SmartIT und OneNote

[#1]

Hallo Community,

wir hatten ja im Sommer die Umstellung auf Windows Server 2016. Und erst jetzt fiel mir auf das nun auch OneNote dabei ist, vorher war es (so denke ich jedenfalls) nicht enthalten.

Bei der Suche nach Informationen in der Datenbank und auch in der Community zu diesem Thema war bisher zu diesem Thema wenig zu finden, außer Produkt ist jetzt enthalten . Ich meine jetzt nicht die generellen Infos zu OneNote, sondern die Möglichkeiten und Einschränkungen im Zusammenhang mit SmartIT, die sich aus dem Einsatz von OneNote ergeben. Bisher war es ja für uns nicht interessant aber jetzt bin ich dann doch neugierig geworden.

Vielleicht hat der ein oder andere das Wissen, Erfahrungen, Tipps o.ä. ?

VG

[#2]

ja, im Schwarm könnte es ein paar OneNote-Schwärmer geben

Ich erinnere mich, dass OneNote in manchen Kanzleien produktiv eingesetzt wird.

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Herr blum​ hat doch über seinen Erfahrungen mit OneNote schon mehrfach berichtet. Allerdings nicht über die Schnittmenge mit Smart-IT.

Vielleicht bringen Sie die Berichte ja weiter. Kennen Sie die Suchfunktion dieser Community?

[#4]

Hier einer von vielen Beiträgen dazu:

https://www.datev-community.de/message/77997#77997

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Hallo Herr Hofmeister, vielen Dank die habe ich alle fleißig vorher gelesen.

Deshalb bin ich ja erst auf OneNote gekommen - Dank Herr blum und den Diskussionen hier in der Community.

Aber mir ging es ja speziell um den Zusammenhang mit Smart-IT, weil es da immer Probleme und Einschränkungen gibt und bisher habe ich zu diesem Zusammenspiel wenig gefunden (auch schreibt Datev darüber recht wenig) und gehofft das es im Schwarm wie Herr Vogtsburger andeutete, mehr Fälle/Wissen gibt. Und man sich hier über Erfahrungen uswaustauschen könnte.

[#6]

Bedenken Sie bitte auch das Lizenzmodell von Microsoft zu OneNote. Da hatte marcbrost​ mal etwas zu verfasst....

Nicht das Sie da zuviel Energie reinhängen.

Problem bei Smart-IT dürfte dann ja quasi der Medienbruch sein, den Sie haben werden. OneNote "lokal" in der Kanzlei und dann Smart-IT als "gekappseltes System".....

Aber das Problem hatte ja selbst Herr blum​.

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Hallo Herr Gaspers,

arbeiten Sie innerhalb Ihrer SmartIT-Umgebung, also in der Cloud, auch intensiv mit den MS-Office-Anwendungen, also mit Outlook, Word, Excel, Powerpoint, ...  ?

VG

Michael Vogtsburger

[#8]

Excel sehr intensiv, Word wie es üblich ist und PowerPoint selten, Outlook ist bei uns ein Thema für sich, das würde ich gern mehr nutzen.

[#9]

Hallo Herr Gaspers,

wenn ich schon durch andreashofmeister​ hier erwähnt werde würde ich kurz unsere Erfahrungen schildern:
Wir setzen OneNote intern ein. Leider hatte Microsoft "OneNote 2016" in Windows 10 integriert (heißt dort nur noch "OneNote") und damit kommen auch einige Probleme mit. Größter Kritikpunkt unsererseits: Die Notizbücher lassen sich nicht mehr lokal abspeichern sodass mehrere darauf zugreifen können, wenn Sie dies möchten brauchen Sie die Daten im OneDrive, also Microsofts Cloud-Plattform und dies je nachdem welche Lizenzen/Variante Sie sich zugelegt haben voraussichtlich auch in den USA gespeichert, somit jederzeit Zugriff durch die amerikanischen Behörden möglich. Früher gab es mal ein Treuhänder-Modell über die Telekom/T-Systems, dies wurde aber wegen geringer nachfrage eingestellt und Microsoft hat selbst zwei Rechenzentren in der EU gebaut.

Die Unterschiede werden am Besten unter folgendem Link deutlich:OneNote (1/5) – Grundlagen: Die richtige OneNote-Version und Speicherort! - Büro-Kaizen

Leider setzen wir kein SmartIT ein, sodass ich Ihnen hier nichts näherers mitteilen kann, nicht lokal speichern bedeutet jedoch auch in einem SmartIT dass die Datei für die Collaboration auf dem Microsoft-Server gespeichert werden müsste...

Viele Grüße

Marc Brost

[#10]

Hallo Herr Brost,

vielen Dank für Ihren Post und Ihren link. Werde mir den mal genauer anschauen.

Meine Überlegung um das ganze mal darzustellen :

Ein Konto wird für die Bilanz abgestimmt, nun kann man ja einen Screenshot bei OneNote einfügen und wenn ich diesen dann auf mein iPad durch synchronisieren o.ä. bekäme könnte ich hier z.b. Notizen mit dem Apple Pencil notieren und dann wieder wenn nötig zurück auf den PC usw.

