6 Antworten Neueste Antwort am 26.04.2016 13:57 von christiandolha

    Rechnungen an Dokumente weitergeben

    janpe Einsteiger

      Hallo,

       

      bin gerade im Rechnungsprogramm über den Punkt "Schnittstelle Dokumentenmanagement" gestolpert.

       

      Nutz jemand in der Community die Funktion "Verarbeitete Rechnungen automatisch an das Dokumentenmanagement übergeben"???, Wenn ja, welche Vorteile hat man mit der Funktion?

       

      Ich habe ja trotzdem durch das Rechnungsprogramm die Möglichkeit auf sämtliche Rechnungen zuzugreifen.

       

      Vielen Dank.

       

        Alle Antworten
        • 1. Re: Rechnungen an Dokumente weitergeben
          Christian Wielgoß Fortgeschrittener

          Hallo,

           

          bei Nutzung dieser Funktion wird ein PDF der Rechnung in der Dokumentenablage/DMS gespeichert. Das geht auch mandantenbezogen. Das PDF entspricht dem "Bild" der Rechnung zum Zeitpunkt der Erstellung.

           

          Ich sehe hier vor allem den Vorteil bei dem schnelleren Aufruf zum Beispiel für Recherchezwecke oder für einen erneuten Ausdruck.

           

          Es ist zwar richtig, dass die erstellten Rechnungen in der Rechnungsschreibung wieder aufgerufen werden können, jedoch ist nicht gewährleistet, dass sie der ursprünglichen Form entsprechen, da Änderungen an den Rechnungsformularen nicht zeitraumbezogen gespeichert werden. Wird ein früher verwendetes Formular gelöscht, kann die Rechnung gar nicht ohne weiteres aufgerufen werden.

           

          Ich finde die Möglichkeit der Übergabe gut, zumal damit ja kein Nachteil verbunden ist. Im Sinne von "frisst ja kein Heu" (außer etwas Speicherplatz ; - )

           

          Viele Grüße

           

          Christian Wielgoß

          1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
          • 2. Re: Rechnungen an Dokumente weitergeben
            christiandolha DATEV-Mitarbeiter

            Hallo,

             

            die Ausführungen von Herrn Wielgoß sind vollkommen richtig. Es bietet viele Vorteile, die Rechnung bei der Verarbeitung automatisch als PDF im Dokumentenmanagement ablegen zu lassen.

            Einen Punkt möchte ich an dieser Stelle noch ergänzen. Durch die Ablage der Rechnung als PDF im Dokumentenmanagement sowie einer Weitergabe der FIBU-Buchungssätze aus der Rechnungsschreibung heraus verbindet die im Dokumentenmanagement abgelegte PDF-Rechnung mit dem Buchungssatz.
            Sie können somit in Rechnungswesen (Kontoblatt, Buchungserfassung, Primato, usw.) die an den Buchungssatz verlinkte Rechnung ansehen.

             

            Mit freundlichem Gruß

             

            Christian Dolha

            DATEV eG

            Service Eigenorganisation

            Geändert am 20.04.16 um 15:01 Uhr
            • 3. Re: Rechnungen an Dokumente weitergeben
              deusex Fortgeschrittener

              Hallo Herr Dolha,

               

              der Beitrag ist geradezu geschaffen für mein langjähriges Anliegen:

               

              Wer mit Belegbildern innerhalb UO arbeiten möchte, muss jetzt via d&d das abgelegte pdf-Duplikat aus der DokVerw manuell in das Rechnungsausgangsverzeichnis kopieren um dort wieder manuell (bzw. mit "Zugang überwachen") eine Versendung nach Belegverwaltung online durchzuführen.

               

              Dieser notwendige, manuelle (und m.E. fehlerbehaftete) "menschliche" Eingriff, in einen, eigentlich vollautomatisierten, "workflow", führt hin und wieder zum "Vergessen" der Übernahme einer Ausgangsrechnung in UO und damit die Unterlassung der Erfassung in der Buchhaltung und auch der Zuführung zum SEPA-Zahlungsverkehr !!!

               

              Diese Lücke gehört dringend geschlossen !

               

              Momentan drucken wir immer noch ein Duplikat in physischer Form aus, welches dann bei Bezahlung der Rechnung aus- bzw. umsortiert wird. Nur so haben wir im Moment die Sicherheit, dass wir sämtliche geschriebene Rechnungen ver- und abbuchen. Das kann doch nicht zielführend sein !

               

              Mit einer automatischen, zusätzlichen Ablage in ein frei wählbares Verzeichnis, wäre dieses Problem aus der Welt geschaffen.

              Vor geraumer Zeit wurde ich mit diesem Anliegen auf die Einstellung der Weiterentwicklung der Alt-Programme und auf die Pro-Version von Rechnungsschreibung vertröstet, was ich natürlich verstand und auch billigte.

               

              Dieses Argument besteht offenkundig ebenso seit geraumer Zeit nicht mehr und ich würde hier nochmals freundlichst nachhaken.

               

              Die DokVerw-Verzeichnisse können ja nicht hinterlegt werden, da jede Rechnung in ein mandatsbestimmtes Verzeichnis kopiert wird. Eine reine Übergabe der Ausgangsrechnungen als Buchungsstapel gefällt mir an sich nicht, da ich direkt innerhalb der FIBU gerne das Belegbild sofort sichtbar hätte.

               

              Mit Schließung der Lücke könnten wir endlich auf die Programmverbindung vertrauen und würde das unnötige Ausdrucken von Papier-Rechnungsduplikaten entbehrlich machen, was nicht nur verwaltungsökonomisch, als ökologisch durchaus erstrebenswert sein dürfte. Wenn ich so die Warenwirtschafts-, Fakturierungs- und Abrechnungssystem meiner Mandanten sehe, sind diese für diese "leichte Übung" gerüstet; warum dieses Feature bis heute nicht in Rechnungsschreibung Einzug gehalten hat, ist mir nicht erklärbar. Ist der Anteil der Kanzleiinhaber so verschwindet gering, dass diesen Wunsch niemand anders hegt? Dies wäre zumindest ein Argument.

               

              Ich möchte Sie nochmals freundlichst um Prüfung des Sachverhaltes und Nachricht zum "Status" Rechnungsschreibung, Fortentwicklung oder geplante Features bitten. Herzlichsten Dank.

               

              So könnte dies ggf. aussehen :

              Rechnung.png

              p.s.: ... ähhm, Herr Wielgoß, geht dies ggf. zwischenzeitlich und habe ich mal wieder ein Häkchen übersehen ?

              Geändert am 20.04.16 um 20:53 Uhr
              • 4. Re: Rechnungen an Dokumente weitergeben
                Christian Wielgoß Fortgeschrittener

                Hallo,

                 

                nein, diese Möglichkeit gibt es wohl wirklich nicht. Der einzige gangbare Weg wäre wohl, die Rechnungen grundsätzlich als PDF ausgeben zu lassen (geht mit den Auswertungseigenschaften) und anschließend die PDF zu drucken. Machbar, aber nicht wirklich schön.

                 

                Eine mandantenbezogene Speicherung ist bei Nutzung der Programmverbindung zur Dokumentenablage hingegen nicht zwingend erforderlich, beispielsweise würde durch Auswahl des Ablagebereiches „Kanzlei“ keine Speicherung beim Mandanten erfolgen. Diese Möglichkeit aber nur am Rande, da es aufgrund der verschiedenen Anzeige- und Filtermöglichkeiten keine Rolle spielt, wo bzw. zu wem gespeichert wird. Ich würde grundsätzlich die mandantenbezogeneSpeicherung bevorzugen.

                 

                Wie in einem anderen Beitrag bereits geschildert, ist es in der Dokumentenablage mit wenigen Klicks möglich, die noch an Unternehmen online weiterzugebende Rechnungen zu identifizieren. Dazu muss allerdings die Exportfunktion (nicht kopieren & einfügen) genutzt werden. Geht man diesen Weg, lassen sich noch nicht exportierte Rechnungen mit dem Feld „Exportiert am“ schnell und sicher finden.

                 

                Ihre Schilderung und Ihre Anforderungen machen deutlich, dass wir alle unterschiedlich mit den Programmen umgehen. Ich möchte Ihnen als Tipp, Gedankenanstoß oder als was auch immer mal folgendes Szenario schildern. Imperativ statt Konjunktiv - die appellierende Form ist aus Stilgründen gewählt und nicht persönlich gemeint

                 

                Bordmittel nutzen!

                 

                Offene Rechnungen im Blick behalten

                 

                Nutzen Sie die Programmverbindung der Rechnungsschreibung zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro, werden alle Rechnungen in der Kanzleibuchführung debitorisch berücksichtigt. Dadurch ist eine aktuelle, lückenlose und vom Beleg (Papier oder Digital) gelöste Überwachung der offenen Rechnungen gewährleistet.

