DMS Vorgangsmappe

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Hallo liebe Community,

ich hoffe, eine oder einer der vielen Mitglieder hier kann mir weiterhelfen.

Und zwar haben wir seit einiger Zeit DMS in Benutzung, jedoch wird bei uns im Hause die Vorgangsmappe etwas stiefmütterlich behandelt. Das soll sich jetzt aber ändern.

Das ganze einrichten, wie bekomme ich Belege und Dokumente in die Vorgangsmappe ist an sich kein Problem für uns. Wo bei uns sich aber ein riesengroßes Fragezeichen auftut sind E-Mails mit Belege vom Mandanten im Anhang. Sagen wir, man erhält eine Mail mit 5 Belegen zum Jahresabschluss und 15 Belegen zur Einkommensteuer vom Mandanten und diese E-Mail wird nun als ganze Einheit in DMS abgelegt. Bekommt man es irgendwie hin, dass man die einzelnen Belege in die Vorgangsmappe "Jahresabschluss" und die Mappe "Einkommensteuererklärung" einfügen kann, ohne dass man die E-Mail als ganzes reinnehmen muss (und dann muss der Sachbearbeiter des Jahresabschlusses oder der Einkommensteuer sich halt immer die benötigten Belege aus den Anlagen selber raussuchen). Sprich, ich möchte die Belege, die als Anhang mit in der E-Mail abgelegt wurden, den verschiedenen Vorgangsmappen zuordnen, ohne dass die E-Mail in diesen Mappen auftaucht. Wir möchten halt nicht jetzt jeden Beleg aus der E-Mail einzeln in DMS als Dokument oder Beleg ablegen, damit man diesen dann den jeweiligen Mappen zuordnen kann. Oder ist das zur Zeit meine einzige Chance?

Oder haben wir einen Denkfehler und es gibt eine viel einfacherer Lösung, wie ich die Belege digital und ohne Papierakte zusammenfassend für den Sachbearbeiter vorbereiten kann.

Noch einen schönen Feierabend an alle.

P.S. Falls der Beitrag falsch zugeordnet wurde, bitte ich um Entschuldigung.

Gruß

Irina Wall

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ich glaube, dass sich das nicht vermeiden lässt. ich habe nicht die riesen erfahrung mit vorgangsmappen, aber das ding ist doch, dass dort eigentlich nichts anderes passiert, als unter einem oberbegriff (den vorgang) einzelne dokmente zusammen zu stellen und zwar als beleglinks.

es werden ja nicht die dokumente dort hinterlegt, sondern links, die auf die einzelnen dokumente verweisen. und hier liegt meiner meinung nach der haken. dsa dokument, welches sie meinen besteht aus der email und den anhängenden belegen. diese bilden eine einheit und können nicht so ohne weiteres getrennt werden.

dazu bedürfte es vorher der getrennten archivierung, der anhängenden dateien in zwei verschiedenen dokumenten. so sehe ich das jedenfalls. ich lasse mich gerne korrigieren, aber das ist die programmlogik und ich kann das sehr gut verstehen. leider kann man halt nicht alles abbilden, denn etwas vorarbeit muss man auch noch leisten.

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arbeiten sie so, dass sie die vorgangsmappen als vorbereitung zum abschluss oder der steuererklärung bilden? ich finde das hinderlich, denn die leistungserstellung kann fast nicht fehlerfrei oder unumständlich digital abgebildet werden.

wir archivieren erst hinterher um unsere arbeit zu dokumentieren oder aber vorgangsmappen für besprechungen. für leistungen finde ich ziemlich umständlich, das kann man auch über andere sortierkriterien hinbekommen und vielleicht sogar schneller.  je nachdem wie das allgemeine archivierungsverhalten ist.

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Moin,

die Vorgangsmappe ist an sich ein sehr mächtiges Instrument, richtig eingesetzt hilft sie auch Unterstrukturen abzubilden und vor allem auch übergreifend darzustellen. Dokumente in die Vorgangsmappe zu verlinken ist von Handling her doof gelöst, ich hatte bisher keine Zeit mich damit näher auseinander zu setzen.

