Zeiten und Kosten Erfassung / Verarbeiten der Sätze

[#1]

Liebe Kollegen,

Wir beobachten, daß bei fast allen Mitarbeitern immer wieder unverarbeitete Sätze in der Zeiterfassung liegen bleiben, obwohl wir die Anweisung geben, daß die Daten "zeitnah" zu verarbeiten sind.

Die Analyse ergab, daß bei bei den betroffenen Mitarbeitern der "Zeitraum" auf "aktuelles Datum" bzw. "aktueller Monat" steht, und diese unverarbeiteten Zeilen dem Mitarbeiter am nächsten schlicht nicht angezeigt werden, wenn er Abends zufällig vergessen hatte, seine Sätze zu verarbeiten. Ein "alles Verarbeiten" am nächsten Tag holt dann leider das Versäumte nicht mehr nach.

Da der Mitarbeiter (eigentlich) täglich klickt: "alle Sätze verarbeiten", hat er aus unserer Sicht alles richtig gemacht.

Frage: hat es irgend einen tieferen Grund, daß der Befehl: "alle verarbeiten" nur die angezeigten Sätze verarbeitet, und nicht wirklich alles, was beim betroffenen Mitarbeiter noch offen ist?

Natürlich gibt es den Befehl: "Markierte Sätze verarbeiten", aber das wird nur in Ausnahmefällen genutzt.

Zur Diskussion: Datev wird gebeten, den Befehl "alle Sätze verarbeiten" so umarbeiten, daß er automatisch
- alle Sätze des betroffenen Mitarbeiters verarbeitet

- zusätzlich alle angezeigten Sätze anderer Mitarbeiter verarbeitet.

Danke für eine rege Diskussion, so daß wir auf Anwenderbasis einen Wunsch formulieren können, so DATEV das Problem nach unseren Bedürfnissen lösen kann.

Für Admins: (bei Mitarbeiter sind per NuKo selbstverständlich diese Auswahlmöglichkeiten gesperrt)
- "Auswahl der angezeigten Aufwandsbuchungen" /

- Zeitraum: 1.1.2010 - 31.12.2016

- alle erfassten Sätze

- nur noch nicht verarbeiteten Sätze.

-> Übernehmen ...

[#2]

Herr Kolberg, ich würde eine optionale Vorbelegung "Erfasste Sätze sofort verarbeiten" ebenso unterstützen, da auch wir regelmäßig Gefahr laufen, dass Abrechnungspositionen "untergehen" und die Aufnahme in eine Rechnung weit nach der eigentlichen Auftragsausführung nicht gewünscht ist.

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Weiterer Vorschlag:

Ein Hinweis (z.B. das Warndreieck) erscheint deutlich sichtbar, wenn Zeiten erfasst sind, welche einerseits nicht verarbeitet, andererseits aber schon mindestens X Tage alt sind, wobei X in den Einstellungen editierbar sein sollte.

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Hallo,

die automatische Verarbeitung der Zeiten kann in den Einstellungen des DATEV Arbeitsplatz pro (kanzleiweit) vorgenommen werden. Vollständig erfasste Buchungen werden dann automatisch verarbeitet (EO classic).

Für die Verarbeitung und Durchsicht der Sätze empfehle ich Ihnen die Übersichten direkt im Arbeitsplatz. Durch die Filtereinstellungen kann ggf. auch kanzleiweit geprüft werden, welche Sätze noch nicht verarbeitet wurden.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#5]

Vielen Dank Herr Wielgoß, unheimlich, aber Sie wissen wohl tatsächlich alles - *neid* .

Gab es die Einstellungen in der Form schon immer oder wurden diese erst in den letzten Versionen implementiert?

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Leider wird durch das "Sofortbuchen" die Tagesauswertung. "erfaßte Stunden" außer Kraft gesetzt, die die Aufgabe hat, dem Mitarbeiter zu zeigen, ob er seinen 8- Stunden- Tag auch korrekt erfaßt hat.

[#7]

Hallo,

seit wann es die Möglichkeit in den Einstellungen des DATEV Arbeitsplatz pro gibt, weiß ich leider nicht genau - gefühlt aber seit mindestens einem Jahr.

Zeiten werden nach der automatischen oder manuellen Verarbeitung nicht mehr als "erfasste Stunden" sondern als "offene Stunden" im Tagesprotokoll summiert. Dadurch ist ebenfalls ein Abgleich mit der Arbeitszeit möglich. Die Summierung erfolgt daneben auch direkt im Tagesprotokoll unabhängig des Status.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#8]

Hallo,

die gewünschte Änderung bei der Funktion „Alle Sätze verarbeiten" kann in der von Ihnen gewünschten Weise nicht angepasst werden. Ihre Arbeitsweise, keine unverarbeiteten Zeiten zu haben ist nicht auf alle anderen Kanzleien übertragbar. Die Änderung würde bei allen anderen Anwendern zu möglicherweise einer Änderung der Organisation führen müssen.

Die Anforderung nach einem Hinweis beim z.B. Schließen der Zeiterfassung, dass noch nicht verarbeitete Zeiten existieren, habe ich aufgenommen.

Ansonsten empfiehlt sich die von Herrn Wielgoß vorgeschlagene Vorgehensweise.

Mit freundlichen Grüßen

Christian Dolha
DATEV eG

Service Eigenorganisation

[#9]

Sehr geehrter Herr Christian Dolha,

vielleicht könnte auch einfach nur die Filterung optimiert werden, so daß ein Mitarbeiter bei den Einstellungen klickt: "alle unverarbeiteten Einträge" anzeigen, und dann auch wirklich all seine unverarbeiteten Einträge angezeigt werden, ohne daß ein Datumsfilter auf höherer Ebene diverse Einträge ausblendet.

Hier wäre für die Sacharbeiter folgende Auswahlmöglichkeit optimal:

- Anzeige alle unverarbeiteten Einträge

- optional mit einem Klick zusätzlich einblendbar:
   Anzeige der Tages- bzw. Wocheneiträge (egal ob verarbeitet oder nicht)

Folgende Ziele haben wir:

- der Mitarbeiter muß  mit einem Klick seine Einträge verarbeiten können.

- der Mitarbeiter muß nachschauen können, was er letztens erfaßt und verarbeitet hat.

- Dieses "Nachschauen" darf Punkt 1 nicht beeinflussen...

Wie das letztlich gelöst werden kann, kann ich nicht entscheiden, aber bei der heutigen Einstellung (Arbeitstag) fallen uns komplette Arbeitstage aus der Liste, wenn die Buchhaltung - aus welchem Grunde auch immer - Abends vergißt, ihre Einträge zu verarbeiten.

Wäre natürlich klasse, wenn man als Admin (ohne die Mitarbeiter- Logins zu kennen) die Filter einmal kanzleiweit voreinstellen könnte... (z.B. Datum & nur offene Posten), da viele Mitarbeiter einfach mit den Defaults arbeiten, da sie die Optionen nicht kennen (wollen).

Durch die "Defaults" passieren oben genannte Pannen...