Wir arbeiten wie in dem Dokument 0903223 von der DATEV empfohlen mit den „Auftragssichten“. Bei uns sieht daher die „Übersicht Unsere Kanzlei“ z. B. so aus:
In den meisten Filtern ist das Feld „Arbeiten abgeschlossen“ aufgenommen, so dass Aufträge bei denen im Gesamtauftrag und allen angelegten Teilaufträgen der Haken „Arbeiten abgeschlossen“ gesetzt ist, ausgeblendet werden. Somit „verschwindet“ der Auftrag, sobald der Haken „Arbeiten abschlossen“ gesetzt wird aus den Auftragsübersichten. Dem Grunde nach eine sehr gute Funktion.
Wenn wir aber z. B. bei einem Beratungsauftrag „Unternehmensnachfolge“, der sich oft über mehrere Monate dahinziehen kann eine „Zwischenrechnung“ schreiben möchten, haben wir das Problem, dass der Auftrag sobald der Haken gesetzt ist, aus den Auftragsübersichten „verschwindet“, obwohl er in diesem konkreten Fall aber noch nicht erledigt ist.
Die Lösung von DATEV heißt hier „Zwischenrechnung“ und muss in den „Rechnungseinstellungen“ im Feld „Rechnungsart“ auf „Zwischenrechnung“
eingestellt werden. Ist diese Rechnungsart eingestellt, wird vom Programm, sobald die Rechnung geschrieben ist (und dies ist leider das zeitliche Problem)
ein weiterer Teilauftrag angelegt. Im Zeitraum: Haken „Arbeiten abgeschlossen“ bis zum endgültigen Rechnungsdruck ist der Auftrag aber dann in den
Auftragsübersichten „verschwunden“ (schlechte Lösung!).
Das gleiche Problem gibt es auch bei z. B. folgenden Themengebieten:
- Betriebsprüfung
- Rechtsberatung
- Rechtsbehelfe
- oder z. B. wenn ein Jahresabschluss fertig ist, aber die Steuererklärung noch nicht und wir den Jahresabschluss schon abrechnen möchten
Um obige Aufträge auch nach dem Setzen des Hakens „Arbeiten abgeschlossen“ in den Auftragssichten zu sehen und bearbeiten zu können, durchlaufen wir zurzeit folgenden unnötigen Irrweg:
- Auftrag suchen und markieren
- Auftrag öffnen
- in die Übersicht "Teilaufträge" wechseln
- im Bereich "Gliederung" von Gesamtauftrag auf laufende Nummer ändern
- beim nächsten noch nicht bearbeiteten Teilauftrag z. B. 2 oder 3 ff. das Häkchen setzen
- beim abzurechnenden Teilauftrag den Haken "Arbeiten abgeschlossen" setzen bzw. falls der Haken bereits beim Gesamtauftrag gesetzt wurde, das Datum von dort in den entsprechenden TA einfügen
- Wurden bereits Notizen zum Gesamtauftrag erfasst, so müssen diese ggf. in den Teilauftrag 01 ff. kopiert werden.
Wenn man dann Zeiten auf den so eben angelegten neuen Teilauftrag erfassen möchte, stellt man leider fest, dass die Aufwandspositionen und Gebührenpositionen im neu angelegten Teilauftrag fehlen (Sackgasse – wer programmiert so etwas?). Also geht der „Holzweg“ weiter:
- Auftrag öffnen
- Zu den Aufwandspositionen wechseln
- erste Position markieren, Strg-Taste gedrückt halten und jede weitere Position (alle zum Auftrag hinterlegten Aufwände) per Mausklick anklicken
- den Button "Position kopieren" anklicken, es öffnet sich ein Auswahlfenster, z.B. Teilauftrag 02 ff. wird automatisch angezeigt, mit OK bestätigen. Die Aufwandspositionen werden dann in z.B. den Teilauftrag 02 ff. kopiert
Dies ist EDV zu Fuß und keinem Mitarbeiter plausibel zu erklären!
Konkrete Verbesserungsvorschläge:
Alternative 1: Zwischenrechnung: Sobald in den Rechnungseinstellungen die Rechnungsart auf „Zwischenrechnung“ gesetzt wird, muss Folgendes passieren:
- der nächste Teilauftrag wird angelegt
- alle Aufwands- und Gebührenpositionen werden automatisch in den neuen Teilauftrag kopiert
- Ggf. erfasste Notizen vom Gesamtauftrag werden in den Teilauftrag kopiert
Darüber hinaus muss für die Umstellung auf Zwischenrechnung ein Button oder Haken neben den Haken „Arbeiten abgeschlossen“ eingefügt werden, um in der Kurzübersicht zur Zwischenrechnung (mit Datumseingabe für das Leistungsdatum in der Rechnung) wechseln zu können. Noch besser (komfortabel) wäre, wenn es in dem Programm „Zeiten und Kostenerfassung“ nicht nur den kontextbezogen Link „Arbeiten abgeschlossen“, sondern auch „Zwischenrechnung erstellen“ und „Zwischenrechnung beenden“ gäbe. Noch besser wäre es, wenn die Felder bzw. „Buttons“ im oberen (gelb markiert) Bereich des Programmes sichtbar wären, denn dort ist Platz genug:
Diese Buttons oder Felder könnten auch im Arbeitsplatz neben der „Schnellsuche“ erscheinen, wenn ein Auftrag markiert ist.
Alternative 2:
Teilaufträge: Sobald im Arbeitsblatt Teilaufträge ein erster oder neuer Teilauftrag angelegt wird, muss Folgendes passieren:
- alle Aufwands- und Gebührenpositionen werden automatisch in den neuen Teilauftrag kopiert
- Ggf. erfasste Notizen vom Gesamtauftrag werden in den Teilauftrag kopiert
Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.
Für die „Ängstlichen“ darf das Programm auch gerne nochmal höflich nachfragen: „Wollen Sie wirklich alle Aufwands- und Gebührenpositionen in den neuen Teilauftrag kopieren?“. Da nach Auskunft der Hotline die überwiegende Anzahl der Anwender lieber den Holzweg über die Sackgasse nimmt anstatt die Autobahn, könnten diese Anwender bei der Nachfrage auf "Abbrechen" drücken und obigen Irrweg über die Sackgasse zum Holzweg mit Freude und viel Zeit durchwandern.
Ralf Blum
ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde