DMS und pdf vs. tiff

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Hallo in dieses Forum und gleich die erste Frage:

Wir haben DMS classic im Einsatz und hadern etwas mit den verschiedenen dokumententypen. Insbesondere die tiffs sind mir ein Dorn im Auge, weil ich bisher keine sinnvolle Lösung gefunden habe um tiffs in einer vernünftigen Kompression einfach und automatisiert zu erstellen. Ich meine dabei nur tiffs. aus Dokumenten von Kunden, welche ob ihrer überbordenden Größe Format usw nicht ins DMS geschickt werden sollen ohne vorhergehende Optimierung.

Bisher war unser Workflow primär auf tiff Dokumente ausgerichtet. Nun habe ich eine Software vorgestellt bekommen, welche automatisiert eine vernünftige Bearbeitung von jedwedem Eingangsformat in ein gutes PDF Ausgangsformat gewährleistet. Leider funktioniert diese (noch?) nicht mit einem tiff als Ausgansformat (zumindest nicht mit Kompression).

Es drängt sich mir die Frage auf, warum sich nicht stärker auf pdf ausrichten. Ich sehe allerdings auch Nachteile des pdf und wollte gern wissen, ob das so ist oder hier Wissenslücken vorliegen. Beispiele:

1. pdf Dokumente verbinden: Geht mE nicht im Dokumentenkorb. Entweder gehen diese bereits als vereinte Dokumente da rein oder nicht.
2. pdf trennen: Selbes Problem? Für beide Fälle benötige ich mE ein "richtiges" pdf Bearbeitungsprogramm a la Acrobat oder einen pdf Druckertreiber

3. OCR: Eine OCR gescannter Dokumente findet bei pdf Format nicht statt (nur nativer Text), es sei denn es wurde bereits außerhalb des DMS (über Acrobat z.B.) indexiert und durchsuchbar gemacht? Oder ist dies ein Anwendungsfall des iFilter?

4. Manuelles Einchecken der Dokumente Es gibt keine Möglichkeit ähnlich der Office Integration die Dokumente per einfachem Klick wieder ins DMS zurück zu geben, sondern bedarf des Umwegs abspeichern und wieder einchecken.

Soweit die ersten offensichtlichen Punkte - ich bin sicher im Betrieb ergeben sich noch weitere die mir jetzt nicht sofort einfallen.

Danke für jede Rückmeldung

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Kennen Sie Radio Eriwan? Wenn nicht, einfach mal googeln. Es läuft dabei immer auf das Selbe hinaus... im Prinzip ja, aber...

Ihr Thema und Ihre Überlegungen treffen jeden, der DMS einführt und sich erstmalig damit auseinander setzt.

Dem DMS ist es zunächst einmal egal, was hinein kommt - ganz wichtiger Merksatz - und keine Ausnahme ohne Regel, zip Dateien sind ganz große S****.

Es ist möglich, dem DMS für pdf Dateien ein anderes Programm zur Bearbeitung unterzuschieben, dann klappt es auch mit der Versionierung.

Große Dateien verkleinern geht im Vorwege gut mit irfan View, ist zwar Freeware, im professionellen Bereich aber nicht, die Zahlung des Entgelts ist für mich an der Stelle eine Sache der Ehre. Mit dem Programm können jpeg in tiff s/w einfach umgewandelt werden und tiff sind auch einfach zu verkleinern. Ansonsten ist das Programm für den täglichen Gebrauch eigentlich zu mächtig.

Pdf im Vorwege bearbeiten ist mit einigen Programmen gut möglich, Phantom soll seine Sicherheitslücken inzwischen gestopft haben, ich werde das Programm demnächst testweise in mein DMS einbinden.

Gut zu wissen: DMS komprimiert selbsttätig. Tiff mit CCITT und pdf mit, ja genau, zip. Daher mein Tipp keine zip Dateien in DMS abzulegen. Rein geht es, raus auch, aber dann wird es unbequem.

Mein Statement ließt sich etwas flapsig, ich möchte auch niemandem auf die Füße treten oder den Besserwisser raushängen lassen. Es ist einfach so, dass DMS so unwahrscheinlich flexibel einsetzbar ist und jede Kanzlei seinen eigenen Weg finden muss um DMS voll auszureizen. Ich kann nur empfehlen auszuprobieren, in der Kanzlei das Vorgehen mit der höchsten Akzeptanz zu ermitteln und dann mit den Mandanten die Datenanlieferung zu klären. Step by step werden Sie dann zu befriedigenden Ergebnissen kommen.

Stellen Sie auch weiter Fragen, Sie werden häufig keine einfache Bauanleitung erhalten sondern wertvolle Anregungen um Ihren Weg zu gehen.

Gruß

KP

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Um PDF zu bearbeiten, kann ich nur den Tracker Software xChange Viewer Pro​ empfehlen. Etwas günstigeres und besseres gibt es einfach nicht. Wir haben hier zwar noch die Uralt-Version laufen, aber das seit zig Jahren ohne Probleme.

Wie sich die Bearbeitung in DATEV DMS bewerkstelligt, kann ich mangels Erfahrung nicht sagen. Wir haben ein selbsterstelltes DMS-System. Hier können wir (Gott sei Dank ) in Echtzeit und on Fly PDF-Dokumente editieren, beschriften und sonstiges machen. Da wir die PDF nur zur Doku benötigen, also kein reines DMS benötigen, können wir frei agieren. Das sieht natürlich bei DATEV schon anders aus.

Gruß A. Martens

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Hallo Herr Trenner,

ein paar Gedankengänge:

zu 1.: PDFs verbinden geht schon (per [F3] zusammenheften), allerdings haben Sie dann nicht wirklich ein einziges PDF, wie Sie es von sonstigen PDF-Tools kennen, sondern nur die PDFs in eine Dokumentstruktur zusammengefasst. Allerdings gibt es von Datev die PDF Verwaltung pro (oder so ähnlich), die PDFs zusammenführen kann. Ansonsten kann man wohl noch PDFsam (englisch) auch gewerblich kostenfrei nutzen. Beide werden von meinen Kollegen kaum verwendet. Die Datev-PDF-Verwaltung ist glaube ich den meisten unbekannt, PDFsam den meisten in der Handhabung zu umständlich. Aus dem Privaten kenne ich noch PDFTKBuilder, da weiß ich nicht, wie es mit der gewerblichen Nutzung aussieht.

zu 2.: Siehe 1., ggf. PDFsam / PDFTKBuilder.

zu 3.: Die PDFs lassen sich m.E. schon Volltext-durchsuchen. Nur befinden Sie sich nach einem Doppelklick nicht wie bei den TIFFs so bequem an der Stelle, wo das gesuchte Wort steht und wo dieses sogar gleich noch markiert ist, sondern müssen selbst die Stelle suchen. Größere Dokumente (bspw. Literatur) müssen Sie dann als PDF scannen, da der Dokumentenkorb ab einer bestimmten Anzahl an TIFFs den Dienst verweigert (sofern das nicht an unserem System liegt, das kann ich nicht beurteilen).

zu 4.: Ja, leider. Andererseits kommt ja spätestens, wenn man den DAP schließt, ein Hinweis auf die ausgecheckten Dokumente, spätestens dann sollte man sie einchecken. Leider klicken viele die Meldung achtlos weg.

Hoffe, es hilft ein wenig.

@ K. Pf.: Mit den ZIPs habe ich auch oft Probleme. Haben Sie zufällig Erfahrungen, ob RAR / 7z besser funktioniert?

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Ansonsten ist das Programm für den täglichen Gebrauch eigentlich zu mächtig.

Mach ich nur. Beste Äpp ever

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Es ist leider so, dass ich das Gefühl habe, dass wirklich praxistaugliche Lösungen in Form einfacher und handhabarer Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter (die mit anderem Zeitdruck agieren, als ich) rar sind. Aus Gesprächen mit anderen Beratern/Inhabern habe ich bisher wenig Ideen mitgenommen.

zu 1. Ja meine Tests kamen alle zu diesem Ergebnis

zu 2. Ja auch soweit erkannt, aber ich hatte Hoffnung mich nur zu blöd anzustellen. Ich denke hier wird eine Lösung a la Foxit oder Acrobat her müssen
zu 3. Das glaube ich nicht. Ich habe verschiedene Versuche mit pdf Dokumenten gemacht und die Volltextsuche funktioniert auf in pdf eingebetteten Bildern nur dann, wenn ich sie vorher indexiert habe. Das DMS selbst kann offenbar einfach keine eingebetteten Bilder durchsuchbar machen (Dieses Problem haben wir auch mit anderen Anwendungen wie REDDOX.)

zu 4. Hier braucht es wohl Routine bei den Mitarbeitern (auch bei mir) um bei diesen ähnlich den Office Dokumenten einen Normalablauf zu generieren.

Interessant, dass hier zips ins DMS gegeben werden, Hier hat sich mir der sinn bisher nicht erschlossen. In welchem Fall sollte das für den Ablauf von Interesse sein.

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Hier produziert der Netzwerkkopieren beim Scannen einwandfreie mehrseitige Tif- Dateien , die automatisch im Anwender- Verzeichnis im Netz landen.

Hier ist per Default der "Microsoft Office Document Imaging" eingerichtet, der folgendes beherrscht:

- OCR durch das komplette Dokument und speichern

- bequemes und performantes Blättern mit ordentlicher Vorschau.

- Leerseiten löschen

- Einzelseiten (oder auch alles) drucken

Diese Scans kommen daher als Tif in die Dokumentenablage.

Hinzu kommen alle elektronischen Drucke aus dem System (Steuererklärungen und eigentlich alle zu archivierenden DATEV- Auswertungen, die selbstverständlich als PDF abgelegt werden.

Fazit:
der Anwender sieht sofort, ob es sich um einen Scan von externen Papierdokumenten oder, oder en Dokument aus unseren Programmen handelt. Ein Herauskopieren von Texten ist aus beiden Dokumenttypen möglich, und die Mitarbeiter können das bedienen.

irfanView wird nur bei Dokumenten benötigt, die vom Mandanten geliefert werden...

Maximal lästig sind Scans in PDF- Dateien vom Mandanten aus denen kein Text kopierbar ist.

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Danke - aber das ist auch nur ein kleiner Teil (meines) Problems. Ich gehe davon aus, respektive arbeite aktiv daran den Digitalisierungsprozess "auszulagern". Ich will so viele Mandanten als möglich davon überzeugen uns Ihre Dokumente bereits digital zu liefern (bspw. durch ein webbasiertes Portal zum Datenübertrag zur Entlastung der Email Server und Vermeidung von Drittanbieterdiensten wie dop box oder wetransfer). Im Ergebnis liegt daher mein Schmerzpunkt weniger bei unseren Digitalisierungen - die habe ich im Griff oder konfiguriere so lang bis es geht. Vielmehr suche ich eine Lösung zur standardisierten Verarbeitung von angelieferten Dokumenten.

Ich verstehe uns als Dienstleister. Das heißt ich nehme, was mir gegeben wird und versuche mit angemessenen technischen Möglichkeiten den Mandant von der Beschäftigung mit Formaten und ähnlichem zu entlasten. Egal was er liefert - wir bearbeiten es und dann ist es praktikabel. Ein shit in shit out soll eben durchbrochen werden.

Ich finde es aber toll (oder beängstigend), dass sich am Freitag Abend so viele Beteiligte an dieser Diskussion finden. Ich hoffe alle haben wenigstens noch einen nicht arbeitsbezogenen Ansatz daneben (bei mir läuft Eishockey).

Daher schönen Abend

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Dann kennen Sie aber den PDF-xChange Viewer nicht. Der macht nämlich genau das was Sie möchten. PDF zusammenfügen, Seite löschen, rotieren. Volltextsuche mit Wortmarkierung und Sprungbefehlen. OCR-Tool ist inclusive und noch vieles mehr.

- Notizfunktion

- Anlagen hinzufügen

- Hyperlinks einfügen

- Bookmarks erstellen

- Stempelfunktion, incl. dynamische Stempel (z. B. Datum)

- Grafikelemente hinzufügen

- Schreibmaschinenfunktion

- Textboxfunktion

- Formularbearbeitung

- und was weiß ich.....

Etwas besseres und einfacheres gibt es einfach nicht.

Gruß A. Martens

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@ K. Pf.: Mit den ZIPs habe ich auch oft Probleme. Haben Sie zufällig Erfahrungen, ob RAR / 7z besser funktioniert?

Meine Vermutung ist, dass jedes komprimierte Dateiformat arge Probleme verursacht. Zum Einen weil die Komprimierung schlicht nichts bringt (wie gesagt, DMS komprimiert selbst, m. W. mit zip), zum Anderen ist es logisch auch unsinnig. Ich hatte alte Dateien gezippt um diese im Dateisystem zusammenzuhalten, nach Einführung von DMS habe ich die zip Datei, faul wie ich war, ins DMS gezogen.

Probleme danach:

1. Mit dem Viewer konnte erwartungsgemäß nichts angezeigt werden (war auch vorher schon klar)
2. Wenn die Dateien im zip Archiv angesehen werden sollen muss die zip Datei ausgecheckt werden
3. Die ausgecheckte Datei muss im Dateisystem gesucht werden (ich arbeite jedenfalls nicht täglich in diesem wechselnden Verzeichnis)
4. Das Archiv muss evtl. entpackt werden um die enthaltenen Dateien anzusehen (hängt vom BS ab, mal geht es, mal nicht)
5. Die Revisionierung mahnt jetzt natürlich das fehlende einchecken an
6. Der Eintrag im Bereich ausgecheckte Dokument muss gelöscht werden

M. E. wird sich DMS sich auch bei allen anderen Kompressionsformaten so verhalten müssen weil es einfach der Logik des Programmes entspricht.

Wenn ich heute eine Reihe von zusammengehörigen Dateien abzulegen habe nutze ich die Strukturfunktion im RichClient (ja ich bin ein Fan des Clients) und lege die Struktur im DMS ab. Durch die automatische Kompression verliere ich auch keinen Platz.

Gruß

KP

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Interessant, das kenne ich bisher tatsächlich nicht.
Allerdings ziehe ich nun auch andere Varianten in Betracht - u.a. den Erwerb von Acrobat Lizenzen.

Gibt es jemand der Acrobat im Einsatz hat und von Vor- oder Nachteilen berichten könnte?

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KP, nur ganz kurz vielen Dank für Ihre umfangreiche Einschätzung!