email-tool

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DATEV bietet jetzt neu an das DATEV E-Mail-Tool in DATEV Anwalt Classik. Hat schon jemand Erfahrung damit gesammelt? Kann mir jemand sagen, ob die eingegangene E-Mail automatisch in das Anwaltspostfach, das DATEV jetzt auch seit neuestem anbietet, importiert wird?

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In das Anwaltspostfach?

Dazu gibt es doch noch keine Schnittstelle aus keinem Anwendungsprogramm, oder doch?

Das ist doch erst für das 3. Quartal geplant. Geplant....

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Hallo Herr Hofmeister,

ich meinte nicht das besonder elektronische Anwaltspostfach, sondern die DATEV-Funktion Anwaltspostfach.

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Um es vielleicht noch genauer zu formulieren: eines Erachtens wäre es sinnvoll, wenn die eingegangene E-Mail in meinem Postkorb landet

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Um zunächst einmal alle auf den Stand zu bringen hier die Leistungsbeschreibung

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/office-management/datev-anwalt-e-mail-tool/

Bei dem Tool handelt es sich insbesondere um ein Outlook-Plugin, welches den Outlook-Posteingang (teil-)automatisiert verwaltet. Vielleicht könnte silviakubisch​ mal die Screenshot einstellen, die verdeutlichen, was das Tool kann.

Aktuell gibt es m.W. nach noch keine Verknüpfung zum Anwaltspostfach, ich bin aber guter Dinge, dass sich das ändern lässt. Aktuell ist das Tool die Brücke, überhaupt einmal die Mails mit der Akte zu verknüpfen ohne groß manuell eingreifen zu müssen. Diesen Job erledigt es vorzüglich

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interessant wäre auch ein Information zu den Kosten:

was bedeutet 5 Euro je Nutzung bei einer Netz-Lizenz? Wohl nicht je bearbeiteter E-Mail.

Sind es 5 Euro je E-Mail-Postfach?

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Ich vermute mal, dass es sich nicht anders verhält, als bei allen anderen DATEV Programmen, dann würde Nutzung einem geöffneten Programm entsprechen, es können also x Personen gleichzeitig mit dem Programm arbeiten (= Outlook mit dem Plugin geöffnet haben).

[#8 · Accepted solution]

Hallo zusammen,

leider gibt es aktuell noch keine Schnittstelle zum Anwaltspostfach in Anwalt classic. Um  E-Mails ins Anwaltspostfach zu importieren, müssten diese derzeit noch manuell in einer Postorganisationsstelle - also in einem Ordner im Dateisystem - abgelegt werden und würden dann in dem entsprechenden Postkorb landen. Wir haben hier leider noch keine automatische Outlook-Verbindung.

Das DATEV Anwalt E-Mail-Tool ist für Anwender von Anwalt classic gedacht, bei denen Microsoft Outlook das führende System in der Korrespondenz mit den Mandanten ist.

Ein- und ausgehende E-Mails und die Akten lernen sich anhand der Aktennummer kennen und werden bei Angabe eines bestimmten Begriffs, z. B. Aktnr. und der folgenden Aktennummer automatisch zur Akte abgelegt.

5 Euro je Nutzung pro Netzlizenz bedeutet, dass 5 Euro je von der Kanzlei genutzter Anwalt classic Lizenz anfallen:

"Für die Berechnung wird die Summe der Netzlizenzen über alle kanzleigenutzten Betriebsstätten innerhalb einer Mitgliedschaft gebildet. Für die Berechnung wird die Summe der Netzlizenzen über alle Betriebsstätten innerhalb des Geschäftspartners Mandant gebildet."

Wir werden das im DATEV Shop noch klarstellend ergänzen; vielen Dank, Herr Hayko, das geht aus dem Shop nicht eindeutig hervor.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt.

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Ein- und ausgehende E-Mails und die Akten lernen sich anhand der Aktennummer kennen und werden bei Angabe eines bestimmten Begriffs, z. B. Aktnr. und der folgenden Aktennummer automatisch zur Akte abgelegt.

Bleibt es dann bei der Datenhaltung in Outlook oder entsteht eine doppelte Datenhaltung?

MFG

J. Drößler

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Sehr geehrter Herr Drößler,

es kommt tatsächlich zu einer doppelten Datenhaltung, da die E-Mails zusätzlich zu Outlook zur Akte gespeichert werden - wobei eingestellt werden kann, ob die Anlagen der E-Mail gesondert abgelegt werden sollen.

Wer das nicht möchte, kann die E-Mails nach der Bearbeitung im Outlook löschen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt.