Bei "Rudelmails" (also Mails mit vielen Anhängen) speichere ich die Anhänge einzeln (müssen meist sowieso einzeln bearbeitet werden) und die Mail gesondert (mit Hinweis auf Anhänge in den Bemerkungen).

Die Vorgangsmappe als Ersatz für fehlende Strukturen zu verwenden ist m. E. der falsche Weg, also erst einmal eine sinnvolle Ordner/Registerstruktur aufbauen und dann sehen, für welche Anforderungen eine Mappe gebraucht wird.

Gruß

KP

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Mit der DMS Vorgangsmappe haben wir uns noch nicht konkret auseinandergesetzt.

Wir haben DMS seit 9 Jahren im Einsatz und wenden es konsequent an. Allerdings haben wir uns entscheiden, keine papierfreies, sondern ein papierarmes Büro zu sein.

Um uns nicht nur für DMS verbiegen zu müssen, werden Arbeitspapiere, die für den Jahresabschluss und die Steuererklärungen benötigt werden, noch immer ausgedruckt und im entsprechenden Ordner abgelegt. Bei der Erstellung sind die Papier so kompakt zusammen, können leicht sortiert und effektiv verarbeitet werden. Abschließend werden die Arbeitspapiere in einem Ratsch in DMS erfasst und danach vernichtet bzw. dem Mandanten zurück gegeben oder - solange es noch nötig ist - an das Finanzamt versandt.

Schließlich bekommen wir ja auch unterjährig analoge Belege, die für die spätere Erstellung nötig sind und wir sammeln lieber anstatt zig-fach die Belege einzeln in DMS zu erfassen.

Unsere Vorgehensweise entspricht an dieser Stelle sicher nicht der Ideologie von DMS, aber die zeitsparende Bearbeitung rechtfertigt m.E. den Medienbruch.

Aber vielleicht kommt eine Anregung von den Kollegen, wie Arbeitspapiere laufend so in DMS abgelegt werden können, dass sie einfach greifbar und übersichtlich sind?! Für Anregungen bin ich jederzeit dankbar.

Beste Grüße

Robert Eisel

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dem kann ich mich nur anschließen.

die leistungserstellung sollte noch auf papier erfolgen und die Archivierung später in einem durchgang digital, denn die leistungserfassung digital zu erstellen macht in der Praxis schon einige Probleme wenn man sich nicht auskennt oder ein total ausgeklügeltes System hat.

wir sehen DMS mehr als ARCHIV und weniger als PROGRAMM.

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Die Sicht des DMS als reines Archiv hat einen Nachteil, es kann auf die in Papierform gelagerten Dokumente nicht von allen Mitarbeitern zugegriffen werden, hier bietet DMS mehr (DATEV blockiert leider viele Möglichkeiten).

Was noch gedankliche Akrobatik verlangt sind Arbeitsschritte, die noch traditionell mit Stift und Papier erledigt werden (müssen) und dann noch eine Weile "abhängen". Auskünfte kommen leider nicht immer so wie sie gebraucht werden.

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Guten Morgen,

es ist bisher so geplant, dass man die Vorgangsmappe als Ersatz zum bisher angelegten Ordner für Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen anlegt und dort, in einer allgemeinen fürs gesamte Büro vorgefertigten Struktur, die Belege / Dokumente ablegt. Der Fibu-Sachbearbeiter sollte dann keine Kopien in Papierform mehr anlegen, sondern die benötigten Unterlagen einscannen, in DMS abspeichern und in die Vorgangsmappe einfügen. Originalbelege gehen an den Mandanten dann wieder sofort zurück. Wenn der JA-Sachbearbeitern dann die Unterlagen sucht, kann er diese einfach in der Mappe wiederfinden. Soweit die Theorie.

Hier war halt nun die Frage aufgetaucht, was man dann mit den "Rudelmails" (ich find den Ausdruck sehr passend ) dann am Besten macht.

Ich werde mal der Geschäftsleitung Ihre Vorgehensweisen erläutern, dass man vllt. weiterhin einen Papierbelegordner anlegt und diese zum Schluss erst einscannt.

Ich danke allen, die so schnell geantwortet haben.

