OCR Erkennung mit Dokumentenablage

[#1]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir arbeiten seit einigen Jahren mit digitalen Dokumenten in der Buchhaltung. Die Verknüpfung von Buchungssätzen und digitalen Belegen ist vor allem bei der Jahresabschlusserstellung eine Arbeitserleichterung. Wir setzen dabei die Dokumentenorganisation ein. Nun wäre eine OCR Erkennung mit Buchungsassistent wie es mit DMS oder Unternehmen Online angeboten wird, eine enorme Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung.

Datev DMS hat bei den Suchfunktionen und der Revisionssicherheit sicherlich Vorteile, jedoch ist eine Umstellung wegen der zusätzlichen Programmkosten und vor allem dem Umstellungsaufwand zurzeit nicht geplant / sinnvoll. Unternehmen Online hat meines Erachtens bei der Benutzerfreundlichkeit und bei der Ersteinrichtung noch so große Schwächen, dass wir es nicht einer breiten Masse von Mandanten anbieten und empfehlen können. Unternehmen online nur wegen der Funktion des Buchungsassistenten zu nutzen, stellt aufgrund der Kosten (Grundgebühr, Kosten des Buchungsassisten und Speicherkosten) ebenfalls keine Option dar.

Für uns bleibt daher nur die Nutzung der Datev Dokumentenablage. Diese ist eingerichtet, funktioniert und erfüllt ansonsten unsere Ansprüche. Darüber hinaus verfügen wir in der Kanzlei über genügend Speicher- und Rechnerkapazität, um neben der Belegablage auch eine Schrifterkennung durchzuführen.

Ich muss davon ausgehen, dass sich diese Konstellation in vielen Kanzleien wiederfindet. Daher meine Frage: Gibt es bei der Datev oder einem Fremdanbieter eine Lösung, mit der wir die in der Dokumentenorganisation abgelegten Buchungsbelege, in Kanzlei Rechnungswesen per Buchungsassistenten verarbeiten können? Wie wird mit diesem Problem in anderen Kanzleien umgegangen?

Die Funktionalität der OCR Erkennung und des Buchungsassistenten wäre für viele Kanzleien sicherlich ein größerer Effizienzgewinn als die tollen neuen Icons die in diesem Forum schon genügend diskutiert wurden.

[#2]

Hallo Herr Klingels,

auch unsere Kanzlei arbeitet in der von Ihnen genannten Konstellation. Das Feature "Buchungsassistent" wird von der DATEV scheinbar nicht separat angeboten. Dies deutet darauf hin, dass die OCR-Erkennung für DMS bzw. U-online einen solchen Mehrwert generiert, der uns Anwender zu einem Upgrade bewegen soll.

Ideal wäre eine Art Converter-Programm, dass

1. für gescannte PDF eine OCR durchführt,

2. die Beleginformationen in eine XML-Datei schreibt und

3. das vorliegende PDF um diese XML-Datei derart ergänzt, dass DATEV den PDF-Beleg als ZUGFeRD-Rechnung erkennt.

Bisher ist mir ein solches Programm leider nicht bekannt (und ich weiß auch nicht, ob es vom ZUGFeRD-Standard her überhaupt möglich ist).

Vielleicht hat ja noch ein Anwender eine gute OCR-Idee.

Beste Grüße

M. Fehlau

[#3]

PDF ist das verkehrte Format...

Einen Scan (TIF- Datei) öffnen mit dem "Microsoft Office Document Imaging" / Textkennung anklicken, und wieder speichern.

Anschließend dieses Dokument ablegen.

Das Programm ist Bestandteil vom "SharePointDesigner.exe", kostenlos zu beziehen bei Microsoft.

[#4]

Ich denke, Herr Klingels meint eher das Feature "Buchungsassistent" als die reine OCR, welche mittlerweile von nahezu jedem Scanner gleich mit durchgeführt wird.

Der Buchungsassistent liest ja nicht nur den Beleg ein, sondern füllt gleich die Erfassungszeile aus; ähnlich wie bei ZUGFeRD-Rechnungen, bei denen die Erfassungszeile gleich aus der xml-Beifügung des PDF gefüllt wird.

Da die DATEV meines Wissens die Schnittstelle zur Buchungserfassung Drittanbietern nicht zugänglich macht (kenne kein Produkt, was solche eine Funktionalität nutzt), bleibt nur abzuwarten, ob DATEV selbst ein Addon "Buchungassistent" zur Dokumentenablage anbietet. Alternativ könnte halt die ZUGFeRD-Schnittstelle bedient werden.

