Dateinamen eines Dokumentes in der Dokumentenablage ändern

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Ich möchte einen Dateinamen in der Dokumentenablage ändern. Grund: in Excel wird dieser im oberer Bereich angezeigt und nicht die Bezeichnung des Dokuments. Das ist irritierend, wenn man das Dokument kopiert hat. Gibt es eine Lösung?

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Hallo Herr Feldhaus,

die Datev denkt seit November 2013 darüber nach .. https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=76919  .. wenn Sie eine Lösung erfahren, können Sie diese gerne kundtun... 🙂

[#3 · Accepted solution]

Sehr geehrter Herr Feldhaus,

derzeit müssen sie zwischen dem Anzeigename der Datei in den Eigenschaften der DokAblage und dem Dateinamen auf Anwendungsebene unterscheiden.  Sofern Sie eine Datei in der DokAblage kopieren, bleibt der Dateiname bestehen und nur die Bezeichnung in den Eigenschaften lassen sich ändern.  beim Öffnen greift Excel/Word auf den Dateinamen und nicht die Bezeichnung in den Eigenschaften zurück.  Sofern die Dateibezeichnung geändert werden soll, dürfen sie die Vorlage nicht kopieren, sondern müssen die Datei öffnen und über in Dokumentenmanagement speichern unter mit einem neuen Namen speichern.  Dann sollte auch der Anzeigename wieder "passen".

So sollte der Aufruf aussehen.

Andreas G. Müller

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...leider sind durch das Neu-Speichern die Datumseigenschaften auf den neuesten Stand gebracht 😞

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Einen Tod muss man sterben.

Systematisch zutreffend ist meines Erachtens, dass mit dem neu-speichern eines Dokuments auch die Datumseigenschaften aktualisiert werden; schließlich handelt es sich aus Sicht der Datenbank um ein neues Dokument.

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Hallo Herr Müller,

deswegen besteht ja auch der Wunsch, den Dateinamen korrigieren zu können, ohne die Dateieigenschaften zu ändern (so wie das in DOS oder Windows möglich ist).

Mir ist der falsche Dateiname i.d.R. weniger wichtiger als die korrekten Datumsfelder (nach denen sortiere und suche ich nämlich).

Bei dem Umstieg von der DokOrg zur DokAbl war die Vergabe von sprechenden Dateinamen übrigens als Verbesserung angekündigt worden...

Schöne Grüße

Willi Müller

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Hallo Herr Müller,

wenn ich Herrn Feldhaus richtig verstanden habe scheint ihn der falsche Dateiname zu stören und weniger das Datum.

Vielleicht sollten Sie zunächst klarstellen, welches Datum Sie meinen.  Ich habe gerade bei einem am 18.11.2015 erstellten Dokument inhaltlich eine minimale Änderung vorgenommen.  Das Erstelldatum bleibt erhalten. Wenn ich das Dokument kopiere erhält es ein neues Erstelldatum.  Dieses Datum ist daher Fix in der DokAblage hinterlegt.  Nur das Änderungsdatum wird bei jedem Zugriff "angepasst", was für mich aber auch logisch und nachvollziehbar ist. Es soll schließlich dokumentiert werden, wann das Dokument zuletzt angefasst wurde.

Wenn ich an den Post Digitale Dokumentenablage: Diese ist nicht per se´GoBD konform! denke, bleibt die Veränderlichkeit des Datums im Sinne der Nachverfolgbarkeit der Erstellung, wohl besser bestehen.

Um Missverständnissen vorzubeugen.  Zur GoBG habe ich eine etwas andere Meinung als die offizielle DATEV-Politik.  Als "nur" Mitglied der DATEV erlaube ich mir diese auch.

Sofern Sie nach einem bestimmten Datum ihre Schreiben sortieren, lässt sich dies möglicherweise über das Einblenden einer geeigneteren Spalte lösen.

Auch wenn immer mehr geht: Eine Verbesserung der Dokumentenbezeichnung ist die DokAblage in jedem Fall.  Seit beim pdf.-Export an Stelle des Dateinamens die Dokumentenbezeichnung der DokAblage verwendet wird, lassen sich die Unzulänglichkeiten der Dateibezeichnung "umgehen".  Kurios wird's nur wenn eine pdf.-Datei als "pdf-Datei exportiert" werden muss um den in der DokAblage vergebenen Namen zu erhalten.

Schöne Grüße

Andreas G. Müller