12 Antworten Neueste Antwort am 01.03.2017 12:59 von marcohüwe

    Unterschied DMS und Dokumentenablage?

    simohr Neuling

      Hallo liebe Community,

       

      wir sind gerade dabei die Prozesse in unserer Kanzlei etwas umzustrukturieren. Dabei wollen wir nun endlich einen großen Schritt in die digitale Welt wagen und zukünftig zahlreiche Dokumente in DATEV speichern, sodass auch jeder darauf zugreifen kann. Die materiellen Akten sollen (soweit möglich) mehr und mehr verschwinden. Wir sind bisher sehr klassisch aufgestellt.

       

      Wir haben derzeit das Programm "Dokumentenablage" installiert, welches offenbar im Mehrwert-Angebot enthalten ist und grundsätzlich zur Ablage von Dokumenten jeder Art geeignet ist. Dies wird teilweise auch bereits von einigen Mitarbeitern genutzt. Bevor nun aber allen Mitarbeitern ein Leitfaden an die Hand geben wird wie Dokumente zukünftig abgelegt werden sollen, wollte ich mich erstmal ausführlich mit dem Thema auseinandersetzen. Dabei bin ich nun über das Stichwort "DATEV DMS classic" gestolpert, werde aus der Beschreibung auf der DATEV-Seite allerdings nicht so ganz schlau worin genau der Unterschied besteht. Oder sind diese Programme nicht miteinander vergleichbar bzw. stehen nicht in Konkurrenz zueinander? Was bietet DATEV DMS und wie sind die Erfahrungen damit?

       

      Danke schonmal im voraus

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        • 1. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
          Martin Kolberg Erfahrener

          Sehr geehrte Frau Mohr,

           

          für einen Erstbeitrag stellen Sie eine sehr große Frage, bei der mir ein Paar Dinge auffallen:

          • Wir sind bisher "sehr klassisch" aufgestellt ...
          • wollen wir nun endlich einen "großen Schritt" in die digitale Welt "wagen"
          • Dies wird "teilweise" von "einigen" Mitarbeitern genutzt
          • Bevor nun aber allen Mitarbeitern ...
          • ..wollte "ich" mich "erstmal ausführlich" mit dem Thema auseinandersetzen

           

          Das von Ihnen genannte Ziel: "Die materiellen Akten sollen (soweit möglich) mehr und mehr verschwinden" und "in DATEV speichern, sodass auch jeder darauf zugreifen kann" kann jede digitale Ablage erfüllen. Sie haben jedoch ein Organisationsproblem, welches unabhängig von der Technik gelöst werden muß.

           

          Wo liegt bei Ihnen im Haus der Bremser, daß das nicht bereits vor Jahren umgesetzt werden konnte?

          bzw. Wie und wo wird heute die Korrespondenz abgelegt (Emails, Briefe, usw.)

           

          Lassen Sie sich doch von DATEV beraten, welche Programme zu ihrer Kanzlei am besten passen und lassen Sie sich dann gleich eine für Sie passende Ablagestruktur einrichten und versuchen Sie einen technisch versierten Mitarbeiter (oder den EDV- Admin) mit der Datenkontrolle Pflege und langfristigen Schrittweisen Schulung der anderen Mitarbeiter zu beauftragen.

           

          Unsere Erfahrung mit der DokOrg:

          • Unbedingt eine sinnvolle Ablagesrtuktur getrennt nach Tätigkeiten anlegen
          • Unbedingt einen wirklich schnellen und von jedem einfach zu bedienenden Scanner bereitstellen, der mit einem Knopfdruck Dokumente in die Ablagemappe (hier Homeverzeichnis) des Mitarbeiters legt.
          • Unbedingt auf eine einheitliche Verschlagwortung bestehen (z.B. GewStMB 2015 vom xx.yy.zzz".
          • Letztlich hat das Projekt nur dann Erfolg, wenn sichergestellt ist, daß wirklich alle Mitarbeiter dafür Sorge tragen, daß wirklich alle wichtigen Unterlagen und die komplette Korrespondenz digital abgelegt werden und keine privaten Nebenablagen gepflegt werden..

          Wir haben uns auf folgende "Dateiformate" festgelegt:

          • Original Doc, Docx, xls, usw. für Arbeitsunterlagen und laufende Korrespondenz, wo wir keine "Versionierung" benötigen sondern Wert darauf legen, daß das gespeicherte Dokument einfach aktuell ist. Versioniert wird - wie aus DOS- Zeiten - mit dem Dateinamen, wo z.B. das Abschlußjahr selbstverständlich manuell angehängt wird.
          • PDF- Format für Ausdrucke aus dem System (Bilanzberichte, Rechnungen, Auswertungen für den Mandanten)
            Diese Ausdrucke dienen der Festschreibung, da z.B. in den Steuerprogrammen, BiBer usw. nicht sichergestellt ist, daß man später noch den Ausdruck rekonstruieren kann, den man an den Mandanten oder das FA rausgegeben hat. Wie leicht gibt es noch Nachbuchungen oder Bedienfehler, die die Daten unwiederbringlich ändern.
          • TIF- Format (SW, 200 dpi) für alle Scans von Papierunterlagen.
            Wichtig hierbei: Auf allen Arbeitsplätzen muß für jeden Mitarbeiter Anzeige und Druck funktionieren. Hier der "Microsoft Office Document Imaging", der eine wirklich funktionierende Vorschau zum Blättern in mehrseitigen Dokumenten bietet, OCR hat, und natürlich einzelne Seiten drucken kann, als Vorgabe eingestellt.

