UMFRAGE: Wer nutzt die Posterfassung?

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Es würde mich einfach mal interessieren wer von den Kollegen selbst oder in der Kanzlei die Posteing- und -ausgangserfassung nutzt.

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+1 für Nutzung

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Ausgang
Eingang (gibts im Basispaket nicht)

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Welches Basispaket meinen Sie?

wir haben "nur" die EO-Komponenten die mit DATEV-Anwalt ausgeliefert werden.  Dazu gehört das Modul Post-, Fristen-, Bescheide.  Dort gibt es eine Posteingangserfassung mit für Anwälte rudimentärer Fristerfassung.

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Welches Basispaket meinen Sie?

Das Basispaket für Stb (aka Genosse seit fast 30 Jahren). Ist anscheinend weniger Wert als ein Anwalt 'Basis-Paket'.

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Der Eindruck könnte fast entstehen.  Bei uns sieht's so aus,

wenn ich denn mal das Programm selber öffne; in der Regel läuft alles aus dem Arbeitsplatz.

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DATEV nennt das Programm Post, Fristen und Termine, früher mal Post, Fristen und Bescheide.

Das Programm nutze ich sowohl für Eingänge als auch für Ausgänge.

Wenn einmal eingerichtet läuft das Programm passabel, ist aber stark ausbaufähig.

Gruß

KP

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Wann erfolgte die Umbenennung in Post, Fristen, Termine?

Dabei scheint es sich um ein anderes Programmpaket zu handeln.

Mich würde vor allem die Nutzung unter Anwälten interessieren.  Ich vermute die wenigsten Kollegen kennen die - ausbaufähigen - Möglichkeiten des Programms.

Grüße

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Wann erfolgte die Umbenennung in Post, Fristen, Termine?

Hier bisher nicht

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Nein, es ist schon Post, Fristen und Bescheide. Irgendwann war der Begriff PFT mal unterwegs, hat sich wohl aber nicht durchgesetzt und ich dann nicht drauf geachtet. Sorra an dieser Stelle.

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Guten Tag,

Ich nutze Posteingang - aber nur für Bescheide.

Postausgänge sind meist per Mail - die werden dort schon dokumentiert.

Die wenigen Briefe erfasse ich nicht im Postausgang.

Da nehme ich noch die händische Dokumentation in der Akte

herzliche Grüße

Franz Knoop

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Guten Abend,

wir nutzen es nicht. Ich hatte mich vor einiger Zeit damit befasst und mich dagegen entschieden, da mir der Workflow nicht gefiel und einiges fehlte (Ich weiß ehrlich gesagt nicht mehr genau was). Wir haben dann so ziemlich alles über “Aufgaben“ gelöst und nutzen seit neuestem das Anwaltspostfach.

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Moin!

Wir nutzen es für den Postausgang. Nur nicht für Mails, da das die Schnelligkeit der Arbeit mit diesem Medium ad absurdum führen würde.

Den Posteingang haben wir wieder abgestellt, da dies zu aufwendig war. Auf jedem Poststück ist ein Eingangsstempel und somit ist der Eingang auch über den Scan dokumentiert. Zumal über die Eingänge E-Mail, Fax und beA der Eingang ohnehin dokumentiert ist.

Viele Grüße aus dem Norden!

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Hallo Herr Steveker,

was hat Ihnen nicht gefallen?  Das Handling, welches auch vom Kollegen Hayko angesprochen wurde, ist mir selbst ein Dorn im Auge.  Daher auch dieser als Umfrage bezeichnete Beitrag. 
Bisher werden meine Nachfragen nach einer Weiterentwicklung an dieser Stelle bei der DATEV werden mit dem Hinweis beantwortet, dass hier "kein Druck aus dem Markt" zu verzeichnen sei, Ressourcen zu investieren.

Grundsätzlich finde ich die Postein- und -ausgangserfassung - gerade in Zeiten der Digitalisierung eine wichtige Sache.  Der Ist-Zustand ist nach meiner Auffassung massiv ausbaufähig und -bedürftig.  Allerdings nur bei entsprechender Nachfrage.

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Interessant! Einen Druck aus dem Markt wird es hier nicht geben. Die Mehrzahl der Kollegen wird wohl noch mit einen Posteingangsbuch in Papierform arbeiten. Da fällt die hier angesprochenen Problematik nicht einmal auf.

Dann muss man den Blickwinkel zwischen StB und RA unterscheiden.

Und Datev wird hier eher von der Digitalisierung überholt werden, bevor sie es bemerken; E-Mail und beA lassen bereits automatisch nachvollziehen, wann etwas ein bzw. ausgegangen ist. Dienste wie WebAkte (was ich wieder abgeschafft habe ^^) gehen hier komplett eigene Wege.

Solange wir mit Papier arbeiten, haben wir den Medienbruch zur Software und benötigen einen Menschen, der der Software den Ein- bzw. Ausgang mitteilt. Dabei entstehen Fehler. Um diese einfach zu vermeiden gibt es erprobte Mittel, wie z.B. einen Postabvermerk auf dem Poststück.

Es macht auch keinen Sinn die Arbeit doppelt zu machen; wenn ein Medium wie z.b. beA den Ein- und Ausgang beweisbar dokumentiert, wird niemand da noch einmal von Hand eingeben wollen. Da baue ich Eher auf eine ordentliche Implementierung des beA mittels Anwaltspostfach und somit das automatische führen eines digitalen Posteingangs- und Ausgangsbuches.

Langer Text, der sagt, dass PFB wohl nur einen StB interessieren wird.

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Hallo Herr Müller,

hallo Herr Hayko,

was mich konkret an PFB gestört hat, weiß ich - wie gesagt - nicht mehr. In jedem Falle der Workflow oder - wie Sie es nannten - das Handling. Ich teile die Einschätzung von Herrn Hayko bzgl. PFB, auch wenn ich das Modul grds. sinnvoll finde. Ich vermute, dass es in Zukunft für RAe eher Ergänzungen im Bereich des neuen Anwaltspostfachs geben wird.

Mich würde sehr interessieren, wie bei Ihnen derzeit die Post bearbeitet wird. Bei uns funktioniert es wie folgt:

PE wird mit Eingangsstempel in der Postmappe vorgelgt

-> Einfache Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen, werden auf dem PE verfügt (z.B. an Mdt zur Kenntnis - Wvl)

-> PE wird gescannt, von der Mitarbeiterin in die Papierakte geheftet und erscheint im digitalen Postkorb

-> PE werden dann zur digitalen Akte gespeichert. Einfache Verfügungen werden von der Mitarbeiterin erledigt; damit ist der Vorgang dann abgeschlossen. Die restlichen PE werden in die Postmappe verschoben und von mir bzw. meinen Kollegen bearbeitet.

Bearbeiten Sie den PE schon abschließend, wenn er in Papierform vorgelegt wird? Lassen Sie sich zusätzlich die Papierakte vorlegen? Oder erhalten Sie die Post ausschließlich digital?

Mich stört im Moment sehr, dass ich noch auf die Papierakte angewiesen bin. Denn ich habe noch keine Lösung für das Problem gefunden, ohne Papierakte komfortabel in Gerichtsterminen zu arbeiten. Per VPN auf den Kanzleiserver zugreifen funktioniert nur bei guter Internetverbindung im Gericht und die Exportfunktion ist unübersichtlich, ohne vernünftige Gliederung und erlaubt keine Suche. Man könnte alle Dokumente einer Akte als pdf exportieren und dann in das Programm eines DATEV-Mitbewerbers, das ich auch zur Recherche nutze (Jurion eAkte), importieren. Dort werden die Dokumente übersichtlich zur Verfügung gestellt und man kann auch innerhalb der Dokumente suchen. Insgesamt ist mir das aber eigentlich zu aufwändig. Gibt es jemanden, der mit DATEV Anwalt arbeitet und regelmäßig Gerichtstermine ohne Papierakte wahrnimmt. Ich wäre sehr an einem Erfahrungsaustausch interessiert.

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Hallo Herr Steveker,

bei uns wird der PE mit dem Eingangsstempel versehen, ggf. Fristen auf dem PE gekennzeichnet und notiert und dann gescannt.

Erst danach darf ein Poststück das Sekretariat verlassen. So wollen wir sicher stellen, dass lückenlos digitalisiert wird, da wir uns bei der Ablage nach §50 II S.2 BRAO richten.

Wie dann digital weiter gearbeitet wird ist eben die Frage. Hier versuchen wir derzeit unser Glück mit dem Anwaltspostfach (siehe andere Beiträge hier im Forum).

Theoretisch wären wir somit in der Lage, vollständig ohne Papierakte zu arbeiten. Tatsächlich gibt es aber noch einen solche, da auch ich nicht mit leerem Akku im Gerichtssaal sitzen möchte.

Sollte aber z.B. am Telefon kurzfristig auf die Akte zugegriffen werden müssen, muss ich mir diese nur auf den Schirm rufen.

Vielleicht sollten Sie hierzu einen neuen Thread aufmachen, da wir sonst off-topic werden. Ein Erfahrungsaustausch kann nicht schaden. Wir sind vor einem Jahr von einen anderen Anwaltsprogramm zu Datev gewechselt und digitalisieren seit ca. 2012 bereits. Ich habe Erfahrungen mit anderen Systemen, E-Mail und auch der WebAkte gesammelt. Als Stunden habe ich mein Geld mit Systemadministration verdient. Ich möchte mal behaupten, dass ich hier im Thema bin.

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Stimmt. Hier ist der neuere Thread: Digitale Aktenführung (Rechtsanwälte)

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Hallo Herr Steveker,

Der PE wird bei uns, wie es sich gehört, nach dem Eingang gestempelt ggf. die Fristen notiert, den jeweiligen Akten zugeordnet und dann die Akten gemeinsam mit dem PE vorgelegt.  Im Anschluss wird der PE vom Sachbearbeiter bearbeitet.

Ich bin für mich testweise dazu übergegangen, den PE zu scannen und - soweit möglich ohne Papierakte - weiter zu verarbeiten und möchte von der ganzen Stempelei wegkommen.  Bei digitalen Eingängen kann ich sowieso nichts stempeln. Dort ist der PE mein Stempelersatz.

Durch den Scann gelangt der Eingangsstempel zwar auf das - digitale - Dokument, wird aber ansonsten nur noch über das Erfassungsdatum/Ablagedatum sichtbar; sobald das Erfassungsdatum mit dem tatsächlichen Eingangsdatum nicht übereinstimmt habe ich ein Problem (Klassiker:  Fax welches um 16:00 Uhr eingeht und am Folgetag als PE erfasst wird.

Die DokAblage kennt nach meiner Zählung mindestens sechs Felder die sich um das Datum des Dokuments drehen.  Welches Datum soll maßgeblich sein?

Ein weiteres Problem entsteht, sobald sich eines der Daten ändert.  Die DokAblage ist nicht revisionssicher, d.h. grundsätzlich ist jedes Feld, also auch das Datumsfeld, änderbar, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden.  Mich daher allein auf die Datumsangaben der DokAblage zu verlassen, ist mir zu unsicher.  In PFB wird der Posteingang automatisch festgeschrieben und die Änderung - jedenfalls als ich zuletzt nachgesehen habe - dokumentiert, so dass diese zumindest nachvollziehbar sind.

Die PE-Erfassung nutze ich aber auch zur Strukturierung innerhalb der DokAblage.  In der Schnellinfo Dokumente sind Spalten für den Postein- und -ausgang vorgesehen.  Wird die PE /PA Erfassung richtig gemacht, kann ich nach dieser Spalte innerhalb eines Registers die Schreiben sortieren und finde mich so schneller die gesuchten Informationen.

Der weitere Vorteil ist, dass ich mit der Erfassung der PE und PA im Rahmen einer Widereinsetzung wegen vermeintlicher Fristversäumung nachweisen konnte dass und wann Schreiben die Kanzlei eingegangen sind und wann sie die Kanzlei wieder verlassen haben und daher eine Säumnis nicht bestand.

