23 Antworten Neueste Antwort am 28.04.2017 13:48 von mjachert

    Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?

    steuerberater Fortgeschrittener

      Manchmal komme ich mir mit dem Umgang der DATEV-Programme etwas dämlich vor.

       

      Szenario:

       

      Mandant: Er und Sie, Er hat ein Einzelunternehmen - alles gut und eingerichtet inklusive Rewe.

       

      Änderung: Sie eröffnet ebenfalls ein Einzelunternehmen - was nun? Weder die "intuitive" Stammdatenoberfläche lässt hier eine Eingabe zu, noch habe ich innerhalb angemessener Zeit in der Hilfe Informationen hierzu bekommen. Leider geht die Hilfe unter "Mandant als Einzelunternehmen/Freiberufler anlegen" hierauf gar nicht ein.,

       

      Meine Frage: Wie bekomme ich nun auch bei der Ehefrau ein Einzelunternehmen in die Stammdaten / Rewe?

       

      Ich habe die Befürchtung nur über eine abweichende Mandantennummer in Rewe und irgendeine Verknüpfung, eventuell auch nur über eine vollkommen neue Mandantennummer für die Ehefrau. Dies wäre aus meiner Sicht allerdings der Stammdatensupergau.....

       

      Danke für Infos.

       

      Kai-Holger Dostal

      Geändert am 20.04.17 um 15:52 Uhr
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        • 1. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
          Christian Wielgoß Fortgeschrittener

          Hallo Herr Dostal,

           

          Sie nutzen vermutlich den Mandatentyp Einzelunternehmen. Bei diesem Mandantentyp kann je zentralem Mandant ein Unternehmen abgebildet werden und zwar das des ersten Adressaten (i. d. R. "Steuerpflichtiger").

           

          Fallbeispiele für Ihr Anliegen finden Sie in folgendem Dokument:

           

          Beispiele zum Wählen des Mandantentyps (Tipp)

           

          Die Frage, ob der Mandantentyp Einzelunternehmen überhaupt verwendet wird, ist sicherlich philosophischer Natur

           

          Viele Grüße

           

          Christian Wielgoß

          1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
          • 2. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
            agmü Aufsteiger

            Hallo Herr Dostal,

             

            Ich moniere schon seit Jahren, dass es möglich sein muss, einem Betriebswirtschaftlichen Mandanten mehrere Unternehmen zuzuordnen.  In Ihrer Konstellation potenziert sich dieses Problem noch.  Die bisher erhaltenen Antworten waren stets: "es geht nicht" - wenn auch höflicher formuliert und umschrieben.

             

            Es bleibt daher derzeit nur die Möglichkeit für die Ehefrau eine eigene Mandantennummer zu vergeben und einen Marker mit dem Hinweis auf die weitere Mandantennummer bei beiden anzubringen, damit nichts vergessen wird um den befürchteten Super Gau zu verhindern.

            • 3. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
              Christian Wielgoß Fortgeschrittener

              Hallo Herr Dostal, hallo Herr Müller,

               

              in die Diskussion um die "Logik" möchte ich mich nicht einklinken, aber folgenden Tipp bzw. eine Ergänzung liefern.

               

              Durch die Beziehungen in den Stammdaten werden die verschiedenen Mandanten bzw. Mandate schon miteinander verbunden.

               

              So würde man beim Betrieb der Ehefrau die Beziehung "Hat Betriebsinhaber" mit dem Adressaten der Ehefrau verknüpfen - durch solche Verknüpfungen ist zumindest gewährleistet, dass alle Stammdatenänderungen zugleich in allen Mandanten/Mandaten aktualisiert sind. Auch in den Stammdaten an sich, sind solche Verknüpfungen dann sichtbar.

               

              Viele Grüße

               

              Christian Wielgoß

              • 4. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                steuerberater Fortgeschrittener

                Vielen Dank für den Hinweis, jetzt weiß ich mehr!

                 

                 

                Das Dokument verweist auch auf die Möglichkeit Beziehungen herzustellen, im Falle mehrerer Mandantennummern (Natürliche Person 1, zu Unternehmen 2, zu Unternehmen 3).

                 

                Mein Hauptproblem bleibt aber die Intransparenz in der Mandantenübersicht, denn dort sind bei unterschiedlichen Mandantennummern die Beziehungen mehrerer Mandantennummern untereinander eben nicht zu erkennen. Die Beziehungen werden ausschließlich in den Stammdaten selbst angezeigt. Bei "einem" Mandat mit 2 Mandantennummern oder mehr geht bei solchen Strategien meiner Meinung nach die Übersicht verloren. 