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Vielen Dank für die Antwort, Frau Kubisch.

Nur weil ich auch das nicht in der Beschreibung gefunden habe:

Ein Exchange-Server ist nicht nötig, oder?

Ein simples Outlook reicht?

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Leider scheint es aber noch nicht mit DMS zu funktionieren, daher wurden wir vorerst vertröst. Wir hätten es gerne ausprobiert.

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Da das Tool am Client arbeitet, funktioniert es unabhängig von Exchange.

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Hallo Herr Hayko,

die Aussage von Herrn Hagena ist korrekt.

Ein Exchange Server ist nicht nötig; Sie können auch z. B. POP3 oder IMAP Konten im Outlook einbinden und über das DATEV Anwalt E-Mail-Tool mit DATEV Anwalt classic verbinden.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Hallo Herr Göldner,

das E-Mail-Tool funktioniert grundsätzlich auch mit DMS. Wir befinden uns derzeit noch in der finalen Erprobungsphase mit einem kleinen Kundenkreis. In Abhängigkeit von den gesammelten Erkenntnissen werden wir das Produkt für alle freigeben; ich werde an dieser Stelle darüber informieren.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Herzlichen Dank!

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Wir haben das bei uns noch mal besprochen und werden das Tool anschaffen, sobald es die Mails in das Anwaltspostfach importieren kann.

Da wir den Workflow nun komplett auf das Anwaltspostfach ausgerichtet haben, macht es keinen Sinn, wenn die Mails nicht dort verarbeitet werden.

Aus der Leistungsbeschreibung ist auch zu ersehen, dass mach die wesentlichen Funktionen bereits hat, wenn man aus Datev heraus arbeitet und nicht über Outlook (das hatte Frau Kubisch auch oben schon erwähnt).

In diesem Zusammenhang stellt sich mir aber die Frage, warum beim schreiben einer E-Mail aus Datev heraus (also das versenden einer Anlage per Kontextdialog), Datev zwar den Aktenbetreff und Aktenzeichen an Outlook übergibt, aber nicht auch die Anrede. Beim Versenden selektiere ich je bereits dem Empfänger, da wäre es schön, wenn in der Mail auch stünde: "Sehr geehrter Herr ...".

Möglicherweise ist das ja dem Tool vorbehalten.

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In diesem Zusammenhang stellt sich mir aber die Frage, warum beim schreiben einer E-Mail aus Datev heraus (also das versenden einer Anlage per Kontextdialog), Datev zwar den Aktenbetreff und Aktenzeichen an Outlook übergibt, aber nicht auch die Anrede. Beim Versenden selektiere ich je bereits dem Empfänger, da wäre es schön, wenn in der Mail auch stünde: "Sehr geehrter Herr ...".

Möglicherweise ist das ja dem Tool vorbehalten.

Hallo Herr Hayko,

Die Feststellung, warum stets eine leere E-Mail (ggf. mit Anhang) generiert wird, hatte ich schon vor - gefühlt - Jahren vorgebracht.  Die mir seinerzeit gegebene Erklärung liegt darin, dass hier lediglich auf eine Funktion von Microsoft aufgesetzt wird.

Außerhalb der DATEV-Software können Sie das unterschiedliche Programmverhalten der Microsoft-Produkte selbst nachstellen.

Markieren Sie eine auf dem Desktop liegende Datei und wählen im Kontextmenü "Senden an" und dort E-Mail-Empfänger.  Sie erhalten dort stets eine E-Mail die im Betreff "per E-Mail senden: DATEINAME" und in der Mail selbst nur den Hinweis "Folgende Dateien oder links können jetzt als Anlage mit Ihrer Nachricht versendet werden".  Generieren Sie hingegen in Outlook eine E-Mail wird die hinterlegte Vorlage für die E-Mail-Erstellung verwendet.

So zumindest die Erklärung, die mir damals unterbreitet wurde.

Da von der DATEV stets mindestens 3 Versionen der Office-Programme unterstützt werden, ist wohl die Funktion über das Kontextmenü "Senden an" diejenige die in allen Versionen so weitgehend identisch ist, dass sie auch von Extern angesteuert werden kann.

Ich bin mir ziemlich sicher, dass in der Entwicklung von DATEV-Anwalt der Wunsch nach einer vertieften Integration digitaler Kommunikationswege bekannt ist und dort auch nach gangbaren Lösungen gesucht wird; ich denke nur, dass diese Umsetzung in der Prioritätenliste zwangsweise (es fehlen schlicht die Entwickler hierfür) nicht an erster Stelle steht.

