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DMS: Vorbelegung Dokumentendatum

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letzte Antwort am 07.12.2018 18:45:46 von Gelöschter Nutzer
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bl
Beginner
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Liebe Community,

wir haben das Problem, dass bei der Anlage von neuen Dokumenten (z.B. Brief an Mandant) in der DMS-Ablagemaske das Feld "Dokumentendatum" nicht automatisch gefüllt/vorgeschlagen wird.

Hier würden wir uns wünschen, dass als Standard-Belegung immer das aktuelle Datum voreingestellt ist.

Kann hierzu jemand helfen?

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kob2
Einsteiger
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Hallo Herr Lüghausen,

dieselbe Frage hatte ich auch als wir mit DMS angefangen haben. Die Antwort des DATEV Mitarbeiters war, dass das nicht gewollt ist. Denn dann würde bei jedem neuen Öffnen des Dokumentes wieder das Datum überschrieben werden mit dem aktuellen Datum.

Ich sehe das auch anders und denke da gäbe es eine einfache Programmierung, aber naja...wir sind ja nur die Anwender

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Nachricht 3 von 12
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Moin,

mit einer Veränderung der Ablagemaske klappt das. Um das selbst zu machen benötigen Sie ein gewisses Verständnis für die Funktion der Ablagemasken im DMS - und natürlich auch die notwendigen Rechte damit die Maske geändert werden kann. In den Eigenschaften des Feldes "Doku_Datum" muss dann unter "Vorbelegung" "SysDate" eingetragen werden.

Bitte haben Sie Verständnis, dass ich dies hier nur so "halb" hinwerfe, das Risiko, die Maske unbrauchbar zu machen ist recht groß, also bitte nur mit entsprechenden Kenntnissen anwenden.

Gruß

KP

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Nachricht 4 von 12
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Das stimmt so nicht, beim Öffnen wird das Feld mit den ursprünglichen Werten befüllt.

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DATEV-Mitarbeiter
Gabriele_Scheuering
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Community,

das Dokumentdatum dient bei Posteingängen der Fristberechnung und sollte bewußt eingetragen werden. Für den Postausgang in Post, Fristen und Bescheide gibt es das Feld Dokumentdatum nicht. Um bei selbsterstellten Office-Dokumenten das Dokumentdatum mit dem "Erstelldatum" füllen zu lassen, kann man dies dort in der Feldzuordnung standardmässig hinterlegen. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Service DATEV DMS classic, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Moin,

die Maske Ablage_Universal arbeitet anders als von Ihnen beschrieben.

Dem Themenstarter geht es um das Feld "Dokumentendatum" bei erstellten Office Dokumenten, also Dokumente, die mit PFB nur über den Postausgang in Kontakt kommen.

DATEV hat in dieser Maske die Vorbelegung des Posteingangsdatums/Postausgangsdatums sogar über die Checkboxen "Posteingang" bzw. "Postausgang" gesteuert. Sobald im jeweiligen Kontext die Checkbox angehakt wird startet im Hintergrund ein Makro welches das jeweilige Datumsfeld automatisch füllt.

Die Fristberechnung läuft über PFB, es werden das Posteingangsdatum (durch Makro erstellt), Dokumentart, und Dokumentendatum übergeben und PFB liefert die Fristen zurück.

Je nachdem ob der Posteingang über den RichClient oder über den Eingangskorb des Arbeitsplatzes läuft verhält sich das Programm anders. Im Posteingangskorb des Arbeitsplatzes (dessen Nutzung bei Verwendung des Posteingangsassistenten  zwingend ist) finden sich keine Vorbelegungen aus den Masken des RichClients. Da die Verknüpfung zwischen der Office Integration und DMS zwingend über den RichClient läuft besteht eigentlich wenig Gefahr wenn es richtig dokumentiert und angewendet wird.

Gruß

KP

bl
Beginner
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Hallo K.Pf.

auch hier zu Ihrem Statement besten Dank.

Wir werden dann extern anpassen lassen.

Vielen Dank & beste Grüße

Björn Lüghausen

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bergerflorian
Aufsteiger
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Nachricht 8 von 12
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Bitte liebe DATEV lasst uns Steuerberater selbst entscheiden, ob wir das Risiko eines mit dem aktuellen Datum vorbelegten Dokumentdatums eingehen wollen oder nicht...

Ich teile den Wunsch von Herrn Lüghausen, beim Erstellen von Dokumenten und auch beim Einscannen eines Dokuments in DMS bzw. Dokumentenablage das aktuelle Datum vorbelegen zu KÖNNEN. Ein kleiner Haken in den Einstellungen à la "aktuelles Datum als Dokumentdatum vorbelegen" und jeder könnte es sich so einstellen wie individuell gewünscht. Das gleiche gilt für den Haken "Handakte".

Die Software sollte sich meinem workflow anpassen, wenn ich es möchte, und nicht umgekehrt.

Schönes Wochenende,

F. Berger

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0815
Fachmann
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Nachricht 9 von 12
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Hilft Ihnen vielleicht das Feld Erstelldatum weiter?

Zumindest aus meiner Sicht ist das Dokumentdatum selten das Datum des Einscannens, sondern das Datum, an dem das Dokument/Vertrag ursprünglich (im Original) erstellt/unterschrieben wurde.

Viele Grüße.

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Gelöschter Nutzer
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Das stimmt; aber zumindest bei der Übergabe von Steuererklärungen bei der Übertragung ans Finanzamt wäre die Vorbelegung mit dem Übertragungsdatum als Dokumentdatum sinnvoll.

Viele Grüße aus Köln

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einmalnoch
Experte
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Nachricht 11 von 12
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Ist es sinnvoll sich jetzt noch Gedanken darüber zu machen? In Kürze soll ein neues DMS kommen, da werden bestimmt die Funktionalitäten anders aussehen.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
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Gelöschter Nutzer
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Nachricht 12 von 12
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ja, da wir die Dokumentenablage nutzen, die meines Wissens nicht erneuert wird..

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letzte Antwort am 07.12.2018 18:45:46 von Gelöschter Nutzer
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