Ich fürchte das wird mit Smart-It direkt nicht so funktionieren. Ein Workaround denn ich mal aufgeschnappt habe, wäre wie Sie auch schon sagten die Microsoft-Cloud.

Wenn ich da bei einem Kollegen richtig mitbekommen habe, sind zB die Server für Office 365 in der EU und damit DSGVO konform. Aber die Frage stellt sich dann nach unserem Berufsrecht. Und da  bin ich mir noch sehr unsicher...   

[#11]

Hallo Herr Gaspers,

da ich gerade "Apple" gehört habe, fragen Sie mal evalang​, in der Kanzlei wird aktiv mit Apple gearbeitet und soweit ich das mitbekommen habe recht erfolgreich, vielleicht kann sie Ihnen da mehr berichten. War ein Thema auf dem letzten Barcamp, hier gibt es immer wieder interessante Impulse für den Alltag. Ob hier allerdings auch OneNote eingesetzt wird kann ich Ihnen nicht beantworten. Das Berufsrecht ist auch meine Sorge, daher sind wir aktuell auch am Überlegen ob wir nicht eine besser Alternative zu OneNote finden.

Viele Grüße

Marc Brost

[#12 · Accepted solution]

Hallo marcbrost,

ja, wir nutzen auch One Note und das recht intensiv 🙂

Herr Gaspers: Wir machen das genauso, wie von Ihnen beschrieben. Jedes Teammitglied hat ein iPad und einen Apple Pencil und geht dazu genauso vor: Screenshot, Synchronisierung über die EU-Cloud und dann wird mit dem Pencil beschriftet. Funktioniert super.

Weitergehende Informationen finden Sie auch in unserem Podcast: MeisterKanzlei - Coach für Steuerberater - Podcast

Viele Grüße,

Eva Lang

[#13]

Hallo Frau Lang,

gibt es evtl. irgendwo 'in den Wolken' auch ein kurzes Filmchen, wie man (bewaffnet mit Tablet(s), OneNote, Pencil und MS Office) effektiv im Steuerbüro arbeiten könnte ?

Für die Podcasts bräuchte man einen langen Atem, den ich derzeit nicht habe, schon gar nicht am Montag .

VG

Michael Vogtsburger

Nachtrag:

Am schönsten fände ich das Diktieren am Tablet oder per Smartphone und die Weiterverwendung der per Spracherkennung erfassten Kommentare in der Kanzlei

[#14]

Hallo evalang,

vielen Dank. Das klingt ja schon mal ganz gut. Vielleicht könnte das eine Lösung sein für mein Problem. Werde mir mal den Podcast zu Gemüte führen.

Gibt es denn eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme oder ähnliches. Ich glaube hier im Forum können ja keine persönlichen Nachrichten mehr direkt verschickt werden ?

Viele Grüße

[#15]

Hallo vogtsburger,

natürlich finden Sie auch ein paar kurze Filmchen bei YouTube, zB. Videokurs-Insight: #3 - Power von OneNote - YouTube . Schauen Sie doch einfach in unserem YouTubeKanal Meisterkanzlei vorbei: MeisterKanzlei - Der Steuerberater als Unternehmer - YouTube

Die Spracherkennung in One Note funktioniert analog der, die wir alle privat ja auch bei WhatsApp nutzen 🙂

Viele Grüße, Eva Lang

[#16]

Hallo kgaspers​,

natürlich können wir gerne Kontakt aufnehmen.

Wir können Ihnen gerne 4 Quintessenzen zu diesem Thema zukommen lassen. Hierzu schreiben Sie bitte einfach eine Email an texner@meisterkanzlei.de mit dem Betreff Quintessenzen und DATEV Community.

Besuchen Sie doch gerne unsere Homepage: MeisterKanzlei - Coach für Steuerberater - Online-Seminar

Weitere Fragen hierzu können Sie natürlich auch gerne an die o.g. Emailadresse senden.

Viele Grüße, Eva Lang

[#17]

Hallo Frau Lang,

danke für den Hinweis.

Die Spracherkennung nutze ich tatsächlich (noch) nicht per Smartphone.

Wahrscheinlich stamme ich noch aus der 'Old-Generation', die den Nutzen und den Vorteil eines digitalisierten Verfahrens sucht und nicht alles 'verdigitalisiert', das nicht bei drei auf dem Baum sitzt.

In Kürze gibt es ja anscheinend einen Mega-Event in Ahaus .....

... mit Sicherheit der digitalste Ort im gesamten Münsterland...

... und zwar das "New-Gen-Festival" auf dem Tobit.Campus.