[#5]

Auch ich denke, dass hier nicht die reine Texterkennung via OCR gemeint ist, sondern der optional zum DMS als Zusatzmodul buchbare Buchungsassistent, damit der gescannte Belege durch OCR mit Vorschlägen in die Buchungserfassung kommt und dort durch die Lerndatei weitesgehend automatisch verarbeitet werden kann.

Diesen Zusatzbaustein hat auch die Konkurrenz von Addison im Einsatz - sehr einfach und komforttabel gelöst. Da ich bislang leider auch keine Alternative zu DMS + Buchnungserfassung gefunden habe, habe ich auf meine Agenda für nächstes Jahr die Einführung von DMS geplant. Ich hätte aber nichts daegegen die jetztige Dokumentablage ergänzt um ebigen Buchungsassistenten mit OCR Erkennung zu behalten. Das entspricht in meiner Kanzlei ( derzeit ca 40.000 Dokumente) fast einer elektr. Ablage. In Papierform habe ich nur noch den Posteingang. Alles andere wird gescannt und in die Dok.ablage gepackt. Da es ja offensichtlich anderen Anwendern auch so geht, ist m. E. die Frage an Die Datev durchaus berechtigt warum gibt es den Assistenten nur in Zusammenhang mit der sehr aufwändigen Umstellung auf DMS (?).

[#6]

Man hat dies in der Vergangenheit immer mit der Revisionssicherheit der DMS begründet!

[#7]

Insofern ich mich um genügend Datensicherheit kümmere, also immer mind. eine eins:eins Absicherung habe und daher letztlich jedes Dokument wieder herstellen kann, frage ich mich welches Argument der Revisionssicherheit hier noch notwendig ist. Oder ist es ggf. tatsächlich so dass hier U'nehmen online bzw. das teure DMS verkauft werden soll ?

Schönen Feierabend

[#8]

Nun, Datensicherheit ist nicht Revisionssicherheit. Zumindest nicht so ohne weiteres.

Von daher..

Aber trotzdem ist es ja nicht von der Hand zu weisen, die von Ihnen gewünschte Forderung auch in die DokAblage umzusetzen...

Mal sehen, ob man sich dazu äußert!

Einen schönen Freitag.

[#9]

Das ist schon klar, aber eine Umsetzung im Zweifel mit Haftungsfreistellung der Datev dass dieses System nicht Revisonssicher ist würden so denke ich doch jede Menge Anwender begrüßen.

Auch Ihnen einen schönen Freitag.

[#10]

Bedarf es denn der Haftungsfreistellung? Das System ist doch auch nicht revisionssicher. Von daher ....

[#11]

... (ohne Kommentar)

Sind wir nicht immer so schön bürokratisch in D, weil irgendjemand kommt bestimmt auf die Idee Schadensersatzansprüche zu stellen. Ist doch - leider - fast immer so. Daher im Zweifel mit Haftungsfreist.

[#12]

Hallo Forum!

Um weitere Zweifel auszuräumen: Mir geht es natürlich um die Funktion des Buchungsassistenten. Dieser setzt jedoch eine OCR Erkennung bei den Belegen voraus.

Auch wenn die Revisionssicherheit bei der Dokumentenablage nur mit Einschränkungen GoBD-Konform zu realisieren ist, ist sie trotzdem das Standardprodukt zur Dokumentenverwaltung der Datev. Sie wird sicherlich von der Mehrheit der Kanzleien genutzt.

Daher ist mir das fehlen dieser sehr effizienzsteigernden Funktion des Buchungsassistenten für die Mehrheit der Genossenschaftsmitglieder unerklärlich.

Da es in anderen Kanzleien offensichlich auch keine Lösung des Problems gibt, wäre eine Stellungnahme der Datev zu diesem Thema wünschenswert.

[#13]

Perfekt auf den Punkt gebracht.

Schönes Arbeiten noch.

[#14]

Ihr Wunsch steht leider der Gewinnoptimierung der DATEV entgegen.

[#15]

Kann sein, aber diesselbe Datev e.G. gehört mir ja auch wiederum, wenn auch nur zu mit einem Geschäftsanteil.

Dann beißt sich die Katze in den Schwanz, oder nicht ?

Schönes Wochenende, ich sollte noch soviel fertigstellen, daß ich mich jetzt zur produktiven Arbeit mit Umsatz verabschiede

[#16]

Damit ist die Sache wohl eingeschlafen... Leider ohne Kommentar der Datev.

[#17]

Gut Ding braucht Weil.

Kommt bestimmt noch. Das ist das schöne hier am Forum!

[#18]

Ich hab mir auf der Cebit eine Äpp (m.W. win only) vorführen lassen, die beliebige Deb/Kred-Belege verarbeitet. OCR + trainierbar. Die Resulate ließen sich sicher auch in KaReWe verwenden.

(Warum genau ich das nicht weiter interessant fand...vergessen. Genauso wie den Namen der Anwendung )

[#19]

Dokumentenablage mit OCR Erkennung und Buchungsassistent:

Definitiv eine nötige Funktion, die unnötigerweise von der Datev nicht angeboten wird.

Ich warte hierauf auch schon seit über einem Jahr.

Allein hierfür DMS anschaffen? Mehrere Tausende EUR zusätzliche Kosten?

Alles Fragen die sich scheinbar unzählige Nutzer, aber keine Datev-Mitarbeiter stellen.

Ein echtes Hindernis bei der Digitalisierung!

[#20]

Ich habe auch den Wunsch, dass wir in der Kanzlei eine OCR Erkennung mit Buchungsassistenten und Dokumentenablage nutzen können, ohne Unternehmen online oder DMS anzuwenden. An Unternehmen online stört mich, dass ich gezwungen bin die Belege im RZ zu speichern. Die Kosten sind über viele Jahre nicht absehbar und nicht beeinflussbar.

Bei DMS erkenne ich für mich keinen Mehrwert. Ich habe auch ein papierloses Büro dank der Dokumentenablage.

Ein OCR Tool mit Buchungsassistent  sollte ohne UO und ohne DMS machbar sein. Im Netz gibt es Angebote zu viel günstigerer Buchhaltungssoftware, die das beinhaltet.

Schlimmstenfalls muss ich mir diese Software kaufen, die Buchungen dort mit Belegerkennung erfassen, die Buchungssätze exportieren, bei Datev einspielen, die Belegverknüpfung herstellen usw.... 😉

Das wäre aber schon etwas umständlich ... oder? Liebe Datev-Leute wollt ihr das wirklich? Es wird doch immer gefragt, was verbessert werden kann. GENAU DAS.

[#21]

Ich war jetzt gerade mal im Netz unterwegs und habe versucht herauszufinden ob und wenn ja welche Software denn die Konkurrenz zu Datev so anbietet. Ohne Selbsttest und eigentlich eher für die Mandanten gedacht ( Selbstbucher) bin ich auf den Buchhaltung Butler gestoßen.

Für monatliche Preise von 14,95 - 59,95 ( je nach Belegumfang) kann diese Software wohl all das was unsere Datev uns leider nicht anbietet. Beleg einscannen, Zuordnung mit welcher Bank bezahlt ( 4-3-Rechner) Belegverknüpfung, Buchungsvorschlag und damit kontiert und zu guter Letzt Export in CSV Format damit wir das einlesen können.

Hört sich ungestet erstmal sehr gut an. Scheint also nicht wirklich so schwierig zu sein, dass den Genossen und GenossInnen anzubieten.

Schön wäre es wenn sich die Datev dies zu Herzen nähme und eine Lösung in absehbarer Zeit anbietet.

[#22]

Für monatliche Preise von 14,95 - 59,95 ( je nach Belegumfang) kann diese Software wohl all das was unsere Datev uns leider nicht anbietet. Beleg einscannen, Zuordnung mit welcher Bank bezahlt ( 4-3-Rechner) Belegverknüpfung, Buchungsvorschlag und damit kontiert und zu guter Letzt Export in CSV Format damit wir das einlesen können.

Aber für diese Preise könnte ich auch auf Unternehmen online zurückgreifen und mir das einspielen über csv sparen 🙂

[#23]

Das schon aber dann sind die Belege dauerhaft in Nürnberg und so wie ich das von der Homepage vom Butler habe bleiben die belege beim Mandaten ( Kanzlei in gescannter Form ) und ich spare mit dann natürlich die Kosten oder die mandanten der dauerhaften UO Gebühren die ja auch je Belegumfang auf Dauer nicht unerheblich sind.

[#24]

Also ich habe jetzt auch nur mal 3 Minuten auf die Seite geguckt und sofort die Wörter "Cloud" und "Alle Belege sofort verfügbar. Auf Servern in Deutschland" gelesen. Ich sehe also wirklich keinen Unterschied zu Unternehmen online außer dass es nicht von Datev kommt.

Und bei den von Ihnen genannten monatlichen Gebühren für dieses Produkt, scheint mir UO doch günstiger zu sein...

Nicht falsch verstehen! Auch ich hätte wirklich gerne die OCR-Erkennung in der Dokumentenablage! Aber ich sehe den Mehrwehrt, den Sie beim Butler sehen nun wirklich nicht

[#25]

Verstehe ich nicht falsch , war auch nur mal auf die schnelle im Internet geschaut. Hab das ganze nicht unter Mehrwert oder Vergleich zu UO betrachtet, sondern einfach unter dem Aspekt gibt es das woanders ?

