DATEV DMS classic Datenqualität zeigt enorm viele Fehler in den Dokumenten

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Hallo liebe Community,

wie möchten von DATEV DMS classic auf das kommende DATEV DMS umsteigen.

Hierzu gibt es das Programm DATEV DMS classic Datenqualität zum Prüfen der Dokumente auf Ablage-Fehler. Bei der Prüfung hat sich nun ergeben, dass wir einen fünstelligen Betrag an Dokumenten haben, die (händisch) bereinigt werden müssen.

Es ist praktisch unmöglich in dieser riesigen Liste jedes Dokument durchzusehen und neu zu revisionieren.

Hat hier jemand ähnliche Erfahrungen gemacht und vielleicht einen praktikablen Lösungsvorschlag?

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Hallo Herr Junges,

wir haben tatsächlich einiges händisch bereinigt. Bei den Fehlern im Bereich "Veranlagungsmonat" haben wir Fehler "gruppiert" und dann mehrere Mandanten mit dem gleichen Fehler (Beispielsweise Veranlagungsmonat 1-3) markiert und dann unten das Quartal ausgewählt. Das hat funktioniert. Jetzt haben wir aber noch einige Mandanten stehen, wo als Veranlagungsmonat z.B. 2-5 hinterlegt ist und da können wir ja kein Quartal auswählen. Ein Datev-Mitarbeiter hat uns erklärt, daß mit der Installation der Datev DVD 13.0 auch diese Fehler in einem Rutsch bearbeitet werden können. Bei uns wird die DVD im November installiert. Dann gehen wir da wieder ran

Grüsse

Kirstin Flindt

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Auch wenn wir es nicht wissen wollen dieses Dokument bringt Licht ins Dunkel.

Viel Spaß...

oder DATEV hat noch eine Lösung die nicht Handarbeit bedeutet.

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Moin,

ich hatte zwar nicht so viele fehlerhafte Dokumente wie Sie, aber auch so einige. Der Fehler bei den allermeisten Dokumenten resultierte aus Namensänderungen aufgrund von Heirat. Diese Dokumente lassen sich sehr viel einfacher und schneller über die Massenindexierung im DMS Client (Zugang als Administrator) bereinigen als im Tool. Danach kann man dann die übrig bleibenden Datensätze im Tool manuell bereinigen.

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Diese Dokumente lassen sich sehr viel einfacher und schneller über die Massenindexierung im DMS Client (Zugang als Administrator) bereinigen als im Tool.

Das dürfte auch ohne Administratorrechte gehen. Zumindest hatte ich im DATEVasp die Möglichkeit es durchzuführen. Final auf den Knopf habe ich nicht gedrückt. Aber im DMS classic Client kann man einige Dinge über die Massenindexierung beheben. Da steht auch bei uns einiges noch an.

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Ohne Datev-/Windows-Administratorrechte, jedoch benötigen Sie DMS-Administratorrechte (so meine Kenntnis).

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Bei der Prüfung hat sich nun ergeben, dass wir eine fünfstellige Anzahl an Dokumenten haben, die (händisch) bereinigt werden müssen.

Hallo Herr Junges,

dieses Ergebnis der Prüfung der DMS-Datenqualität schockiert mich gerade.

Ich frage mich: Was taugt ein DMS, wenn solche Unmengen an fehlerhaft verknüpften oder fehlerhaft abgelegten Dokumenten entstehen können ?

.... und wieviele neue Fehler werden wohl entstehen, wenn man solche 'Berge' an Dokumenten von einem fehlerhaften DMS-System in ein neues DMS-System (mit völlig anderer Datenstruktur) 'schaufelt' (bzw. in IT-Speech: "migriert") ?

Momentan bin ich froh, dass ich noch mit der guten, alten Dokumentenablage unterwegs bin. So bleibt mir wenigstens diese Migration von "DMS alt" nach "DMS neu" erspart.

Ich werde 'erstmal abwarten und Tee trinken', bevor ich in die schöne, neue Datev-DMS-Welt einsteige.

VG

Michael Vogtsburger

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Ich frage mich: Was taugt ein DMS, wenn solche Unmengen an fehlerhaft verknüpften oder fehlerhaft abgelegten Dokumenten entstehen können ?

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Das von mir verlinkte Dokument gibt die Antwort. Mit einem Versionswechsel wurde das Feld "Mandantenbezeichnung" aufgebohrt, dadurch wurde bei längeren Mandantenbezeichnungen die Unterscheidung verbessert. Nun wurden aber die Datensätze bereits abgelegter Dokumente nicht nachgeführt, die Differenzen waren vorprogrammiert.

Als Nutzer fasst man die abgelegten Dokumente in der Masse auch seltener zum Ändern an, sie werden meist angesehen. Wurde in der Vergangenheit ein Dokument geändert/ergänzt meckerte DMS. Gerade wenn die Fibu Belege im DMS stecken kommt da einiges zusammen.

Ob jetzt die Mandantenbezeichnung jetzt als eindeutiger Schlüssel angesehen werden muss würde ich jetzt einmal als fraglich bezeichnen, die Bezeichnung kann sich nun einmal ändern, die eindeutige Mandantennummer nicht. Und eine doppelte Vergabe von Mandantennummern ist heute aufgrund der Aufbewahrungsfristen nahezu ausgeschlossen.

