Ich möchte bei uns im Unternehmen DMS für Kreditorenbuchhaltung einführen.
Nun, habe ich zur Rechnungsprüfung ein paar Fragen:
In unserem Unternehmen arbeiten wir mit Datev Mittelstand Faktura pro als Einzelplatzlösung.
1. Mal angenommen, ich habe eine PDF-Rechnung, diese soll von einem Mitarbeiter auf Richtigkeit
geprüft werden. Da wir, wie erwähnt Datev nur als Einzelplatzlösung haben, frage ich mich wie
kann ich dem Mitarbeiter der die Rechnung prüfen soll weitergeben/vorlegen? Jetzt (ohne DMS) gebe ich das Stück Papier
weiter und der Mitarbeiter zeichnet die Rechnung ab. Wie funktioniert das mit DMS? Muß dann jeder Mitarbeiter
der Rechnungen prüft an Datev angeschlossen sein? Oder kann man den Beleg mit DMS auch digital weitergeben
und digital abzeichnen lassen?
2. Zur Zeit prüfe ich bei jedem Zahlungslauf die Bankverbindungen ab (Stimmt die Bankverbindung auf der
Rechnung mit der Bankverbindung in Datev überein) Dazu habe ich ja die Rechnung als Papier vor mir liegen, und
gucke eben schnell drüber. Bei einem PDF Dokument ist die Bankverbindung oft nur durch heranzoomen gut
erkennbar, was wiederum einen zeitlichen Mehraufwand darstellt. Durch das einspielen der Rechnungen (nur die Buchungssätze!)
gehen manchmal Stammdaten verloren, oder es wird nicht darauf geachtet das sich ggf. Bankverbindungen geändert haben.
Wie kann ich beim arbeiten mit DMS sinnvoll und effektiv die Bankverbindungen überprüfen?
3. Außerdem habe ich durch die Papierablage einen guten Überblick ob auch alle Rechnungen mit dem jeweiligen Zahlungslauf erfasst wurden. Da die Kreditorenbuchungen zu 90 % in unserem Unternehmen per Schnittstelle aus einem ERP-Programm eingespielt werden, und daurch wiederum bei Fehlerhaften Eingaben anderer Mitarbeiter gelegentlich die Stammdaten auf keine Überweisung umgestellt werden, bin ich mir
nicht sicher wie ich die Kontrolle darüber behaltenkann, ob auch alle fälligen Rechnungen in den Zahllauf kommen, wenn wir
auf Datev DMS umstellen.
Wer hat hierzu Tipps wie man das umsetzen kann?
