Gebührenrechnung im ZUGFERD-Format

[#1]

Hallo allerseits,

seit dem letzten Update ist es bekanntlich möglich, aus der Fakturierung Rechnungen per E-Mail zu versenden. Da ich in den AGB´s meiner neueren Mandate bereits seit längerer Zeit den Unterschriftsverzicht eingebaut hatte, habe ich das nun bei meinem ersten Mandanten ausprobiert.

Die Rechnung ist zwar nicht mehr besonders schick aber es funktioniert. Allerdings enthält die ZUGFERD-Rechnung bei mir wesentliche Angaben meines Unternehmens nicht, nämlich Angaben zum Amtsgericht, HR-Nummer und Geschäftsführer.

Muss ich die Angaben irgendwo noch zusätzlich erfassen oder ist das noch ein "Manko" der DATEV-Lösung?

MfG,

Jesper Hinrichs

[#2]

Hallo allerseits,

eine ZUGFeRD-Rechnung ist für den digitalen Datenfluss optimiert damit die Daten "elektrisch" übermittelt und eingespielt werden können. Informationen wie Amtsgericht, HR-Nummer und Geschäftsführer sind keine Pflichtangaben für eine Rechnung und werden daher für die ZUGFeRD-Rechnung nicht berücksichtigt.

Für alle weiteren Angaben und Darstellungswünsche ist der Digitale Rechnungsversand vorgesehen, diese bietet jedoch nicht die Vorteile von ZUGFeRD und kann auch nicht Maschinell eingelesen werden.

Mit freundlichem Gruß

Christian Dolha
DATEV eG
Service Eigenorganisation

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ist das verbindlich so? Gelten für ZUGFeRD-Rechnungen andere Grundsätze als für "nomale" Rechnungen? Die "normalen" Rechnungen sind nämlich "Geschäftsbriefe" im handelsrechtlichen Sinne und es sind daher in diesen auch die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe erforderlich.

Daher nochmal die Frage, ob Ihre Aussage für ZUGFeRD-Rechnungen rechtlich verbindlich ist? Mangelnde Pflichtangaben in Geschäftsbriefen sind nämlich bußgeldbewährt. Daher diese Thematik durchaus relevant...

Mit freundlichem Gruß,

Jesper Hinrichs

[#4]

Moin,

das ZUGFerD Format besteht aus 2 Teilen, der eine Teil ist sichtbar im pdf Format. Dieser Teil sollte alle gesetzlichen Pflichtangaben lesbar enthalten. Der zweite Teil enthält Daten im XML Format für die Verwaltung der Rechnung, das ist der "Serviceteil". Die Rechnung wäre auch ohne den XML Teil wirksam, für den Empfänger nur schwerer zu verarbeiten (oder auch nicht). Wenn nun also im XML Teil Angaben zum Geschäftsführer etc. fehlen ist das eben kein Verstoß da kein Geschäftspapier.

Wohlgemerkt, im pdf Teil (also der mit bloßem Auge lesbare) müssen die Angaben selbstverständlich enthalten sein. XML ersetzt nämlich nicht sondern ergänzt.

Gruß

KP

[#5]

so detailliert habe ich das noch nicht betrachtet, jedenfalls sind in dem sichtbaren PDF-Dokument, welches der E-Mail beigefügt wird, diese Angaben nicht aufgeführt. Und damit zwar die Pflichtangaben lt. UStG vorhanden, nicht jedoch (alle) Pflichtangaben lt. HGB. Wenn man sich das einschlägige Dokument von DATEV zur ZUGFeRD-Rechnung anschaut ist das seitens DATEV aktuell auch nicht vorgesehen.

Da ich eine StB-GmbH betreibe ist der Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format für mich aktuell nicht nutzbar. Betrifft dann auch KGˋs, PartGes. etc. So zumindest mein jetziges Verständnis.

MfG,

Jesper Hinrichs

[#6]

Jetzt muss ich mal eine blöde Gegenfrage stellen: Muss bei ZUGFerD ein neues Rechnungsformular verwendet werden? Naiv wie ich bin hätte ich erwartet, dass ich mein Standardrechnungsformular (mit allen notwendigen Angaben, die schon seit Jahren drauf sind) und dieses im pdf Format ausgebe und mit dem XML Teil ergänzt per Mail versende.

