Hallo zusammen,
seit der Einführung des IPAD pro, mit quasi Din A4 Bildschirm, und dem Apple Pencil habe ich die Papierakten komplett aus meiner Bearbeitung verbannt (auch bei Gerichtsterminen).
Möglich ist dies aber aus den bekannten Gründen (Pflicht zur Führung von Handakten) nur mit einem absolut revisionssicheren System und dies ist derzeit ausschließlich bei DATEV DMS !
Also, wie läuft das bei uns:
Bei uns wird der gesamt Posteingang gescannt und im Sekretariat bereits digital vorbereitet (Fristen Termine etc.), dann digital verteilt und von den Anwälten weiter digital bearbeitet.
Den Workflow hinzubekommen ist nicht leicht, da von DATEV-Anwalt und DMS seit Jahren leider einfach zu wenig Augenmerk auf diesen Punkt gelegt wird und die Programmentwickler nicht wissen, wie ein ordentlicher Workflow in einer Kanzlei aussieht und die in der Programmentwicklung tätigen Juristen offensichtlich auch zu wenig Einblick und Erfahrung haben.
Mit DMS und den dortigen Tools geht das aber leidlich ganz gut, wenn auch erhebliche Defizite bei der Bedienung und Ergonomie bestehen, die ich seit Jahren immer wieder moniere. Das Ganze ist halt zu umständlich und hat viel zu viele Klicks.
Was die Gerichtstermine betrifft halten wir zusätzlich zur DMS-Storage für jeden Vorgang eine PDF-Akte auf einem eigenen Server.
Diese wird gepflegt, ist per Hyperlink mit jeder Akte verknüpft und wird per Kabel 
auf das mobile Gerät übertragen, nachdem DATEV es noch nicht geschafft hat, uns Anwälten hier eine sichere Cloud, die einfach zu bedienen ist (wie z.B. Dropbox oder OneDrive) und einen Access vom IPAD aus bietet, bereitzustellen. IN dieser Akte arbeiten die Anwälte nahezu ausschließlich !!
Die Handakte kann auf dem PC und dem IPAD strukturiert und perfekt bearbeitet werden, allerdings verwenden ich hier mit einigen Kollegen eine ganz speziell entwickelte APP.
Mit den handelsüblichen PDF-Programmen aus dem APP-Store geht das aber genauso.
Ich habe noch ein 2. kleines IPAD pro mit Pencil und dem Programm Goodreader (ca. 9,00 € im APP-Store), das ich immer dabei habe, das mein Notizbuch ist und auf dem ich auch bei allen Terminen meine Notizen mache (das hat den Vorteil, dass man nebenbei immer noch in der Akten blättern und was nachsehen kann und sofort wieder bereit für Notizen ist - kann ich nur empfehlen) - nach dem Termin in der Kanzlei kommen die handschriftlichen Notizen per PDF problemlos wieder in die Akte und die DMS-Storage.
Was ist besser zu machen:
1. Posteingang
Hier arbeiten leider DMS und Anwalt-pro nebeneinander her und die Einen wissen leider nicht was die anderen tun. Alles doppelt, beides etwas anders, beides nur halb gar !!
Wir verwenden DMS als revisionssicheren Storage - die Postfächer aus dem neuen Anwaltspostfach (in Anwalt-Pro) derzeit zum Sammeln der digitalen Posteingänge (Scanner und Verteilung teilweise über Explorer sowie automatisierter E-Mail Eingang - im übrigen ausschließlich als PDF mit Sende und Empfangsstempel - nur das ist auch nachvollziehbar und dauerhaft - nicht das msg-Format).
Schön wäre hier eine Posteingangsworkflow, der von allen Eingangsquellen die Post in einem Format (PDF - was sonst) sammelt, zentral in einem Verzeichnis ablegt.
Dann bräuchte man ein sinnvolles ergonomisches Programm mit dem man dort die Post verschlagwortet, stempelt, vorbereitet und an die Bearbeiter verteilt, die dann das gleiche wieder mit einem ebenfalls möglichst ergonomischen Programm per Verfügung oder per Diktat bearbeiten können (ein Anwalts-PDF-Programm also 
)
2. Handakte
Weder DMS noch die Dokumentenablage von Anwalt-Pro bildet eine Handakte ab.
Hier liegt die größte Schwachstelle.
Anwälte blättern seit Jahren in Akten und möchten das auch am Bildschirm tun, mit der Möglichkeit zu highlighten, Einmerker zu setzen, Strukturen zu bilden, schnell hier und dort zu springen und Hyperlinks zu setzen und zu sehen wieviele Blätter vorne oder hinten sind und möglichst die eigenen Schriftsätze in anderer Farbe zu sehen (so habe ich das vor 30 Jahren in meiner Ausbildungskanzlei im Baurecht gelernt !).
Mit Datenbanksystemen und deren übliche Anzeigen geht das aber nicht. Denn DMS ist nicht mal in der Lage, Schriftstücke je nach Art in unterschiedlichen Farben anzuzeigen. Bei Bauakten mit mehr als 2.000 Seiten wird aber "DATEV-grün" und "DATEV-weiß" im regelmäßigen Wechsel zum Graus und hilft rein gar nichts.
Der Adobe Acrobat (keine Werbung, doch was sonst soll man nehmen, wenn Datev nichts hat) kann einen Workaround bieten.
Das funktioniert tatsächlich ganz gut (blätterbare Akte), ist aber derzeit im Aufbau und der Verwaltung leider sehr aufwendig.
Notwendig wäre es also zu jeder Akte aus dem Dokumentenstorage einen "bearbeitbare Handakte" per Klick im PDF-Format (was sonst) schnell zu generieren, die per Klick schnell aktualisiert werden kann, strukturiert ist und die für die Anwälte notwendigen Bearbeitungstools zur Verfügung stellt (da hätte ich viele Ideen) und die dann auch mobil nutzbar ist.
Ich würde daran gehen einen Anwalts-PDF-"Acrobat" zu entwickeln, also wieder ein Anwalts-PDFProgramm also !
Diese Akte wäre dann mit der richtigen Anwalts-App für IOS, Android und Windows auch mobil ideal nutzbar.
So viel zu den Träumen - bis dahin verbleiben leider jeden Tag endlose, nutzlose Klicks mit Programmen, die eigentlich für was anderes gedacht sind, als für Handakten von Anwälten.
So jetzt habe ich leider keine Zeit mehr - die Akten warten wieder.
Viele Grüße
WFTH