Nutzt eigentlich jemand "Kontaktdaten nach Outlook exportieren"?

[#1]

Hallo,

nutzt eigentlich jemand die Möglichkeit die von der Datev angeboten wird, die "Zentralen Stammdaten"

nach Outlook zu eportieren (nicht synchronoisieren)?

Wenn ja, würde mich der Vorteil oder Hintergrund interessieren.

http://www.datev.de/lexinform-infodb/1001369​

Danke!

Viele Grüße,

Jens

[#2 · Accepted solution]

Wenn ja, würde mich der Vorteil oder Hintergrund interessieren.

Hintergrund wird großteils folgender sein: Sie pflegen die DATEV Stammdaten zum Mandanten mit allen Details und wollen aber auch all diese Stammdaten zu Ihren Mandanten am liebsten auf dem Smartphone haben, um auch mobil mal eben die Mandanten tel. oder per E-Mail zu erreichen.

So müsste Sie ja sowohl die DATEV Stammdaten pflegen, damit diese allen in der Kanzlei immer topaktuell zur Verfügung stehen als auch Ihre "privaten" Kontakte in Outlook, wenn ein Smartphone via Exchange ActiveSync diese synchronisiert.

Sonst ändert z.B. die Zentrale die Stammdaten zum Mandanten und Sie bekommen es am Smartphone nicht mit. Dazu kann man die Synchronisation im Hintergrund periodisch einschalten.

Es gibt ja auch den DATEV Kalender. Unabhängig vom Exchange Kalender.

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Ja, als "Krücke" zwischen DATEV => Outlook => ESTOS aber es funktioniert sehr gut. Hintergrund: keine Lizenz bei dem Kunden für DATEV => Outlook direkt.

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Hallo Herr Windamm,

die Krücke lautet wohl „keine Lizenz DATEV=> ESTOS direkt, sonst würde Outlook dazwischen keinen Sinn machen!?

Aber „Krücke ist Krücke“ seit aus demArbeitsplatz und DokAblage / DMS direkt Mails gesendet werden können, ist Outlook bei uns nur noch die „Postverteilstelle“.

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Genau so war es gemeint 😉 ! Danke für die Korrektur. Die Kanzlei wollte seiner Zeit nur eine Lizenz kaufen und hatte sich für Outlook => Estos entschieden. Darum das Konstrukt.

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Achso, um das METADirectory zu umgehen? Kann man machen, aber macht man so nicht .

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Hallo Herr Renz,

Sie habe ich schon auf dem ESTOS Video entdeckt. Danke Ihnen auch für Ihren Beitrag.

Renz-Schuhknecht-Baumann Rechtsanwälte und Steuerberater - ein estos Referenzkunde - YouTube

Ebenfalls ESTOS-Nutzer,

Jens

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Oh-je -

ist dieses Video alt und ich damals noch jung! Aber ESTOS haben wir immer noch - und ich würde NICHT darauf verzichten können.

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Wenn die Erstbestückung DATEV -> Outlook "missglückt" ist, weil im der Datenumfang so nicht gewollt war und die importierten Kontakte in Outlook wieder gelöscht wurden, muss sich die Erstbestückung doch wiederholen lassen.

Offensichtlich ist im DAP jedoch irgendwo gekennzeichnet, dass die Daten bereits "erstbestückt" wurden, womit keine erneute durchgeführt wird.

Wie lässt sich via "Outlook-Kontaktbestückung" diese nochmals neu durchführen.

Die Bestückung via Mandantenübersicht ist leider nicht sinnvoll, da alle "Personen" exportiert werden.

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Das Thema würde ich nochmal gerne aufgreifen, verbunden mit der Frage, ob der Export überhaupt praxistauglich ist? Die komplette Übernahme (Erstbestückung) läuft nicht. Zum Glück, denn bei Einzelübernahme ist festzustellen, dass nur eine Telefonnummer übertragen wird, obwohl das natürlich in den Einstellungen anders geregelt ist. Eine Mobilnummer z.B. wird nicht exportiert, außer diese ist als Standard gesetzt. Kein Wunder, denn in den Stammdaten lassen sich Telefonnummern ja auch nicht definieren (privat, geschäftlich, mobil, usw.) Kennt jemand dieses Problem oder einen Lösungsvorschlag dazu? Schönen Sonntag noch...

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Nun macht DATEV einmal etwas richtig gut und dann passt es nicht anderen Anbietern zusammen.

DATEV hat mit der Verwaltung der Kommunikationsadressen eine richtig gute Lösung im Angebot, hier n:m Datenbankverbindungen einzusetzen schafft innerhalb des Arbeitsplatzes Flexibilität und Übersicht. Outlook oder Estos denken in den eigenen Datenbanken sehr linear und biten nur wenige Telefonnummern oder E-Mail Adressen zur Speicherung an.

Das liegt in der Natur der Sache, Estos oder Outlook legen eine 1:1 Kommunikation zu Grunde, DATEV im Mandat eine 1 (Mandant) : n (Mitarbeiter, Gesellschafter des Mandats). Hinzu kommt, dass eine Person auch zu mehreren Mandanten verknüpft sein kann und die Kommunikationsdaten denn bei mehreren Mandanten zur Verfügung stehen; und das ohne zusätzliche Erfassung.

Dieser grundlegende Unterschied ist beim Export aufzulösen, das wird schwierig wenn auf der Zielseite nich genügend Einträge zur Verfügung stehen, Estos konnte 5.

Die Telefonie liefert ja auch manchmal lustige Ergebnisse, das erste Vorkommen wird geliefert, meist die unbedeutenste Mandantennummer. Liegt aber an der Denke von Estos & Co.; eine Telefonnummer - ein Kunde.

Abschließend die Bitte an DATEV: Nicht abschaffen nur weil es gut ist.

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Der grundlegende Unterschied von Mandant und Adressat ist mir wohl bewusst und darauf soll keinesfalls verzichtet werden. Aber auch ein Adressat kann mehrere Telefonnummern haben, z.B. fest und mobil. Diese werden nicht übernommen obwohl das Kontaktformular bei Outlook verschiedene Kontaktnummern vorsieht. Man wird nicht erwarten dürfen, dass sich Microsoft auf DATEV einstellt.