                 

                Beispiel (Natürliche Personen unter Mandantennummer 1 = Max Muster (auch Mandantenname) und Erika Retsum (Ehefrau), Unternehmen 1 Max Muster Mandantennummer 200, Unternehmen 2 Max Mustermann Mandantennummer 204 und Unternehmen Erika Retsum Mandantennummer 728.

                 

                Zumindest die Ehefrau und das Unternehmen der Ehefrau haben durch den abweichenden Namen keinen Zusammenhang in der Mandantenübersicht.

                 

                Jeder Nutzer muss im obigen Beispiel also wissen, dass Erika Retsun die Frau von Max Muster ist. Leider können nicht einmal bei der Mandantennummer der natürlichen Person beide natürlichen Personen (EF/EM) in die Mandantenbezeichnung aufgenommen werden (Feldlänge zu kurz und keine automatisierte Programmlogik).

                 

                Ich denke, hier kann noch etwas verbessert werden. Ich würde mir die Verwaltung aller 4 Mandantennummer unter einer Nummere wünschen, z.B. unter dem Mandanten: Erika Retsun und Max Mustermann, Kinder, Unternehmen 1,2,3 etc).

                 

                Ich habe es zudem auch schon bei Mandantenübernahmen anderer Berater erlebt, dass diese bei Mandaten mit mehreren Mandantennummer vollkommen überfordert waren und ein Teil der Daten nicht angekommen ist.

                • 5. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                  lonlysiloett Einsteiger

                  Hallo Herr Dostal,

                   

                  kleiner Tip von mir: Beim alternativen Suchnamen der Ehefrau den des Ehemanns eintragen. Dann wird zumindest, wenn man im Arbeitsplatz nach dem Ehemann sucht auch die Ehefrau angezeigt.

                   

                  Nicht ganz sauber  mE, aber eine Teillösung.

                  • 6. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                    grandfunck Einsteiger

                    Danke!

                     

                    Wir hatten gestern hier das (fast) gleiche Problem, neues Mandat, Ehemann Einzelunternehmer gewerblich und Eheleute gemeinschaftlich nochmals gewerblich tätig als GbR. Drei Steuernummern, eine Anschrift... Wir haben nichts gefunden und genervt habe ich entschieden, statt lange suchen machen wir drei Mandanten auf. Ärgerlich genug, daß wir keine Möglichkeit fanden, Stammdaten (von Anschrift bis ...) zu übernehmen. Entweder geht das nicht (was für einen Marktführer kein besonders positives Zeichen wäre) oder wir haben die Lösung nicht gefunden (dann könnte man streiten, wer zu dusselig war, wir im Büro oder die Hilfeanleitungen ;-)).

                     

                    Mein Einleitungs-Danke galt vor allem der Beruhigung nach dem Motto: Du bist nicht allein, auch andere haben ähnliche Probleme.

                     

                    Es wäre einfach (hoffentlich) und schön (sicher), wenn man ein Hauptmandat mit Untermandaten einrichten könnte und z. B. nur einmal die Anschrift, Kontaktdaten o. ä. ändern müßte und diese dann automatisch (oder nach Wahl auch halbautomatisch nicht) zu den Untermandaten übernommen werden würden.

                     

                    Mal abwarten, ob dies möglich ist oder möglich gemacht wird, solange ich mich noch mit dem Programmen beschäftige (n muß).

                     

                    Grüße aus dem trüben aber nicht mehr frostigen Norden

                     

                    WF

                    1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                    • 7. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                      steuerberater Fortgeschrittener

                      "Workaround" und wehe Sie haben Müller, Meier oder Schulze.......

                       

                      Nein Spaß beiseite, hier ist die DATEV gefragt und Übersichtlichkeit ist eben enorm wichtig! 

                      • 8. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                        0815 Aufsteiger

                        Hallo WF, hallo Herr Dostal,

                         

                        wenn Sie in Zentrale Mandantendaten > Mandat sind, können Sie über den rot umrahmten Knopf:

                        Unbenannt.JPG

                        die Adressdaten eines anderen Mandanten auswählen (verknüpfen).

                         

                        VG.

                        • 9. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                          steuerberater Fortgeschrittener

                          Hallo 08/15,

                           

                          ja ich weiß dass es diese Funktion gibt. Allerdings fehlt eben auf Ebene der Mandantenübersicht, dass es diese Verknüpfungen gibt. Wenn jedes mal in die Tiefen der Stammdaten eingetaucht werden muss um Zusammenhänge zu sehen, ist dies eben nicht übersichtlich. Es geht ja darum, in der Mandantenübersicht gleich zu erkennen, dass Einzelunternehmen B und C zu den Eheleuten A und B gehören.

                           

                          Auch bei KapGes wäre dies schön, denn im Fall von USt-Organschaften gibt es eben auch einen Zusammenhang zwischen KapGes und Einzelunternehmen.

                           

                          Gruß

                          • 10. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                            0815 Aufsteiger

                            Hallo Herr Dostal,

                             

                            das stimmt natürlich. Mein Text war hauptsächlich auf Herrn Funck bezogen, auf:

                            Drei Steuernummern, eine Anschrift... Wir haben nichts gefunden

                             

                            Im Zweifel lassen sich die Adressaten-Beziehungen glaub auch übers Daten-Analyse-System auswerten. Aber 'auf einen Blick' ist das natürlich nicht.

                             

                            VG.

                            1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                            • 11. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                              grandfunck Einsteiger

                              Moin, moin,

                               

                              danke für die Erinnerung, diese Funktion habe ich in meinem vorigen Beitrag vergessen.

                               

                              Soweit ich dies bislang verstanden habe, hilft dies aber nicht bei der Konstellation (die wir häufiger haben):

                              Eheleute als ESt-Mandant etc.

                              Ehemann als Einzelunternehmer mit tw. anderer StNr.; z. B. Vermietung Container

                              Ehefrau nochmals Einzel-UN mit eigener StNr. z. B. Vermietung Container

                              und dazu noch GbR aus beiden Ehegatten mit gesonderter StNr., z. B. Photovoltaikanl.

                               

                              Alles läuft unter einer Anschrift mit identischen Kontaktdaten. Es mag ja auch mit DATEV gehen, aber gefunden haben wir es leider nicht schnell genug, sondern alles fein säuberlich auf div. Mandanten verteilt.

                               

                              Ist nicht sooo schlimm, aber wenn gerade hier darüber diskutiert wird... schöner und einfacher wäre sooo viel angenehmer.

                               

                              Ein richtig soooooo schönes Wochenende wünscht

                               

                              WF,

                               

                              vielleicht bei der tollen Wettervorhersage doch eher im Büro ;-)

                              • 12. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                guenther@stb-tg.de Einsteiger

                                Ich hatte das gleiche ursprüngliche Problem und habe mich vor ca. 2 Jahren nach mehreren Empfehlungen von DATEV-Seminaren entschlossen, den Mandantentyp Einzelunternehmer nicht mehr zu verwenden.

                                 

                                Damit ist alles klar getrennt.

                                 

                                Zur Zuordnung verwende ich Nummernkreise wie folgt:

                                 

                                Bsp.:

                                 

                                10001 = natürliche Person

                                20001 = 1. Unternehmen

                                30001 = 2. Unternehmen

                                 

                                Das geht bis zur 60001. So kann ich bis 5 Unternehmen eines Mandanten abbilden und finde alles neben den Beziehungsfunktionen wieder.

                                 

                                Der einzige Nachteil ist der Posteingang. Hier kann es zu Überlegungen kommen, wo dieser eingetragen wird, wenn z.B. vom Finanzamt eine Anfrage zur ESt und zum JA zu gleich kommt. Wir tragen das dann ggf. 2 x ein.

                                • 13. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                  f.mayer Aufsteiger

                                  Würde ich von Grund auf neu anfangen, würde ich mir ernsthaft überlegen die letzte Ziffer der Mandantennummer freizuhalten, die Mandanten hätten dann die Nummern 10010, 10020, 10030, usw. um so die letzte Ziffern zu reservieren für alles was leider eigene Bestände benötigt, sei es ein (zweites) Unternehmen, eine zusätzliche umsatzsteuerliche Vermietung, eine Sonderbilanz (wegen der elektronischen Übermittlung).

                                   

                                  Vielleicht erleben wir ja noch, dass die DATEV hier tiefgreifende Verbesserungen schafft, es könnte viel erleichtern, bei einem Mandanten mit mehreren Betrieben z.B., jeder Betrieb hat ja seine eigene Gewerbesteuererklärung, aber umsatzsteuerlich hängen diese alle an derselben Person.

                                   

                                  Der Hauptpunkt ist natürlich, dass alle diese eigenen Bestände regelmäßig dieselbe Adresse haben sollen, das geht meiner Kenntnis nach zwar, aber dafür muss man in die Adressaten eintauchen und diese pflegen, was ein Feld für sich ist.

                                  • 14. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                    m.fehlau Aufsteiger

                                    Herr Mayer, zum Glück haben wir vor 15 Jahren bei Gründung schon daran gedacht Die ersten vier Ziffern bilden die "Mandantenstammnummer", die fünfte Ziffer ist fortlaufend.

                                     

                                    Da auch dies leider mittlerweile nicht mehr ausreicht, missbrauchen wir den (sonst wohl nutzlosen) abweichenden Mandantennamen. Jeder Mandantenstamm bekommt eine eindeutige Kennung, beispielsweise Familie Maier die Kennung MAI-T (T, da der Ehemann Thomas heißt und zur Unterscheidung der Familie von Herrn Udo Maier). Diese Kennung wird auch bei allen zugehörigen Mandanten(nummern) als abweichender Mandantenname gesetzt. Nun kann in der Mandantenübersicht nach diesem Wert gesucht, gruppiert und (eingeschränkt) auch sortiert werden. Im "Hintergrund" sind die Adressaten entsprechend ordentlich zu verknüpfen und die Nummernzusammenhänge zu setzen. Bei Gesellschaften mit mehreren Mandanten entsprechend MAI-T/SCHUL-U/MAY-D etc.

                                     

                                    Das von Herrn Günther beschriebene Posteingangsproblem lässt sich damit leider auch nicht umgehen ;(

                                     

                                    Viele Grüße

                                    • 15. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                      guenther@stb-tg.de Einsteiger

                                      Egal welche Variante man nun nimmt, es kommt in jedem Fall ggf. vor, dass ein Mandant mehrere Mandantennummern hat.

                                       

                                      Evtl. eine Anregung an die DATEV:

                                       

                                      Es wäre gut, wenn es im Postbuch eine Funktion gäbe, bei der man nur ein Postbuch für mehrere zentrale Mandantennummern anlegen kann bzw. ein Postbuch für mehrere Mandanten irgendwie verknüpfen kann.

                                      • 16. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                        0815 Aufsteiger

                                        Hallo @Datev,

                                         

                                        bitte erfassen Sie auch von mir eine Nennung zu Herrn Günthers Anregung. Das wäre sehr hilfreich, denn oft reichen ja auch Mandanten mit mehreren Unternehmen (= mehreren Beständen), z.B. bei Einzelunternehmen + GmbH oder Einzelunternehmen + Vermietung, ihre Unterlagen in einem einzigen Ordner ein. Oft sind hier die Belege im Ordner nur durch Register getrennt oder sogar nur durch einen Vermerk auf dem Beleg (weil sie ein Konto für alles haben).

                                         

                                        Viele Grüße.

                                        • 17. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                          archilleus Fortgeschrittener

                                          Also wir haben ähnliches wie folgt gelöst:

                                           

                                          Es gibt eine Haupt-Mandantennummer und alle zugehörigen Unter-Mandanten erhalten in dem alternativen Suchfeld einfach die Haupt-Mandantennummer. Damit erreicht man zumindest in ReWe eine Zusammgehörigkeit.

                                           

                                          Beispiel:

                                          EM + EF => 11116

                                          GrdStck. 1 = 70101   (Suchbegriff: 11116)

                                          GrdStck. 2 = 70102   (Suchbegriff: 11116)

                                          GrdStck. 3 = 70103   (Suchbegriff: 11116)

                                          GrdStck. [n] = 701[n]   (Suchbegriff: 11116)

                                           

                                          Gerade im Hinblick auf eine Grundstücksbuchhaltung taucht dieses Probleme nämlich regelmäßig auf. Aber so behalten wie ganz einfach den Überblick.

                                           

                                          Übrigens mit dieser Organisation können wir jedem Mandant bis zu 99 Grundstücke zuordnen (bei 5stelligen MdNr.).

                                           

                                          Gruß A. Martens

                                          • 18. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                            Jenos Mildener Einsteiger

                                            Evtl. eine Anregung an die DATEV:

                                             

                                            Es wäre gut, wenn es im Postbuch eine Funktion gäbe, bei der man nur ein Postbuch für mehrere zentrale Mandantennummern anlegen kann bzw. ein Postbuch für mehrere Mandanten irgendwie verknüpfen kann.

                                            Ich möchte diese Anregung verallgemeinern:

                                             

                                            DATEV sollte in der EO eine zusätzliche Datenebene einführen, die sich "Mandatskreis" nennt.

                                             

                                            Beispiel:

                                             

                                            Herr Aah ist Allein-Gesellschafter eines kleinen Konzerns mit fünf GmbHs, außerdem lässt er seine Einkommensteuererklärung noch im Steuerbüro erstellen. Diese beinhaltet noch das Einzelunternehmen seiner Frau sowie drei Mietgrundstücke.

                                             

                                            All diese Mandate bekommen eigene Mandantennummern in der EO, würden aber zusätzlich einem Mandatskreis "Herr Aah" zugeordnet werden.

                                             

                                            Für diesen Mandatskreis sollten dann möglichst alle Listen und Abfragen innerhalb der EO auswertbar sein, also zB Auftragslisten, Deckungsbeiträge in der Rechnungsschreibung, Postein- und -ausgänge, etc..

                                             

                                            Das wäre in meinen Augen eine Sache, auf die man auch bei Einführung des DATEV-Arbeitsplatzes schon hätte kommen können.

                                            • 19. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                              mjachert Aufsteiger

                                              Hallo an Alle,

                                               

                                              eine Möglichkeit dieses Problem zu lösen, besteht meiner Meinung nach im Anlegen von Mandantengruppen (Stammdatenkategorien).

                                               

                                              Man kann dort Mandate, einer zuvor über die Aufbauorganisation definierten Mandantengruppe zuordnen. Dieser Gruppe kann man dann z.B. auch einen gemeinsamen Rechnungsadressaten hinterlegen.

                                               

                                              Außerdem kann man sich in der Mandantenübersicht die Spalten Mandantengruppe (kurz /-Bezeichnung) einblenden lassen und ggf. auch danach gruppieren.

                                               

                                               

                                              Achtung: Das geht nur mit den Mandantengruppen. Mit den Kategorien leider nicht.

                                               

                                              Aber dadurch hätte man auf einen Blick alle Mandate, die zu Herrn Mustermann gehören verknüpft.

                                               

                                              Grüße

                                               

                                              Manuela Jachert

                                               

                                              P.S.: Auch ich hätte lieber die Möglichkeit mehrere Unternehmen an ein Mandat zu hängen, aber solange das nicht geht, ist das eine praktikable Lösung.

                                              1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                              • 20. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                                Jenos Mildener Einsteiger

                                                Hallo Frau Jachert,

                                                 

                                                ist das eine Funktion von EO comfort?

                                                 

                                                Beste Grüße,

                                                Jens Mildner

                                                • 21. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                                  mjachert Aufsteiger

                                                  Hallo Herr Mildener,

                                                   

                                                  da bin ich überfragt, ob EO Classic das auch hat. Wir sind auf jeden Fall EO Comfort Nutzer.

                                                   

                                                  Grüße

                                                   

                                                  Manuela Jachert

                                                  • 22. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                                    Jenos Mildener Einsteiger

                                                    Hallo Frau Jachert,

                                                     

                                                    ich denke, es wird sich um eine Comfort-Funktion handeln, da ich in EO Classic keinen Hinweis darauf entdecken kann. Aber gut, dass es so etwas grundsätzlich schon gibt.

                                                     

                                                    Wie weit sind denn diese Mandantengruppen auswertbar? Kann man sich zB in der Rechnungsschreibung Wirtschaftlichkeitsauswertungen über eine gesamte Mandantengruppe anzeigen lassen?

                                                     

                                                    Dank im Voraus!

                                                    Jens Mildner

                                                    • 23. Re: Stammdaten: Mandant mit 2 Unternehmen? Wie geht das?
                                                      mjachert Aufsteiger

                                                      Hallo Herr Mildener,

                                                       

                                                      da ich bei uns kein Controlling mache, kann ich dazu auch keine Auskünfte geben.

                                                       

                                                      Ich habe eben nur mal das Auskunftssystem überflogen und dabei in den in Frage kommenden Bereichen keine Standardauswertungen dazu gesehen. Vielleicht arbeitet hier ja jemand intensiv damit? Oder die DATEV meldet sich mal zu Wort

                                                       

                                                      Im Bereich der Aufträge kann man nach der Mandantengruppe filtern und dort kann man sich ja auch ohne die Auskunftssysteme z.B. Deckungsbeiträge der zur Gruppe gehörenden Aufträge anzeigen lassen. In der Liste werden dann auch Summenwerte ausgegeben, so dass man auf einen Blick sehen kann, ob die Mandantengruppe wirtschaftlich ist. Das ist aber jetzt definitiv eine EO Comfort Ansicht

                                                       

                                                      Schönes langes Wochenende!

                                                       

                                                      Manuela Jachert

                                                      Geändert am 28.04.17 um 13:48 Uhr