4 Antworten Neueste Antwort am 19.12.2016 08:06 von mjachert

    Mandantenbezogene Information kommunizieren

    anwender Einsteiger

      Eine einfache Anwender- Frage:

       

      Das Telefon klingelt man geht ran, und ein Mandant möchte uns mitteilen, daß es im Lohn eine Änderung gibt. Standardfall, aber der zuständige Mitarbeiter ist nicht mehr im Haus und ich möchte ihm eine Nachricht hinterlassen, die er dann liest, wenn er den Lohn vom betroffenen Mandanten bearbeiten möchte.

       

      Heute schreibe ich eine Telefonnotiz, gehe ins Büro vom Kollegen, suche den Lohn- Ordner raus, und lege die Notiz oben auf, damit der Kollege diesen Hinweis liest, wenn er den Fall bearbeitet.

       

      Genau diesen Sachverhalt möchte ich im "papierlosen Büro" nachstellen. Also eine Notiz schreiben, die genau dann meinen Kollegen erreicht, wenn der den Fall öffnet.

       

      Selbiges natürlich auch in andere Richtungen. Ich bekomme vom Mandanten noch einen Beleg für das alte Jahr, wo der Kollege schon an der Bilanz arbeitet. Ich möchte diesen Beleg gerne einbuchen (nicht festschreiben) und meinem Kollegen einen Hinweis geben, der genau dann kommt, wenn er sich wieder mit seinem Fall beschäftigt.

       

      oder... Mein Chef möchte, daß ich bei einer Buchhaltung vorher mit ihm Rücksprache halte, da er noch irgend etwas Wichtiges hat.

       

      oder... Lediglich ein Hinweis für die Urlaubsvertretung platzieren...
      ... eine Memo an mich selber setzen, daß im Folgemonat irgend etwas Wichtiges zu beachten ist.

       

       

      Frage:

      Mit welcher Anwendung kann das verwirklicht werden?

       

      PS. Ich arbeite aus der Übersicht Mandantenübersicht, während Kollegen aus der "Lohnabrechnung" oder gar aus dem Geschäftsfeld Rechnungswesen /BH heraus arbeiten.

      Geändert am 15.12.16 um 17:02 Uhr
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        • 1. Re: Mandantenbezogene Information kommunizieren
          0815 Aufsteiger

          Hallo Anwender,

           

          nutzen Sie Datev DMS oder möchten Sie es nutzen? Wenn nicht, ist der Rest des Textes gänzlich uninteressant^^

           

          Umsetzen ließe sich dies - nach meinem Empfinden & Erfahrungen - mit Datev DMS über die Dokument-Status. Telefonnotizen, die die Buchführung oder den Lohn betreffen, könnten Sie, mit der passenden Dokumentbezeichnung ("DMS-Knigge"), auf den Status zu buchen setzen. Die Dokumentbezeichnung, die dann "Fibu" oder "Lohn" enthält, zeigt dann an, ob es der Finanzbuchhalter oder der Lohnbuchhalter zu berücksichtigen hat. Informationen zu Jahresabschluss und Steuererklärungen könnten als zu prüfen gekennzeichnet werden. Wichtige Informationen können im Zweifel als offen deklariert werden, sodass Ihr Kollege das Dokument am nächsten Morgen sofort in seiner Dokumentansicht zur Erledigung vorfindet (die wiederum sinnvollerweise beim Start des Datev-Arbeitsplatzes automatisch geöffnet wird). Hat auch den Charme, über Telefonnotizen hinausgehend, dass Sie auf diese Weise viele E-Mails z.B. für die nächste Buchführung als zu buchen sammeln können, da es ja durchaus Mandanten gibt, die jede Information oder jeden  Beleg in eine einzelne E-Mail verpacken.

           

          Analog können Sie in DMS Belege mit Belegen verfahren, bspw. bei den Mandanten, die ihre Steuererklärungsbelege immer unverzüglich mit der laufenden Buchführung, ergo einzeln, einreichen.

           

          Sinnvollerweise gruppieren Sie dann Ihre Schnellinfo Dokumente nach dem Dokument-Status. Bei Bedarf können (kanzleiweite) Filter für das Veranlagungsjahr angelegt werden. Oder auch andersherum. Hier sind Ihrer Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Aus welcher Übersicht heraus Sie arbeiten, ist dabei gleich. Nur muss für jede Ansicht die Gruppierung separat vorgenommen werden und die Filter separat angelegt werden. Mit DMS-Administratorrechten lassen sich m.W. auch kanzleiindividuelle Status einrichten.

           

          Papierordner können Sie in DMS zusätzlich über die Vorgangsmappen abbilden. Es bietet sich an, eine jährliche Vorgangsmappe für JA & StE anzulegen, sowie in Einzelfällen, bspw. für ein langwieriges Rechtsbehelfsverfahren mit vielen Bescheiden, Einsprüchen, FA-Rückfragen usw.

           

          Mit diesem System arbeite ich äußerst komfortabel und papierarm. Auch Kapitalgesellschaften benötigen bei mir nur einen schmalen Papierordner. Dieser enthält lediglich unterschriebene Originale (Rückgabeexemplare, Bestätigungen u.ä.) sowie (derzeit noch) die Berechnungslisten aus den Programmen. Damit ist der Papierordner quasi vom Arbeits- zum schlichten Aufbewahrungsutensil degradiert.

           

          Bei aller "Lobhudelei" (BTW, ich bin kein Datev-Angestellter ) möchte ich Ihnen eines nicht verschweigen: Um so effektiv arbeiten zu können, ist es Voraussetzung, dass sich Ihre gesamte Kanzlei auf eine einheitliche Arbeitsweise einigt. Insbesondere muss glasklar sein, wann welcher Status zu setzen ist und wann in den Belegen und wann in den Dokumenten archiviert wird. Dazu muss es eine Leitlinie/Leitfaden geben, die/der auch gelebt wird! Ich spreche, ebenfalls als Anwender, aus sehr leidvoller Erfahrung

           

          Viele Grüße,

          0815

          4 von 4 Personen fanden dies hilfreich
          • 3. Re: Mandantenbezogene Information kommunizieren
            ichauch Erfahrener

            Zu den Ausführungen von 0815 (der nach den Ausführungen nicht so arbeitet, der musste sein, wir haben ja sonst keinen Anlass für dumme Sprüche) ist nur noch eins hinzuzufügen:

             

            Die Telefonnotiz, Dokument usw. kann auch mit einer Aufgabe verknüpft werden die sich wiederum mit einem Mandanten und Mitarbeiter verknüpfen lässt. Zwar nicht direkt aus DMS, aber immerhin.

             

            Gruß

            KP

            • 4. Re: Mandantenbezogene Information kommunizieren
              mjachert Aufsteiger

              Hallo "Anwender",

               

              falls Sie kein DMS nutzen, kann man das ganze auch annähernd über die digitale Dokumentenablage und DATEV Aufgaben abbilden.

               

              In den Dokumenten einfach eine Telefonnotiz erstellen (Schnellinfo "Dokumente" -> "neu" -> Telefonnotiz) und diese dann mit einer DATEV Aufgabe versehen (Aufgabe anlegen). Dies kann dann noch mit weiteren Informationen gefüllt werden. Die Aufgabe dem Mitarbeiter zuordnen und eine entsprechende Erinnerung hinterlegen.

               

              Beim zuständigen Mitarbeiter ploppt dann ein Fenster auf, mit allen ihm zugedachten Aufgaben. Alternativ kann er über den Baum (linke Seite DAP) unter "Aufgaben" auch "meine aktiven Aufgaben" anwählen und den Reiter beim Programmstart öffnen lassen, so dass er direkt alles im Blick hat.

               

              Je nach Nuko-Einstellungen können dann auch alle aktiven Aufgaben in der Kanzlei eingesehen werden.

               

              Eine Verknüpfung, dass die jeweiligen Informationen beim Bearbeiten des Falls aufploppen, gibt es - glaube ich - nicht. Falls hier jemand noch eine Idee hat, nehme ich die auch gerne auf Allerdings kann man auch in den leistungsbezogenen Übersichten die Schnellinfo "Dokumente" auswählen und nach Ablagedatum sortieren. So sieht man ja schnell, wenn da was dazugekommen ist.

               

              Grüße

               

              Manuela Jachert