abbrechen
Suchergebnisse werden angezeigt für 
Stattdessen suchen nach 
Meintest du: 

Aufträge und deren Status / Überwachung der Bearbeitungsstände

15
letzte Antwort am 20.07.2022 06:28:29 von sharanya
Dieser Beitrag ist geschlossen
0 Personen hatten auch diese Frage
mehrkaffee
Aufsteiger
Offline Online
Nachricht 1 von 16
5392 Mal angesehen

Hallo zusammen,

es entstand die Idee, mit Hilfe von (bislang nicht genutzten/ existierenden) Aufträgen den Bearbeitungsstand von Abschlüssen und StE (nicht FiBu und  Lohn) übersichtlich, für alle Mitarbeiter einsehbar sowie einfach handelbar im Arbeitsplatz abzubilden. Als ich (testweise) für alle meine Mandanten einen Auftrag für 2018 erstellt habe, hatte ich damit gerechnet, dass der Auftragsstatus automatisch auf "Offen"  gesetzt wird. Teilweise sind meine Fälle aber bereits bei der Anlage angeblich "in Arbeit" oder sogar "Abgeschlossen".

Wonach richtet sich dieser Status und wird er im Hintergrund bei bestimmten Vorgängen (12 Monate gebucht o.ä....) automatisch vom Programm verändert?

Nur der vor dem Bildschirm sitzende Mitarbeiter sollte den Stand des Auftrags ändern können, um sich selbst (und der Kanzleileitung) eine Übersicht über die noch zu erstellenden Abschlüsse und StE zu bieten. Insofern wäre ein automatisches Eingreifen durch die Software schlecht und zerschießt unsere Übersicht.

Ansonsten fand ich die Option gut, in einem Schwung alle Aufträge für das Folgejahr zu erzeugen.

Hat hierzu jemand Erfahrungen oder Ideen?

Danke euch.

/edit: Habe bereits herausbekommen, dass die Erfassung von Zeiten dafür verantwortlich ist, dass ein Auftrag von "Offen" automatisch auf "in Arbeit" gesetzt wird. Vermutlich hängt die Rechnungsschreibung an "Abgeschlossen". Bin weiter auf der Suche.

deusex
Experte
Offline Online
Nachricht 2 von 16
5084 Mal angesehen

Hallo "mehrkaffee",

der gleiche Gedanke...

Wir hatten bisher alle Jahresaufträge via Aufgaben verwaltet und die neue Verknüpfungs-Systematik mit Doppelzeile gefiel mir gar nicht, womit ich die Verknüpfungen löschte und siehe da, zum meinen "Aufträgen" keine Mandanten mehr vorhanden waren. Nach erstem Frust habe ich etwas ganz Exotischen getan und nun die Verwaltung der Aufträge über "Aufträge" eingerichtet; irre nicht?

Jedenfalls muss ich im Nachhinein sagen, dass ich ganz zufrieden mit dem faux-pas bin, da er mich erst dahin geführt hat und ich jetzt schon sagen kann, dass die Verwaltung darüber deutlich besser ist.

Ich musste also alle Aufträge neu anlegen, dabei fiel mir auf, dass tatsächlich "ganz fertige" Aufträge bei der Auswahl "2018" nicht mehr auftauchten, obwohl ich den Filter u.a. für alle Auftragsstatus gesetzt hatte. Danke für den Hinweis an der Stelle, der diesbezüglich Klarheit schafft.

Wir wollen uns nicht zu Tode verwalten, womit wir Aufträge für "private Steuererklärungen", welche ausschließlich Einkommensteuer oder ggf. Erbschaftsteuern enthalten und Aufträge für "Abschluss" anlegen, die Jahresabschluss und zugehörige Steuererklärungen (auch ESt) enthalten.

Ich habe hier nun Folgendes ausgeklügelt:

Zunächst habe ich einen Filter erstellt, der "Aufträge JA/Steuern VAZ 2018" genannt wurde; zeitgleich einen für 2019; also haben wir unter "Gesamtübersicht - Alle Aufträge" die beiden Filter zur Auswahl; wie gesagt: Der Rest ist uninteressant, zumindest zum jetzigen Zeitpunkt.

Innerhalb des Filters haben wir die Spalten auf "Mandant - Mandantenname - VJ - Auftragsstatus - Priorität - Unterlagen angefordert - Unterlagen eingegangen - Mitarbeiter - Soll-Ende - Ist-Ende - Notiz" reduziert.

Über die Einstellungen der Liste - Sortieren sortieren wir nun hierarchisch nach Auftragsstatus - Ist-Ende - Soll-Ende - Mandant.

Die offenen Aufträge stehen oben an, dann die in Arbeit befindlichen, dann die im Faktuierungsstatus und zuletzt die Abgeschlossenen.

Um den Auftragsstatus jetzt ein wenig zu "unterteilen", haben wir verschiedene "Proritäten" (leer, 1,3,5,7,8,9,0). Leer bspw. bedeutet, dass nichts bearbeitet wurde. Der Auftragsstatus steht auf "O". Sind Unterlagen eingegangen, wird das Datum eingetragen und das Soll-Ende auf vier Wochen nach dem Eingangsdatum gesetzt.

Mit dieser Eintragung rückt dieser Mandant dann nach oben. Wird mit dem Auftrag begonnen erhält er ein "I" und rückt nach unten zu den anderen "I".

Mussten weitere Unterlagen angefordert werden, wird auf Prio 3 gesetzt, "I" bleibt, das Datum der Anforderung eingetragen. Wenn Unterlagen eingehen, wird das Eingangsdatum der Unterlagen aktualisiert, die Prio erhöht sich auf 5 usw.

Durch die Sortierhierarchie rücken dann Aufträge immer weiter nach unten, je weiter sie bearbeitet sind und ist der Auftrag ganz erledigt, also Bescheide sind da, erhält er Prio 0 und Statuts "A" und wird unten angefügt, je nach dem, welches Fertigstellungsdatum vergeben wurde. Fertigstellungsdatum ist hier Datum der Einreichung der Unterlagen/Daten beim Finanzamt ! Damit lässt sich dann auch ersehen, wie lange die Veranlagung bereits aussteht.

Im Moment tragen wir noch alle bereits erledigten nach. Wenn ein Auftrag dann entgültig erledigt ist, wird der Folgeauftrag 2019 angelegt, damit sichergestellt ist, dass 2019 erst dann bearbeitet wird, wenn 2018 vollständig abgeschlossen ist.

Die Soll-Enden sind noch nicht repräsentativ und werde ich noch für die Offenen überarbeiten.

Mein System steckt noch ganz am Anfang. Insofern bin ich natürlich auch für neue Blickwinkel dankbar. Soweit mal meine Gedanken.

414268_pastedImage_7.png

Aufträge.png

0100011101110010011101010111001101110011 0101001001100001011011000111000001101000 0100110101100001011010010110010101110010
mehrkaffee
Aufsteiger
Offline Online
Nachricht 3 von 16
5084 Mal angesehen

Wow, da steckt ja auch richtig Arbeit drin.

Ich dachte, wir halten den Prozess möglichst simpel und schaffen "nur" eine Übersicht über den Stand des Auftrags (Offen/ In Arbeit/ Abgeschlossen) und sparen uns jegliche weitere Notizen. Details können im Zweifel mit dem Mitarbeiter direkt geklärt werden.

Ich habe jetzt eine zusätzliche Auftragsart "Bearbeitung" angelegt, diese soll nicht für die Zeiterfassung genutzt werden, sondern nur für die Darstellung der Aufträge in der Übersicht. Dann erfolgt keine Beeinflussung des Status des Auftrags durch andere Programme.

Als Einstellung in der neuen Auftragsart ist übrigens die Ansteuerung der Mandatsverantwortung gesetzt. Somit kann eine Person (einmalig) alle Aufträge erstellen, welche automatisch dem Mitarbeiter zugeordnet sind. Im Januar 2020 werden aus der Ansicht "Aufträge" die Folgeaufträge erstellt.

So lautet zumindest derzeit der Plan.

0 Kudos
deusex
Experte
Offline Online
Nachricht 4 von 16
5084 Mal angesehen

Ich habe jetzt eine zusätzliche Auftragsart "Bearbeitung" angelegt, diese soll nicht für die Zeiterfassung genutzt werden, sondern nur für die Darstellung der Aufträge in der Übersicht. Dann erfolgt keine Beeinflussung des Status des Auftrags durch andere Programme.

Oh, eine neue Auftragsart anlegen. Habe wohl vor lauter Wald die Bäume nicht mehr gesehen. Wo kann ich die denn anlegen?

Die Kombination mit den Prioritäten ist eher notgeboren und es wäre vielleicht sogar hilfreicher, auch nach Sortierhierarchie. Der Ansatz gefällt mir sehr gut.

edit: Ah gefunden, aber mit Auftragsstatus verwechselt. Zusätzliche Auftragsstatus anzulegen, wäre hilfreich.

Ich denke aber auch, dass wir die Eintragungen bei Priorität noch reduzieren und mehr Gewicht auf das individuelle Notizfeld legen werden.

0100011101110010011101010111001101110011 0101001001100001011011000111000001101000 0100110101100001011010010110010101110010
0 Kudos
mehrkaffee
Aufsteiger
Offline Online
Nachricht 5 von 16
5084 Mal angesehen

Noch zur Vervollständigung:

Bei Mandatsneuaufnahme muss (z.B. im Rahmen der Vergabe der Mandantennummer) zusätzlich ein Auftrag mit der neuen Auftragsart vergeben werden, sonst fallen neue Mandanten durch das Raster...

Auftrag Divided 😉

0 Kudos
DATEV-Mitarbeiter
Kerstin_Schulz
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 6 von 16
5084 Mal angesehen

Hallo "mehrkaffee",

aus den verschiedensten Anwendungen kann (u. a.) der Status des Auftrags durch eine Programmverbindung beeinflusst werden.

Es ist korrekt, sobald eine Zeit erfasst UND verarbeitet wird, wird der Status des Auftrags auf "In Arbeit" gestellt. Dies erfolgt unabhängig ob Aufträge im Auftragsmanagement von Eigenorganisation classic angelegt wurden oder nicht. Ein Auftrag wird im Programm Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle angelegt sobald eine Kostenposition oder Gebühr mit dem entsprechenden Auftrag und Veranlagungsjahr erfasst wird. Wenn dann im Auftragsmanagement ein Auftrag angelegt wird, wird der für diesen Auftrag bereits vorhandene Status an der Auftragsoberfläche angezeigt und kann hier auch angepasst werden.

Bei der Erfassung einer Zeit kann in der Erfassungszeile der Status manuell angepasst werden (Schaltkästchen aktivieren bei "Auftrag" und gewünschten Status auswählen).

Die Einstellung für die Vergabe eines Status in der Rechnungsschreibung bei Anlage einer Gebühr oder Kostenposition kann über die Auftragsart gesteuert werden.

Im DATEV Arbeitsplatz Navigationsbereich Organisation | Stammdaten Aufträge -> Auftragsart wählen. Gewünschte Auftragsart öffnen und bei "Angaben für Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle" den gewünschten Auftragsstatus hinterlegen.

Es gibt noch weitere Möglichkeiten:

Z. B. kann in Post, Fristen und Bescheide eine Regel eingerichtet werden, dass bei Eingang von Unterlagen in den Bearbeitungsständen ein Datum hinterlegt wird. Auch dies bewirkt, dass der Status geändert wird.

In den Steueranwendungen kann eine Einstellung hinterlegt werden, dass bei "Erklärung abschließen" ein gewünschter Status im Auftrag eingestellt wird (Menü Extras | Einstellungen).

Nach Drucken und Verarbeiten einer Rechnung wird der Status des Gesamt-Auftrag nicht automatisch auf "Abgeschlossen" gesetzt. Dies muss manuell in der Rechnung (Rechnungsdisposition) erfolgen durch Klick auf "Auftrag abschließen" im Register Aufträge.

Sollte allerdings ein Status "Fakturierbar" im Gesamt-Auftrag hinterlegt sein, würde das Drucken und Verarbeiten einer Rechnung bewirken, dass der Status automatisch auf "In Arbeit" zurückgestellt wird. Wenn der Status zuvor auf "Abgeschlossen" gesetzt wurde, wird der Status nicht mehr angepasst.

Die Anlage eines individuellen Auftragsstatus ist nicht möglich.

Für die interne und individuelle Organisation bieten sich die Bearbeitungsstände der Aufträge an. Das Arbeitsblatt "Bearbeitungsstände" im Auftrag kann komplett individuell eingerichtet werden. Es stehen verschiedene Felder (z. B. Datumsfeld, Textfeld oder Auswahlfeld) zur Verfügung die individuell beschriftet werden können. Alle Felder, die zur Verfügung stehen können über die Filter in den Auftragssichten abgefragt sowie als Spalte in den Auftragssichten eingeblendet werden. In Kombination (auch mit der erweiterten) Filterung stehen hier viele Möglichkeiten zur Verfügung.

Wie sie die Bearbeitungsstände im Auftrag individuell anpassen können, finde Sie im Dokument 1071727 beschrieben.

Ein einfaches Beispiel für die erweiterte Filterung von Aufträgen finden Sie im Dokument 1071051  bei Nr. 3.6.

Und zu guter Letzt vielleicht noch das Dokument 1002194 . Hier finden Sie einen kurzen Überblick zu den Aufträgen und eine kleine Sammlung von weiteren Funktionen bei den weiteren Unterstützungsangeboten (Nr. 4).

Viele Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

PS: Mit den DATEV-Programmen 13.0 wurden teilweise die Oberflächen überarbeitet. Die grundsätzliche Vorgehensweise bei den Aufträgen hat sich nicht geändert. In den Dokumenten finden Sie aktuell allerdings noch Screenshots bis einschließlich DATEV-Programme 12.1. Die Informations-Dokumente werden nach und nach aktualisiert.

mehrkaffee
Aufsteiger
Offline Online
Nachricht 7 von 16
5084 Mal angesehen

Sehr geehrte Frau Schulz,

vielen Dank für die ausführlichen Infos.

Unser Ziel ist es, die einzelnen Aufträge zu verwalten, ohne dass diese durch andere Programme (Rechnungsschreibung, PFB etc.) oder Eingaben von Mitarbeitern (Zeiterfassung) beeinflusst werden. Eine manuelle Überwachung (setzen des Status) reicht uns aus.

Mit der Anlage eines separaten Auftrags, welcher in der Zeiterfassung als auch in der Rechnungsschreibung nicht genutzt wird, dürfte dieses Ziel erreicht worden sein, oder?

0 Kudos
deusex
Experte
Offline Online
Nachricht 8 von 16
5084 Mal angesehen

Sehr gut Frau Schulz,

eine Menge Infos zum Verarbeiten.

Wenn ich das richtig verstanden habe, lassen sich programmseitigen Auftragsstatus-Änderungen nicht deaktivieren oder doch? Wenn wir schon weitgehend individualisiert arbeiten wollen, würde uns die automatische Statusänderung konterkarieren.

Vielleicht noch eine kurze Info hierzu bevor ich mich auf die Dokumente stürze. Danke.

0100011101110010011101010111001101110011 0101001001100001011011000111000001101000 0100110101100001011010010110010101110010
0 Kudos
DATEV-Mitarbeiter
Kerstin_Schulz
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 9 von 16
5084 Mal angesehen

Hallo "mehrkaffee",

das ist korrekt, wenn dieser Auftrag weder in einer Zeit oder Gebühr hinterlegt wird, wird der Status des Auftrags programmseitig nicht verändert. Dieser Auftrag darf dann allerdings auch durch keine andere (bereits erwähnte) Programmverbindung angesprochen werden.

Ich hoffe trotzdem, dass meine ausführliche Beschreibung zu den Aufträgen bei dem ein oder anderen Leser Interesse geweckt hat. Mit den Bearbeitungsständen stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung :-).

Ich wünsche ein schönes Wochenende

Kerstin Schulz

DATEV eG

0 Kudos
DATEV-Mitarbeiter
Kerstin_Schulz
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 10 von 16
5084 Mal angesehen

Hallo Deus Ex,

es ist möglich, die automatische Statusänderung überwiegend zu verhindern.

Wie bereits beschrieben:

"Bei der Erfassung einer Zeit kann in der Erfassungszeile der Status manuell angepasst werden (Schaltkästchen aktivieren bei "Auftrag" und gewünschten Status auswählen).

Die Einstellung für die Vergabe eines Status in der Rechnungsschreibung bei Anlage einer Gebühr oder Kostenposition kann über die Auftragsart gesteuert werden.

Im DATEV Arbeitsplatz Navigationsbereich Organisation | Stammdaten Aufträge -> Auftragsart wählen. Gewünschte Auftragsart öffnen und bei "Angaben für Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle" den gewünschten Auftragsstatus hinterlegen."

Wenn Sie in Post, Fristen und Bescheide keine entsprechende Regel und auch in den Steueranwendungen die Programmverbindung zur Übergabe des Auftragsstatus nicht aktivieren, bleibt der Auftragsstatus unberührt.

Lediglich bei der Situation:

1. Gesamtauftrag hat den Status "Fakturierbar"

2. Rechnung (mit Gebühren diesen Auftrags) wird gedruckt und verarbeitet

-> wird der Status des Gesamtauftrag automatisch wieder auf "In Arbeit" gestellt.

Wenn das nicht passieren soll und der Auftrag ist abgeschlossen, muss der Auftrag zuvor in der Rechnungsdisposition manuell mit Klick auf "Auftrag abschließen" auf "Abgeschlossen" gesetzt werden.

Dies ist dann der Fall, wenn z. B. die Gegenrechnung für die Buchhaltung erstellt wird, oder auch wenn die Rechnung für den Jahresabschluss / die Einkommensteuer erstellt wird.

Wenn nur ein Vorschuss-Rechnung für eine Buchhaltung erstellt wird, dann ist es durchaus berechtigt, dass der Gesamtauftrag wieder auf "in Arbeit" gestellt wird, da noch für weitere Monate eine Rechnung geschrieben wird und entsprechend Arbeit anfällt.

PS: die Programmverbindung zum Auftragsstatus aus der Rechnungsschreibung greift nur auf den Gesamtauftrag. Unteraufträge werden nicht berücksichtigt.

Auftragsbegeisternde Grüße 🙂

Kerstin Schulz

DATEV eG

0 Kudos
deusex
Experte
Offline Online
Nachricht 11 von 16
5084 Mal angesehen

Hallo Frau Schulz,

man spürt, Sie sind voll im Thema. Das freut mich natürlich sehr. Nun werde ich mich leider von der Spalte Auftragsstatus verabschieden müssen, da generell die automatische Änderung des Status nicht möglich ist, da bspw. bei der Zeiterfassung unbeabsichtigt der Status verändert wird.

Hmm., dann feile wohl eher an hierarischen Prioritäten, Filtern und Sortierfolgen.

Vielen Dank für ihre aufschlussreichen Darstellungen.

Gruß

0100011101110010011101010111001101110011 0101001001100001011011000111000001101000 0100110101100001011010010110010101110010
0 Kudos
fcpgmbh
Beginner
Offline Online
Nachricht 12 von 16
3974 Mal angesehen

Hallo Frau Schulz,

 

ich habe noch eine Frage zu Ihren sehr guten Ausführungen:

 

"In den Steueranwendungen kann eine Einstellung hinterlegt werden, dass bei "Erklärung abschließen" ein gewünschter Status im Auftrag eingestellt wird (Menü Extras | Einstellungen)."

 

Ich habe hier die Einstellung als Screenshot in den Chat kopiert. 

 

Unser Problem ist Folgendes:

 

Wir haben die unten gezeigten Settings kanzleiweit eingerichtet.