Da ich mich Anfang diesen Jahres sehr intensiv mit Addison beschäftigt habe und dort gibt es ebenfalls einen optisch sehr ansprechenden Buchungsassistenten allerdings auch nur in Verbindung mit einem der DMS verlgeichbaren Ablage und leider auch entsprechende Kosten, wollte ich einfach mal Alternativen betrachten. Und vor allem wenn andere dies Programmtechnisch umsetzen können, sollte dies Datev doch auch können. Oder liege ich da falsch.

Ist das Interesse von DMS oder UO zu verkaufen höher, als z.Bsp. Buchungsaassistent zur Dok.ablage welcher ja auch bepreist würde.

[#26]

Hallo DATEV-Community,

die Dokumentenablage ist für die reine Ablage von Dokumenten und Belegen konzipiert.
DATEV DMS ist darauf ausgelegt, die Prozesse in der Kanzlei mit verschiedenen Erweiterungen zu verbessern und zu optimieren. Kurz zu nennen sind der Posteingangsassistent sowie die Revisionssicherheit von Dokumenten. Der Buchungsassistent ist lediglich eines von mehreren Zusatzmodulen.

Die Weiterentwicklung von Modulen und Erweiterungen konzentriert sich daher auf DATEV DMS.

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#27]

Sehr geehrter Herr Seidl,

darf man neugierig fragen, wie weit die Durchdringung von DATEV DMS bereits in den kleinen bis mittleren Kanzleien fortgeschritten ist?

Wie läuft der Dokumentenaustausch ins Kanzlei- DMS, wenn selbstbuchende Mandanten ihre Dokumente scannen, lokal in ihrer Dokumentenablage ablegen und dann mit den Buchungssätzen verknüpfen?

[#28]

Hallo,

in diesem Thread

https://www.datev-community.de/thread/3787

habe ich die grundlegende Funktionsweise der Belegverknüpfung dargestellt. Dabei ist es in der DATEV Umgebung egal in welchem Produkt der Beleg gespeichert ist. Für die Anzeige des Beleges ist natürlich notwendig, das dieser mitgeliefert wird.

Vorteil UO: Der Beleg liegt zumindest eine Zeit lang im RZ und ist vom Mandanten und Berater dort verfügbar.

DokAblage: Hier ist der Beleg nur lokal verfügbar, kann m. E. aber exportiert werden und ist dann über Import auch in der Kanzlei zu sehen.

DMS: DMS bietet einen besonderen Ablagebereich für Belege, daher ist der Export einfacher. Ansonsten wie DokAblage.

Durch die einheitliche Beleg ID innerhalb der DATEV Umgebung ist der Beleg immer (soweit Zugriff auf einen entsprechenden Datenspeicher besteht) verfügbar. Wichtig dabei sind die von DATEV vorgegebenen Exportwerkzeuge, dadurch wird beim Belegexport die Verknüpfung mit der ID sichergestellt.

Btw.: Ich habe keine große Kanzlei, nutze DMS und möchte es nicht mehr missen.

Gruß

KP

[#29]

Sehr geehrter Herr Seidl,

die Frage zur Nutzung von DMS in den Kanzleien von Herr Kohlberg brennt auch mir unter den Nägeln. Der Anteil dürfte doch eher gering sein.

Auch ist das gesamte Thema noch nicht beantwortet, auch wenn dies von der Datev so gekennzeichnet wurde.

Gruß SK

[#30]

Guten Abend in die Runde,

auch ich hätte ein extrem großes Interesse an einer lokalen OCR-Erkennung und könnte mir vorstellen, dass dies weitere Kollegen ebenfalls interessiet (wie bereits von Herrn Klingels erwähnt).

Sofern sich die Datev (warum auch immer) gegen die lokale Variante sperrt, sollte für Kanzleien eine kostengünstige (!!!) Alternative für den Online-Buchungsassistent geschaffen werden um mehrere Mandanten bearbeiten zu können, ohne für jeden Mandanten einen UO-Zugang anzulegen (min. 15€ pro Mandant und Monat). D.h. Einmalbetrag für Buchungsassistent sowie Speicherberechnung für gesamten Mandantenbestand des StB an Mandantenbelegen die nicht UO einsetzen (hierfür sollte auch die Speicherbepreisung noch einmal überdacht werden).

Nur mit einer solchen Variante kann es m.E. für einen Steuerberater wirtschatlich sein, Belege selber zu scannen und durch die Digitalisierung eine Zeit- und Kosteneinsparung zu erzielen.

Grüße,

J. Wiesmann