8 Antworten Neueste Antwort am 29.06.2017 16:43 von wfth

    Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)

    stevi Beginner

      Guten Tag,

       

      die Digitalisierung schreitet voran und macht auch vor Anwälten nicht halt (siehe EGVP, beA, WebAkte etc.). Auch in unserem Büro wird mittlerweile jedes Dokument digital erfasst. Hier sind einige Fragen aufgetaucht, die sinnvollerweise in einem eigenen Thread diskutiert werden sollten.

       

      Mich würde sehr interessieren, wie andere Rechtsanwälte auf Grundlage von DATEV Anwalt Pro mit der digitalen Akte arbeiten.

       

      • Bearbeiten Sie den Posteingang (PE) schon abschließend, wenn er in Papierform vorgelegt wird? Lassen Sie sich zusätzlich die Papierakte vorlegen? Oder erhalten Sie die Post ausschließlich digital?

        Die Posteingangserfassung nehmen wir wie folgt vor:

        PE wird mit Eingangsstempel in der Postmappe vorgelgt

        -> Einfache Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen, werden auf dem PE verfügt (z.B. an Mdt zur Kenntnis - Wvl)

        -> PE wird gescannt, von der Mitarbeiterin in die Papierakte geheftet und erscheint im digitalen Postkorb

        -> PE werden dann zur digitalen Akte gespeichert. Einfache Verfügungen werden von der Mitarbeiterin erledigt; damit ist der Vorgang dann abgeschlossen. Die restlichen PE werden in die Postmappe verschoben und von mir bzw. meinen Kollegen bearbeitet.

      • Mich würde auch sehr interessieren, ob es Kollegen gibt, die keine Papierakte mehr führen und wie sie dann Gerichtstermine wahrnehmen. Mein Beitrag aus dem Thread "Wer nutzt die Posterfassung?":

        Mich stört im Moment sehr, dass ich noch auf die Papierakte angewiesen bin. Denn ich habe noch keine Lösung für das Problem gefunden, ohne Papierakte komfortabel in Gerichtsterminen zu arbeiten. Per VPN auf den Kanzleiserver zugreifen funktioniert nur bei guter Internetverbindung im Gericht und die Exportfunktion ist unübersichtlich, ohne vernünftige Gliederung und erlaubt keine Suche. Man könnte alle Dokumente einer Akte als pdf exportieren und dann in das Programm eines DATEV-Mitbewerbers, das ich auch zur Recherche nutze (Jurion eAkte), importieren. Dort werden die Dokumente übersichtlich zur Verfügung gestellt und man kann auch innerhalb der Dokumente suchen. Insgesamt ist mir das aber eigentlich zu aufwändig. Gibt es jemanden, der mit DATEV Anwalt arbeitet und regelmäßig Gerichtstermine ohne Papierakte wahrnimmt.

      Ich würde mich freuen, wenn wir hier unsere Erfahrungen austauschen könnten.

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        • 1. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
          stevi Beginner

          Herr Hayko schrieb:

          (...) bei uns wird der PE mit dem Eingangsstempel versehen, ggf. Fristen auf dem PE gekennzeichnet und notiert und dann gescannt. (...)

          Bei uns wird momentan die Verfügung in der Postmappe vor dem Scannen auf dem Dokument oder einem zusätzlichen Zettel erfasst, da das Anwaltspostfach die digitalen Verfügungen löscht, nachdem sie erledigt wurden.

          • 2. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
            agmü Aufsteiger

            Hallo,

             

            Im Idealfall kann ich zukünftig komplett digital abarbeiten, auch wenn dies gerade bei meinen Bauakten eine echte Challenge wird.

             

            Derzeit versuche ich bei "einfachen" Akten auf die Handakte aus Papier weitgehend zu verzichten, wenn ich zu Gericht muss.  Auch wenn ich diese immer noch als "FallBack" Lösung mit mir führe.  Allerdings bedeutet derzeit aber auch, dass sämtliche Dokumente für die Verhandlung aus der DokAblage auf den Rechner geladen werden müssen, was nur bei ordentlicher Verschlagwortung der Dokumente funktioniert.

             

            Der Zugriff auf den Kanzleirechner von Außen ist bewusst ich gewollt, so dass sich für mich die Frage nach einem VPN Zugriff aus dem Gericht nicht stellt; dies unabhängig von dem Umstand, dass wir uns derzeit mit einer DSL 6000 Leitung begnügen müssen.

            • 3. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
              andreashofmeister Fachmann

              Wir nutzen zwar nicht die DATEV-Software für Anwälte, wohl aber die DATEV-TAP-Technologie i.V.m. RA-Micro.

               

              Es wurden schon "papierfreie" Gerichtstermine wahrgenommen. Bisher keine Probleme. War technisch aufgrund guter LTE-Verfügbarkeit gut lösbar.

              • 4. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
                rahayko Einsteiger

                Wir nutzen zwar nicht die DATEV-Software für Anwälte, wohl aber die DATEV-TAP-Technologie i.V.m. RA-Micro.

                Das klingt abenteuerlich. Ich habe ra-micro in die Wüste geschickt, nachdem ich mit der Umstellung auf die Touch-Oberfläche keine Lust mehr hatte meine Kanzlei als Beta-Tester zu nutzen.

                Allerdings ist dort die Idee mit dem e-Workflow bereits vollständig umgesetzt. Sie kennen sicherlich den e-Postkorb, das e-Postfach und das A-Postfach. Auch die Integration der WebAkte ist vorhanden. Allerdings funktioniert nichts davon zuverlässig. Aber das soll hier nicht Thema sein.

                 

                Ich glaube, für einen wirklich effizienten digitalen Workflow, muss man sämtliche bisherige Arbeitsweisen in Frage stellen. Braucht man in einer digitalen Kanzlei Verfügungen wie z.b. "Abschrift an Mandant"? Oder hat dieser nicht ohnehin Zugriff auf seine digitale Akte, sobald der Anwalt hierzu die Freigabe erteilt. In der Zeit in der ich eine Verfügung tippt, kann ich in der digitalen Akte auch ein Dokument für den Mandanten frei geben, oder dies als E-Mail verschicken. Wenn ich hierzu einen Text diktiere, sucht mein Sekretariat das entspreche Dokument aus dem DMS und hängt es an die diktierte E-Mail. (was übrigens der Grund ist, weshalb ich keine Dragon o.ä. nutze)

                1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                • 5. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
                  stevi Beginner

                  Ich habe auch bereits "kleinere" Termine mit der "Fallback-Lösung" Papierakte in der Tasche wahrgenommen. Das hat zwar geklappt, aber bei größeren Sachen mit vielen Unterlagen ist mir das noch zu unsicher bzw. nicht übersichtlich genug.

                   

                  Herr Müller, haben Sie die Akteninhalte als pdf-Dokumente exportiert und dann nur geöffnet, mit der Dokumentensammlung gearbeitet oder auf eine andere Software zurückgegriffen?

                  • 6. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
                    andreashofmeister Fachmann

                    Wir nutzen zwar nicht die DATEV-Software für Anwälte, wohl aber die DATEV-TAP-Technologie i.V.m. RA-Micro.

                    Das klingt abenteuerlich. Ich habe ra-micro in die Wüste geschickt, nachdem ich mit der Umstellung auf die Touch-Oberfläche keine Lust mehr hatte meine Kanzlei als Beta-Tester zu nutzen.

                    Allerdings ist dort die Idee mit dem e-Workflow bereits vollständig umgesetzt. Sie kennen sicherlich den e-Postkorb, das e-Postfach und das A-Postfach. Auch die Integration der WebAkte ist vorhanden. Allerdings funktioniert nichts davon zuverlässig. Aber das soll hier nicht Thema sein.

                     

                     

                    Kann ich so nicht bestätigen. Gewiss gibt es hin und wieder schon mal "Ruckler". Die Patche selbst beheben das aber kurzfristig. Die Supportwege sind im Gegensatz zu früheren Zeiten auch kürzer geworden. Aber natürlich noch ausbaufähig. Aber welche Software ist da schon am Ziel?