Das andere Problem ist der bereits angesprochene Workflow.

[#20]

Hallo Herr Müller,

wir haben PFB und die DMS in Betrieb.

Alle Eingangspost wird gescannt (Ausnahme Werbung, und Fibu-Ordner). Über den Dokumentenkorb erfolgt die Ablage in der DMS und gleichzeitig die Eintragung aller Posteingänge in PFB incl. Fristberechnung. Es gibt keinen Posteingangsstempel mehr und auch kein manuelles Fristenbuch.

Der Sachbearbeiter wird in der DMS als Erlediger und der Teamleiter (StB) zur Kenntnis gesetzt. Der Teamleiter prüft auch gleichzeitig die Frist in PFB und bringt einen Stempel auf dem digitalen Beleg "Frist geprüft an".

Die Mitarbeiter prüfen die Bescheide über das Arbeitsblatt "Bescheidprüfung" in PFB. Bei fast allen Bescheiden haben wir die Rückübertragung der Bescheiddaten vom FA. Über das Arbeitsblatt "Bescheidprüfung" kann auch das Anschreiben mit allen Platzhaltern aus der Vorlagenverwaltung erstellt werden. Aus dem Arbeitsblatt kann dazu auch das betreffende Steuerprogramm direkt geöffnet werden um evtl. Abweichungen zu prüfen. Der Bescheid der DMS ist auch auf diesem Arbeitsblatt verknüpft, so dass auch der digitale Bescheid geöffnet werden kann und der Stempel "OK oder Rechtsbehelf" angebracht werden kann.

Auch für alle Postausgänge legen wir einen Postausgangssatz an. Das Sekretariat hat dann eine Vollständigkeitskontrolle (Abgleich der Papierdokumente im Ablagekorb "zu Postausgang" mit den in der DMS/PFB bereitgestellten "Soll-Postausgänge".

Im Arbeitsplatz selbst ist die Schnellinfo PFB nützlich um zu kontrollieren, wann ein Dokument tatsächlich unser Haus verlassen hat. Über ein Doppelklick öffnet sich der Postausgangssatz und dort ist wieder das betreffende Dokument verknüpft.

Keinen Postausgangs- bzw. eingangssatz erstellen wir bezüglich dem E-Mail-Verkehr und dem Fax-Verkehr. Wir haben aber ein Programm "Mail-Store" im Einsatz, welches alle eingehenden und ausgehenden E-Mails dauerhaft speichert. Es besteht aber die Anweisung alle "wichtigen" Mails auch in der DMS zu speichern.

Im Kern sind wir mit den Programmen zufrieden. Leider arbeiten diese PFB, DMS, EO comfort und auch die Vorlagenverwaltung nicht vollständig prozessorientiert zusammen, so dass viele "arbeiten" doppelt gemacht werden müssen (z. B. Bescheid in PDF erledigen und zusätzlich in der DMS erledigen). Ich hoffe aber, dass die DATEV an diesem Prozess noch arbeitet.

Wenn in den nächsten Jahren die Bescheide nur noch elektronisch eingehen und auch die Einsprüche auch nur elektronisch versendet werden, erübrigt sich ein gesondertes Posteingangs- bzw. Postausgangsbuch diesbezüglich.

Gruß

Ralf Blum ein genervter unzufriedener aber konstruktiver DATEV Kunde

[#21]

Hallo Herr Blum,

ich las gerade Ihren Satz: "Es gibt keinen Posteingangsstempel mehr".

Da bin ich über unser gängige Stempelpraxis ins Stutzen geraten. Wir verstempeln nach wie vor den Posteingang und scannen dann (mitsamt Stempel). Danach kommt die Post über den Posteingangskorb ins DMS, also mit einem digitalen Posteingangsdatum.

Aber: macht das Stempeln dann überhaupt noch Sinn - oder ist das ein überflüssiges Relikt?

Was meinen die Kollegen?

