wurde (dies geht m. E. mit der oben angegebenen Spalte) und wer dies gemacht hat. Hierfür habe ich noch keine Lösung gefunden.

                 

                Hinsichtlich der "Änderung" von Excel-Dateien muß ich eingestehen, es schon wieder verdrängt zu haben. Einmal hineinsehen und schon zeit das normale Änderungsdatum ein neues Datum an. Das hat uns auch immer stark verärgert.

                 

                Mich würde es interessieren, welche Begründung für derartige Regelungen die DATEV hat vor allem mit Hintergrund auf die immer wieder gern zitierten GoBD. Wenn ich nichts ändere, warum gibt's ein neues Datum?

                 

                Grüße aus dem jetzt aprilhaften Norden (Sonne/Schneeregen/Regen/Wind)

                 

                WF

                • 4. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
                  Martin Kolberg Erfahrener

                  Das hatte etwas mit dem Auschecken, und wieder- Einchecken zu tun, während Excel die Arbeitskopie mit dem aktuellen  Datum offen hält.

                   

                  Mich interessiert aber diese technische Erklärung nicht, sondern ich benötige irgendwo einen Button mit:

                   

                  "Nein, ich möchte die Datei nicht einchecken, sondern wünsche, daß in der Dokumentenablage die alte Version ohne Änderung bestehen bleibt."

                   

                  Also einen [Abbrechen] Button nachdem ich doppelt auf die Excel- Datei klickte, die unverändert im System stehen bleiben soll.

                  • 5. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
                    christian_seidel DATEV-Mitarbeiter

                    Hallo Herr Kolberg,

                     

                    wie schon Ihnen erwähnt, können Sie die Dateien nur zur Anzeige öffnen (rechte Maustaste - Anzeigen) oder im XLSX-Format abgespeichern. Somit wird das Datum nach dem Schließen nicht verändert. Eine andere Möglichkeit gibt es leider nicht.

                     

                    Viele Grüße aus Nürnberg

                     

                    Christian Seidel

                    DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

                    • 6. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
                      Martin Kolberg Erfahrener

                      Sehr geehrter Herr Seidl,

                       

                      die von Ihnen beschriebene Vorgehensweise ist bekannt und wird angewendet.

                       

                      Die Frage war, wie man sich verhalten soll, wenn versehentlich eine Excel- Datei doppeltgeklickt wurde, bei der das "geändert Datum" aus oben genannten Gründen nicht auf "Heute" gesetzt werden darf. (Man merkt den Fehlklick innerhalb von Sekunden, aber damit ist die Historie bereits zerschossen)

                       

                      Es geht mir um Altdateien, bei denen durch jeden Fehlklick die 10- Jahres- Frist neu gestartet wird, ohne daß man erkennt, wer das auslöste, und ob wirklich Änderungen vorgenommen wurden. Da es kein Makro gibt, welches alle XLS- Dateien der Dokumentenablage unter Beibehaltung der Kopzeilen auf das XLSX- Format hebt, ist ihr zweiter Vorschlag nicht brauchbar.

                       

                       

                      Fragen:

                      Wie kann der Mitarbeiter die Situation noch retten, so daß dieses historische Dokument nicht an erste Stelle rutscht?

                       

                      Wann ist mit einer programmseitigen Umsetzung zu rechnen, so daß das "geändert Datum" nur dann auf "heute" gesetzt wird, wenn der Anwender eine Änderung wirklich speicherte? Ist der "Wunsch" aktuell überhaupt in Bearbeitung?

                      1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                      • 7. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
                        christian_seidel DATEV-Mitarbeiter

                        Hallo Herr Kolberg,

                         

                        noch ein mal kurz zum Hintergrund des Problems auch für alle anderen Anwender
                        (Übernommen aus dem archivierten Newsgroup-Beitrag
                        https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=76180&page=2&per-page=15):

                        "Bei Änderung der Spalte "Geändert am" handelt es sich um ein Problem von Microsoft, welches nur bei dem Format XLS auftritt.
                        Sobald eine XLS-Datei geöffnet wird, ändert sich das Datum auf das jetzige Datum bzw. die Uhrzeit. Wird diese Datei ohne Änderung wieder geschlossen, wird das Datum wieder auf das ursprüngliche Datum zurückgesetzt. Dies kann auch außerhalb der Dokumentenablage nachvollzogen werden.
                        Diese Änderung auf das ursprüngliche Datum kann in der Dokumentenablage aus technischen Gründen nicht mehr erfasst werden."

                        Das Problem wird auch im Microsoft Knowledgebase Artikel beschrieben:
                        https://support.microsoft.com/de-de/kb/826741

                         

                        Als Alternative zum Öffnen von Dokumenten kann der DATEV-Dokumentviewer verwendet werden. Dieser lässt sich im DATEV Arbeitsplatz (Klick auf das Auge) als auch in der Dokumentenablage (Klick auf das Auge bzw. über Ansicht - Dokumentvorschau) öffnen.
                        Sie bekommen damit sofort eine Vorschau auf das Dokument, ohne es öffnen zu müssen.

                         

                        Sollte dennoch ein XLS-Dokument aus Versehen geöffnet worden sein, gibt es folgende Abhilfe:
                        Das Excel - Dokument (excel.exe) über den Taskmanager beenden und in der Dokumentenablage mit rechter Maustaste - "Änderungen verwerfen" wieder einchecken. Somit wird kein Änderungsdatum an die Dokumentenablage weitergegeben.

                         

                        Freundliche Grüße aus Nürnberg

                         

                        Christian Seidel
                        DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

                        1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                        • 8. Re: Dokumentenablage Excel "geändert am" wird bereits beim Öffnen auf heute gesetzt
                          theo Erfahrener

                           

                          Diese Änderung auf das ursprüngliche Datum kann in der Dokumentenablage aus technischen Gründen nicht mehr erfasst werden."

                           

                          Das ist dann aber nicht Microsofts Problem sondern Ihres, wenn Sie das vorherige Datum dann nicht mehr in Ihrer DB finden.