                    • 7. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
                      agmü Aufsteiger

                      Sehr geehrter Herr Steveker,

                       

                      bisher habe ich auf weitere Software zur Anzeige der exportierten Aktendokumente verzichtet.  Derzeit werden die erforderlichen Dokumente als pdf.-Datei, in der Regel auf dem Arbeitsplatz abgelegt, und mit einem pdf.-Reader (will keine Werbung machen) angezeigt.  Innerhalt der Dokumente habe ich mit Lesezeichen die wichtigen Stellen markiert und komme so ohne weiteres an sie heran. Da ich parallel hierzu auch noch die Notizen für das Verfahren - handschriftlich - erfasse, bedarf es gelegentlich gewisser artistischer Fähigkeiten um zwischen den Fenstern zu wechseln.

                       

                      Am "besten" ist mir dies bisher in Straf- und Ordnungswidrigkeitenverfahren gelungen, da dort in der Regel neben der Ermittlungsakte die Anzahl der eigenen Schriftsätze "überschaubar" ist.

                       

                      @Herrn Hayko:

                      das beA - die Neverending Story - hat mich veranlasst die Überprüfung der bisherigen Prozesse in der Kanzlei wieder einmal vertieft in Angriff zu nehmen.


                      Allerdings stehe ich der "grenzenlosen" Vernetzung und Digitalisierung etwas kritischer gegenüber als der Durchschnitt (eigene Einschätzung); gerade was den Einsatz in unserem beruflichen Bereich anbelangt.  Hierbei handelt es sich aber um einen Themenbereich, der über die digitale Aktenführung hinausgeht.

                      • 8. Re: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)
                        wfth Neuling

                        Hallo zusammen,

                         

                        seit der Einführung des IPAD pro, mit quasi Din A4 Bildschirm, und dem Apple Pencil habe ich die Papierakten komplett aus meiner Bearbeitung verbannt (auch bei Gerichtsterminen).

                         

                        Möglich ist dies aber aus den bekannten  Gründen (Pflicht zur Führung von Handakten) nur mit einem absolut revisionssicheren System und dies ist derzeit ausschließlich bei DATEV DMS !

                         

                        Also, wie läuft das bei uns:

                         

                        Bei uns wird der gesamt Posteingang gescannt und im Sekretariat bereits digital vorbereitet (Fristen Termine etc.), dann digital verteilt und von den Anwälten weiter digital bearbeitet.
                        Den Workflow hinzubekommen ist nicht leicht, da von DATEV-Anwalt und DMS seit Jahren leider einfach zu wenig Augenmerk auf diesen Punkt gelegt wird und die Programmentwickler nicht wissen, wie ein ordentlicher Workflow in einer Kanzlei aussieht und die in der Programmentwicklung tätigen Juristen offensichtlich auch zu wenig Einblick und Erfahrung haben.

                         

                         

                        Mit DMS und den dortigen Tools geht das aber leidlich ganz gut, wenn auch erhebliche Defizite bei der Bedienung und Ergonomie bestehen, die ich seit Jahren immer wieder moniere. Das Ganze ist halt zu umständlich und hat viel zu viele Klicks.

                         

                        Was die Gerichtstermine betrifft halten wir zusätzlich zur DMS-Storage für jeden Vorgang eine PDF-Akte auf einem eigenen Server.
                        Diese wird gepflegt, ist per Hyperlink mit jeder Akte verknüpft und wird per Kabel auf das mobile Gerät übertragen, nachdem DATEV es noch nicht geschafft hat, uns Anwälten hier eine sichere Cloud, die einfach zu bedienen ist (wie z.B. Dropbox oder OneDrive) und einen Access vom IPAD aus bietet, bereitzustellen. IN dieser Akte arbeiten die Anwälte nahezu ausschließlich !!

                        Die Handakte kann auf dem PC und dem IPAD strukturiert und perfekt bearbeitet werden, allerdings verwenden ich hier mit einigen Kollegen eine ganz speziell entwickelte APP.
                        Mit den handelsüblichen PDF-Programmen aus dem APP-Store geht das aber genauso.

                         

                        Ich habe noch ein 2. kleines IPAD pro mit Pencil und dem Programm Goodreader (ca. 9,00 € im APP-Store), das ich immer dabei habe, das mein Notizbuch ist und auf dem ich auch bei allen Terminen meine Notizen mache (das hat den Vorteil, dass man nebenbei immer noch in der Akten blättern und was nachsehen kann und sofort wieder bereit für Notizen ist - kann ich nur empfehlen) - nach dem Termin in der Kanzlei kommen die handschriftlichen Notizen per PDF problemlos wieder in die Akte und die DMS-Storage.

                         

                        Was ist besser zu machen:

                         

                        1. Posteingang

                        Hier arbeiten leider DMS und Anwalt-pro nebeneinander her und die Einen wissen leider nicht was die anderen tun. Alles doppelt, beides etwas anders, beides nur halb gar !!

                         

                        Wir verwenden DMS als revisionssicheren Storage - die Postfächer aus dem neuen Anwaltspostfach (in Anwalt-Pro) derzeit zum Sammeln der digitalen Posteingänge (Scanner und Verteilung teilweise über Explorer sowie automatisierter E-Mail Eingang - im übrigen ausschließlich als PDF mit Sende und Empfangsstempel - nur das ist auch nachvollziehbar und dauerhaft - nicht das msg-Format).

                         

                        Schön wäre hier eine Posteingangsworkflow, der von allen Eingangsquellen die Post in einem Format (PDF - was sonst) sammelt, zentral in einem Verzeichnis ablegt.
                        Dann bräuchte man ein sinnvolles ergonomisches Programm mit dem man dort die Post verschlagwortet, stempelt, vorbereitet und an die Bearbeiter verteilt, die dann das gleiche wieder mit einem ebenfalls möglichst ergonomischen Programm per Verfügung oder per Diktat bearbeiten können (ein Anwalts-PDF-Programm also )

                         

                        2. Handakte

                         

                        Weder DMS noch die Dokumentenablage von Anwalt-Pro bildet eine Handakte ab.

                        Hier liegt die größte Schwachstelle.
                        Anwälte blättern seit Jahren in Akten und möchten das auch am Bildschirm tun, mit der Möglichkeit zu highlighten, Einmerker zu setzen, Strukturen zu bilden, schnell hier und dort zu springen und Hyperlinks zu setzen und zu sehen wieviele Blätter vorne oder hinten sind und möglichst die eigenen Schriftsätze in anderer Farbe zu sehen (so habe ich das vor 30 Jahren in meiner Ausbildungskanzlei im Baurecht gelernt !).

                         

                        Mit Datenbanksystemen und deren übliche Anzeigen geht das aber nicht. Denn DMS ist nicht mal in der Lage, Schriftstücke je nach Art in unterschiedlichen Farben anzuzeigen. Bei Bauakten mit mehr als 2.000 Seiten wird aber "DATEV-grün" und "DATEV-weiß" im regelmäßigen Wechsel zum Graus und hilft rein gar nichts.

                         

                        Der Adobe Acrobat (keine Werbung, doch was sonst soll man nehmen, wenn Datev nichts hat) kann einen Workaround bieten.
                        Das funktioniert tatsächlich ganz gut (blätterbare Akte), ist aber derzeit im Aufbau und der Verwaltung leider sehr aufwendig.

                         

                        Notwendig wäre es also zu jeder Akte aus dem Dokumentenstorage einen "bearbeitbare Handakte" per Klick im PDF-Format (was sonst) schnell zu generieren, die per Klick schnell aktualisiert werden kann, strukturiert ist und die für die Anwälte notwendigen Bearbeitungstools zur Verfügung stellt (da hätte ich viele Ideen) und die dann auch mobil nutzbar ist.
                        Ich würde daran gehen einen Anwalts-PDF-"Acrobat" zu entwickeln, also wieder ein Anwalts-PDFProgramm also !

                         

                        Diese Akte wäre dann mit der richtigen Anwalts-App für IOS, Android und Windows auch mobil ideal nutzbar.

                         

                        So viel zu den Träumen - bis dahin verbleiben leider jeden Tag endlose, nutzlose Klicks mit Programmen, die eigentlich für was anderes gedacht sind, als für Handakten von Anwälten.

                         

                        So jetzt habe ich leider keine Zeit mehr - die Akten warten wieder.

                         

                        Viele Grüße

                        WFTH

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