Danke und Gruß

PG

[#22]

Sehr geehrter Herr Göldner,

wir haben zwei feste Mitarbeiter (und zusätzlich Vertretungsreglungen) im Sekretariat und die Vorgabe, dass die Post noch am gleichen Tag des Posteingangs gescannt und über den Dokumentenkorb in PFB (Fristberechnung) und somit auch in der DMS gespeichert werden. Darüber hinaus werden die Postein- und ausgangssätze täglich festgeschrieben.

Über die Funktion "zur Kenntnis setzen" in de DMS erhält der zuständige Steuerberater das elektronische Dokument zur Kenntnis und hat die Aufgabe, die Fristberechnung des Sekretariats zu kontrollieren und einen Stempel "Frist geprüft" anzubringen.

Ein Posteingangsstempel kann dann aus meiner Sicht entfallen. Wäre aber nicht sichergestellt, dass noch am gleichen Tag gescannt und die fristbehafteten Dokumente in PFB erfasst und festgeschrieben werden, müsste man noch mit einen Posteingangsstempel arbeiten und das tatsächliche Eingangsdatum später in PFB erfassen zu können.

Ralf Blum ein genervter unzufriedener aber konstruktiver DATEV Kunde

[#23]

Guten Tag Herr Blum,

besten Dank für Ihre Erläuterungen!

Ja, der Hinweis auf das tagesgleiche Festschreiben ist gut und erscheint mir plausibel.

Wenn am gleichen Tag archiviert wird, dann reicht das digitale Datum des Dokuments, ansonsten driften die Eingänge auseinander und müssen mit Stempel gekennzeichnet werden.

Hm, ich denke, vielleicht lassen wir es bei Stempel, der Routine wegen (auch wenn wir die Post täglich bearbeiten und archivieren).

Gruß

PG

[#24]

Hallo Herr Göldner,

durch das "Steuermorderinisierungsgesetz" wurde ein neuer § 122a AO eingefügt, der es dem Finanzamt erlaubt, Steuerbescheide "mittels Datenübertragung" bereitzustellen.

In einer der nächsten Versionen können wir Einsprüche ohne Brief beim Finanzamt einlegen.

Dann gibt es bezüglich dem Bereich "Bescheid" kein Papier mehr. Dann wurde dem Stempel die Existenzgrundlage entzogen! PFB als Postein- und Ausgangsbuch zur Fristberechnung wird dann auch nicht mehr benötigt. Die Prüfung erfolgt dann auch nur noch "digital" am PC mit dem "Bescheidabgleich".

Je früher Sie anfangen, desto eher gewöhnen sich Ihre Mitarbeiter auch im Sekretariat an "papierarme" Prozesse. Der Anfang könnte sein das "Überbleibsel" aus der "alten" Welt (Stempel) zumindest mal in den Schrank zu stellen. Wegwerfen können Sie ihn auch noch später.

Gruß

Ralf Blum

[#25]

Im Arbeitsplatz selbst ist die Schnellinfo PFB nützlich um zu kontrollieren, wann ein Dokument tatsächlich unser Haus verlassen hat. Über ein Doppelklick öffnet sich der Postausgangssatz und dort ist wieder das betreffende Dokument verknüpft.

Hallo Herr Blum, haben Sie sich in der Schnellinfo Dokumente die Spalten Postein- bzw. Postausgang eingeblendet.  Wenn die Dokumente "richtig" mit dem Postausgang verknüpft sind lässt sich über einen grünen Hacken erkennen, ob das Dokuemten die Kanzlei verlassen hat, oder nicht.
- Für den aufmerksamen Leser möchte ich das Wörtchen "richtig verknüpft" erläutern:  Ist die DokAblage im Einsatz, so wird die Verknüpfung des Postaus- /-eingang mit dem Dokument nur dann sichtbar, wenn der Postein-/-ausgang aus der DokAblage bzw. der Schnellinfo Dokumente heraus angestoßen wurde.  -

Bei uns werden Posteingänge unmittelbar mit dem Speichern festgeschrieben. Beim Postausgang habe ich die Automatik abgeschaltet, da Erfassung und tatsächlicher Ausgang in wenigen Fällen abweichen.  in diesem Fall ist ein festgeschriebener Postausgang nicht mehr zu korrigieren - was so sein soll.

Gruß

Andreas G. Müller