Gruß

Irina Wall

[#9]

Hallo Frau Wall,

wir setzen neben DMS auch EO-Comfort ein. Dort kann ein Dokument der DMS einem Auftrag zugeordnet werden. Wenn Sie dann die Auftragssichten von EO comfort verwenden sehen Sie in der Schnellinfo Dokumente zum Auftrag "Jahresabschluss" nur noch die Dokumente, die zu diesem Jahresabschluss gehören.

Leider ist die DMS Integration in den Arbeitsplatz aber noch eine Baustelle (siehe z. B. hier: EO comfort / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung). Mit dem Suchbegriff "EO comfort /" finden sie noch mehr "Baustellen" zum Programm EO comfort.

Mehr Beiträge zu den "Baustellen" von DMS finden Sie in der alten Newsgroup (https://archiv.datev-community.de/ ) unter dem Stichwort "Premiumprodukt" (https://archiv.datev-community.de/index.php?r=search%2Fquery&query=premiumprodukt).

Wenn Sie EO comfort nicht einsetzen, hilft Ihnen eigentlich nur ein guter "Knigge". So beginnen bei uns z. B. alle Dokumente die zum Auftrag Jahresabschluss gehören im Knigge mit "Jaa". Warum eine solche seltsame Abkürzung. Sie müssen Abkürzungen wählen, die nicht so oft vorkommen. Wenn Sie dann  in der Schnellsuche "Jaa" und den VJ eingeben, erhalten Sie nur die Dokumente, die zum Auftrag Jahresabschluss gehören (auch ohne EO comfort). Bei uns beginnen alle Dokumente zur Fibu mit "Fibu" und alle Dokumente zum Lohn mit "Lohn". So werden Dokumente nach meiner Meinung am schnellsten gefunden.

Wir benutzen aber auch Sammelmappen. Immer dann, wenn Dokumente aus verschiedenen Aufträgen oder auch aus der Stammakte (beginnt bei uns immer mit "Stamm") oder auch aus verschiedenen ZMSD-Nummern zu einem "Projekt" zusammengefasst werden sollen.

Beispiele:

Es soll eine Ebschaftsteuererklärung erstellt werden für eine Person, die an mehreren Gesellschaften beteiligt ist. Hier können Sie dann die Sammelmappe bei der natürlichen Person abspeichern, aber Dokumente aus den anderen Mandantennummern der Gesellschaften  wie z. B. die Bilanzen, Gesellschaftsverträge, Steuererklärungen oder ähnliches speichern. Für diesen Zweck haben wir uns eine "Mustersammelmappe" angelegt, die wir dann mit speichern unter beim betreffenden Mandanten speichern und dann mit den Verknüpfungen füllen.

Ein anderer Anwendungsfall sind komplexe Beratungsanlässe wie z. B. Umwandlungen oder Unternehmensnachfolgeplanungen. Hier kann in die Sammelmappe dann Dokumente mit unterschiedlichen "Knigge" Anfangsbezeichnungen zusammengefasste werden. Auch kann die Sammelmappe dann wenn diese bei der Gesellschaft angelegt wurde als "Verknüpfung" bei allen betroffenen Gesellschaftern zusätzlich abgelegt werden.

Wie die anderen Kollegen vor mir, haben wir auch im Bereich JA eine Papierakte und scannen später. Mit dem Unterschied, dass alle Dokumente, die elektronisch bei uns eingehen, auch in der DMS mit dem richtigen Knigge und der Zuordnung zum Auftrag schon beim Eingang gespeichert werden. Wenn es sich um eine reine "Transportmail" handelt, speichern wir nur die Anlagen gesondert in der DMS. Wenn mehr als eine Transportmail ist, speichern wir auch die Mail in der DMS. Sind die Anlage für die weitere Bearbeitung oder für Folgejahre wichtig, wird dann die Anlage auch gesondert in der DMS gespeichert. Darüber hinaus kommt ein Ausdruck in die Papierakte, die später nach Fertigstellung des Folgejahres durch eine Aushilfe in einem "Rutsch" mit dem Kniggezusatz "scann" gescannt und in der DMS als PDF gespeichert wird.

Ich hoffe ich konnte Ihnen etwas helfen.

Gruß

Ralf Blum