Dies ist eine Fortsetzung folgender Beiträge:
EO comfort / Kanzlei-Rewe bzw. Kostenrechnung (Geschwister, die nicht zweckmäßig zusammenarbeiten)
Täglich gehen bei uns in der Kanzlei Bescheide ein. Über das Jahr ca. 2.200 Stück. Wir hatten uns bei der Einführung von EO comfort dazu entschieden, je Veranlagungsjahr einen Auftrag anzulegen und die eingescannten Bescheide in der DMS dem jeweiligen Auftrag zuzuordnen. So kann der Mitarbeiter beim „auftragsorientierten Arbeiten“ im Arbeitsplatz bei der Auswahl des Auftrages „Prüfung Steuerbescheide“ alle Bescheide, Dokumente und auch Anschreiben in der Schnellinfo Dokumente finden (sehr gute Funktion und somit mit „comfort“).
Da es im Dokumentenkorb nicht möglich ist, einen Auftrag anzulegen, muss bei fast jedem neuen Bescheid folgender Irrweg durchlaufen werden:
- vom Dokumentenkorb in den Arbeitsplatz wechseln
- in der Mandantenübersicht muss der Mandant ausgewählt werden (obwohl dieser im Dokumentenkorb schon eingegeben ist)
- der Button „Auftrag/Leistung anlegen“ muss gedrückt werden
- die Auftragsvorlage muss ausgewählt werden (obwohl der Posteingangsassistent schon weiß, dass es sich um einen Bescheid handelt und er unseren Auftrag „Prüfung Steuerbescheide“ somit vorbelegen könnte)
- das Veranlagungsjahr muss ausgewählt werden (obwohl dies dem Posteingangsassistenten bekannt ist)
- Button „Auftrag speichern“ drücken
- dann wieder zurück zum Dokumentenkorb
- Dort erhält man dann folgendes unstrukturiertes wenig sagendes kleines Auswahlfenster mit wenigen Informationen:
Eine andere bzw. weitere gefühlte „Weltreise“ muss man durchlaufen, falls es bereits einen abgerechneten oder noch offenen Auftrag für das VJ gibt.
Dann ist ggf. folgendes vorzunehmen:
- vom Dokumentenkorb in den Arbeitsplatz wechseln
- Auftrag suchen
- Auftrag öffnen
- Arbeitsblatt „Teilaufträge“ öffnen
- ggf. von Gesamtauftrag auf „Laufende Nummer“ umstellen
- den nächsten Teilauftrag anhaken
- auf „Speichern“ drücken
- ggf. zum letzten Teilauftrag wechseln
- dort ggf. zum Arbeitsblatt „Aufwände“ wechseln
- alle Aufwandspositionen mit der Maus markieren
- Button „Positionen kopieren“ klicken
- Teilauftrag auswählen
- Speichern und Schließen
- zurück zum Dokumentenkorb mit dem obigen unstrukturierten wenig sagenden kleinen Auswahlfenster
Das ganze bei ca. 2.200 Bescheiden im Jahr.
Dies ist EDV zu Fuß!
Konkrete Verbesserungsvorschläge:
- Im Dokumentenkorb muss es möglich sein, Aufträge anzulegen
- Alle über den Posteingangsassistenten erfassten Informationen müssen bei der Anlage eines neues Auftrages vorbelegt werden
- Ist der konkrete ausgewählte Auftrag bereits abgerechnet oder ist der Haken „Arbeiten abgeschlossen“ gesetzt muss das Programm sinngemäß fragen: „Möchten Sie einen neuen Teilauftrag oder einen neuen Gesamtauftrag anlegen?“
- Bei der Anlage eines Teilauftrages, müssen alle Aufwands- und Gebührenpositionen vom letzten Teilauftrag oder vom Gesamtauftrag in den neuen Teilauftrag automatisch kopiert werden.
Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.
Ralf Blum
ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde