Liebe Kollegen,
wir nutzen jetzt das Anwaltspostfach, welches seit dem letzten Update zur Verfügung steht als Alternative zum Dokumentenkorb.
Grundsätzlich ist der damit entstehende Workflow zu begrüßen. Die Post wird elektronisch von verschiedenen Stellen abgeholt (BeA, Scanner, Fax) und dann durch das Sekretariat in einer digitalen Postmappe an den Sachbearbeiter mit Verfügung weiter geleitet.
Bisher aufgefallen ist mir - und hier bitte ich um Beiträge -
- BeA Nachrichten können nicht wie im Handbuch beschrieben exportiert und dann in Datev eingelesen werden.
- ab einer bestimmten Größe der Datei ist ein Import nicht möglich.
- Für an Mitarbeiter abverfügte Dokumente gibt es keinen Rückkanal, über welchen sich prüfen ließe, dass die Verfügung bearbeitet wird.
Ich freue mich über eine erhellende Diskussion. 
Das die direkte Einbindung noch nicht möglich ist, ist mit bekannt. Sehr ärgerlich, aber naja...
Ich meinte nicht das Einbinden eines Anhangs, sonder das der BeA-Nachricht an sich. Seltsamerweise hat das System die zip-Datei importiert, obwohl diese Dateiart auf der Blacklist steht.
Danke für den Hinweis mit der Größe. Habe das neue eingestellt.
Das mit dem Rückkanal ist eigentlich ein allgemeines Problem. Sicherlich: Wenn ich in der Kanzlei auf eine Arbeitsanweisung (oder eben Verfügung) keine Rückmeldung erhalten, kann ich nie sicher sein, dass die Arbeit auch erledigt wurde. Das muss in der Kanzleiorganisation gelöst werden. Aber hier könnte die Technik unterstützen.
Wie schön wäre es, wenn nach dem verfügen an einen Kollegen (oder auch / vor allem an das Sekretariat) das System eine Rückmeldung gibt, wenn die Aufgabe nicht innerhalb eines zu definierenden Zeitraums vom Empfänger erledigt als erledigt gekennzeichnet wurde. So käme ich dazu, dass ich nur tätig werden muss, wenn der Empfänger nicht arbeitet. Jetzt muss ich selbst die Postmappe, die Wiedervorlagenliste etc. des Empfänger kontrollieren. Da liegt es nahe, wie gewohnt auf ein Stück Papier VfG. zu schreiben und es auf den jeweiligen Schreibtisch zu legen. Abend sehe ich dann ob es noch da liegt. 
Sehr geehrter Herr Hayko,
ich habe das mal nachgetestet, kann den Fehler aber nicht nachstellen.
Wir haben ja die Blacklist extra so eingestellt, damit man nicht versehentlich Viren in der ZIP-Datei mit einfängt. Bei mir und einem Kollegen aus der Entwicklung werden ZIP-Dateien ordnungsgemäß nicht importiert. Im Postkorb kommt die rote Meldung --> Es ist mindestens ein Fehler aufgetreten (Abrufprotokoll). Diese verlinkt auf das Abrufprotokoll, das ansonsten auch über das Kontextmenü aufgerufen werden kann (siehe Punkt 3.9 im Info-Dokument 1071132 Posteingang über das Anwaltspostfach organisieren ).
Ich habe Ihre Nachricht aber mal an unsere Entwicklung weitergegeben, damit das nochmal getestet wird.
Es ist auf jeden Fall besser, keine ZIP-Dateien zu importieren, sondern diese im Vorfeld im Dateisystem zu extrahieren.
Mit freundlichen Grüßen
Silvia Kubisch
Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt
Sehr geehrter Herr Kolleg Müller,
mein Ärger richtet sich definitiv nicht gegen die Datev. Eigentlich ärgert man sich im Hinblick auf den Anwaltsberuf und die Digitalisierung doch ohnehin nicht mehr, sondern wundert sich nur noch.
Die Message-html habe ich gefunden. Diese wurde auch in der Vorschau angezeigt. Diese zu importieren währe prinzipiell das Gewollte. Wir werden sehen wohin die Entwicklung hier geht.
