3 Antworten Neueste Antwort am 15.11.2016 08:45 von cro

    E-Mail Rechnungseingang - Beleg komprimieren und in UO speichern

    wiesmann76 Einsteiger

      Leider habe ich in den anderen Thread keine Antwort bekommen, daher hier erneut:

       

      Per Mail versendete Rechnungen sind vom Speicherplatz zum Teil extrem groß und außerdem nicht im TIFF-Format. Gibt es eine einfache Lösung, die Mail-Anhäge z.B. über die Senden-an Funktion umzuwandeln und in ein Beleftransfer-Verzeichnis abzulegen?

       

      Hierzu suche ich noch händeringend eine "einfache" Lösung für meine Mandanten.

       

      Grüße,

      J. Wiesmann

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        • 1. Re: E-Mail Rechnungseingang - Beleg komprimieren und in UO speichern
          andreashofmeister Meister

          Haben  Sie es schon bei Drittanbietern versucht (Smarttools etc.?) Hin und wieder findet man dort pfiffige Lösungen!

          • 2. Re: E-Mail Rechnungseingang - Beleg komprimieren und in UO speichern
            Oliver Zebura Einsteiger

            Hallo Herr Wiesmann,

             

            vorweg: Wenn eine Rechnung in digitaler Form zugestellt wird, dann ist diese auch so aufzubewahren. Eine Konvertierung in ein anderes Format oder auch nur eine Komprimierung verändert jedoch diese Originalrechnung. Zumal digitale Rechnungen weitere Informationen enthalten (können) - Stichworte: ZUGFeRD, Signaturen

             

            Als Standardformat zur Langzeitaufbewahrung hat sich inzwischen das PDF-Format durchgesetzt. Dies verursachte in Zusammenhang mit Unternehmen online bzw. dem digitalen Belegbuchen zahlreiche Probleme, die jedoch m.E. inzwischen behoben sind.

             

            Zur Dateigröße: Dies ist ja in Zeiten größerer Bandbreite und günstigeren Speicherkosten ein relativer Begriff. Man mag anführen, dass der Speicher in Unternehmen online nicht gerade preiswert ist, aber im Vergleich zu den Bearbeitungskosten, will sagen der Umwandlung einer jeden Rechnung in ein anderes / kleineres Format, vernachlässigbar.

            Und sollte der Absender eine viel zu große Datei schicken: Ich habe bei einem Lieferanten auch schon mal angerufen und darauf hingewiesen, der hat das bei sich dann verbessert. - Schließlich sind die meisten an einer Verbesserung der Zusammenarbeit interessiert und für Hinweise dankbar.

             

            O.Schneider

            • 3. Re: E-Mail Rechnungseingang - Beleg komprimieren und in UO speichern
              cro Fortgeschrittener

              Hallo Herr Wiesmann,

               

              kann zu PDF sagen, dass wir unsere Mandanten bitten, unter 300 dpi Auflösung zu bleiben und nicht in Farbe zu scannen soweit es um UO geht.

               

              Gruß

              C. Rohwäder