Gruß

KP

[#7]

Bei zugferd "stellt" DATEV ein eigenes Rechnungsformular, davon kann man auch nicht abweichen. Das enthält auch kein Logo etc. Aber wenn es die Zusammenarbeit mit dem Mandanten vereinfacht hätte, hätte ich es trotz seiner "Schlichtheit" genutzt.

DATEV bietet daneben die Möglichkeit, ein eigenes Rg.-Formular zu verwenden, dann funktioniert allerdings kein zugferd-standard mehr (s. zweiter Absatz Herr Dolha oben). D.h. wieder auslesen mit OCR etc....

Was mich eher nachdenklich macht ist, dass DATEV die zugferd-lösung so frei gibt, über das obige Problem hat sich offenbar keiner Gedanken gemacht.

Beste Grüße,

Jesper Hinrichs

[#8]

Auch ich möchte mich dem Wunsch anschließen, daß die heute über diverse Kanzlei- Fomulare erstellte Rechnung bei der Ablage als PDF einfach um die ZUGFeRD-Information ergänzt wird, so daß später entschieden werden kann, ob der Mandant die Rechnung in gedruckter Form, oder per Email bekommt.

Die Zukunft muß so aussehen, daß eine normale Rechnung, die per Email versendet wird, einfach alle Infos enthält.

Extra Formulare ohne Kanzlei- Briefkopf, wie er auf jedem Brief seit Jahren verwendet wird ?
Wo bleibt da der Widererkennungs- Faktor?

Wenn dann noch die Belegkennung von UO ins Hinken kommt, wenn dieser Beleg von einigen Mandanten doch wieder gescannt wird...

Hat dieses Problem kein Pilotierer erkannt, oder was ist bei der Programmierung passiert?

Ein Problem mit SkyPDF, der kein ZUGFeRD- Format erstellen kann?

[#9]

hatte mich auch schon gefreut, dass bei einigen wenigen auszuprobieren, aber habe dann gesehen, dass das vorgegebene rechnungslayout einfach zu schlicht ist und mir nicht gefällt.

hätte deshalb ohnehin gewartet, bis etwas zeit ins land gegangen ist. finde die aktuelle lösung auch nicht gerade komfortabel, v.a. wegen des andere rechnungslayouts. ich will eine einheitliche Rechnung haben

[#10]

Moin,

ich habe mir das Ganze auch mal näher angesehen und äh ja Ooops.

Waren da wieder die Azubis dran die SEPA so schön versenkt haben?

Liebe DATEV: So wird das nie etwas mit Zugferd.

Gruß

KP

[#11]

Und wieder ein schönes Beispiel für "an der Praxis vorbeientwickelt"...

Welche Kanzlei möchte denn auf eigenes Logo, CI  etc. verzichten, tippe mal auf 0,0000%...

Gruß R.W.

[#12]

Sehr geehrter Herr Dolha,

gibt es inzwischen weitergehende Überlegungen der DATEV, damit auch StB-Gesellschaften die ZUGFERD-Rechnung in der Fakturierung nutzen können?

Fehlendes Logo ist zwar ärgerlich aber entbehrlich. Nicht jedoch fehlende Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, hier besteht dringend Handlungsbedarf.

MfG,

J.H.

[#13]

Hallo zusammen,

eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht formal aus zwei Teilen. Zum einem aus dem PDF-Dokument und zum anderen aus der „unsichtbaren" XML Ergänzung, welche maschinell lesbar ist.

Zwischen beiden Bestandteilen erlaubt der ZUGFeRD Standard keine Abweichung. Um die Konsistenz beider Informationen sicherzustellen, wird in der Rechnungsschreibung der Rechnungsinhalt 1:1 in den XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung übernommen.