Wahrscheinlich hat "New Gen" hier auch nichts mit "neuen Genen" zu tun, sondern mit einer neuen Spezies, dem digitalisierten StB, 'dem klickenden und wischenden Derwisch' sozusagen

VG

Michael Vogtsburger

[#18]

Hallo vogtsburger​,

gerne können Sie sich bei dem New Generation Steuerberater-Festival genauer informieren zu dem Thema OneNote in der Steuerkanzlei. Mein Mann wird dort zu diesem Thema einen Vortrag halten. https://newgen.tax/innovative-steuerberater-als-speaker/

Viele Grüße,

Eva Lang

[#19]

Im DATEV-IT-Club ist als Thema OneNote dabei.

https://www.datev.de/web/de/media/datev_de/pdf/veranstaltungen/it_club/agenda_it-club_1_2020.pdf

Vielleicht könnte die DATEV vorab einmal Links o.ä. dazu einstellen.

Mir geht es um die Abwägung, ob One-Note oder DATEV-Aufgaben sinnvoller ist.

Danke

Thomas Günther

[#20]

Das klingt ja interessant.  Im Moment probiere ich für mich alleine mit OneNote und ich persönlich bin sehr begeistert.

Bisher war ich ja noch nicht beim DATEV-IT-Club jetzt würde es mich aber auch sehr interessieren, wie das mit dem Club usw abläuft.

[#21]

Informationen und Anmeldung zum IT-Club unter www.datev.de/it-club.

[#22]

Ja schön wäre es, wenn die DATEV mitteilt, ob und wie OneNote innerhalb der DATEV SmartIT verwendet werden kann.

Das Programm kann zwar geöffnet werden, aber die Anmeldung Funktioniert nicht.

Viele Grüße

Georg

[#23]

Hallo Georg,

aktuell ist es uns noch nicht möglich, selbst Office 365-Lizenzen anzubieten oder bestehende Lizenzen in unser Angebot zu integrieren.

Deshalb stellen wir in der DATEV-SmartIT nur die installierten Versionen der Office-Anwendungen Outlook, Word, Excel, Powerpoint und OneNote bereit („Office-Paket“). Die Verknüpfung zu einem bestehenden Office 365-Konto ist nicht möglich, deshalb funktioniert auch die Anmeldung nicht. Sie können OneNote innerhalb der DATEV-SmartIT somit nutzen, jedoch ohne die Office 365-Funktionalitäten. 

Zum bereits thematisierten "Workaround":
Wenn Sie selbst ein Office 365-Konto über Microsoft besitzen, können Sie alle darin enthaltenen Module - sowohl die klassischen Office Anwendungen als auch reine Online Anwendungen wie Skype, Teams, OneDrive - in der Browservariante d. h. über die Microsoft Cloud nutzen. Starten Sie hierfür innerhalb Ihrer DATEV-SmartIT-Sitzung den Browser und melden sich auf office.com an. Über die Browservariante können Sie auch außerhalb der DATEV-SmartIT auf Ihre Notizen zugreifen.

Viele Grüße,

Denise Zessinger

Produktmanagement DATEV-SmartIT

DATEV eG

[#24]

Hallo Frau Zessinger,

vielen Dank für Ihre Antwort. Erstmal ist es gut zu wissen, das Datev zu einem ähnlichen Schluss gekommen ist, was den Workaround betrifft, wie die meisten hier.

Ohne Sie jetzt unter Druck zu setzen, verstehen ich das richtig das Datev schon darüber nachdenkt Office 365 Lizenzen und damit auch OneNote anzubieten und zu integrieren ?

Das wäre doch was  😀.

[#25]

Ja, ich finde auch, dass das was wäre 😉

Im Bereich DATEV-SmartIT und DATEVasp beschäftigen wir uns bereits mit dem Thema Office 365. Hier gibt es allerdings viele Abhängigkeiten und Variablen zu beachten (u.a. Technik, Datenschutz, Lizenzrecht/-modelle) sowie Möglichkeiten und ggf. Einschränkungen zu klären. Deshalb wird die Bearbeitung dieses Themas definitiv noch Zeit in Anspruch nehmen...aber an sich sind wir dran 🙂

Viele Grüße,

Denise Zessinger

Produktmanagement DATEV-SmartIT

DATEV eG

[#26]

"Hier gibt es allerdings viele Abhängigkeiten und Variablen zu beachten (u.a. Technik, Datenschutz, Lizenzrecht/-modelle) sowie Möglichkeiten und ggf. Einschränkungen zu klären. Deshalb wird die Bearbeitung dieses Themas definitiv noch Zeit in Anspruch nehmen...aber an sich sind wir dran"

Guten Tag Frau @Denise_Zessinger Zessinger,

wie darf man Ihre o.a. Antwort konkret verstehen.

Also so richtig konkret?

Zeitraum, Zeitpunkt, evtl. ein konkretes Jahr.

Danke für eine konkrete Aussage!

[#27]

@andreashofmeisterTatsächlich darf man die Antwort genau so verstehen, wie sie da steht: wir müssen noch vieles zu diesem Themenbereich analysieren bzw. prüfen, was überhaupt möglich ist und was nicht! Deshalb ist zum jetzigen Zeitpunkt einfach noch keine konkrete Zeitangabe möglich. 

Sobald etwas spruchreif ist, werden wir das an unsere Nutzer & die Community kommunizieren 🙂

Viele Grüße,

Denise Zessinger

Produktmanagement DATEV-SmartIT

DATEV eG