Inventarisierung der Belegordner

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Hallo zusammen!

Ich wollte mal fragen, wie ihr eure vorhandenen Ordner aufzeichnet, bzw. erfasst.

Ich denke mal wir sind nicht die einzige Kanzlei, welche noch
Papierordner vorliegen hat und bei uns sind es nicht gerade wenige.

Da es häufiger vorkommt, dass Ordner nicht auf die schnelle gefunden
werden, möchte ich ein Verzeichnis haben in welchem ich das
Eingangsdatum und das Ausgangsdatum des Ordners jeweilig dokumentieren
kann.

Macht ihr das über Excel, oder habt ihr ein Programm dafür?

Am Liebsten wäre mir auch ggf. ein Programm welches zusammen mit einem
Barcode Scanner funktionioniert, aber ich denke dass sprengt den Rahmen.

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Hallo,

die Pendelordner werden mit Barcodes versehen. Diese werden dem Mandanten ausgehändigt, dass dieser die Aufkleber in den Ordner kleben kann (oben links). Im Barcode ist die Mandantennummer verschlüsselt. Über Unternehmen Online kann diese dann gefunden werden. In den Notizen zu den Stammdatensätzen haben wir hinterlegt, welche Personen z.B. auch abholberechtigt sind. Es kam vor, dass Leute sagten Sie möchten Ordner XYZ und wir kannten die Leute nicht. Ggf. muss sich der Abholer dann ausweisen. 

Über Post/Fristen/Bescheide wird der Zugang und der Abgang des Ordners dokumentiert.

Viele Grüße