Verfahrensdokumentation - Erfahrungen, Berichte

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Lt. BMF-Schr. v. 14.11.14 (GOBD), Tz. 34 wird zur Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen eine Verfahrensdokumentation verlangt.
Ich möchte diesen Beitrag einstellen, um Erfahrungen, Fragen etc. zu sammeln. Mein Eindruck ist, dass in vielen Kanzleien dieses Thema noch stiefmütterlich behandelt wird, mglw. mangels Erfahrungen aus der Betriebsprüfung.:

Also: wie geht Ihr mit dem Thema um, was sind Eure Erfahrungen?

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Ich habe dieses Thema mit viel Mühen und (möglichst) einfachen Worten aufbereitet, die Resonanz war sehr verhalten.

Folgende Fragen stelle ich mir hierzu:

1. Welcher Finanzbeamte ist denn überhaupt auf diese Verfahrensbeschreibung geschult? Müssen die jetzt auch noch Qualitätsmanagement lernen? Es gibt doch aller Erkenntnis nach sowieso schon zu wenig Prüfer!

2. Wenn die Inhalte der Verfahrensbeschreibung bei einer BP ggf. im Dunkeln liegen, wird dann nur noch das reine - formelle - Fehlen negativ gewertet?

3. Geht es bei allen (denkbaren) Sanktionen überhaupt um die Inhalte? Im Klartext: Ist es eigentlich nicht nur vorrangig wichtig, dass es diese Verfahrensbeschreibung überhaupt gibt (auch wenn der größte Mist drinsteht)?

4. Ist es Aufgabe des Steuerberaters und darf er es überhaupt, beim Qualitätsmanagement in der Tiefe mitzuwirken?

Etwas Hilflosigkeit macht sich breit, denn unsere Hilfestellung hierbei liegt ja nur in Grundinformationen.

Bisher bin ich der Meinung, dass eine wirklich gute Verfahrensbeschreibung nur durch QM-Fachleute erstellt werden kann, viele Angebote hierzu habe ich allerdings noch nicht gesehen.

Es wäre schön, hier über echte Beratungskonzepte und Erfahrungen zu hören.

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Das Thema ist bislang leider etwas im Nirwana verschwunden.

Nachdem ich nun einige Hinweise auf Fortbildung hatte und am Wochenende auf meiner aktuellen Rechtsprechung auch sehr ausführliche Hinweise auf eben jene Verfahrensdokumentation aufgrund der GodB hatte bzw. der Dozent auch jede Menge Checklisten an die Hand gab und mitteilte das dies seit dem 1.1.2015 gilt, stellt ich mir die gleiche Frage wie ursprünglich gestellt.

Wie gehen denn die Kollegen damit um ?

So wie ich - bislang ignoriert, da in keiner BP angefordert ?

Ich denke gerade über ein Mandantenrundschreiben nach.

Das alles richtig und vernünftig zu erstellen scheint tatsächlich etwas für QM Prüfer zu sein

Nichts destotrotz gibt es Musterdokumentationen vom DStV:

https://www.dstv.de/download/zu-tb-140-15-we-musterverfahrensdokumentation-geschuetzt

Natürlich auch das Tool von Datev AP Verfahrensdokumentation

Daher wäre ich an Info von den Kollegen sehr interessiert.

Da uns ja sonst so langweilig ist, dürfen wir uns damit wohl auch noch herumschlagen.

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Ich hatte ein recht aufschlussreiches Seminar unseres Steuerberaterverbands zu dem Thema. Bei der Umfrage, wer denn Mandanten habe, die eine Verfahrensdokumentation haben, meldeten sich anderthalb von den rund 100 Teilnehmern. Der Dozent selber war (zu Recht) stolz, dass 10% seiner Mandanten über eine voraussichtlich korrekte Verfahrensdokumentation verfügen... So viel dazu, wie verbreitet das Ganze ist.

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Moin, moin,

das sind ja schon tolle Quoten. Im letzten Herbst bei einem DATEV-Seminar in Kiel hat sich niemand geoutet, eine VFD zu haben. Ich bin gespannt, Ende März bin ich zu einem (ähnlichen oder gleichen?) Seminar des StBVs angemeldet. VFD in 30 min. ist eine Ansage. Vielleicht komme ich dann mal weiter.

Ok. einer meiner Mandanten hat etwas aufgeschrieben zur Führung seiner offenen Ladenkasse. Immerhin ein erster Schritt.

Schöne Grüße in die Runde

WF

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Genau das war das Seminar, auf dem ich auch war. Sehr informativ.

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Ich war im Januar auf einem Seminar des IFU-Institutes, welches sehr informativ und mit tollen Arbeitsunterlagen ausgestattet war. Hier ging man auch etwas "in die Breite". D.h. das Thema war nicht nur auf die Verfahren "Belegablage" beschränkt, sondern hier wurden auch Verfahrensdokumentationen z.B. zur Kassenführung, Warenwirtschaftssystem, Fakturierung angeschnitten. Der Dozent war ein Betriebsprüfer aus NRW. Er berichtete, dass gerade im letzten Jahr viele Prüfer auf dieses Thema geschult wurden und von der OFD (verpflichtend) angewiesen wurden, bei Betriebsprüfungen danach zu fragen. Inhaltlich findet wohl noch keine Tiefenprüfung statt, aber das Nicht-Vorhandensein stellt einen Mangel der Buchführung dar. Gleichzustellen mit fehlenden Programmierprotokollen einer Kasse z.B.
Insofern wird es da in Zukunft möglicherweise unschöne Überraschungen geben. Die Mandanten auf das Thema zu sensibilisieren - neben all den anderen Themen, die ja auch noch da sind (DS-GVO, Digitalisierung allgemein) ist eine Aufgabe....! Der wir uns ja genauso stellen müssen.