7 Antworten Neueste Antwort am 09.04.2016 11:23 von cro

    Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)

    felixschmitz Neuling

      Liebe Kollegen/innen in der DATEV Community,

      ich habe heute eine Frage zu einer möglicherweise ungewöhnlichen Problematik, aber vielleicht ist ja der ein oder andere bereits auf mein Problem gestoßen.

       

      Wir verwenden DMS im DATEV Arbeitsplatz.

      Wenn ich ein archiviertes PDF aus dem Schnellinfo-Bereich Dokumente heraus zur Bearbeitung öffne (wir nutzen Foxit Phantom) und nach der Bearbeitung (bspw. Kommentierung oder andere Verarbeitung) speichere und schließe, so ist dieses Dokument noch nicht wieder ins DMS eingecheckt. (Bei Office-Dateien funktioniert dies wahrscheinlich durch die Office-Integration automatisch),

      Dies kann man logischerweise über „rechtsklick“ -> „Einchecken“ tun.

      Diese „Einchecken“-Option steht aber nicht zur Verfügung, sondern lediglich die Option „Auschecken“, da sich die Ansicht in der Schnellinfo nach dem ursprünglichen Öffnen des Dokumentes nicht aktualisiert hat.

      Klicke ich auf „Aktualisieren“ oder wähle ich in der Schnellinfo ein anderes Dokument aus und bewege die Auswahl wieder zum gewünschten Dokument zurück, so steht mir die Option „Einchecken“ zur Verfügung.

       

      Soweit so gut, grässlich wird es aber, wenn ich nach dem Speichern und Schließen des Dokumentes nur die Option „Auschecken“ zur Verfügung habe (also vor der Aktualisierung der Ansicht) und diese dann wähle. Dann habe ich das Dokument offenbar erneut ausgecheckt und wenn ich es nun wieder einchecke, fehlt mir der vorherige Bearbeitungsstand (z.B. der Kommentar)

       

      Kennt jemand von euch diese Problematik, oder weiß jemand eine Abhilfe. Gerade unsere weniger technisch affinen Mitarbeiter wären glücklich, wenn dieses Problem aus der Welt geschafft wäre.

       

      Ich hoffe ich habe den Sachverhalt verständlich beschrieben, ansonsten könnt ihr gerne nachfragen.

       

      Vielen Dank im Voraus

      Felix

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        • 1. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
          ichauch Erfahrener

          Moin,

           

          bei meiner Antwort unterstelle ich 2 Dinge:

          1. Foxit ist in Windows der Standarviewer für pdf Dateien

          2. In den Parameterdateien vom DMS ist Foxit nicht als Standardviewer eingetragen.

           

          DMS möchte zur Bearbeitung gerne das in den Parameterdateien eingetragene Standardprogramm aufrufen, gibt es nicht, also wird das Windows Standardprogramm verwendet. Hier geht die direkte Verknüpfung verloren.

           

          Ist in den Parameterdateien Foxit als Standardbearbeitungsprogramm eingetragen sollte es funktionieren.

           

          Sollten die Einstellungen richtig sein fällt mir nur noch eine Rechteproblem ein.

           

          Gruß

           

          KP

          • 2. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
            gabrielescheuering DATEV-Mitarbeiter

            Hallo Herr Schmitz,

             

            wie Sie richtig schreiben funktioniert das Einchecken nur bei Office-Dokumenten automatisch. Bei allen anderen Dateitypen müssen Sie im DATEV Arbeitsplatz die Dokumentliste aktualisieren (F5-Taste) damit der "ausgecheckt"-Status des Dokuments erkannt wird, danach steht Ihnen die Funktion zum Einchecken mit der rechten Maustaste wie gewohnt zur Verfügung.

             

            Viele Grüße aus Nürnberg
            Gabriele Scheuering
            DATEV eG
            Service Dokumentenmanagement

            • 3. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
              linda Beginner

              Also sind wir doch nicht alleine mit dem Problem. Dies wurde bei uns schon sehr früh als Fehler in der DMS erkannt. Unter anderem sind dadurch wirklich schon sehr wichtige Notizen zu Telefonaten auf PDF-Dokumenten verloren gegangen.

              Die Datev will, meines Erachtens, das Problem allerdings nicht sehen. Es ist keine Lösung jedes Mal an das Aktualisieren und Einchecken zu denken (ist auch zusätzliche Zeit - Effizienzcheck?). Aber zumindest werden alle PDF's die noch nicht eingecheckt sind mittlerweile beim schließen des Arbeitsplatz-Pro nun zum einchecken angeboten. Das ging früher auch nicht und daher sind bei uns noch Dateien ausgecheckt von Mitarbeitern die schon längst nicht mehr hier arbeiten -.-"

              Als wir die Problematik damals dem Datev-Mitarbeiter bei der Einführung der DMS erläutert haben, hieß es nur: Das sind PDF's...also kein Datev-Programm und somit kann da keiner was für das es nicht geht...toll

              • 4. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
                ichauch Erfahrener

                Hallo Frau Scheuering,

                 

                selbstverständlich muss das Aus- und Einchecken bei jedem im DMS abgelegten Dokument sauber ausgeführt werden, es ist ja schließlich nicht die DokAblage.