Ob das Tool diese Arbeit wird leisten können, wird sich zeigen. Ich bin selbst sehr an dessen Funktionsumfang interessiert.

Schöne Grüße

Andreas G. Müller

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Das Tool wird ihre Anforderung leider nicht erfüllen können, da es innerhalb von Outlook arbeitet. Dort stehen die gewünschten Daten gar nicht zur Verfügung.

Mit einigermaßen großem Aufwand wäre es möglich, die notwendigen Funktionen zu programmieren; der notwendige Wartungsaufwand verbunden mit dem Unmut, den auftretende Fehler auslösen, macht es aber wenig attraktiv...

Funktionen in fremden (Microsoft) Programmen nutzen, sorgt mittelfristig zwingend für Probleme: Es ist schon innerhalb der Datev-Welt ausreichend anspruchsvoll, immer alle Auswirkungen zu bedenken, zu kommunizieren und zu reagieren, wenn Microsoft etwas ändert, ist denen egal, ob das  in das Datev-Konzept passt.

Weil aber die E-Mail im Geschäftsalltag das ideale (schnell, umsonst und nachvollziehbar) Kommunikationsmedium ist, müsste meiner Meinung nach der Datev-Arbeitsplatz schon seit langem einen eigenen E Mail Client anbieten.

Das ist bestimmt nicht unproblematisch, da die Anwender Outlook gewohnt sind und solch ein Ausbaugrad kann mit vertretbarem Aufwand nicht erreicht werden, aber ich bin mir sicher, dass sich eine Outlook-verträgliche Lösung finden ließe dann könnte alle Mails einfach über die Absenderadresse dem Adressaten/Mandanten zugeordnet werden und die korrekte Anrede stünde ohne großen Aufwand am Beginn der Mail.

Dafür könnten automatische Verschlüsselungen eingeführt werden, die dann mandantenseitig mit SmartLogin oder -Card freigeschaltet werden könnten.

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Sehr geehrter Herr Hagena,

so sehr ich den von ihnen beschriebenen Wunsch in allen Einzelheiten nachvollziehen kann, so wünsche ich mir keinen DATEV- Clienten für Emails.

Begründung:

- Outlook ist bewährt und wir haben eine gut gepflegte Ablage (Historie)

- Outlook arbeitet mit dem vorhandenen Exchange bestens zusammen.

- Outlook funktioniert bestens mit allen nicht- DATEV- Anwendungen. (Anlagen öffnen, Vorschau, Spamfilter, Sicherheit, usw.)

- Wir haben schlechte Erfahrung mit DATEV- Mail- Systemen (Servicekontakt Pro)

- Wir müssen Korrespondenz 10 Jahre lang archivieren und mit den DATEV- Mail- Systemen (s.o.) bin ich mir nicht sicher, ob das wirklich funktionieren wird.

- Es gibt wirklich Wichtigeres, als die heute funktionierende Email- Lösung anzufassen.

PS. nur meine persönliche Prioritäteneinschätzung.

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Darum war mein Wunsch ja auch eine Outlook-verträgliche Lösung, die eine Koexistenz ermöglicht. Und keine Sorge, mein Wunsch wird nie umgesetzt

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Hallo Herr Müller,

es ist zumindest gut zu lesen, dass ich nicht der Einzige bin, dem das aufgefallen ist.

Als ich vor ca. 15 Jahren noch in Access und Visual-Basic unterwegs war, habe ich selbst Anwendungen mit VB geschrieben, die aus der Access-Datenbank heraus Werte an Outlook übergeben haben. Auch in den E-Mail-Body.

Wenn Datev also beim Ansprechen des Outlook, an dieses eigene Werte (Aktennummer etc.) für den E-Mail-Betreff und den E-Mail-Empfänger (bei Datev hinterlegte E-Mail-Adresse) übergeben kann, dass kann es das auch für den E-Mail-Body. Das ist schlichtweg nicht programmiert. Ich denke auch nicht, dass das Problem der Programmierung hier bei den MS-Produkten liegt, sonder eher das Ansprechen der eigenen SQL-Datenbank und das Abfragen der ZMSD-Werte.

Wir sind vor über einem Jahr von einem Mitbewerber zu Datev gewechselt. Dieser hatte bereits einen Eigenen E-Mail-Client. Die Mails wurden also automatisch in die damalige Software integriert (war übrigens im Standardumfang enthalten und kostete nichts extra ). Auf meine Nachfrage hin bei Datev hieß es damals noch, es können keine direkte Verbindung zwischen Outlook und Datev geben. Genannt wurden hierfür Haftungsgesichtspunkte. ^^

Nun scheint man ja mit dem hier diskutierten Outlooktool auf dem Weg zu sein, doch eine Möglichkeit zu finden.