PS: Ein Erhalt der "alten" Mandantenbezeichnung wäre aber auch durchaus wünschenswert und sinnvoll. Dabei habe ich weniger die nunmehr vollständig ausgeschriebenen Bezeichnungen im Auge als die Veränderungen durch Heirat oder Tod. Die Suche wäre kein Argument.

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Ich frage mich: Was taugt ein DMS, wenn solche Unmengen an fehlerhaft verknüpften oder fehlerhaft abgelegten Dokumenten entstehen können ?

Das Problem ist, dass viele DMS Felder schlicht nicht auf Logik geprüft werden. Veranlagungsmonat ist so ein tolles Beispiel. DATEV erwartet einen Festen Monat oder ein Quartal, die Benutzer schreiben einfach "2-5" rein und können damit archivieren. Jetzt im Nachhinein fällt das natürlich auf die Füße, weil eine Migration nicht in Felder schreiben, wo so ein Quatsch nicht erlaubt ist. Das schlimme ist aber, dass trotz dieser offensichtlichen Fehler diese Felder nicht mehr angepasst werden, sodass man immer wieder das Tool aufrufen und die Datensätze berichtigen muss.

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hallo Herr Vogtsburger,

die „Migration“ von Dok-Ablage zu DMS (neu) ist - jedenfalls in dem von ihnen genannten Sinbe- keine Migration und schon gar kein „umschaufelt“ in eine Datenbank mit völlig anderer Struktur.

Im Prinzip sind die Datenbankfelder der DokAblage um die der DMS (neu) nur erweitert. Die Umstellung funktioniert bei weitem problemloser als von DMS(alt). In der Anfangsphase gab es zwar auch ein paar kleine Knackpunkte, aber die sind mittlerweile beseitigt.

Einer Umstellung steht dieses Argument jedenfalls nicht entgegen.

Sie müssen sich nur fragen, welchen Mehrwert sie von DMS (neu) wirklich erwarten und ob er ihnen ( bzw.. generell) die im neuen Preissystem berechnete Programmlizenz auch wert ist. 

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hallo Herr Vogtsburger,

die „Migration“ von Dok-Ablage zu DMS (neu) ist - jedenfalls in dem von ihnen genannten Sinbe- keine Migration und schon gar kein „umschaufelt“ in eine Datenbank mit völlig anderer Struktur.

Im Prinzip sind die Datenbankfelder der DokAblage um die der DMS (neu) nur erweitert. Die Umstellung funktioniert bei weitem problemloser als von DMS(alt). In der Anfangsphase gab es zwar auch ein paar kleine Knackpunkte, aber die sind mittlerweile beseitigt.

Einer Umstellung steht dieses Argument jedenfalls nicht entgegen.

Sie müssen sich nur fragen, welchen Mehrwert sie von DMS (neu) wirklich erwarten und ob er ihnen ( bzw.. generell) die im neuen Preissystem berechnete Programmlizenz auch wert ist.

Sehr geehrter Herr Renz,

es geht hier nicht um den Übergang von der Dokumentenablage zu DMS neu sondern um die Migration von DMS classic zu DMS neu.

Es handelt sich um Anwender, die schon einiges mit DMS classic gearbeitet haben und ihre Hausaufgaben schon lange erledigt haben, sich jetzt aber mit den von DATEV auferlegten Einschränkungen auseinandersetzen müssen.

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Ich frage mich: Was taugt ein DMS, wenn solche Unmengen an fehlerhaft verknüpften oder fehlerhaft abgelegten Dokumenten entstehen können ?

Das Problem ist, dass viele DMS Felder schlicht nicht auf Logik geprüft werden. Veranlagungsmonat ist so ein tolles Beispiel. DATEV erwartet einen Festen Monat oder ein Quartal, die Benutzer schreiben einfach "2-5" rein und können damit archivieren. Jetzt im Nachhinein fällt das natürlich auf die Füße, weil eine Migration nicht in Felder schreiben, wo so ein Quatsch nicht erlaubt ist. Das schlimme ist aber, dass trotz dieser offensichtlichen Fehler diese Felder nicht mehr angepasst werden, sodass man immer wieder das Tool aufrufen und die Datensätze berichtigen muss.

Falsch gedacht. Ein DMS bedeutet "Dokumenten Management System" und "Dokumenten Ablage Platz", würde dann ja auch DAP heißen. Gerade diese Offenheit der Verschalgwortung lässt die Arbeit mit den Dokumenten zu. Wenn ein Dokument einen Zeitraum abdeckt muss dieser auch zu erfassen sein, sonst ist mit dem Dokument nicht zu arbeiten, zusätzlich muss es auch zu finden sein, DMS classic kann es in der Regel.

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Ddas habe ich verstanden - aber der Post von Herrn Vogtsburger bezog sich auf eine Umstellung von Dok-Ablage auf DMS (neu). Auf DMS alt wäre das garnicht mehr gewünscht und sinnvoll.

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Hallo Herr Renz,

nein, mein ursprünglicher 'Schock' bezog sich auf die vielen, vielen Fehler, die jetzt im DMS (alt) bereinigt werden müssen, um auf DMS (neu) migrieren zu können.

Momentan bin ich froh, dass ich noch mit der guten, alten Dokumentenablage unterwegs bin. So bleibt mir wenigstens diese Migration von "DMS alt" nach "DMS neu" erspart.

Ich selbst bin ja noch 'glücklich abwartender Teetrinker'.

VG

Michael Vogtsburger