EOC Auftragsverwaltung

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Hallo DATEV-Community,

im Auftrag meiner Kollegin möchte ich eine weitere Problematik zur Eigenorganisation Comfort in die Runde stellen...

Szenario:

Die Mandatsverantwortlichen (Steuerberater) haben entsprechend der jeweiligen Mandatszuordnung die Aufträge zur steuerlichen Beratung in ihrem
Filter „Meine offenen Aufträge“. Wir verfahren derzeit so, dass wir für die einzelnen Beratungsleistungen Teilaufträge im Gesamtauftrag „Steuerliche
Beratung“ anlegen. Der Mandatsverantwortliche (MV) bekommt nun alle Aufträge inkl. Teilaufträgen angezeigt - egal, ob die Teilaufträge mit Aufwänden bebucht sind oder nicht.

Problem:

Der Filter „Meine offenen Aufträge“ ist für den MV extrem unübersichtlich und er muss sich alle Aufträge gesondert aufklicken, um prüfen zu können, ob Aufwände da sind, die abgerechnet werden können. Das kostet extrem viel Zeit!

Fragen:

In welcher Form legen andere Kanzleien ihre Aufträge zur steuerlichen Beratung an? Auch mit Teilaufträgen oder für jede Art der steuerlichen Beratung einen extra Gesamtauftrag?

Nach welcher Vorgehensweise prüfen andere Kanzleien ihre Aufträge zur steuerlichen Beratung auf Abrechenbarkeit?

Besten Dank für sachdienliche Hinweise 🙂
Franziska Müller

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so ein betreff ist mist

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Hallo Frau Müller,

wir haben folgende Standardaufträge zum Bereich Beratung:

Auszug aus unserem Orga-Handbuch (ProCheck) hierzu:

"Für jeden Mandanten wird ein "Beratungsmülleimer" "701 Beratung" je Veranlagungsjahr angelegt, sobald Zeiten für diesen Mandanten anfallen, die keinem anderen Auftrag zuzuordnen werden können. Der Auftrag wird von demjenigen angelegt, der die erste Zeit des betroffenen VJ erfasst, wobei das VJ das Jahr ist, in dem die Tätigkeit ausgeführt wird.

　

Sofern für den Mandanten ein konkretes Beratungsprojekt ansteht, ist ein gesonderter Auftrag mit einer individuellen Auftragsbezeichnung nach Rücksprache mit dem Teamleiter anzulegen. Als Veranlagungsjahr ist dann das Jahr des Beginns des Projektes zu erfassen. Sofern einer der Aufträge 702 - 705 zutreffend ist, sind diese Auftragsvorlagen zu verwenden. Trifft keiner dieser Vorlagen zu, ist die Vorlage 701 zu verwenden. Ein weiterer Auftrag 701 kann z.B. angelegt werden, um bei selbstbuchenden Mandanten die lfd. Zeiten zur Betreuung der Buchhaltung gesondert zu erfassen. Grundsätzlich sollten ab einem Beratungsprojektzeitaufwand von mehr als 10h ein Auftrag im Bereich 7 gesondert neben dem "Beratungsmülleimer" angelegt werden. Wird ein gesonderter Auftrag angelegt und es sind aber bereits Zeiten auf dem "Beratungsmülleimer" erfasst, sind diese Zeiten auf das neu angelegte Beratungsprojekt umzubuchen."

Hinweis zur Bezeichnung Ihres Beitrages. Zur Zeit lautet der: "frage stellen". Evtl. wäre hier z. B. "EO comfort Umgang mit Beratungsaufträgen" besser. Sie können den Betreff nachträglich wenn Sie angemeldet sind hier bearbeiten:

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

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Danke, hatte den Betreff schlichtweg vergessen und nachträglich geändert.

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Vielen Dank Herr Blum, in welchem Turnus wird bei Ihnen der Beratungsmülleimer abgerechnet und wer ist für die Freigabe der RE zuständig?
Franziska Müller

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Vielleicht hilft Ihnen der Beitrag ein wenig weiter:

Bearbeitungsstand Mitarbeiter

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Hallo Frau Müller,

Auszug aus unserem Orga-Handbuch:

"Zu folgenden Zeitpunkten ist die Möglichkeit der Abrechnung (Rechnungsstellung) beim Beratungsmülleimer zu prüfen (steht im Ermessen des SB bzw. TL und ist somit kein Dogma):

- sobald ein abgeschlossener Teilberatungsauftrag auf dem "Beratungsmülleimer" vorliegt

- sobald dort ein Zeitaufwand von mehr als 10h vorliegt

- sobald andere Aufträge mit "Arbeiten abgeschlossen" gekennzeichnet werden

- nach Ablauf des VJ (Zeiten unter 10 h können auch "stehen" bleiben, wenn alsbald die Abrechnung mit einem anderen Auftrag möglich scheint)

und ggf. der Haken "Arbeiten abgeschlossen" zu setzen.

　

Soll eine Teilabrechnung (TA) für eine Beratungsleistung erfolgen bitte Vorgehensweise oben unter "Teilrechnung" beachten.

　

Die unterjährige Abrechnung erfolgt unter "Teilabrechung". Bei der letzten Rechnung nach Ablauf des VJ wird der Gesamtauftrag abgerechnet. Werden offene Zeiten auf einen anderen Auftrag "umgebucht" und hat der Auftrag am Jahresende keine Zeiten mehr, hat der SB den alten Auftrag im neuen VJ zu löschen."

Anzumerken ist noch, dass bei uns einmal im Monat jeder Mitarbeiter eine Liste aus dem Auskunftssystem in der DMS speichert und den TL als auch den zuständigen Partner zur Kenntnis setzt. Im Rahmen der Erstellung dieser Liste sollte der Mitarbeiter über die Abrechnungsmöglichkeit (Vorgaben siehe oben) Gedanken machen.

Bezüglich unseren Problemen mit "Teilaufträgen" verweise ich auf: EO comfort / Teilaufträge / Ein Programm nur für Steuerberater, die immer vollständig und endgültig abrechnen

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

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Hallo Frau Müller,

historisch gewachsen, haben wir eine "REWE-Abteilung", die zentral für alle die Rechnungen vorbereitet. Daher ist unser Prozess hier etwas komplizierter.

Hier der Ablauf:

- Mitarbeiter setzt Haken "Arbeiten abgeschlossen"

- Auftrag landet dann bei unserer REWE-Abteilung in der Auftragssicht "Rechnungen vorbereiten".

- Sobald die REWE-Abteilung die Rechnung vorbereitet hat, wird der Status der Vergütung auf "Rechnungsvorgeschlagen" (unmögliches Wort) gesetzt

- Dann landet der Auftrag beim Teamleiter (TL) in der Auftragssicht "Rg. Durchsicht".

- Der TL prüft die Rechnung und setzte einen individuellen "Bearbeitungsstand" "Rg. Durchsicht TL"

- Durch diesen Haken landet dann der Auftrag bei dem verantwortlichen Partner in der gleichen Auftragssicht "Rg. Durchsicht" zur Durchsicht  beim Partner

- Durch setzen eines weiteren Hakens (individueller Bearbeitungsstand) "Rg. Durchsicht KL", landet der Auftrag wieder bei der REWE-Abteilung in der Auftragssicht "Rechnung freigegeben" und wird dann gedruckt ....

Alles papierlos (viele Mitarbeiter arbeiten oft von extern mit dem Laptop auf dem WTS).

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

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Hallo Frau Müller,

nutzen Sie in der Ansicht der Ergebnisse (nicht im Abfragefilter) schon die Spalte "offene Kosten" - statt nur "Ist Kosten" ? Diese ist m.E. grade bei Aufträgen, die schon teilweise abgerechnet wurden - äußerst hilfreich.

Und wenn Sie schreiben es erscheinen auch "unbebuchte" Teilaufträge, so sollte sich dies auch direkt im Filter abfangen lassen: z.B. "Kosten Zeiten TA > 0".

Hier kann dann das Ergebnis des Abfragefilters noch schnell über die Sortierung oder erweiterte Suche (z.B. Kosten > xx Euro) verfeinert werden. GGf. auch wieder direkt im Filter.

Ferner lässt sich im Kontextmenü noch im Unterpunkt "Teilaufträge" die Option "Aufträge und gefilterte Teilaufträge anzeigen" aktivieren. Vielleicht haben Sie hier auch die Option "Nur Teilaufträge anzeigen" gewählt ? Diese halte ich für weniger geeignet, u.a. weil in dieser Sichtweise nicht alle Spalten bzw. Informationen darstellbar sind.

Wir hatten auch schon zusätzlich noch die Schnellinfo "Auftragsdetails" genutzt, weil dort noch alle Teilaufträge (ggf. auch die, die "oben" aufgrund des Filters nicht angezeigt werden, z.b. bereits abgrechnete TA) einsehbar sind.

Wenn Sie jetzt im Filter z.B. das Datum fakturiert oder arbeiten abgeschlossen berücksichtigen, erhalten dann auch nur die Teilaufträge, die "abrechenbar" wären.

Insgesamt sehe ich hier eine Vielzahl von Möglichkeiten, um sich die Darstellung individuell anzupassen. Vielleicht hilft es Ihnen, hierzu noch einige Varianten zu testen.

Mit freundlichen Grüßen

Marco Hüwe

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Hallo Herr Hüwe,

vielen Dank für die wertvollen Hinweise! Sie haben in der Tat zum gewünschten Filterergebnis geführt.

Mit freundlichen Grüßen

Franziska Müller