Im letzten Workshop zu start digital war die Frage aufgekommen, dass die Mandanten ihr Einverständnis zur Belegablage in DUO geben müssten. Hierzu finde ich auf Anhieb keine Information. Ich hoffe Ihr habt einen Tipp für mich.
Im letzten Workshop zu start digital war die Frage aufgekommen, dass die Mandanten ihr Einverständnis zur Belegablage in DUO geben müssten. Hierzu finde ich auf Anhieb keine Information. Ich hoffe Ihr habt einen Tipp für mich.
Was wurde denn im Workshop dazu kommuniziert?
Wenn der Mandant eine Unterberaternumer hat, muss er der Erklärung nach DS-GVO entsprechend zustimmen.
Warum sollte er also noch eine Einwilligung zur Belegablage in DUO zustimmen?
Aus welchem anderem Grund sollte ein Mandant seiner Belegablage denn zustimmen? Jeder gescannte Beleg wird ja irgendwo (nach Berufsrecht und/oder DS-GVO) entsprechend abgelegt oder archiviert bzw. kann archiviert werden.
Weitere Frage noch: was ist der "Workshop zu start digital"? Ist das eine DATEV-Veranstaltung?
Danke für eine Feedback,
VG, Andreas Hofmeister
Könnten Sie das erläutern? Der Mandant entscheidet sich aktiv und ohne Zwang für DUO und lädt dann aktiv selber die Belege dorthin hoch. Warum muss er dann noch ein Einverständnis für seine eigenen Handlungen geben?
Zustimmung.
Interessanter wäre zudem noch, ob das auf einem DATEV-Seminar so kommuniziert wurde.
Nein, ich habe nicht in der Info-DB nachgeforscht, ob "Workshop zu start digital" ein DATEV-Seminar ist.
Spannend....
Vielleicht wird hier aber ein vollkommen andere Workflow angedacht (der StB digitalisiert)?
andreashofmeister: Ich meine, dass start digital ein "Aufruf" der DATEV ist, der sich an alle Kanzleien ohne UO richtet, damit diese UO einführen und ebenso bei Ihren Mandaten. Da sind dann folgende Parteien beteiligt:
Die Kanzlei entscheidet sich dann, ob sie alles mit DATEV oder dem Systempartner machen möchte.
Das ist ein lang angelegtes Projekt über mehrere Monate, damit UO vernünftig läuft. Dort kommt auch der Hinweis, dass man sich bei Fragen an die Community wenden soll/kann.
Die Kanzlei entscheidet sich dann, ob sie alles mit DATEV oder dem Systempartner machen möchte.
Das ist ein lang angelegtes Projekt über mehrere Monate, damit UO vernünftig läuft. Dort kommt auch der Hinweis, dass man sich bei Fragen an die Community wenden soll/kann.
"Lang angelegt-(kompetente) Systempartner-am Community wenden"
Ok. finde den Fehler.....
Steuerberater haben mit ihren Partnern Auftragsverarbeitungsverträge. Somit werden diese Dienstleister fiktiv der Kanzlei zugeordnet. Da wir einen Auftrag vom Mandanten haben die Buchhaltung zu erstellen und es für unsere Berufsausübung notwendig ist die Daten zu erheben und zu verarbeiten, ist hier nichts weiter zu veranlassen. Grundsätzlich sollten Sie Ihren Mandanten immer zum Datenschutz sensibilisieren und diesen thematisieren. Betrachten Sie das Thema immer aus berufsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Sicht, dann kann ich hier beim besten willen keine zusätzlichen Bürokratiehindernisse erkennen...
Edit: Typos entfernt
Ja, es ist von uns angedacht, dass wir Belege für den Mandanten scannen und in DUO hochladen.
Wenn ich für den Mandanten eine Unterberaternummer beantrage, dann unterschreibt er meines Wissens keine besondere Vereinbarung mehr.
Theoretisch weiß er also nicht, dass ich seine Belege digital in der Cloud ablege - und das war der Diskussionspunkt, ob hier ein gesondertes Einverständnis des Mandanten eingeholt werden muss.
Zum Workshop: das Projekt "start digital" ist von DATEV initiiert und begleitet "ausgewählte" Kanzleien bei der Umsetzung von DUO bei mindestens zwei Mandanten.
Nun ja, in der Praxis weiß der Mandant ja nie wirklich, wo wir seine Belege ablegen. Digital auf dem eigenen Server, digital auf einem Server der DATEV, als Beleg in der DMS, als papierhafte Belegkopie im Aktenarchiv, etc.
Der Mandant hat uns im Rahmen des Steuerberatungsvertrages mit der Erstellung der Buchführung beauftragt und wir wählen hierfür die geeignete Vorgehensweise und die dazugehörigen Dienstleister (z. B. DATEV) aus. Diese bilaterale Vereinbarung mit dem Mandanten sollte eigentlich auch alle dazugehörigen Eventualitäten der Belegablage abdecken.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie sich vom Mandanten noch die Abwicklungsvereinbarung unterzeichnen, die nach jeder Neuanlage eines UO-Bestandes in der Weboberfläche auf der Bestätigungsseite angezeigt wird. Hier vereinbaren Sie mit dem Mandanten noch einmal explizit das Verfahren der Belegablage in UO in Vertragsform.
Insgesamt sehe ich es aber wie die Kollegen Hofmeister und Bohle. Das wären dann die Hosenträger zum ohnehin schon vorhandenen Gürtel.
"Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, lassen Sie sich vom Mandanten noch die Abwicklungsvereinbarung unterzeichnen, die nach jeder Neuanlage eines UO-Bestandes in der Weboberfläche auf der Bestätigungsseite angezeigt wird. Hier vereinbaren Sie mit dem Mandanten noch einmal explizit das Verfahren der Belegablage in UO in Vertragsform."
Super! Das ist es - Dankeschön.
Gern!
Fall Sie nicht extra den Anmeldeprozess durchlaufen möchten: Die Abwicklungsvereinbarung ist auch in Lexinform unter der Dokumentennummer 2302064 als Anlage Nr. 1 zum Steuerberatungsvertrag aufgeführt. Dort können Sie sich den Text herauskopieren.
Hallo,
ich möchte noch erwähnen, dass im Rahmen der DS-GVO auch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden sollte: hier bietet die DATEV einen recht einfachen Antrag (vorausgefüllt und in wenigen Klicks geschlossen): Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung