Telefonnotiz-Vorlage

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Hallo Community,

gibt es eigentlich eine Möglichkeit, Voreinstellungen für die Eigenschaften der Telefonnotizen einzugeben (z.B. Ablage unter Stammdaten / Korrespondenz, lfd. Jahr und Monat etc.)? Ich finde weder bei der Vorlagenverwaltung noch in der Dokumentenablage irgendwelche Möglichkeiten, derartige Voreinstellungen vorzunehmen. Auch die Suche in Lexinform war nicht erfolgreich.

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nutzen sie dms?

wenn sie ihre internen telefonnotizen gerne in der vorlagenverwaltung hinterlegen möchten, dann können sie dort eine vorlage machen, die man dann beim erstellen für den mandant ansteuern kann. in der vorlagenverwaltung gibt es eine lasche pro dokument in der man die verschlagwortung vom knigge (sofern vorher eingepflegt) hinterlegen kann und dann kann man auch ordner und register hinterlegen.

wenn sie mich fragen ist das aber ziemlich umständlich und zeitaufwendig im vergleich zu der tatsache, eine telefonnotiz einfach aus dem DMS zu erstellen.

wie das in der Dok-ablage ist, kann ich leider nicht sagen.

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Hallo Herr Ammon,

leider nutze ich bisher noch kein DMS (bisher ist mir die Umstellung zu zeitaufwändig und die Kosten zu hoch für den zusätzliche Nutzen), sondern ich nutze die Dokumentenablage. Eigentlich geht es mir bei der Telefonnotiz nur um eine simple Vorbelegung des Ablageortes sowie des Jahres und Monats der Ablage, damit ich diese Eingaben nicht täglich 20 Mal wiederholen muss.

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also wie das bei der dokumentenablage genau ist, weiß ich nicht, aber wenn die vorlagenverwaltung hier ähnlich arbeitet wie beim DMS, dann kann man dort eine vorlage erstellen und für die ablagekriterien bereits voreinstellungen treffen, die dann in dem ablagefenster schon vorbelegt sind.

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Guten Morgen Herr Kramer,

Sie können in der Schnellinfo „Dokumente“ im DATEV Arbeitsplatz eine Telefonnotiz über „Neu – Telefonnotiz anlegen“ erstellen. Dadurch wird der Mandant sowie der aktuell gewählte Ablageort (Ordner/Register) automatisch vorbelegt.

Benötigen Sie eine Vorbelegung des Jahres bzw. des Monats, können Sie alternativ den Vorschlag von Herrn Ammon verwenden. Hierzu erstellen Sie sich eine eigene Vorlage in der Vorlagenverwaltung und belegen die Felder entsprechend vor.

Freundliche Grüße

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Liebe Datev,

jetzt hole ich den alten Thread wieder hervor, da nach der Einspielung der Datev-DVD 12.0 nun auch das Datum nicht mehr vorbelegt ist. Da ich die Telefonie nutze, wäre es extrem vorteilhaft, wenn man im Register "Telefonie" im Arbeitsplatz eine Telefonnotiz anlegen könnte, die bereits vorbelegt ist. Ok, nach mehreren Jahren habe ich mich zwischenzeitlich damit abgefunden, dass noch kein Termin für eine Umsetzung des Anwenderwunsches kommuniziert werden kann (Der Vorschlag mit der Vorlagenverwaltung ist nicht möglich, da die Vorlage die Daten der Telefonie-Schnittstelle nicht verwendet).

Aber bitte, bitte, ich will jetzt nicht noch täglich 20x das Datum der Telefonnitz eingeben, obwohl die Daten ja bereits über die Telefonieschnittstelle zur Verfügung stehen. Besteht die Möglichkeit, zumindest das aktuelle Datum als Vorbelegung anzubieten?

Mit freundlichem Gruß

Martin Kramer

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Hallo Herr Kramer,

es ist nachvollziehbar, dass die Eintragungen in das Datumfeld bei einer großen Anzahl von Telefonnotizen aufwendig ist.

Wir nehmen Ihre Anfrage als Produktverbesserung auf und leiten es an die Produktentwicklung weiter. Wie Sie schon geschrieben haben, gilt auch hier, dass wir über die Möglichkeit der Umsetzung oder den Zeitpunkt keine Aussage treffen können.

Als Workaround können Sie die Telefonnotizen erst erstellen und über eine Mehrfachselektion alle markieren und das Datum ändern.
Hinweis: Bitte installieren Sie vor einer Maßenänderung die Updates vom Patchday August.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Seidel,

wenn Sie die Wunschliste Telefonie gerade offen haben und sich der Wunsch nach einer "unendlichen" Speicherung des Telefoniejournals nicht mehr darauf befinden sollte: Bei den paar Zeichen eines Journaleintrages wäre eine dauerhafte Speicherung des Journals wünschenswert; nur dann macht die Möglichkeit eine Bemerkung direkt im Journal zu erfassen auch Sinn. Wenn meine Bemerkungen nach zwei Monaten automatisch gelöscht werden, kann ich mir das sparen (zwei Monate schafft mein Gedächtnis gerade auch so noch).

Ein schönes Wochenende

Willi Müller

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Liebe Datev,

gibt es zwischenzeitlich Überlegungen, wie man Telefonnotizen evtl. automatisiert (!) an DMS übergeben kann? Beispiel:

1.) Nutzung von Telefonie => Mandantendaten werden automatisch beim Gespräch hinterlegt

2.) Während dem Gespräch gibt man die Gesprächsnotiz ein

3.) Die Gesprächsnotiz wird automatisiert in einem vordefinierten Verzeichnis mit vordefinierten Daten (z.B. Datum, Jahr und Beschreibung) beim Mandanten abgelegt. 

Alternativ wäre es super, wenn man einen Stapel Telefonnotizen auf einmal erstellen und ablegen könnte.

Das wäre ein sinnvoller Beitrag dazu, einen weiteren Zeitfresser zu eliminieren.

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Guten Tag Herr Kramer 

Sollten Sie DATEV DMS nutzen, können Sie den Ablage-Knigge verwenden. 
Hier können Sie die gewünschten Felder vorbelegen. Bei der Ablage der Telefonnotiz ist es dann nur noch notwendig, den Knigge auszuwählen.

Einen Überblick erhalten Sie in diesem Infodokument .

Alternativ wäre es super, wenn man einen Stapel Telefonnotizen auf einmal erstellen und ablegen könnte.

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Wir nehmen dies als Produktwunsch auf.

Bitte haben Sie Verständnis, dass wir Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt keine Auskunft über einen Zeitraum der Umsetzung geben können.
Wie wäre es hier mit einem Eintrag in DATEV Ideas 💡?

Hier wird die Idee an einer weiteren Stelle platziert und der Bedarf kann ganz einfach ermittelt werden.

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Nina_Schlee  schrieb:

Wie wäre es hier mit einem Eintrag in DATEV Ideas 💡?

Hier wird die Idee an einer weiteren Stelle platziert und der Bedarf kann ganz einfach ermittelt werden.

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Hallo Frau Schlee,

wie wäre es, wenn IDEAS endlich mal unsere Kernanwendungen Steuern und Rechnungswesen enthielte und auch Nutzer der Dokumentenablage sich dort einbringen könnten? (nicht persönlich gemeint 🙂 

Herzliche Grüße

Karl Schmidt