Adressen neue Mandanten

[#1]

Guten Morgen, kann ich Zielmandanten nur für einen bestimmten Zeitraum speichern oder in einer bestimmten Rubrik? Und sobald wir die Mandanten dann aufnehmen wieder aktiv schalten? Wie handhabt ihr das mit den Daten wenn ihr eventuell neue Mandanten anschreibt?

[#2]

Hallo Frau Bretschneider,

leider unterstützt DATEV den Mandatsanbahnungsprozess noch nicht ausreichend. In „EO-uncomfort„ gibt es einen „Interessenten“ der aber auch nicht wirklich hilft.

wir haben DATEVanwalt im Einsatz, dort „vergewaltigen“ wir eine Akte als „Mandatsanbahnungs-Sammelstelle“ die jahresbezogen angelegt wird - also „Mandatsanbahnungen 2019“ und dort verwalten wir die Adressen der Interessenten (als Aktenbeteiligte) und den mit diesen geführten Schriftwechsel. Wenn es zum Mandat kommt, wird alles zu diesem Mandat dann zur erst dann vergebenen Mandatennummer umgespeichert - das sind fast immer „nur“ Dokumente die in der DMS einfach neu zugeordnet werden.

Wenn DATEVanwalt nicht im Einsatz ist, könnte man so ähnlich auch ein STB-Anbahnungsmandat als Mandant anlegen und dort eben als Mandant den für die Mandatsanbahnung zuständigen Mitarbeiter/Partner hinterlegen und den Schriftwechsel mit den Interessenten dort - wie oben beschrieben- Zwischenspeichern.

keine gute Lösung, aber es verhindert, dass eine Vielzahl von Mandantennummern für parallel laufende Anbahnungsprozesse blockiert werden und ggf. hinterher durcheinandergebracht werden.

[#3]

Wow vielen Dank!!

finde ich in Lexinform eine entsprechende Anleitung zum Anlegen eines STB Anbahnungsmandanten?

Und wie funktioniert dann das dann mit dem Umspeichern der Dokumente?

[#4]

Hallo Frau Bretschneider,

mir wäre kein Info-Dokument bekannt. Aber im Grunde handelt es sich ja einfach um ein „normales„ Mandat, das halt keine Leistungen, wie fibu etc. zugeordnet bekommt.

Die Interessenten werden einfach als Adressat erfasst und dem im Mandat erfassten Kanzleimitarbeiter als „Anprechpartner“ zugeordnet.

Das Umspeichern der Dokumente in DokAblage und DMS neu ist einfach. Dokument mit rechter Maustaste anklicken, Eigenschaften aufrufen und zu der dann erteilten Mandantennummer speichern - fertig. Geht auch per Drag&Drop als Alternative zum Rumklicken.

Bei DMS alt kann ich keine Auskunft geben - dürfte aber vermutlich ähnlich laufen.