Hallo Anwender,
nutzen Sie Datev DMS oder möchten Sie es nutzen? Wenn nicht, ist der Rest des Textes gänzlich uninteressant^^
Umsetzen ließe sich dies - nach meinem Empfinden & Erfahrungen - mit Datev DMS über die Dokument-Status. Telefonnotizen, die die Buchführung oder den Lohn betreffen, könnten Sie, mit der passenden Dokumentbezeichnung ("DMS-Knigge"), auf den Status zu buchen setzen. Die Dokumentbezeichnung, die dann "Fibu" oder "Lohn" enthält, zeigt dann an, ob es der Finanzbuchhalter oder der Lohnbuchhalter zu berücksichtigen hat. Informationen zu Jahresabschluss und Steuererklärungen könnten als zu prüfen gekennzeichnet werden. Wichtige Informationen können im Zweifel als offen deklariert werden, sodass Ihr Kollege das Dokument am nächsten Morgen sofort in seiner Dokumentansicht zur Erledigung vorfindet (die wiederum sinnvollerweise beim Start des Datev-Arbeitsplatzes automatisch geöffnet wird). Hat auch den Charme, über Telefonnotizen hinausgehend, dass Sie auf diese Weise viele E-Mails z.B. für die nächste Buchführung als zu buchen sammeln können, da es ja durchaus Mandanten gibt, die jede Information oder jeden Beleg in eine einzelne E-Mail verpacken.
Analog können Sie in DMS Belege mit Belegen verfahren, bspw. bei den Mandanten, die ihre Steuererklärungsbelege immer unverzüglich mit der laufenden Buchführung, ergo einzeln, einreichen.
Sinnvollerweise gruppieren Sie dann Ihre Schnellinfo Dokumente nach dem Dokument-Status. Bei Bedarf können (kanzleiweite) Filter für das Veranlagungsjahr angelegt werden. Oder auch andersherum. Hier sind Ihrer Fantasie kaum Grenzen gesetzt. Aus welcher Übersicht heraus Sie arbeiten, ist dabei gleich. Nur muss für jede Ansicht die Gruppierung separat vorgenommen werden und die Filter separat angelegt werden. Mit DMS-Administratorrechten lassen sich m.W. auch kanzleiindividuelle Status einrichten.
Papierordner können Sie in DMS zusätzlich über die Vorgangsmappen abbilden. Es bietet sich an, eine jährliche Vorgangsmappe für JA & StE anzulegen, sowie in Einzelfällen, bspw. für ein langwieriges Rechtsbehelfsverfahren mit vielen Bescheiden, Einsprüchen, FA-Rückfragen usw.
Mit diesem System arbeite ich äußerst komfortabel und papierarm. Auch Kapitalgesellschaften benötigen bei mir nur einen schmalen Papierordner. Dieser enthält lediglich unterschriebene Originale (Rückgabeexemplare, Bestätigungen u.ä.) sowie (derzeit noch) die Berechnungslisten aus den Programmen. Damit ist der Papierordner quasi vom Arbeits- zum schlichten Aufbewahrungsutensil degradiert.
Bei aller "Lobhudelei" (BTW, ich bin kein Datev-Angestellter 
) möchte ich Ihnen eines nicht verschweigen: Um so effektiv arbeiten zu können, ist es Voraussetzung, dass sich Ihre gesamte Kanzlei auf eine einheitliche Arbeitsweise einigt. Insbesondere muss glasklar sein, wann welcher Status zu setzen ist und wann in den Belegen und wann in den Dokumenten archiviert wird. Dazu muss es eine Leitlinie/Leitfaden geben, die/der auch gelebt wird! Ich spreche, ebenfalls als Anwender, aus sehr leidvoller Erfahrung 
Viele Grüße,
0815
Zu den Ausführungen von 0815 (der nach den Ausführungen nicht so arbeitet, der musste sein, wir haben ja sonst keinen Anlass für dumme Sprüche) ist nur noch eins hinzuzufügen:
Die Telefonnotiz, Dokument usw. kann auch mit einer Aufgabe verknüpft werden die sich wiederum mit einem Mandanten und Mitarbeiter verknüpfen lässt. Zwar nicht direkt aus DMS, aber immerhin.
Gruß
KP
Hallo "Anwender",
falls Sie kein DMS nutzen, kann man das ganze auch annähernd über die digitale Dokumentenablage und DATEV Aufgaben abbilden.
In den Dokumenten einfach eine Telefonnotiz erstellen (Schnellinfo "Dokumente" -> "neu" -> Telefonnotiz) und diese dann mit einer DATEV Aufgabe versehen (Aufgabe anlegen). Dies kann dann noch mit weiteren Informationen gefüllt werden. Die Aufgabe dem Mitarbeiter zuordnen und eine entsprechende Erinnerung hinterlegen.
Beim zuständigen Mitarbeiter ploppt dann ein Fenster auf, mit allen ihm zugedachten Aufgaben. Alternativ kann er über den Baum (linke Seite DAP) unter "Aufgaben" auch "meine aktiven Aufgaben" anwählen und den Reiter beim Programmstart öffnen lassen, so dass er direkt alles im Blick hat.
Je nach Nuko-Einstellungen können dann auch alle aktiven Aufgaben in der Kanzlei eingesehen werden.
Eine Verknüpfung, dass die jeweiligen Informationen beim Bearbeiten des Falls aufploppen, gibt es - glaube ich - nicht. Falls hier jemand noch eine Idee hat, nehme ich die auch gerne auf Allerdings kann man auch in den leistungsbezogenen Übersichten die Schnellinfo "Dokumente" auswählen und nach Ablagedatum sortieren. So sieht man ja schnell, wenn da was dazugekommen ist.
Grüße
Manuela Jachert