3 Antworten Neueste Antwort am 26.08.2016 12:50 von blum

    Steuerbescheide von Mandanten per Email erhalten

    hehlert Beginner

      Es kommt immer wieder vor, dass Mandanten die ihnen zugesandten Steuerbescheide an uns als Email-Anhang senden. Leider wird immer nur ein Kollege in der Kanzlei adressiert. Wenn der jetzt längere Zeit krank oder im Urlaub ist, kann es passieren, dass Fristen verstreichen.

       

      Wie behandeln Sie das bei sich?

       

      Kann es Sinn machen, ein separates Postfach "Steuerbescheide@..." einzurichten, worauf die Damen, die den Posteingang bearbeiten, Zugriff haben?

      • 0. Re: Steuerbescheide von Mandanten per Email erhalten
        blum Aufsteiger

        Hallo Herr Ehlert,

         

        wir haben eine "zentrale" E-Mail-Adresse wie z. B. Steuerbescheide@Musterholz.de eingerichtet und in jedem Schreiben an den Mandanten bitten wir Bescheide nur an diese E-Mail-Adresse zu senden.

         

        Diese E-Mail-Adresse wird an unser Sekretariat weitergeleitet und dort werden die Bescheide gescannt, erfasst (incl. Fristberechnung), in der DMS gespeichert und elektronisch verteilt. Organisatorisch ist sichergestellt, dass zu unserer Öffnungszeiten diese E-Mail-Adresse jeden Abend nochmal auf einen möglichen Eingang eines fristbehaftenden Dokumentes kontrolliert wird.

         

        Auch bitten wir unsere Mandanten die "Freigabeerklärung" an diese Mail-Adresse zu senden.

         

        Gruß

         

        Blum

        • Alle Antworten
          • 1. Re: Steuerbescheide von Mandanten per Email erhalten
            mapex Fortgeschrittener

            nein, es macht eher sinn, eine anständige vertretungsregelung zu haben und zugang zum Postfach freizugeben bzw. zu definieren, wer wessen Posteingang in seiner Abwesenheit kontrolliert.

             

            alternativ kann auch eine mailumleitung in diesem Zeitraum eingerichtet werden, sodass der mailverkehr des abwesenden automatisch an einen kollegen geht. bei Krankheit ist das aber nicht vorherzusehen, deshalb eher postfachzugriff.

            • 2. Re: Steuerbescheide von Mandanten per Email erhalten
              andreashofmeister Fachmann

              Einfacher  -pragmatischer-Vorschlag:

               

              Sie richten sich ein extra dafür Telefax-to-Email Faxnummer ein. (geht u.a. mit DATEVnet).

               

              Dann geben Sie den Mandanten, diese Faxnummer auf die diese dann entsprechend die Bescheid hinfaxen können. Die Umleitung etvc. regeln Sie dann via Postfachzugriffsrechten (Exchange, o.ä.).

               

              Parallel dazu richten Sie  eine entsprechende dafür vorgesehen  Email-Adresse, für Mandanten, die kein Fax haben.

              Ähnliche Einrichtung der Zugriffe auf diese (beiden) Email-Account.

               

              Sollte gehen. Etabliert sich nach kurzer Zeit....

               

              Und keine schlechten Scans mehr. Und die Bescheide sind zentral im Haus....

              • 3. Re: Steuerbescheide von Mandanten per Email erhalten
                blum Aufsteiger

                Hallo Herr Ehlert,

                 

                wir haben eine "zentrale" E-Mail-Adresse wie z. B. Steuerbescheide@Musterholz.de eingerichtet und in jedem Schreiben an den Mandanten bitten wir Bescheide nur an diese E-Mail-Adresse zu senden.

                 

                Diese E-Mail-Adresse wird an unser Sekretariat weitergeleitet und dort werden die Bescheide gescannt, erfasst (incl. Fristberechnung), in der DMS gespeichert und elektronisch verteilt. Organisatorisch ist sichergestellt, dass zu unserer Öffnungszeiten diese E-Mail-Adresse jeden Abend nochmal auf einen möglichen Eingang eines fristbehaftenden Dokumentes kontrolliert wird.

                 

                Auch bitten wir unsere Mandanten die "Freigabeerklärung" an diese Mail-Adresse zu senden.

                 

                Gruß

                 

                Blum