Und ich möchte noch Herrn Kolberg beipflichten. Bitte nicht alles in einen Top. Outlook läuft, bedarf keinerlei Einweisung bei den Mitarbeitern und kommuniziert bestens mit all den anderen Programmen auf dem PC. Das Programm des Mitbewerbers (s.o.) arbeitete auch mehr schlecht als recht. Beispielsweise wurden sämtliche E-Mail-Anhänge nach dem E-Mail-Betreff umbenannt. An ein "umprogrammieren" diese Fehlers war nicht zu denken, das sein ein "Versionsmerkmal". Never change a runing system!

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Hallo Herr Hayko,

hallo Herr Müller,

Ihre Anfragen: "Möglicherweise ist das ja dem Tool vorbehalten."  und "Ob das Tool diese Arbeit wird leisten können, wird sich zeigen." muss ich leider negativ beantworten.

Seitens des DATEV Anwalt E-Mail-Tools ist aktuell keine Unterstützung "Schriftguterstellung mit Outlook" geplant. Die aktuelle Zielsetzung fokussiert sich auf die Workflowoptimierung beim Senden (automatisches Ablegen) und beim Empfangen (automatisches Ablegen, händisches Ablegen) von E-Mails. Die inhaltliche Gestaltung der E-Mails wäre eher eine Erweiterung des Themas "Schriftguterstellung", ist aber lt. unserer Entwicklung aktuell nicht in der Planung.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

[#24]

Hallo zusammen,

ich kenne leider das E-Mail-Tool nicht und kann es auch nicht ausprobieren, denn wir arbeiten in der Kanzlei mit DMS.

Wir benutzen Outlook mit Exchange als E-Mail System und archivieren in DMS ausschließlich (!!) E-Mails und Anhänge im PDF-Format.
Dies vor allem wegen dem leichteren Handling und der Möglichkeiten zum Kommentieren mit einem handelsüblichen PDF-Programm.

Ich weiß nicht ab dies das Tool auch leisten kann.

Alles läuft komplett vollautomatisch, d.h. jede E-mail wird beim Eingang oder nach dem Senden vollautomatisch in eine PDF konvertiert, die Anlagen dazu oder extra gespeichert und das alles in einem frei definierbaren Ordner im Netz (ggf. auch der vom Anwaltspostfach) abgelegt.

Das Ganze braucht auch kein anfälliges Plug-in.

Lediglich bei der Speicherung zur Akte und bei der Erzeugung der Mail aus Anwalt Pro heraus könnte man sich wirklich wesentlich Besseres wünschen.

Das bleibt aber wohl trotz E-Mail-Tool ein Traum, denn dazu müßte man einige wirklich sinnvolle Programmierschritte überlegen, die ich zwar schon seit langem anrege, die aber offensichtlich zu schwierig sind.

Grüße

WFTH

[#25]

Hallo Herr Thalmeir,

der Einsatz des DATEV Anwalt E-Mail-Tools ist mit DMS grundsätzlich möglich, allerdings dann nicht, falls Sie zusätzlich das Programm DATEV E-Mail-Archivierung verwenden.

Das DATEV Anwalt E-Mail-Tool speichert die empfangenen und versendeten E-Mails aus MS Outlook automatisiert zur entsprechenden Akte, sofern die Aktennummer im Betreff angegeben ist. Die PDF-Konvertierung ist nur für Anhänge möglich, nicht aber für die E-Mail selbst.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

[#26]

Hallo Frau Kubisch,

danke für die Info.

Schön, dass das jetzt auch mit DMS geht.

Ich hatte ja bereis angeregt, die Umwandlung der E-Mail in eine PDF noch mit in das Tool aufzunehmen, denn die Speicherung des msg-Formats, gleich zweifach (einmal im Exchange/Outlook-Archiv und dann nochmals im DMS) macht keinen Sinn.

Für die weitere Ver- und Bearbeitung sowie die Archivierung bietet aber aber das PDF-Format deutliche Vorteile.

Bei dem Umfang, den der E-Mail-Verkehr in den Kanzleien zwischenzeitlich angenommen hat (bei uns mind. 2x so viel wie die Scans und die Faxpost), sollte man auch überlegen, wie man den Posteingang der E-Mails in den Postworkflow sachgerecht integriert und gerade der E-Mail-Erzeugung, Speicherung, Verarbeitung und Archivierung intensive Aufmerksamkeit widmen.