                 

                Ob ich ein tif oder ein pdf aus DMS öffne, ist egal, DMS legt (technisch zwingend bedingt) eine Kopie im Dateisystem an. Der Ort und das verwendete Programm hängt von bestimmten Parametern beim ersten Ablegen des Dokuments ab (auch ein tif Dokument kann falsch abgelegt werden und dann nur noch mit den Windows Standardprogrammen geöffnet werden). Hat man sich das Dokument genug angeschaut wird es geschlossen und die temporäre Kopie gelöscht (soweit keine Veränderung stattfand). DMS führt intern eine Prüfsumme um die Revisionierung zu erkennen (unabhängig von den DATEV Programmierungen). Diesen Effekt kennen wir alle wenn wir ein tif Dokument z. B. drehen und dann die Abfrage "speichern?" bestätigen. Machen wir das mit einem ausgecheckten pdf sollte nach dem drehen der Seite die Abfrage "speichern?" erscheinen und eine neue Revision erzeugt werden. Das muss so laufen, sonst wäre die Revisionssicherheit von DMS nicht gegeben.

                Bei pdf zickt aber leider Windows mit den Funktionalitäten des Dateisystems dazwischen. Insbesondere die Vorschau im Explorer verhindert gerne die Löschung der temporären Datei und DMS bekommt einen Fehler vom Dateisystem zurück. Für das DMS ist der Zustand natürlich nicht konsistent und setzt das Auscheckkennzeichen nicht zurück. Es muss also manuell geprüft werden.

                Also bei Häufung des Problems wäre hier die erste Anlaufstelle das eigene Windows.

                 

                Für die sehr aktive Bearbeitung von pdf mit Phantom (oder Acrobat oder oder) gibt es die Möglichkeit, bestimmte Einstellungen in der ini vom DMS vorzunehmen. Es wird dann z. B. Phantom direkt und nicht über den Umweg des Betriebssystems (Standardprogramm) geöffnet, in der Regel kommt DMS dann mit dem Bearbeitungsprogramm wesentlich besser klar und die Einflüsse durch Dateivorschau werden verringert.

                 

                Ich warne aber ausdrücklich davor hier selbst Hand anzulegen, das sollte der einrichtende Systempartner erledigen. Kann der das nicht, gibt es welche, die es können.

                • 5. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
                  willimüller Erfahrener

                  Hallo Datev,

                  nur mal so...

                  ... selbstverständlich muss das Aus- und Einchecken bei jedem im DMS abgelegten Dokument sauber ausgeführt werden, es ist ja schließlich nicht die DokAblage.

                  aber bitte auch bei der Dokablage , die wird nämlich auch manchmal noch genutzt ;-))

                  • 6. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
                    theo Erfahrener

                    Als wir die Problematik damals dem Datev-Mitarbeiter bei der Einführung der DMS erläutert haben, hieß es nur: Das sind PDF's...also kein Datev-Programm und somit kann da keiner was für das es nicht geht...toll

                    Was macht Datev DMS mit Text-Dateien (auch keine Datev-Erfindung)?

                    Die Dokumentenablage kanns jedenfalls nicht (notepad).

                    • 7. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
                      christian_seidel DATEV-Mitarbeiter

                      Hallo DATEV-Community,

                       

                      Office- und Image-Dokumente müssen nach dem Bearbeiten nicht manuell eingecheckt werden.
                      Alle anderen Dokumenttypen müssen nach dem Bearbeiten manuell eingecheckt werden, damit Änderungen gespeichert werden. Der Hintergrund ist, dass für das Einchecken eine spezielle Programmlogik benötigt wird. Für Office- und Image-Dokumente haben wir diese Programmlogik realisiert, jedoch ist dies nicht für jedes beliebige Programm bzw. Dateiformat möglich.
                      Das angesprochene Problem von Felix Schmitz ist bei uns angekommen. Uns ist der hohe Stellenwert von PDF bewusst, weshalb wir auch an einer Lösung dieses Problems arbeiten.

                       

                      Freundliche Grüße und schönes Wochenende

                       

                       

                      Christian Seidel

                       

                      DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

                      • 8. Re: Fehlende "Einchecken"-Option nach PDF Bearbeitung (DMS)
                        cro Fortgeschrittener

                        Hallo Herr Seidel,

                         

                        PDF-checkout in DMS ist immer wieder ein Thema in internen Mitarbeiterbesprechungen. Wäre wirklich super, wenn Sie das bald in den Griff bekommen. Wir freuen uns darauf!

                         

                        Gruß

                        C. Rohwäder