EO comfort / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)

[#1]

Wir arbeiten, wie in dem Dokument 0903223 von der DATEV empfohlen, mit den „Auftragssichten“. Wir ordnen alle DMS Dokumente dem dazugehörigen Auftrag zu (im Kern eine super Funktion – in der Schnellinfo sieht man dann nur die dem Auftrag zugehörigen Dokumente).

Sobald aber ein Dokument zu zwei Aufträgen gehört, geht wieder ein DATEV EO comfort Irrweg los. Beispiele für solche Fälle:

• Der Bescheid über die Anordnung einer Betriebsprüfung, wird dem Auftrag „Bescheidprüfung“ zugeordnet sollte aber gleichzeitig auch dem Auftrag
  „Betriebsprüfung“ zugeordnet werden.
• Der Bescheid 2014 soll dem Auftrag „Bescheidprüfung“ zugeordnet werden gleichzeitig würde es aber auch sinn machen, den Bescheid dem Auftrag „Steuererklärung 2014“ und „Steuererklärung 2015“ zuzuordnen.
• Der Betriebsprüfungsbericht soll dem Auftrag „Betriebsprüfung“ aber auch dem Auftrag „Fibu“ zugeordnet werden, da dort ja die Anpassungsbuchungen in der lfd. Buchhaltung zu erfolgen hat. Auch die gleichzeitige Zuordnung zum Auftrag „Jahresabschlusserstellung“ ist evtl. sinnvoll.
• Es macht auch sinn, einen unterschriebenen Gesellschaftsvertrag oder Gesellschafterbeschluss dem konkreten Auftrag „Beratung“ und auch dem Auftrag „Jahresabschlusserstellung“ zuzuordnen.

DATEV Irrweg um dies zu ermöglichen:

• Dokument in der Schnellinfo markieren
• rechte Maustaste „Verknüpfung kopieren“
• rechte Maustaste „einfügen“
• Den bisherigen Auftrag markieren und die „Entf“-Taste drücken (so eine Logik gibt es nur bei der DATEV; üblich genügt es das Pull-Down-Menü zur Auswahl zu drücken)
• Jetzt das Pull-Down-Menü drücken und den „neuen“ Auftrag auswählen
• Ggf. die Beschreibung anpassen
• Ggf. den Erlediger anpassen
• ggf. den Dokumentenstatus anpassen

Das ist EDV zu Fuß!

Konkrete Verbesserungsvorschläge:

• Das Feld „Auftrag“ in der Ablagemaske der DMS, muss zu einem Auswahllistenfeld ähnlich dem „zur Kenntnis:“ geändert werden, so dass ein Dokument mehreren Aufträgen zuzuordnen ist.
• Es muss möglich sein, in den Einstellungen von EO comfort Prozessverknüpfungen zu definieren, die Dokumente automatisch zu verschiedenen Aufträgen vorbelegen, wenn es diese beim Mandanten gibt wie z. B. der Bescheid muss dem Auftrag „Bescheidprüfung“ und dem Auftrag „Steuererklärung“ gleiches VJ und VJ +1 zugeordnet werden.
• Auch im Dokumentenkorb muss es möglich sein, ein Dokument mehren Aufträgen zuzuordnen (siehe erster Punkt) auch dort muss auch die Prozessverknüpfung (zweiter Punkt) funktionieren.
• Die Zuordnung sollte per Drag and Drop möglich sein. Arbeitsblatt Dokumente auf dem Monitor 1 und die Aufträge auf Monitor 2 (geht hoffentlich irgendwann wieder so wie mit der guten alten DokOrg). Wird ein bereits gespeichertes Dokument nun per Drag and Drop auf einen anderen Auftrag „gezogen“, so erfolgt die Zuordnung des Dokumentes auch zu diesem Auftrag
• Es muss möglich sein, mehrere Dokumente in der Schnellinfo oder im Arbeitsblatt Dokumente zu markieren und alle Dokumente in einem „Arbeitsgang“ einem anderen Auftrag zuzuordnen (geht zurzeit nur einzeln je Auftrag).

Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.

Anspruch der DATEV: "Digitalisierung von Prozessen":

https://www.datev.de/geschaeftsbericht/assets/img/service/digitalisierung_datev_gb_2015_s.pdf

([...] können alle Beteiligten flexibler arbeiten, ihre Effizienz steigern und bürokratische Hürden abbauen [...])

Wirklichkeit DMS und EO comfort arbeiten nur rudimentär miteinander zusammen und verhindern punktuell flexibles, effizientes und unbürokratisches arbeiten.

Wann arbeiten die Produktmanager von EO comfort, PFB und DMS endlich zusammen und geben den Programmieren sinnvolle Prozessoptimierungen vor. Ich kann jedem Produktmanager nur empfehlen, in regelmäßigen Abständen Kanzleien aufzusuchen und in der täglichen Arbeit mal mitzuwirken. Gerne dürfen Sie bei uns vorbeikommen und Ihre eigenen Programme in der Praxis anwenden (ich verspreche, es wird ihnen nicht langweilig).

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

In der Serie bereits erschienen (Mehrfachnennungen möglich):

Fehlende Prozessoptimierung

EO comfort / Ein Programm nur für Steuerberater, bei denen sich die USt-Voranmeldungszeiträume nie ändern

EO comfort / Teilaufträge / Ein Programm nur für Steuerberater, die immer vollständig und endgültig abrechnen

EO comfort / ein Programm für Steuerberater ohne Vergütungsvereinbarungen bzw. ohne Verträge

EO comfort - ein "unhöfliches" Programm (Briefanrede)

Re: EO comfort / EO *** ein Programm für SteuerBERATER die nicht beraten

EO comfort / Ein Programm bei dem die Teams aus maximal zwei Mitarbeitern bestehen

Schlechte Zusammenarbeite mit anderen DATEV Programmen

EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung)

EO comfort / Dokumentenkorb (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)

EO comfort / Kanzlei-Rewe Ergänzungs- bzw. Sonderbilanzen (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung)

EO comfort / Kanzlei-Rewe bzw. Kostenrechnung (Geschwister, die nicht zweckmäßig zusammenarbeiten)

EO comfort / ein Programm für Steuerberater ohne Vergütungsvereinbarungen bzw. ohne Verträge

EO comfort - ein "unhöfliches" Programm (Briefanrede)

EO comfort / EO murks gelöschte Aufträge in der DMS

Schlechte Bedienbarkeit / Benutzeroberfläche

EO comfort / Ein Programm nur für Steuerberater mit wenigen gleichzeitigen Aufträgen

EO comfort / Zeiterfassung ohne comfort / Doppelklick

EO comfort / Zeiterfassung ohne comfort / Industrieminuten - Echte Minuten

EO comfort / ein Programm für Steuerberater ohne Vergütungsvereinbarungen bzw. ohne Verträge

EO comfort / ein Programm für Steuerberater mit 5 Zoll Monitoren und Adleraugen

EO comfort / ein kostenloser Gedächtnistrainer und Ergotherapeut

Re: EO comfort / EO *** ein Programm für SteuerBERATER die nicht beraten

Re: EO Comfort / EO Murks - Notizfelder zum Auftrag

[#2]

Moin,

Ihre Artikel zu EOcomfort treffen sehr häufig den Nagel auf den Kopf, nur hier muss ich eine andere Meinung vertreten. Aus der alten Newsgroup sind mir Ihre Probleme mit DMS nicht ganz unbekannt. Aus der nicht sehr glücklichen Einrichtung von DMS entstehen die vorgenannten Probleme, denn es kann eigentlich bei Auftragssichten nur eine 1:1 Verknüpfung geben, nämlich die Verknüpfung mit dem Auftrag, der am Ende auch abgerechnet wird und Unteraufträge sieht DATEV bei DMS nicht vor.

Die krampfhafte Einbindung von DMS in den Arbeitsplatz verschlimmert die Lage zusätzlich, es wird immer schwieriger sich die richtigen und benötigten Sichten auf die Daten zu erstellen. Vllt. wird dieses ja  in der Cloud besser, frei nach dem Motto: "Sie möchten Ihre Daten ansehen? DATEV Consulting erstellt die Abfrage und Sie zahlen!"

Gruß

KP

[#3]

Hallo KP,

arbeiten Sie wirklich mit den „Auftragssichten“? Wenn Sie mit den Auftragssichten arbeiten, erhalten Sie über die Schnellinfo „Dokumente“ alle Dokumente, die mit diesem Auftrag „verknüpft“ sind. Dies ist eine sehr gute Funktion!

Wenn Sie mit der „alten“ Mandantenübersicht und dem „alten“ DMS-Client arbeiten, können Sie meine Vorschläge leider nicht nachvollziehen.

Mir ist nicht klar, warum es nur eine 1:1 Verknüpfung und nicht auch 1:n Verknüpfung geben soll? Könnten Sie mir das erläutern?