Eine Rechnungsgestaltung über grafische Elemente wurde und wird  bewusst nicht berücksichtigt, da die eingebundene Grafik Informationen  enthalten könnte, welche im Zweifel nicht in den XML-Teil übernommen werden können. Die Konsistenz der ZUGFeRD-Rechnung kann somit nicht gewährleistet werden (OCR ist aufgrund der Laufzeit keine Option).

@jazzman:

Ja, Sie haben Recht, ZUGFeRD-Rechnungen sind auch Geschäftsbriefe im handelsrechtlichen Sinn und es gelten die Grundsätze für „normale" Rechnungen. Dasselbe trifft auch für E-Mails zu. DATEV geht davon aus, dass die ZUGFeRD-Rechnung als Anhang einer Email versendet wird, welche als Geschäftsbrief auch die notwendigen Informationen nach HGB enthält. Dieses wird im entsprechenden Informationsdokument ergänzt.

Ausblick: Nach der aktuellen Planung wird der Prozess rund um die ZUGFeRD-Rechnungserstellung zur Stufe II funktional erweitert. Hierbei soll es die Möglichkeit geben die ZUGFeRD-Rechnungen direkt um die genannten Informationen zu ergänzen. Allerdings ausschließlich unter Berücksichtigung der oben genannten Abhängigkeiten.

@TAXIT:

Bei einer Rechnung im ZUGFeRD-Format steht die elektronische Lesbarkeit im Vordergrund. Der „digitale Rechnungsversand" ermöglicht die Verwendung des individuellen Rechnungsformulars, jedoch ohne die ergänzende ZUGFeRD-XML Datei. Weitere Details finden Sie im Informationsdokument unter der Nummer 1080812.

Thomas Muschweck
DATEV eG
Service Eigenorganisation

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Sehr geehrter Herr Muschweck,

Natürlich "können" in der Grafik Informationen enthalten sein, genauso, wie in individuell gestalteten Formularen alles mögliche drinnen stehen könnte...

... aber hier wurden bei Erstellung der Formulare lediglich formelle Umstellungen durchgeführt, wie das Einpflegen des Kanzlei- Briefkopfes und einige optische Anpassungen.

Weshalb kann dieser inhaltlichen Standard- Vorlage nicht einfach der XML-Teil hinzu gefügt werden, so daß all unsere Standard- Rechnungen zu einem Stichtag um die ZUGFeRD- Option erweitert werden, ohne daß die Mandanten, die lediglich einen Ausdruck erhalten, von dieser Änderung irritiert werden?

Liegt es nicht in der Verantwortung der Kanzlei, sicherzustellen, daß Ausdruck und ZUGFeRD- Information identisch sind?

Wie soll sich dieses Format auf der Breite durchsetzen, wenn das Layout nicht so gestaltet werden kann, wie der Kunde es haben möchte?

[#15]

Es gilt der Datensatz des XML-Teils.

Manchmal denkt man, als Experte bei der DATEV darf man keine Ahnung von der Praxis haben. Sämtliche Entscheidungen der vergangenen Jahre sind derart praxisfremd.

Usibility = Fluchgarantie für die Anwender!

[#16]

Moin,

Sie haben vergessen darauf hinzuweisen, dass in der von Ihnen beschriebenen Konstellation die E-Mail der Aufbewahrungspflicht unterliegt. Die E-Mail dient dann zusätzlich der Übermittlung von notwendigen Informationen die in der Rechnung nicht enthalten sind (Pflichtangaben der GmbH).

Gruß

KP

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Soblad die Email das Original ist. Dieses muß aufbewart werden.

[#18]

Ich zitiere aus der Arbeitsunterlage zur DATEV Veranstaltung "Die neuen Grundsätze zur elektronischen Buchführung und zum Datenzugriff (GoBD):

Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, E-Mails

• Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung.
• So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
• Dient eine E-Mail nur als "Transportmittel" (GoBD Rz. 121), z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierumschlag).

Da jetzt, wie festgestellt, Pflichtangaben in der ZUGferD Rechnung und E-Mail enthalten sind, kann die E-Mail nicht entsorgt werden. Deswegen ja die Anfrage des Themenstarters wo denn die Pflichtangaben für eine GmbH in der ZUGferD Rechnung enthalten sind. Mit der Verbindung zur E-Mail ist die Rechnung (ein spezieller Geschäftsbrief) komplett, daraus entsteht m. E. die Aufbewahrungspflicht für Beide.

Gruß

KP

[#19]

Hallo K.Pf.,

sehe ich genauso, E-Mail muss archiviert werden.

Denke trotzdem, dass die ZUGFERD-Lösung der DATEV in der aktuellen Version damit für Gesellschaften, bei denen Zusatzangaben für Handelsbriefe erforderlich sind, nicht sinnvoll nutzbar ist. Die ZUGFERD-PDF-Datei wird im Rahmen der Fakturierung automatisch an DMS übergeben und dort abgelegt. Die zugehörige E-Mail müsste separat dazu archiviert werden, wird nicht automatisch in DMS abgelegt (jedenfalls nicht ohne E-Mail-Archivierung pro mit entsprechender Individualisierung...). Wer will sich denn ernsthaft diese Arbeit antun?

Da halte ich es mit Herrn Kolberg "wie soll sich das Format denn ernsthaft durchsetzen", wenn DATEV als "Vorreiter i.S. ZUGFERD" selbst nicht in der Lage ist, das rechtskonform in seiner Software zu implementieren.

LG, J.H.

[#20]

Ich denke, daß sich bei vielen Kanzleien sich vorerst am Workflow nichts ändern wird.
- Rechnung wird erstellt
- Rechnung wird "gedruckt" und damit als PDF im Dokumentensystem abgelegt.

Erst jetzt wird einigen Mandanten diese PDF per email anstelle des normalen Briefes zugesendet. Diese Mandanten drucken die Rechnung selber aus oder werden irgendwann erstaunt feststellen, daß sich unsere - Rechnung selbstverständlich an den ZUGFeRD Standard hält.

Nein der ZUGFeRD Standard wird hier nicht thematisiert sondern wir wollen auf Nachfrage einfach sagen: "Selbstverständlich, alle Rechnungen im PDF Format halten sich an die aktuellen Standards".

Heute müssen wir den Ball einfach niedrig halten und und sprechen das Thema E-Rechnung besser überhaupt nicht an.

Übrigens... Der Kanzlei- Briefkopf ist ein Aushängeschild der Kanzlei und gerade bei den Rechnungen darf es wegen funktionaler Erweiterungen keine Änderung an der Optik des Endproduktes geben, wobei selbstverständlich rechtliche Sachverhalte eingepflegt werden, wie wir es ja auch bei den Bankeinzügen meistern konnten.

Danke für ein Überprüfen, ob es nicht im Rahmen der bereits angelaufenen Umstellung des Rechnungsformulars auf eine neue Software, nicht doch auch für den Standard- Fall eine akzeptable ZUGFeRD- Lösung gibt.

[#21]

Wenn nicht wir, wer dann?

DATEV hat am ZUGferD Format aktiv mitgearbeitet, also sollen die Investitionen umsonst gewesen sein?

Soll ich als Berater der letzte sein, der moderne elektronische Rechnungen versenden kann?

Wir haben schon die Hürde mit der Unterschrift in der StBVV, jetzt müsen wir auch die Kröte einer nicht gestalteten Rechnung schlucken. Unsere Mandanten kennen unser Rechnungslayout, das spartanische Layout der Vorlage könnte zu einer Reaktion in Richtung "stammt die Rechnung wirklich von meinem Berater?" gehen. Das jedem Mandanten neben der Sache mit der Unterschrift zu erläutern kostet mehr Zeit als jemals mit dem elektronischen Rechnungsversand eingespart werden kann.

Am Ende kommt noch der Arbeitsablauf der noch nicht sauber in die EO implementiert ist, da fehlt noch was.

Gruß

KP

//Edit: Tippfehler entsorgt

[#22]

Der Kritik kann ich mich nur anschließen!

Ihr (die DATEV) könnt doch nicht allen Ernstes davon ausgehen, dass ich eine Rechnung ohne mein Layout, Briefkopf etc. versende! Erst lasse ich mir von der DATEV das Rechnungsformular nebst Briefvorlagen etc. einrichten um dann zu lesen, dass es bei der ZUGFerD Rechnung ja nicht so sehr auf das aussehen ankommt.

Wie konnte ich nur so naiv sein, zu glauben, dass an meine Rechnung (die im pdf automatisch im DMS abgelegt wird) "einfach" eine ZUGFerD taugliche Datei angefügt wird?

Das Thema ZUGFerD hat sich damit für mich auch schon wieder erledigt... Mit Sicherheit sehen das 95% der Kanzleien genau so.

[#23]

Eine Idee:

Vielleicht sollte das Kanzlei-Logo als ASCII-Bild in das PDF eingefügt werden. So ist die Rechnung individualisiert und die XML-Datei kann die Zeichenfolge aufnehmen

Liebe Grüße von einem Freund der Digitalisierung, der beim ZUGFeRD erstmal nicht mehr mitzieht.

[#24]

Bitte keine "neuen Ideen" für irgendwelche ASCII- Bilder in PDF- Dateien, die dann beim Kopieren über die Zwischenablage wieder neuen Mist auslösen.

Wie sind zur Zeit dabei, unser Kanzlei- Rechnungesformular für die Umstellung der neuen Software zu testen. ... Und hierbei wird es genügend Baustellen gaben. https://www.datev.de/dnlexom/client/app/index.html#/document/1070790 .

Im Rahmen dieser Umstellung sollte es doch möglich sein, den ZUGFeRD Standard bei bestehendem Format einfach hinzuzufügen (Optional in den Grundeinstellungen aktivierbar).

In diesem individuellen Rechnungsformular ist natürlich Raum für ein Kanzlei-Logo als ASCII-Bild, wer immer das so haben möchte..

[#25]

Der Thread ist ja schon etwas älter. Mich würde interessieren, ob es mittlerweile eine Möglichkeit gibt, ZugFerd-Rechnungen mit eigenem Layout und CI zu erstellen, oder ob immer noch dieses Standard-Formular der DATEV Pflicht ist.

Gibt es irgendwelche Neuerungen in den letzten zwei Jahren seit Threaderöffnung?

[#26]

Es ist immer noch der Standard Pflicht.

[#27]

Hallo,

mich würde interessieren, wie die "breite Masse" der Steuerberater mit dem elektronischen Rechnungsausgang umgeht.

Die Personen, die hier mitlesen:

Erstellen Sie Ihre Rechnungen elektronisch und senden diese mit elektronischer Signatur an Ihre Mandanten oder vereinbaren Sie schriftlich, dass die Mandanten die Rechnung auch ohne eigenhändige Unterschrift akzeptieren ?

Oder ist gar die "alte" Papierrechnung doch noch der Standard ?

Dass es bei ZugFerd keine Individualisierungen gibt, gefällt mir natürlich auch nicht..

Würde mich über Antworten freuen.

[#28]

wir versenden teilweise per Mail, wobei sich der allgemeinen Digitalisierung die Meinung meines Chefs entgegenstellt, dass (auch bei schriftlicher Vereinbarung) das berufsrecht dagegen stellt, nämlich dass die Rechnung ohne Unterschrift nicht gilt.

also bis es da keine grundsatzlösung gibt, werden wir wohl weiterhin auf papier arbeiten...

[#29]

Mit den Mandanten, die die Rechnungen elektronisch haben wollen, haben wir vereinbart, dass auf die Unterschrift verzichtet wird und aus der fehlenden Unterschrift keine Einwände gegen die Rechnung erhoben werden.

Diese Mandanten erhalten dann die Zugferd-Rechnung.

Da eine Rechnung sowieso keine Freude macht, muss sie auch nicht besonders schön sein.

[#30]

Selbstverständlich muss eine Rechnung "schön" sein! Die Rechnung ist ein sehr wichtiges, wenn nicht das wichtigste, Schreiben das die Kanzlei verlässt. Das Layout der Rechnung muss daher mit dem Briefpapier identisch sein! 😉