           

          Ich wünsche Ihnen viel Erfolg, und Sie werden erstaunt über den Mehrwert der digitalen Ablage sein.

           

          PS: Ein Update von der DOKORG zur DMS ist meines Wissens jederzeit möglich, der Weg zurück jedoch nicht mehr.
          PS II. Hier die Beiträge über DMS (Premium- Produkt) suchen und lesen...

          Geändert am 28.02.17 um 19:18 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
          • 2. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
            ichauch Erfahrener

            Moin,

             

            wie immer im Leben gibt es ein sowohl als auch. Es stellt sich die Frage wo Sie mit Ihrer Kanzlei hinwollen. Daraus ergibt sich dann das richtige Produkt.

             

            Salopp gesagt ist die digitale Dokumentenablage ein DMS light, bitte verzeihen Sie mir falls im Verlauf den alten Begriff DokOrg benutze. Die Dokumentenablage versioniert die eingestellten Dokumente nicht, das heißt ein Dokument ist genau einmal enthalten. Die Dokumentenablage revisioniert auch nicht, Sie können auch nicht die Änderungen nachvollziehen und Dokumente löschen (auch physikalisch). Bei der Handhabung möchte DATEV die beiden Produkte zusammenführen, das wird nichts werden weil DMS dadurch komplett entwertet würde (dazu später), die Bedienung wird nicht Ihr Problem sein.

             

            Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann noch mehr als nur Dokumente (egal welches Format) speichern. Es kann versionieren, d. h. ein geändertes Dokument wird wie ein Ausdruck darübergelegt. Man kann erkennen wer wann was geändert hat. Das Dokument ist physikalisch nicht löschbar (löschen bedeutet eine Anzeigesperre, der Admin kann es zurückholen). Es lassen sich Arbeitsabläufe mit verschiedenen Dokumentenstatus darstellen, Dokumente können rechtemäßig sehr fein eingestellt werden (es geht sogar soweit, das Passagen geschwärzt werden können und diese Schwärzung bei einzelnen Nutzern aufgehoben wird). Es lassen sich Dokumente auf andere Mandanten verknüpfen, d. h. das Dokument liegt nur einmal im Speicher kann aber bei diversen Mandanten gefunden werden.

             

            DATEV DMS besitzt eine Volltexterkennung, es kann über den gesamten Bestand gesucht werden, als alleiniges Suchkriterium m. E. aber nicht zu empfehlen. Digitales Belegbuchen ist komplett vor Ort möglich, den Umweg über Unternehmen Online braucht man nicht zu gehen.

             

            Und ja, ich bin ein Fan vom DMS, alle Möglichkeiten und Spielereien können nicht nur mal so dargestellt werden. DMS ist unglaublich zu individualisieren, Sie werden vermutlich keine zwei gleich organisierte Installationen finden. Daher ist die Zwangsintegration in den Arbeitsplatz auch nicht zweckmäßig. Die Nutzer haben sich nämlich bei der Individualisierung nämlich etwas gedacht.

             

            Meine Empfehlung ist aber immer, dass wer einfach etwas digital ablegen will mit der Dokumentenablage gut bedient ist, wer aber ein universelles Organisationsmittel sucht, braucht DMS. Meine Kanzlei ist nicht die größte, DMS möchte keiner mehr missen . und finanziert wird das zu einem großen Teil aus ersparten Druckkosten.

             

            Viele Grüße

            KP

            1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
            • 3. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
              simohr Neuling

              Hallo Herr Kolberg,

               

              vielen Dank für die ausführliche Antwort.

               

              Es ist momentan noch so, dass die Dokumentenablage bei uns im Haus nicht ansatzweise einheitlich geschieht, da dies aus internen Gründen bisher nicht gewünscht und nicht als Chance gesehen wurde (hier lag der "Bremser"). Das dies aktuell insbesondere noch ein organisatorisches Problem darstellt und es notwendig ist eine einheitliche Ablagestruktur zu entwickeln ist uns bewusst. Diese wird auch bereits in einem Projekt entwickelt.

               

              Bisher gab es wie Sie auch so schön ausgedrückt haben zu viele "private Nebenablagen". Wir haben für uns die Möglichkeiten der "DATEV Dokumentenablage" bereits als gute Möglichkeit zur Ablage von Dokumenten wie Briefen, Bescheiden u.v.m. identifiziert.

               

              Mir ging es in meiner Frage primär um den Unterschied zwischen der "Dokumentenablage" und "DMS". Ich möchte vermeiden, dass wir eine zeitaufwendige Umstellung (inkl. Schulung der Mitarbeiter) durchführen um wenig später unter Umständen feststellen zu müssen, dass wir lieber gleich mit "DMS" gestartet wären.

               

              Viele Grüße

              SM

               

              P.S.: Ich werde mich hierzu auch von DATEV beraten lassen. Das Ergebnis kann man sich aber sicher bereits vorstellen (= "DMS").

              Geändert am 28.02.17 um 19:33 Uhr
              • 4. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                seprof Beginner

                Sehr geehrter Herr Mohr,

                 

                die DATEV bietet nur in DMS eine direkte Verbindung zur E-Mail Archivierung an. Wenn man dieses Thema wirklich richtig anpacken möchte, dann würde ich DMS vorziehen.

                 

                Wir haben uns hier von DATEV beraten lassen und auch die Installation durchführen lassen. Auch ist es nicht verkehrt die Schulung der Mitarbeiter durch DATEV vor-Ort zu organisieren.

                 

                Freundliche Grüße

                Sven Ehlers

                • 5. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                  fitschen_lauenbrück Einsteiger

                  Hallo Herr Mohr,

                   

                  auch ich nutze in meiner Kanzlei DMS, nachdem ich zuvor bereits mit der Dokumentenablage angefangen hatte, Dokumente zu digitalisieren. Ich habe mich damals vor dem Umstieg nochmals auf der CEBIT über die beiden Programme und die Unterschiede informiert. Die nächste CEBIT ist ja nun bald und ganz sicher ein guter Ort, um Informationen einzuholen, evtl. auch bei einem Vortrag.

                   

                  Für mich hat insbesondere die Möglichkeit Dokumente in einer Vorgangsmappe zusammenzufassen (wie früher in einem Papierordner, aber hier virtuell) für DMS gesprochen, da ich mir bei der Durchsicht von Abschlüssen nicht die Dokumente zusammensuchen wollte.

                   

                  Zur Zeit bin ich auch ganz froh mit DMS zu arbeiten, da ich hier bzgl. der GOBD auf der sicheren Seite bin und mir darüber keine Gedanken mehr machen muss.

                   

                  Was evtl. gegen DMS spricht, ist, dass die Möglichkeit der Nutzung von DATEV-Software in der Cloud wegfällt, da hierfür DMS zu individuell ist. Will man vom eigenen Server weg, muss man mit DMS zu DATEVasp oder Partner-asp wechseln.

                   

                  Viel Erfolg bei der Entscheidung.

                   

                  Viele Grüße,

                   

                  BF

                  • 6. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                    mapex Fortgeschrittener

                    DMS und Hiendl !!!

                     

                    mehr sog i net

                    • 7. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                      ichauch Erfahrener

                      DMS und Hiendl !!!

                       

                      mehr sog i net

                       

                      Sorry, als Bewohner der nördlichen Hemisphäre des Weißwurstäquators verstehe ich das jetzt nicht

                      • 8. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                        Martin Kolberg Erfahrener

                        Ich erinnere mich an Beiträge in dieser Form: (Suchbegriff. "Premiumprodukt DMS")
                        Ob das noch aktuell ist, kann ich nicht beurteilen

                        https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=85459

                        https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=85332

                        Geändert am 01.03.17 um 09:37 Uhr
                        • 9. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                          ichauch Erfahrener

                          Ich glaube, dass der Kollege die Konfiguration langsam in den Griff bekommen hat. Die Probleme liegen ja nicht in DMS sondern in der Konfiguration und an Leuten, die mangels Erfahrung in der spezifischen Kanzlei, irgendetwas als Allheilmittel versprechen und am Ende mit viel Geld in der Tasche kläglich scheitern. Das ist die Kehrseite der Freiheit die ich ansprach.

                           

                          Aber, es tut mir trotzdem leid, mit dem Begriff "Hiendl" kann ich nichts anfangen. Und in LEO hat die bayerische Mundart noch keinen Einzug gefunden

                          • 10. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                            mapex Fortgeschrittener

                            der ottfried fischer hat mal radio-Werbung für ein möbelhaus "hiedl" gemacht und wollte damit zum ausdruck bringen, dass mehr als "hiendl" nicht zu sagen wäre.

                             

                            so meinte ich das auf DMS bezogen. man könnte auch sagen:

                             

                            DMS rules

                            • 11. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                              ichauch Erfahrener

                              Jetzt ist die Sache klar, Dankeschön

                              • 12. Re: Unterschied DMS und Dokumentenablage?
                                marcohüwe Aufsteiger

                                Hallo Herr Mohr,

                                 

                                kleiner Tipp am Rande: lassen Sie sich doch von DATEV einige Referenzkanzleien in der Nähe nennen und schauen Sie sich das Ganze vor Ort an. Wenn schon die Vor-/Nachteile der Dokumentenablage bekannt sind, kann man sich so auch guten Überblick verschaffen.

                                 

                                Wir nutzen DMS seit einigen Jahren und sind sehr zufrieden. Die Unterschiede hier alle aufzuzählen ist aber wohl kaum möglich, zumal jeder dort andere Prioritäten setzt.

                                 

                                Mit freundlichen Grüßen

                                Marco Hüwe