Als wir noch alle mit Papier gearbeitet haben, haben wir doch auch uns z. B. von einem Gesellschaftsvertrag eine Kopie gefertigt, und eine Kopie kam in die Stammakte (hier jetzt kein Auftrag aber Speicherung in der DMS), eine weitere Kopie kam in die Jahresabschlussakte und eine weitere Kopie kam evtl. in die Beratungsakte, wenn das Unternehmen z. B. eine Umwandlung plant. Warum soll in der digitalen Welt eine solche „Verknüpfung“ nicht sinnvoll sein. Sie funktioniert zurzeit auch über den Weg „Verknüpfung kopieren“ aber so umständlich als würde man anstatt eine Kopie mit einem Kopierer noch die Sekretärin bitten, ein Dokument abzuschreiben (DATEV Irrweg).

Ich persönlich hätte gerne die Information (Dokument) dort wo ich Sie benötige (d. h. prozessorientiert) und nicht dort wo die DATEV Programmierer die Information versteckt haben.

Gruß

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

[#4]

Moin Herr Blum,

wenn man sich ein wenig mit den Masken des "RichClients" auseindersetzt findet man viele Perlen. Diese Perlen werden durch die Integration nach und nach abgeschafft.

Der Arbeitsplatz krank schon von Anbeginn durch sein falsches Design, er setzt auf Filter und nicht auf Views. Dadurch entsteht auch die unglaubliche Performance.

Tja DMS, Consulting erhebt den Verschlagwortungsknigge zum allumfassenden Glückseligmacher und zusammen mit der OCR zum Nonplusultra. Ich habe in meiner beruflichen Laufbahn viele Ablagesysteme gesehen, letzlich hat sich bei mir das Highlander Prinzip durchgesetzt - es kann nur einen geben. Über die Jahre habe ich meinen Aktenplan immer wieder verfeinert und dann auch im DMS abgebildet. Ich muss selten verlinken, kann im Arbeitsplatz gruppieren und finde jedes Dokument ohne Volltextsuche sehr schnell. Meine Mitarbeiter nutzen den Client sehr gerne.

EOcomfort kommt meiner Organisation nicht annähernd nahe, auch wenn ich gerne einige Elemente hätte, das lässt sich verschmerzen. ProCheck kann ich auch nicht so verknüpfen wie ich es gerne hätte, wir machen an der Stelle das Beste draus.

Die Übergabe der Gegenstandswerte erfolgt auch nur fest verdrahtet oder manuell, also warum EOcomfort, den suche ich noch. Die USt Erklärung kann sich als Unterauftrag in vielen Aufträgen befinden, wie soll ich das darstellen? Die Mühe spare ich mir.

Kann ich in EOcomfort meine Unteraufträge nach tatsächlichen Bearbeitungsmonaten gruppieren? Nein, kann ich nicht! Der Arbeitsplatz kann noch nicht einmal alle vorhandene Datenfelder für eine Abfrage bereitstellen. Oder hat schon mal einer ein Abfrage auf das Feld "Dauerfristverlängerung" durchgeführt und eine entsprechende Sicht im Arbeitsplatz dargestellt? Damit ist die Auftragssicht nur eingeschränkt nutzbar, für Unteraufträge sind zwei Bearbeitungsmonate denkbar, eine Zusatzliste somit unabdingbar.

Der Auftrag ist ein Hilfsmittel zur Gebührenfindung und eingeschränkt, wie oben erwähnt, auch ein Organisationsinstrument, zu mehr taugt er allerdings nicht. An dieser Stelle muss ich allerdings eine kleine Kritik an DATEV richten: es wurde zu viel in den Auftrag hineingelegt. Ein System mit zwei Bereichen wäre zielführender gewesen, ein Bereich Auftrag Abrechnung und einer für den Bereich Workflow.

Zurück zur Ablage. Systeme mit mehreren Ablageorten neigen dazu, irgendwann so groß zuwerden, dass am Ende die Übersicht verloren geht. Was spricht, außer des selten dämlichen Handlings, eine Vorgangsmappe für Sonderaufgaben anzulegen? Hierhin kann ich alle für die Umstrukturierung notwendigen Dokumente verlinken. Mein Wunsch wäre es, schon bei der Ablage die Zugehörigkeit zur Mappe herzustellen. Aber jetzt ist erst einmal Cloud wichtig.

Viele Grüße

KP