Ob da ein schlichtes Plug-In für Outlook aus dem Bereich Customizing das richtige Tool ist, da bin ich mir nicht ganz sicher.

Das bei uns eingesetzte (Fremd-)System ist zwar bis zur Speicherung auf die Festplatte wirklich nahezu ideal - es fehlt aber natürlich die ideale Einbindung zu AnwaltPro, die ich nicht herstellen kann, die aber offensichtlich Ihr E-Mail-Tool gut gelöst zu haben scheint.

Ich würde das mir gerne mal ansehen.

Vielleicht kann ich das mal testweise bekommen.

Viele Grüße

WFTH

[#27]

Hallo Herr Thalmeir,

wir befinden uns derzeit noch in der finalen Erprobungsphase mit einem kleinen Kundenkreis. In Abhängigkeit von den gesammelten Erkenntnissen werden wir das Produkt für alle freigeben; ich werde an dieser Stelle darüber informieren.

Dann können Sie das Produkt auch gerne testen. Dazu schreiben Sie uns dann am besten einen Servicekontakt mit diesem Anliegen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

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Hallo in die Runde,

seit 12.06. wird das E-Mail-Tool offiziell verteilt.  Aus Versuchen mit dem Tool kann ich nur folgendes Fazit ziehen:  Die Mandanten müssen so erzogen werden, dass Sie immer auf eine versendete E-Mail antworten.  Ansonsten wird es mühsam den Mandanten beizubringen, den Betreff so zu bezeichnen, dass das Tool tatsächlich etwas damit anfangen kann. 

Wenn das Tool die Mail nicht automatisch verarbeitet, gefällt mir persönlich, dass die Attachements separat, aber im gleichen Arbeitsschritt  gespeichert werden können.  Bisher mussten die Anhänge zunächst auf z.B. dem Desktop gespeichert und von dort weiterverarbeitet werden.

Viel Erfolg beim Einsatz des Tool.

@Herrn Thalmeir:  Die Entwicklung hat die Konvertierung der Mail in eine Pdf.-Datei wohl auf dem Schirm.

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@Hr. Müller:

Seit gestern haben wir auch das E-Mail Tool. Funktioniert es bei Ihnen tatsächlich automatisch im Sinne des Wortes, also selbsttätig? Bei uns funktioniert es bislang nur so, dass wir dafür den Button „zur Akte speichern“ benutzen müssen. Dann ist zwar über das Aktenzeichen die richtige Akte eingestellt, aber automatisch im Wortsinne, also selbsttätig ist das nicht.

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Hallo Herr Lorenz,

während der Verprobung des Tools ist mir dieser Punkt ebenfalls aufgefallen.  Letztlich liegt die Lösung in der Frage, wie die E-Mail generiert wurde.  Wird die Mail aus dem Tool heraus generiert und antwortet der Empfänger hierauf, läuft die Automatik; in allen anderen Fällen müssen die Mails manuell nachbearbeitet werden.  Auf DATEV Seite muss die Routine noch überarbeitet werden. 

Sicherlich hätte das Tool bei Freigabe noch ausgereifter sein können.  Das Tool stammt jedoch aus einem ganz konkreten Anwenderszenario.  Daher wurden dessen Spezifika bevorzugt umgesetzt.  In diesem Kontext läuft das Tool nach meiner Information auch.

Ich persönlich bin zwischenzeitlich sogar froh, dass die Automatik nur in besonderen Fällen funktioniert.  Einerseits erfahre ich so, dass eine Mail eingegangen ist, andererseits führen unterschiedliche Softwarephilosophien zu "besonderen" Ergebnissen.

Denn - ohne hier meinen üblichen Seitenhieb auf bestimmte Softwareprodukte zu vertiefen - E-Mails die mit Apple-Mail erstellt und versendet werden, werden, wenn diesen Anlagen beigefügt sind, von Outlook in Einzelteile zerlegt und als "unbenannte Anlage00XX" empfangen. 

Es handelt sich um ein Problem der unterschiedlichen Erstellungs-/Versandformate. Das Phänomen ist seit mindestens 2010 wohl bei beiden Herstellern bekannt, keiner scheint jedoch bereit zu sein, die Inkompatibilität zu beseitigen.

Als Workaround kann ich nur empfehlen, den Absender zu bitten, den Versand im Windows kompatiblen Format zu hinterlegen.

Als Fazit gilt für unsere Kanzlei, dass das Handling der E-Mails mit dem Tool wesentlich erleichtert wurde, auch wenn noch nicht alle Hürden überwunden wurden.