Der von Ihnen beschriebene Workflow beschreibt das was ich such, aber eben mit der Einschränkung, dass ich alle Postmappen meiner Mitarbeiter kontrollieren muss und dies nicht durch die Technik erledigt wird.
Alles in Allem sind wir hier auf dem richten Weg und man muss nun abwarten bis die vollständige Implementierung des BeA in Datev erfolgt ist. Jedenfalls sollten sich möglichst viele Kollegen angesprochen und aufgefordert fühlen diese Plattform zu nutzten und Erfahrung zu tauschen, da nur so ein auf Dauer durch uns Anwälte zu nutzenden und praxisgerechte System erzeugt werden kann. Aus eigener Erfahrung in von mir begleiteten IT-Projekten kann ich sagen, dass man in der Theorie gar nicht so bl*** denken kann, wie es in der Praxis dann kommt.
Sehr geehrter Herr Kollege Hayko,
ich freue mich, dass Sie noch in der Lage sind, sich zu wundern.
Dabei bewegen Sie sich glücklicherweise in einer Region in der die Digitalisierung und die elektronische Kommunikation mit der Justiz recht weit Fortgeschritten zu sein scheint. In unserer Gegend dürften die Chance gut stehen, dass der Zwang zur elektronischen Kommunikation mit der Justiz noch weiter verzögert wird.
Ich denke die Standardantwort des Service bei der Übermittlung von Produktwünschen ist Ihnen bekannt
.
mfkg
Andreas G. Müller
Sehr geehrter Herr Steveker,
im Moment gibt es leider noch keine Anbindung des Anwaltspostfachs an die Webakte.
Die Eingangsart "E-Mail" haben wir noch nicht als eigenen Kanal angelegt, weil das den Eindruck erwecken könnte, dass wir hier schon eine Synchronisation mit Outlook / E-Mail-Konten ermöglichen, was zwar für die Zukunft vorgesehen - aber noch nicht umgesetzt ist.
Sie könnten aber hilfsweise einen anderen Kanal anlegen, z. B. beA und in der Bezeichnung mit "Email" benennen, dann können Sie auch Ihren E-Mail-Ordner als Eingangskanal nutzen. Dies ist zusätzlich zum normalen beA-Kanal möglich, da beliebig viele Eingangskanäle angelegt werden können. Im Postkorb sehen Sie dann an der Bezeichnung in der Spalte "Kanal", welche Dokumente per E-Mail eingegangen sind.
Ihre weiteren Anregungen habe ich an unsere Entwicklung weitergegeben. Dort wird geprüft, ob und welche Vorschläge wir umsetzen können.
Mit freundlichen Grüßen
Silvia Kubisch
Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt
Hallo Herr Steveker,
ich darf einige Punkte aufgreifen, die ich trotz der Antwort der Fr. Kubisch für ergänzungsbedüftig halte:
Eingangskanal "E-Mail":
Wenn in Ihrer Kanzlei die E-Mails in pdf.-Dateien gewandelt werden, sind sie ab diesem Zeitpunkt einfach nur noch Dokumente. Ein Eingangskanal "E-Mail" ist das nicht mehr.
Unter einem Eingangskanal "E-Mail", würde ich die unmittelbare Anbindung eines Exchange/sonstigen Postfaches ohne Umweg über ein E-Mail-Programm erwarten; so wie es hoffentlich für das beA in absehbarer Zeit möglich ist.
Bearbeiten mehrerer pdf.-Dateien:
Die Zusammenfassung/Trennung von Dateien hat für mich nichts mit der Posteingangserfassung zu tun. Auch dürften kaum geeignete Fremdprodukte am Markt vorhanden sein, die diese Funktionalität zu für die DATEV akzeptablen Preisen anbieten (schwaches Argument; aber lassen sich mal erklären, warum im Dokumentenkorb vergleichbare Funktionalitäten nur für tiff-Dateien angeboten werden).
Mehrere Dokument eines Posteingangs "zusammenfassen":
Ich selbst habe mit die Schnellinfo "Aktenbeteiligte" und "Dokumente" in meiner Postmappe eingeblendet. sobald ich das erste Dokument einer Akte markiere sehe ich ohne Umwege in der Schnellinfo, welche weiteren Dokumente ebenfalls eingegangen sind.
Alternativ kann in der Postmappe, wie in jeder anderen Liste auch eine Gruppierung vorgenommen werden. Es bedarf daher keiner zusätzlichen Funktionen; lediglich die Nutzung der bestehenden Möglichkeiten
Schöne Grüße
Andreas G. Müller
Guten Morgen Frau Kubisch,
guten Morgen Herr Müller,
vielen Dank für Ihre Antworten.
Zunächst zwei weitere Fragen:
Ist es möglich oder geplant, sich auch in der eigenen Postmappe - wie im Postkorb - eine Vorschau des Dokuments anzeigen zu lassen?
Wir haben festgestellt, dass der Verfügungstext gelöscht wird, sobald ein Posteingang bearbeitet und als erledigt markiert wurde. Kann ich mir den Text nachträglich noch einmal anzeigen lassen?
Zu den von Ihnen, Herr Müller, erwähnten Punkten:
E-Mail: Die unmittelbare Anbindung an einen Mail-Server wäre natürlich großartig. Solange das nicht geht, nutzen wir - wie gesagt - E-Mails im pdf-Format. Die Unterscheidung "pdf-E-Mail ≠ E-Mail" finde ich etwas spitzfindig. Auch wenn ich die E-Mail als pdf speichere ist sie doch über den Kanal "E-Mail" gekommen. Letztlich sind das alles Bits und Bytes
Pdf-Bearbeitung: Ziel der Posteingangserfassung soll doch sein, dass dem Berufsträger die Post zeitnah und übersichtlich zur Verfügung gestellt wird. Dazu gehört für mich und die DATEV offensichtlich auch, denn für tiff-Dokumente gibt es die Funktion ja bereits, dass Dokumente zusammengefasst und getrennt werden können. Dass das aus Kostengründen nicht klappt, kann ich mir nicht vorstellen. Denn es gibt für das Trennen und Zusammenfügen von pdf-Dokumenten wunderbare open-source Programme (z.B. pdfsam), die vermutlich auch bei kommerzieller Nutzung erschwinglich wären. Im Übrigen würde doch bereits eine Kooperation mit Nuance, Abbyy o.ö. reichen, bei der sich der Nutzer z.B. Omnipage oder Finereader anschafft und es dann aus der DATEV-Oberfläche heraus möglich ist, das Dokument/die Dokumente mit dem jeweiligen Programm zu bearbeiten und wieder zur Akte zu speichern.
Ich arbeite auch mit den Schnellinfos (Das Gruppierfeld scheint bei mir im Bereich "Postmappe" nicht zu funktionieren), dennoch muss ich, um die Postmappe zu leeren, alle Dokumente einzeln verfügen/erledigen. Es würde deshalb meiner Meinung nach die Übersichtlichkeit erhöhen und den Workflow verbessern, wenn mehrere Posteingänge gebündelt in der Postmappe lägen.
Sehr geehrter Herr Steveker,
die Vorschaufunktion im Postkorb ist vorhanden. In der Postmappe für die Berufsträger lässt sich diese über die Schnellinfo Dokumente realisieren. Welchen Weg die Entwicklung nimmt kann ich natürlich nicht sagen .
Zum Verfügungstext - keine Ahnung - bisher musste ich damit noch nicht arbeiten .
Es mag spitzfindig klingen, wenn pdf-Datei mit Inhalt E-Mail nicht als E-Mail bezeichnet wird, aber reden Sie mal mit einem Programmierer der kann sich stunden lang über die technischen Unterschiede auslassen. Sie haben recht, es sind nur Bits und Bytes. Allerdings sehe ich keinen Unterschied zwischen einer gescannten Datei und einer pdf-Datei die eine E-Mail wiedergibt.
Ob die Bearbeitung von pdf-Dateien (verbinden, trennen) Teil der Posteingangsverarbeitung ist oder nicht, darüber kann man sich sicherlich streiten. Tatsache ist und bleibt, dass nach meinem - möglicherweise falschen Kenntnisstand - etwa im Posteingangskorb seit Jahren die Verbindung/Trennung von Dokumenten gefordert aber regelmäßig nicht umgesetzt wird.
Warum soll es nachteilig sein, wenn der Berufsträger durch die Markierung jedes Teildokuments zeigt, dass er es zur Kenntnis genommen hat? Ich würde das Fehlen der von Ihnen gewünschten Funktion als Vorteil sehen. Sofern tatsächlich mehrere Anlagen zügig erledigt werden sollen hilft die Tastenkombination Strg+Shift+E.
Den Screenshot, den Sie in meinem Post sehen habe ich erstellt, als ich den Post verfasst habe. An die Gruppierfunktion gelangen Sie, wenn Sie den Mauszeiger auf eine der Spalten in der Postmappe führen, dort rechte Maustaste und im Kontextmenü "Gruppierfeld" auswählen. Dann erscheint das bekannte Feld mit dem die Gruppierreihenfolge festgelegt werden kann. Ich kann nur feststellen, bei uns funktioniert das ganze.
Schöne Grüße
Sehr geehrter Herr Steveker,
eine Vorschau in den Postmappen ist in Arbeit. Bis zur Realisierung können Sie sich aber - wie von Herrn Müller vorgeschlagen - die Vorschau über die Schnellinfo "Dokumente" einblenden.
Der Verfügungstext wird wird bei der Erledigung des Dokumentes gelöscht und wird auch nicht historisiert. Ein Rückverfolgen, wann welcher Verfügungstext zu der Nachricht erfasst war, ist derzeit nicht vorgesehen.
Das Verbinden oder Trennen von PDF-Dateien sehe ich auch nicht als Teil der Posteingangsverarbeitung, sondern des Dokumentenmanagementsystems. Wenn, dann können dies allenfalls die Kollegen von der Digitalen Dokumentenablage lösen.
Mit freundlichen Grüßen
Silvia Kubisch
Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt
Sehr geehrte Frau Kubisch,
sehr geehrter Herr Müller,
vielen Dank für die Informationen. Meiner Meinung nach bietet der Ordner "Erledigt" nur geringen Mehrwert, wenn man nicht mehr nachvollziehen kann, was eigentlich erledigt wurde. Die Lösung unter "Aufgaben" mit durchgestrichenem Text finde ich besser.
Hallo Herr Hayko,
beruhigend, dass auch in SH die rechte Hand nicht weis, was die linke macht. Schätzen Sie sich glücklich überhaupt eine Nachricht erhalten zu haben.
Die Entwicklung des Anwaltspostfaches geht weiter. Allerdings ist die PM, die ich Re: beA - wie geht's jetzt weiter? gepostet habe, wenig hoffnungserweckend. Eine brauchbare Anbindung dürfte noch etwas auf sich warten lassen.
Die Frage ist durchaus berechtigt. Die Unterscheidung lässt sich nur mit technischen Argumenten begründen. Bis das beA die unterschiedlichen Eingangsformen tatsächlich technisch unterstützt (wenn überhaupt) sind noch etliche Zeilen Programmcode erforderlich .
Nö
Ich sehe noch nicht einmal technische Gründe.
Hallo Frau silviakubisch,
bei der Suche nach dem Vorschaubereich, der in der Arbeitsunterlage DATEV Anwalt classic pro Stand 12/ 16 angezeigt wird:
bin ich hier im Thread gelandet.
Gerade bereite ich eine Entscheidungsvorlage vor, von PFB auf Anwaltspostfach zu wechseln. BeA ist derzeit kein Thema, also kein Argument.
Kann man schon absehen, wann das "Vorschaufenster" kommt.
Es ist bei einigen Eingängen bspw. in "zu bearbeiten" etwas ungünstig, in der DokAb das richtige Dokument zu finden. Der Workaround also eher suboptimal.
Besten Dank!
Viele Grüße
Alf Zedler
Hallo Herr Müller,
ich wüsste gern das Verfügbarkeitsdatum für die Vorschau in "meiner Postmappe".
Ich denke, da ist die Vorschau noch nicht verfügbar. So steht es auch in der Arbeitsunterlage geschrieben. Der Screenshot (s.o.) aber zeigt die Berufsträgerpostmappe mit angehaktem Vorschaufenstereintrag im Kontextmenü.
Beste Grüße
Alf Zedler