Belegtransfer in der Kanzlei bei WTS-Betrieb ohne Arbeitsplatzscanner

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Hallo,

kann mir jemand Praxistipps liefern, wie eine Steuerkanzlei mit WTS-Betrieb, die den Mandanten trotzdem gerne Unternehmen Online - und zwar auch die Möglichkeit, dass die Kanzlei die Arbeit mit dem Scannen und Hochladen übernimmt - anbieten möchte am besten mit dem Verfahren des Scannens und Weiterverarbeitens umgeht.

Mir ist bekannt, dass beim WTS-Einsatz das Scanmodul nur begrenzt einsatzfähig ist, da man hier nicht direkt auf den Scanner zugreifen kann. Bislang behelfen wir uns damit, dass wir die Belege in ein Verzeichnis pro Mitarbeiter scannen und diese Dateien dann im Explorer in einen Datenpfad kopieren, von wo aus der Belegtransfer die Daten hochlädt.

Nachteil: wir müssen die Rechnungen bislang einzeln scannen, damit im Zielpfad durch das Scannen auch jeweils Eine Datei pro Rechnung entsteht. Lassen wir z.B. drei Rechnungen zusammen durch den Einzug laufen, haben wir eine TIFF-Datei, die in DOU nur als EIN Beleg erkannt wird.

Solange man wirklich kleine Mandate hat, wo man das anbieten möchte, geht das noch, wenn aber der Belegstapel mehr wird, wird es irgendwann dämlich jede Rechnung einzeln zu scannen.

Nachdem ich auch mitbekommen habe, dass es durchaus auch üblich sein kann, dass Kollegen diese Dienstleistung mit aufgenommen haben und vielleicht vermehrt anbieten und einsetzen, wollte ich in Erfahrung bringen, wie man das dort handhabt?

Habt ihr dann extra Arbeitsplatzscanner oder wie wird das bei größerem Belegaufkommen gelöst?

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Hallo,

vernünftig lösbar wohl nur mit einem Arbeitsplatzscanner am Client PC. Dieser muss nicht per Anmeldung in die Domäne eingebunden werden, es reicht, wenn ein Verzeichnis von diesem erreichbar ist. Zum scannen muss dann die Wohlfühlzone WTS verlassen werden, auf dem Client stehen dann die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung.

Die Belege müssen immer nachbearbeitet werden, entweder Werbung (unsere Standorte etc.) oder Schmutz und Falze die die Leerseitenerkennung irritieren, müssen herausgenommen werden.

Es gibt auch Scanner, die ohne Client an das Netzwerk angeschlossen sind und in ein Verzeichnis speichern. Auch hier steht man vor dem selben Problem. Massenerfassung als Service wohl nur mit Scanmodul (für die Funktionen heften und trennen), Upload aus dem Verzeichnis über WTS.

Gruß

KP

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Nachteil: wir müssen die Rechnungen bislang einzeln scannen, damit im Zielpfad durch das Scannen auch jeweils Eine Datei pro Rechnung entsteht. Lassen wir z.B. drei Rechnungen zusammen durch den Einzug laufen, haben wir eine TIFF-Datei, die in DOU nur als EIN Beleg erkannt wird.

Das kann man einstellen. Am Kopierer oder in dessen "Betriebssystem". Zumindest ist das Problem dann erledigt.

Wir erledigen das teilweise ebenso (wir scannen vor Ort und laden dann hoch). Allein, um zu gewährleisten, dass das ganze erst mal richtig anfängt. Und um zu sehen, welche Belege denn anfallen (einseitige/mehrseitige Rechnungen, die dann natürlich wieder bearbeitet werden müssen - vom Mandanten). Und wenn es dann läuft instruieren wir den Mandanten.

Wie gesagt, dass o.a. "Problem" lässt sich einstellen.

Mandanten mit großem Volumen haben meist auch Digitalkopierer im Netz. Und legen ab, wo es sinnvoll ist. Dann von dort der Transfer nach UO.

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Hallo Herr Ammon,

die Scanner die das können gibt es sicherlich. Aber wenn nicht eingeplant.

Ich würde über die Faxvariante zum hochladen nachdenken. Dann müssen zwar die mehrseitigen Rechnungen wieder

online geheftet werden, aber das geht doch deutlich schneller. Na klar, die Schnipsel für Kasse u. Kreditkarten landen weiterhin auf  dem Flachbettscanner.

Gruß

C. Rohwäder

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danke für die antworten. das habe ich mir schon fast so gedacht.

herr hofmeister, wenn ich das umstelle, habe ich leider wieder das umgekehrte Problem im DMS, denn wir nutzen den scanner auch dafür. wenn ich jede seite zwingend als ein TIFF generieren lasse, dann hab ich manchmal im dokumentenkorb 300 verschiedene Dokumente. das ist nicht so ganz praktikabel bei uns denke ich.

aber ich sehe schon, es wird wohl nicht gänzlich ohne ein bisschen zutun laufen. entweder Arbeitsaufwand mit einbringen oder Arbeitsplatz scanner installieren

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ist das scannmodul im belegtransfer mit drin oder ist das ein eigenes fenster wie ein eigenes Programm. ich hab uns neulich den belegtransfer installieren lassen, damit wir belege nach DUO hoch bekommen, und dort gibt es einen button zum scannen, allerdings hab ich jetzt nichts gesehen, wo ich ich nachgang dazu noch heften und bearbeiten könnte.

ist das wieder extra?

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Nutzen Sie für DMS den RichClient oder den Arbeitsplatz?

Für den RichClient ein eigenes Verzeichnis anlegen, dann die Belege dort zusammenfassen und dann in einem Rutsch mittels Rechtsklick ablegen.

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wir nutzen den Arbeitsplatz. unser scanner wurde so eingestellt, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes scannverzeichnis hat, wenn er scant. also die Dokumente landen dann im Explorer als TIFF und können dann von dort im dokumentenkorb importiert werden

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Hallo,

es gibt auch Scanner-Kopierer (wir haben so ein Xerox Monster), die mittels Einstellung die gescannten Seiten einzeln ablegen, und die auch noch als pdf (optional) erstellen.

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Man kann das auch temporär umstellen (also das was ich erklärt habe). Das macht man dann vor dem Scannen am Scanner/Kopierer etc. Via Tastenmenü.

Natürlich ist das Aufwand. Das dem dem eigenen Verzeichnis ist eine schöne Sache. Dann den Belegtransfer über das Verzeichnis laufen lassen...

Ich richte für solche Sachen eigene Ordner am Digitalkopierer ein. Als "Extra-Taste" für Mandant 0815 der dann auf den Ordner 0815/Belege geht.

Der Belegtransfer wird dann entsprechend so eingerichtet, das er diesen Ordner absucht..und nach DUO hochlädt....

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Hallo Herr Ammon,

gesetzt, dass man Sie von dem Gedanken "für den Mandaten scannen" nicht abbringen kann:

Da bräuchte es am besten einen Netzwerkscanner, der hierarchisch Scanzeile definieren kann, also z.B. Menü: Mandant Maier -> Rechnungseingang -> mehrseitig => x:\transfer\Mandant_Maier\Rechnungseingang

Ansonsten könnte man auch die Scanziele definieren und diese dann unterschiedlichen Favoriten zuordnen.

Favorit: Mandant Maier

• Scan RE einseitig => x:\transfer\Mandant_Maier\Rechnungseingang
• Scan RE mehrseitig => x:\transfer\Mandant_Maier\Rechnungseingang
• Scan RE Duplex => x:\transfer\Mandant_Maier\Rechnungseingang

...

Favorit: Mandant Müller

• Scan RE einseitig => x:\transfer\Mandant_Mueller\Rechnungseingang
• Scan RE mehrseitig => x:\transfer\Mandant_Mueller\Rechnungseingang
• Scan RE Duplex => x:\transfer\Mandant_Mueller\Rechnungseingang

...

O. Schneider

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Hallo Herr Ammon,

wenn Sie das Tool "Belegtransfer" im Einsatz haben ist darin auch das "Scanmodul" enthalten. Dies ist aber ein gesondertes Programm, dass gesondert aufgerufen wird.

Mit diesem können Sie aus der WTS-Umgebung die lokal gespeicherten Scans laden und dort eine Trennung, Heftung usw. vornehmen. Sobald das dort alles geprüft ist, laden Sie die fertigen Dokumente dann nach Unternehmen Online hoch.

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Mir einem großen Netzwerkscanner würde es funktionieren, wenn es nicht folgende Probleme beim Einscannen des kompletten Belegstapels gäbe:

• Teils mehrseitige Rechnungen mit Endbetrag auf Seite 3
• Diese Rechnungen sind mechanisch geheftet
• Auch sind diverse Notizen an Rechnungen getackert
• Teils unschönes Papier, welches Papierstau verursacht.
• Unterschiedliche Druckdichte, gelegentlich farbige Hintergründe.
• Mandant wünscht keine Umsortierung seines Ordners

Folglich müßten alle Tacker und Büroklammern manuell vor dem Scannen entfernt werden. Die Software würde dann aus der großen TIF- Datei automatisch Einzelbelege schneiden oder diese würden beim Scannen automatisch entstehen.

Notwendige Nacharbeiten:

• Aussortieren und Neuscannen der fehlerhaft gescannten bzw. unlesbaren Belegen
• Manuelles Heften der mehrseitigen Belege (am PC und wieder die Originale)
• Bereitstellen für UO

folglich frißt die Vorarbeit alle möglichen Zeitersparnisse komplett auf, so daß ein Scannen in der Kanzlei durch den Sachbearbeiter letztlich keinen Zeitgewinn bringen kann.

Früher hatten wir Hilfskräfte, die Kontenblätter ablegten. Geht der Trend dahin, daß wir diese Hilfskräfte wieder aktivieren müssen, damit diese Belege scannen und in UO bereitstellen?

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hätte nicht gedacht, dass heute soviel feedback dazu kommt.

vielen dank an alle, das ist sehr aufschlussreich. ja die überlegung, ob man das überhaupt in der kanzlei macht ist natürlich nicht die basis, denn das programm ist ja ursprünglich auf scannen beim mandanten ausgelegt.

ich habe nur aufgeschnappt und auf einem datev-seminar wurde das auch angemerkt, dass man diese leistung durchaus selbst machen kann und diese dann verkauft. das macht aber - erstrecht nach meinen eindrücken hier - wirklich nur sinn, wenn es nicht anders geht.

sich das ins haus zu holen, wenn die papiermenge größer wird ist entweder mit internem mehraufwand verbunden, dass sich letztlich wieder nicht rechnet auch wenns bezahlt wird - oder man muss wirklich nochmal was lokales anschaffen.

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ich habe nur aufgeschnappt und auf einem datev-seminar wurde das auch angemerkt, dass man diese leistung durchaus selbst machen kann und diese dann verkauft. das macht aber - erstrecht nach meinen eindrücken hier - wirklich nur sinn, wenn es nicht anders geht.

Auf den DATEV-Seminaren wird das natürlich als Nonplusultra propagiert. 

Warum wohl?

Ein weites Feld...

Ihnen einen schönen Donnerstag,

VG, A. Hofmeister

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Guten Tag zusammen,

ich habe diese Diskussion mit Interesse gelesen und glaube Ihnen eine Lösung vorstellen zu können, die für Ihre Kanzleien interessant ist.

Kurz zum Hintergrund: Als ehemaliger Mitarbeiter und technischer Berater der Steuerberatersozietät Czeczka & Heimann aus Dortmund haben wir auch hier vor ca. 2 Jahren nach genauso einer Möglichkeit gesucht: wie bekommen wir Belege für Mandanten in Unternehmen Online, die nicht selbst scannen (wobei dies in jeder Kanzlei die 1. Wahl sein sollte) oder aber die Scanqualität vom Mandanten nicht gut genug ist, um später in KaReWe eine wirksame Zeiteinsparung beim Buchen zu haben.

Das ScanModul der DATEV zeigte uns hier gewisse Grenzen:

Solange man wirklich kleine Mandate hat, wo man das anbieten möchte, geht das noch, wenn aber der Belegstapel mehr wird, wird es irgendwann dämlich jede Rechnung einzeln zu scannen.

Deshalb haben wir als C&K Service (als neu gegründete Servicegesellschaft), gemeinsam mit unserem Partner Scanfabrik, eine für die Praxis entwickelte Kanzleilösung mit individuell anpassbaren Oberflächen entwickelt.

Diese Lösung ist auch seitens der DATEV bekannt und bereits präsentiert worden.

Ich möchte den Prozess Scannen für UO einmal kurz skizzieren:

• Eingabe / Auswahl der Mandantennummer bzw. des Namens über Touch oder Tastatur
• Auswahl des Belegtyps
• Scannen des Belegguts im Stapel (auch kleine Belege)
• Scanvorgang: Automatische Ausrichtung der Belege in Leserichtung, Scannen von Vorder- und Rückseite mit automatischer Leerseitenlöschung, Dokumententrennung nach jeder Seite
• Kontrolle des gescannten Belegguts direkt am Bildschirm: Drehen von Belegen, nachträgliches vereinen/heften von Dokumente (bei mehr als 2-seitigen Dokumenten, z.B. Telekomrechnung), Löschen von Seiten (Notizen auf Rückseite ,AGB's), etc.
• Nach erfolgter Kontrolle Übergabe der Belege in UO (im Hintergrund läuft der Belegtransfer)

Dies ist eine kurze Zusammenfassung der Lösung, nur bezogen auf den Prozess UO. Alle weiteren Prozesse wie Posteingang, mitarbeiterorientierte Übergabe in den Dokumentenkorb zur Verschlagwortung in DMS oder digitale Dokumentenablage sind ebenso möglich.

Wir haben diese Lösung in diesem Jahr zahlreichen Kanzleien präsentiert und bei ihnen installiert. Und bei allen treffen wir genau auf die Probleme und Fragen, die in dieser Diskussion aufgegriffen wurden: das einfache Handling der Belege, was mache ich mit kleinen Belegen, kann ich diese Leistung auch für Mandanten anbieten etc.

Unsere Meinung nach soll scannen Spaß machen und es darf nicht viel Zeit für das digitalisieren verbraucht werden.

Viele Grüße,

Markus Eltermann