EO comfort / Kanzlei-Rewe bzw. Kostenrechnung (Geschwister, die nicht zweckmäßig zusammenarbeiten)

[#1]

Auf der Homepage der DATEV steht unter dem Produkt „Kostenrechnung“:

„Durch die Abbildung von Kosten- und Leistungsströmen erkennen Sie rechtzeitig Trends oder auch Schwachstellen und können eingreifen.
Sie haben die Möglichkeit, die Kalkulation zu überprüfen und wichtige Kennzahlen zu ermitteln“.

Unter „Eigenorganisation comfort pro“ wirbt DATEV:

„Sie haben laufenden Zugriff auf den Bearbeitungsstand eines Mandantenauftrages und den erwirtschafteten Deckungsbeitrag.“

Wir sind in unserem Büro in Teams organisiert und insbesondere bei Beratungsaufträgen arbeiten viele Mitarbeiter auch teamübergreifend zusammen. D. h. die Umsatzerlöse der Mandanten müssen auf viele Mitarbeiter verteilt werden. Das Programm EO comfort bietet hier eine gute Möglichkeit die Umsatzerlöse z. B. nach den verursachten Kosten auf die Mitarbeiter zu verteilen.

Leider bekommt man im „AS Auswertungbestand“ heute nur die Daten von gestern (passt irgendwie zu dem Programm EO comfort aber nicht zu obiger Werbeaussage „laufend“) über z. B. die Auswertung „Umsatzverteilung mitarbeiterbezogen“.

Wenn man dann die Buchungssätze von dem DATEV Programm EO comfort über die „Schnittstelle Fibu / OPOS“ (sieht auch aus wie ein Programm von „gestern“) an das ebenfalls von DATEV stammende Programm Kanzlei-Rewe weitergibt, stellt man fest, dass die obige sinnvolle Aufteilung der Umsätze entsprechend der Auswertung „Umsatzverteilung mitarbeiterbezogen“ nicht an das ebenfalls von der DATEV programmierte Programm „Kostenrechnung“ weitergegeben wird.

Nach unserer Auffassung gehören die nach obiger Auswertung „Umsatzverteilung mitarbeiterbezogen“ aufgeteilten Umsatzerlöse in die Kostenrechnung von Kanzlei-Rewe, da nur dort die tatsächlichen Ist-Kosten der Mitarbeiter dargestellt werden. Nur hier kann der richtig „erwirtschaftete“ Deckungsbeitrag ermittelt werden. In EO comfort wird nur mit kalkulatorischen Kostensätzen je Mitarbeiter gerechnet. Z. B. fließen nur nachstehende tatsächliche Ist-Kosten in Kanzlei-Rewe ein:

• Überstundenvergütungen
• nicht geplante Einmalzahlungen
• unterjährige Änderungen der Arbeitszeiten
• Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall

Die obige Werbeaussage von EO comfort müsste somit anstatt

„Sie haben laufenden Zugriff auf den Bearbeitungsstand eines Mandantenauftrages und den erwirtschafteten Deckungsbeitrag.“

wie folgt lauten:

„Sie haben am nächsten Tag Zugriff auf den Bearbeitungsstand eines Mandantenauftrages und den kalkulatorsichen Deckungsbeitrag.“

Da die Geschwister-Datev-Programme leider diesbezüglich nicht sinnvoll zusammenarbeiten, durchlaufen wir jeden Monat folgenden „Marathon“ (Irrweg):

• einen Tag warten, bis das gestrige Programm EO comfort die Daten aufbereitet hat
• die Auswertung „Mitarbeiter Umsatzverteilung“ öffnen
• die Auswertung nach Excel übergeben und zwischenspeichern
• eigene „Monster-Excel-Tabelle“ (je Monat: 11 Spalten = Erlöskonten; ca. 30 Zeilen = Mitarbeiter; = 330 Eingaben) öffnen
• Daten aus der Auswertung in die eigene „Monster-Excel-Tabelle“ kopieren bzw. abtippen
• in der Excel-Tabelle werden von den aufgelaufenen Daten dann die Daten des Vormonats abgezogen und somit der aktuelle Monat berechnet
• in der „Monster-Excel-Tabelle“ wird dann je Mitarbeiter ein neuer %-Satz je Erlöskonto ermittelt
• Diese %-Sätze werden dann in Kost über „Stammdaten / Kosten- und Leistungsrechnung / Kontenverteilung“ händisch abgetippt (maximal obige 330 händische Eingaben).
• mögliche Differenzen suchen

Das ist EDV zu Fuß! Von einem Softwarehaus, welches auf Programme im Rechnungswesen spezialisiert, erwarten wir mehr insbesondere wenn das Programm "comfort" heißt.

Konkrete Verbesserungsvorschläge:

• alle Auswertungen müssen wie in der Werbeaussage „laufend“ zur Verfügung stehen und nicht erst am nächsten Tag
• aus der „händischen Schnittstelle“ muss eine „automatische Nahtstelle“ werden. D. h. jede erzeugte Rechnung wird automatisch (wenn dies gewünscht ist) an Kanzlei-Rewe weitergegeben. Nur dann macht auch die Schnellinfo OPOS die bei uns z. B. bei einem Anruf eines Mandanten über das Arbeitsblatt „Telefonie“ (wir setzen ESTOS ein) aufgerufen wird, Sinn.
• in den Buchungssätzen müssen die Kostenstellen entsprechend oder ähnlich der Auswertung „Umsatzverteilung mitarbeiterbezogen“ an Kanzlei-Rewe übergeben werden
• in den Einstellungen des Programmes muss es möglich sein, wie bei der Auswertung „Umsatzverteilung mitarbeiterbezogen“, die Parameter für die Nahtstelle einzugeben
• in Kanzlei-Rewe muss in den Auswertungen zur Kosten- und Leistungsrechnung bei einem „Doppelklick“ auf eine Zeile mit den „Umsatzerlösen“ die dem Mitarbeiter zugeordneten einzelnen Rechnungen (Verknüpfung aus der DMS) angezeigt werden (funktioniert bei der jetzigen Methode leider nicht, da jeder Mitarbeiter an jeder Rechnungen einen Anteil erhält).
• Darüber hinaus muss es möglich sein, dort die Verteilungsgrundlagen (Anteile aller Mitarbeiter an einer Rechnung) zu erkennen (Verknüpfung zu eine Auswertung aus dem Auskunftssystem).

Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde