Toolbox und Dokumentenmanagement

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Liebe Datev,

liebe Newsgroup,

wie kann ich an ein in der Datev-Toolbox vorhandenes Exel-Tool eine Grundeinstellung "anheften", in der ich die Ablage und die Attribute vorbelege, unter denen die ausgefüllte Datei dann im Dokumentenmanagement (DokOrg - nicht DMS) abgelegt werden soll und wie das Dokument benannt wird?

Ich hoffe mal wieder, dass ich mich deutlich genug ausgedrückt habe. Die Dokumente in der Vorlagenverwaltung können auf dem Reiter "Dokumentenmanagement" entsprechend vorbelegt werden.

Vielen Dank im Voraus für eine hilfreiche Antwort.

[#2 · Accepted solution]

M.E. müssten Sie die Datei in die Vorlagenverwaltung einbinden.

Sie meinen mit Dokumentenorganisation die "Dokumentenablage" oder wirklich noch die "Dokumentenorganisation"?.

Wenn Sie tatsächlich noch mit der Dokumentenorganisation arbeiten, dann gibt es auch dort (noch) die Möglichkeit, die Vorlagen der Toolbox dort direkt einzubinden.

Das funktioniert so mit der Dokumentenablage nicht mehr (auch leider). Deswegen geht das dann nur über die Vorlagenverwaltung.

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Hallo Community,

wie Herr Hofmeister schreibt, könnte man die Tools in die Vorlagenverwaltung importieren. Allerdings sind sie dort fix hinterlegt. Neuerungen werden aber nur in den Vorlagen, die in der Toolbox-Umgebung liegen, durchgeführt - siehe auch Info-DB-Dokument Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1080541

Viele Grüße aus dem sonnigen Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Vielleicht ist es ja irgendwann mal wieder komfortabel möglich, die Vorlagen vernünftig in die Kanzleiprozesse zu integrieren. Und nicht fix. So wie früher eben.

Ja, ich bin mir der technischen Abhängigkeiten sowie Restriktion der Datenbankumgebung schon bewusst!

Genauso, wie es lästig ist, einen Datenbestand vernünftig auf einem Laptop "auszulagern". Um damit auswärts zu arbeiten. Ohne das Postulat der "Dokumentensammlung...Das ging früher alles einmal.

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Vielleicht ist es ja irgendwann mal wieder komfortabel möglich, die Vorlagen vernünftig in die Kanzleiprozesse zu integrieren. Und nicht fix. So wie früher eben.

Also früher habe ich lt Anleitung das Dokument aus der Toolbox kopiert, in die DokumentenOrganisation übernommen und dort mit ZMSD- Daten und weiteren Daten gefüllt.

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Zur Zeiten der DokOrg konnte man die Vorlagen auch automatisiert aus der Toolbox übergeben lassen. Diese Option gibt es seit Einführung der Dokumentenablage leider nicht mehr.

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Ja, genau darum ging es mir ja: Damit ich nicht jedes Mal alles neu eintragen muss, wollte ich diese Maske (am Dokument - wenn möglich) vorbelegen.

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Hallo Frau Scheuring,

das von Ihnen am 21.04.2016 erwähnte Dokument 1080541 kann ich nicht (mehr) aufrufen.

Ich möchte mir gern die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen aus der Toolbox in die Vorlagenverwaltung importieren und finde keine passende Anleitung.

Vielen Dank vorab für Ihre Hilfe.

KaRi

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Hallo Frau Richter,

Sie können die Vorlage auf folgendem Weg in die Vorlagenverwaltung importieren:
- Datei in der Toolbox öffnen
- Datei als Vorlage auf ein Laufwerk oder den Desktop speichern (Vorgehen: Datei - Speichern unter - Dateityp Vorlage wählen)
- Import in die Vorlagenverwaltung, eine kurze Anleitung zum Import finden Sie im Infodokument 1070221 unter dem Punkt 3.3.

Bitte beachten Sie, dass die Vorlagen in der Vorlagenverwaltung nicht automatisch aktualisiert werden. In der Toolbox hingegen steht über das Programmupdate immer die aktuelle Version zur Verfügung. Es wird daher empfohlen über die Toolbox zu arbeiten.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Herr Seidel,

vielen Dank!

Klingt sehr einfach. Ich scheitere alerdings daran, dass ich die in der Toolbox geöffnete Datei VollachtSteuer1.xlsm nicht als Vorlage abspeichern kann.

Beim "Datei speichern unter" gibt es keine Wahlmöglichkeit.

Auch die enfache Umbenennung der .xlsm in eine xltm hilft nicht.

Wo ist der Trick verborgen? Ich setze Office 2010 ein.

Mit freundlichen Grüßen

KaRi

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Hallo,

haben Sie schon mal probiert die Datei nicht einfach umzubenennen sondern tatsächlich als Vorlagendatei zu speichern?

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Ja,

bei der Aktion Datei speichern unter habe ich keine Möglichkeit, Speicheroptionen auszuwählen.

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Hallo,

stimmt, das ist mir jetzt auch aufgefallen als ich das nachvollziehen wollte.

Eine andere Idee: Die Dateien der Toolbox sind als Vorlagendatei gespeichert und müssten im Verzeichnis L:\DATEV\DATEN\TOOLBOX\TOOLS stehen.

Sie könnten versuch beim Import in die Vorlagenverwaltung direkt auf dieses Verzeichnis zuzugreifen oder die gewünschte Datei in ein Verzeichnis der Wahl kopieren und von dort importieren.

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Ich glaube, der Trick ist, das Tool erst innerhalb der Toolbox zu kopieren und dann die kopierte Datei entsprechend zu bearbeiten. Ich habe das einmal mit genau dieser Vollmacht durch "try and error" irgendwie hinbekommen; weiß aber nicht mehr genau, welche Schritte nötig waren, um eine Dateitypauswahl zu bekommen.

Der Einstieg war jedenfalls eine Kopie zu erstellen und auf den Dateitypen zu achten.

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Hallo P.W.,

Ihre Idee, beim Import auf das Verzeichnis L:\DATEV\DATEN\TOOLBOX\TOOLSzurück zu greifen, hat funktioniert.

Das vorherige Kopieren des Tools innerhalb der Toolbox (@steuerberaterinhannover) war nicht zielführend.

Vielen Dank an alle!

Es bleibt aber dabei, dass bei mir generell beim "Datei speichern unter" keine Option zur Dateitypauswahl kommt.

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Hallo Frau Richter,

es ist von uns so vorgesehen, dass die Tools Vordrucke für die Beratungspraxis beim Speichern keine Option zur beliebigen Dateitypauswahl beinhalten.

Grund hierfür ist, dass die Funktionsfähigkeit der Makros gegeben sein muss.

Mit freundlichen Grüßen

Lea Wrosch

DATEV eG

Service Eigenorganisation

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Die NASA flog mal zum Mond. DATEV konnte mal die Tools automatisch in der Dokumentenorganisation übernehmen.

Leider ist es bei DATEV mittlerweile wie bei der NASA: Sehr viel  Wissen ist seit pro verschwunden und wir müssen täglich wegen der Unfähigkeit der DATEV wertvolle Zeit opfern.

Es wird wirklich Zeit daß die Tools wieder automatisiert in die Dokablage übernommen werden können. Also setzt das endlich mal um. Die Antwort: "Es wird empfohlen mit der Toolbox zu arbeiten" ist ziemlich befremdend. Scheinbar denkt DATEV nicht einmal daran früher selbstverständlich funktionierende Abläufe wieder anzubieten.

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Genau, Alter Praktiker: der Weg "aussenrum" ist unsäglich und mit keinem Argument zu vertreten. Es ging ja mal.

Sicherlich kommt man da wieder mit dem Argument "das ist ja nun alles in einer Datenbank"...

Oder aber, man soll auf die Fragestellung,

- warum geht das nun nicht mehr so "wie früher"

antworten, ob eine Änderung in der Zukunft in Planung ist. Und sei es nur die geplante Anbindung an irgendeinen Finanzamtsserver, mittels der man dann die ganzen Formulare dann zur Finanzverwaltungen senden kann.

Einsprüche lassen sich ja mit der DVD11 auch direkt an die FW schicken.

Einfach mal "nur eine vernünftige" Antwort. Anderes andere deckt sich nicht mit "Prozessoptimierung".

MfG

A. Hofmeister