                 

                Wie von Herrn Dolha geschildert werden in diesem Fall (bei Nutzung der Dokumentenablage) auch die Beleglinks mitgegeben, so dass direkt im Rechnungswesen der Beleg aufrufbar ist.

                 

                Ihr Rechnungswesen-Programm bildet bei entsprechenden Einstellungen die Besonderheiten bei EÜR und Ist-Versteuerung automatisch ab. Neben der steuerlichen Gewinnermittlung kann durch die vollständige Erfassung der Umsätze auch die betriebswirtschaftliche Sicht besser bewertet werden und weitere Funktionen wie das Mahnwesen stehen zur Verfügung.

                 

                Stammdaten aktuell halten

                 

                Verheiraten Sie Ihre Zentralen Mandanten mit den Debitoren der Kanzleibuchführung, idealerweise mit „Debitorendaten pro“, so ist gewährleistet, dass auch im Rechnungswesen die Stammdaten stets der Aktualität der Zentralen Mandantendaten entsprechen.

                 

                Zahlungen

                 

                Die SEPA-Lastschriften erzeugen Sie über den Zahlungsvorschlag in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro und/oder mit der Programmverbindung in der Rechnungsschreibung. Die endgültige Weitergabe an die Bank erfolgt im Zahlungsverkehr selbst, in einem Fremdprogramm oder auch in Unternehmen online. Bei entsprechender Einstellung stehen auch die im Zahlungsverkehr gesendeten SEPA-Sammellastschriften auf Einzelbuchungsebene in Unternehmen online bereit, z. B. für Nutzung von Bank online.

                 

                Zusammenspiel lokale Belege und Unternehmen online

                 

                Beide Varianten sind möglich! Im ersten Schritt sind die Rechnungen in der Dokumentenablage gespeichert und mit den Buchungssätzen verbunden. Möchten Sie diese Belege auch in Unternehmen online nutzen, exportieren ( ! )  Sie die Rechnungen und laden Sie in Unternehmen online hoch. Dabei wird auch die Beleg-ID mitgegeben. Der Zugriff mit der entsprechenden Verknüpfung zum Buchungssatz ist dann wechselseitig möglich und es muss nicht auf eine vollständige Belegsammlung in Unternehmen online verzichtet werden.

                 

                Viele Grüße

                 

                Christian Wielgoß

                Geändert am 21.04.16 um 07:58 Uhr 2 von 2 Personen fanden dies hilfreich
                • 5. Re: Rechnungen an Dokumente weitergeben
                  deusex Fortgeschrittener

                  Sehr geehrter Herr Wielgoß,

                  wie immer eine sehr informative und kompetente Antwort und herzlichen Dank für Ihre Mühen.

                  Kurz zum Verständnis die Beschreibung des Workflows:

                   

                  1. Ausgangsrechnungen werden kanzleiweit geschrieben.

                  2. Pdf-Duplikat soll und wird beim jeweiligen Mandanten unter Stammakte/Gebührenabrechnung abgelegt werden.

                  2. Printduplikate werden mir von den Mitarbeitern täglich vorgelegt.

                  3. Über den Aufruf "Dokumente" mit Filter "Rechnungsausgänge heute" werden alle Rechnungen angezeigt, die heute geschrieben wurden.

                  4. Sammelmarkierung und alle in das Verzeichnis der "Belegverwaltung-Rechnungsausgang" kopieren (drag&drop).

                  5. Belegtransfer automatisch, mit "Zugang überwachen", (oder mit einem Klick mehr, auch manuell) durchführen lassen.

                  6. Verarbeitung der hochgeladenen Rechnungen in UO mit der Option "übernehmen und zahlen" (Lastschriften noch nicht vornehmen, sondern weiter erfassen).

                  7. Bereitstellen für Berater

                  8. Alle Zahlungsaufträge erstellen (SEPA-Lastschriften auf Termin).

                  9. Ablage der Printduplikate im Ordner "offene Ausgangsrechnungen".

                  10. "Mandant ergänzen" und Verbuchung der Rechnungen in Rewe (Verknüpfung der Belegbilder nach Belegverwaltung) online (nicht DokVerw.)

                   

                  Sämtliche Aus- und Eingangsrechnungen werden (seit 2010) also mit Erstellung bzw. Eingang i.R. der EÜR erfasst; dies wird auch bei unseren anderen EÜR-Mandanten größtenteils (bei UO immer !) so durchgeführt; hier liegt jedoch nicht das missing link.

                   

                  Beim Export werden die Belege zwar mit dem pdf-Duplikat verknüpft, allerdings mit dem der DokVerw. und nicht mit Belegverwaltung online; letzteres soll ja erreicht werden - automatisch.

                   

                  Der ganze Ablauf ist an sich kaum fehlerbehaftet, außer zwischen Schritt 3. und 4. lauert die Gefahr, dass eine Rechnung "untergehen könnte, aus welchen Gründen auch immer. Wenn hier also, dieser manuell Vorgang - automatisiert werden könnte, würde diese Fehlerquelle vollständig eliminiert, eben weil hier das "händische" zutun unterbleibt.

                   

                  Wie Sie schon ausführten, ist eine Ablage aller Rechnung unter "Kanzlei" für uns nicht pragmatisch.

                   

                  Bei der von Ihnen genannten Variante des Exportes der Dokumente stellt sich das Problem in gleicher Weise: Hier müssen dann auch die Dokumente zunächst alle "manuell" markiert werden und dabei auf Vollständigkeit geachtet werden; die Fehlerquelle ist somit immer noch präsent.

                   

                  Die Zahlungen (SEPA-Lastschriften) innerhalb des o.g. Arbeitsablaufes erscheint mir insgesamt homogener.

                   

                  2010 führte ich Unternehmen online in der Kanzlei ein und startete als "Generalprobe" mit der Kanzleibuchführung. Hierbei hatte ich schon diverse Variationen getestet. Es hat sich jedoch o.g. Arbeitsablauf extrahiert, da dieser insgesamt die wenigstens "Klicks" und damit m.E. den schnellsten Ablauf verursacht.

                   

                  Mit der Aufarbeitung der physischen Buchführungsunterlagen (monatlich - wäre dann Punkt 11.) werden die Printduplikate in der Bank abgelegt; übrig bleiben die offenen Rechnungen, ob nun nicht verbucht oder nicht abgebucht, spielt dann keine Rolle. Dies ist derzeit noch unsere "Rückversicherung". Mit Implementierung einer Automatik, könnte auf den Ausdruck von Duplikaten künftig vollständig verzichtet werden.

                   

                  Würde die automatische Ablage eines zusätzlichen pdf-Duplikates bei Rechnungsdruck in ein freies Verzeichnis ( hier das für Ausgangsrechnungen definierte innerhalb Belegtransfer) erfolgen, würde dieses wiederum automatisch mit "Zugang überwachen" nach Unternehmen online hochgeladen und die Rechnung wäre definitiv im Rechnungs-, Zahlungsverkehrs-, Buchführungs- und damit im OPOS-Kreislauf erfasst; die Fehlerquelle wäre vollständig eliminiert, da in durchgängiger Prozess ohne die "menschliche Komponente" (Export oder d&d) gegeben wäre.

                   

                  Dies ist momentan so nicht gegeben.

                   

                  Ich sehe eine Lösung mit zwei Belegquellen (Unternehmen online und Dok.Verwaltung) einfach nur als Behelfslösung und ich möchte nochmals meine Frage an die DATEV stellen, wie die Zukunft der Rechnungsschreibung, als elementarer Bestandteil der Kanzleiverwaltung, geplant ist. Danke für Ihre Aufmerksamkeit.

                  Geändert am 21.04.16 um 10:22 Uhr
                  • 6. Re: Rechnungen an Dokumente weitergeben
                    christiandolha DATEV-Mitarbeiter

                    Hallo liebe Community-Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

                     

                    vielen Dank für Ihre aktiven und praxisnahen Diskussionen und vor allem für die detaillierten Beschreibungen Ihrer Vorgehensweise mit den DATEV-Programmen.

                     

                    Die Eigenorganisation und somit auch die Rechnungsschreibung werden auch zukünftig den Hauptbestandteil der Kanzleiverwaltung abdecken. Eine wichtige Rolle in der Weiterentwicklung wird dabei die Verzahnung von Leistungserstellung und Rechnungsschreibung sein.

                     

                    Ihre Ausführungen werden wir prüfen. Gerne informieren wir Sie hier aktiv, sobald wir Details nennen können.

                     

                    Mit freundlichem Gruß

                     

                    Christian Dolha

                    DATEV eG

                    Service Eigenorganisation

                    1 von 1 Personen fanden dies hilfreich