Derzeit wird der Status Auftrag erledigt übergeben, was wohl nicht sinnvoll ist, da nach dem Ausdruck und Abschließen der Erklärung sich die Faktura anschließt und nach Rücksendung der Freizeichnung das Senden der Steuererklärungen.

 

Aber spätestens nach der Faktura wären doch die Arbeiten abgeschlossen. Dieser Status wir aber wohl nicht übertragen oder doch, wenn ich Statusinformationen an Auftragsinfo/Bearbeitungsstände OHNE "Bearbeitungsstände erledigt". Wenn nicht, was passiert, wenn NUR Statusinformationen an Auftragsinfo/Bearbeitungsstände angehakt wird?

 

 

fcpgmbh_0-1618903202371.png

 

Über eine Rückantwort würde ich mich sehr freuen.

 

VG Ferchland

0 Kudos
DATEV-Mitarbeiter
Oliver_Ruf
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 13 von 16
3944 Mal angesehen

Hallo Herr Ferchland,

 

die von Ihnen genannten Einstellungen beziehen sich nicht auf den Abwicklungsstatus des Auftrages.
Es geht hierbei vielmehr um das "Erledigtsetzen" des betreffenden Bearbeitungsstandes. Dh. wenn Sie z.B. in den Standardbearbeitungsständen die Verknüpfung zwischen Erklärung abschließen in der Einkommensteuer und dem Bearbeitungsstand 'StE elektronisch übermittelt" gesetzt haben, wird dieser im Auftrag als erledigt gekennzeichnet und das zugehörige Ist-Datum gepflegt.

 

Grüße aus Nürnberg

 

Oliver Ruf

0 Kudos
Eli
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 14 von 16
2625 Mal angesehen

Hallo, 
ich bin auf der Suche nach einer Möglichkeit einen Auftragsstatur anzulegen. 
Habe die Nachricht oben gesene...anscheinend ist es nicht möglich. 
 Da wird auf das Dokument 1071727 verwiesen.....leider gibt es dieses Dokument nicht. Wurde es mit einer anderen Dokumentennummer ersetzt? Oder gibt es vielleicht in der zwischen Zeit die Möglichkeit den Auftragsstatus anzulegen. Wir möchten bei Mdt. nicht nicht zur Bearbeitung z.B. wg. offene Posten frei gegeben sind....soll der Auftrag auch nicht einfach auf Abgeschlossen gesetzt werden, sondern diese Info soll direkt im Auftragsstatus sichtbar sein. 

Uwe_Lutz
Überflieger
Offline Online
Nachricht 15 von 16
2608 Mal angesehen

@Eli  schrieb:


 Da wird auf das Dokument 1071727 verwiesen.....leider gibt es dieses Dokument nicht. Wurde es mit einer anderen Dokumentennummer ersetzt? 


Doch, das Dokument gibt es noch. Nur die alte Info-Datenbank, auf die verlinkt wurde, wurde mittlerweile durch das DATEV-Hilfecenter ersetzt:

 

Felder in den Bearbeitungsständen hinzufügen oder entfernen in den Aufträgen in ... - DATEV Hilfe-Center

 

0 Kudos
sharanya
Fortgeschrittener
Offline Online
Nachricht 16 von 16
2584 Mal angesehen

Hallo zusammen,

 

wir haben das bei uns im EO Comfort wie folgt gelöst:

 

Wir haben im Auftrag unter Bearbeitungsstände das Thema "Beginn der Bearbeitung" angelegt und das muss händisch gepflegt werden, sobald jemand mit dem JA aktiv beginnt.

Auch "Arbeiten abgeschlossen" muss bei uns händisch gesetzt werden, denn es gibt tatsächlich Varianten wo die Re geschrieben wurde und noch nicht alles abgeschlossen ist. Ein häufiges Beispiel ist, dass die Erklärungen häufig noch nicht gesendet werden können weil das FA wieder hinterher hängt. Somit können wir die Re schon schreiben anhand der Checklisten und Aufträge erkennt man aber, dass da noch was zu erledigen ist.

 

Leider gibt es für Themen im Bearbeitungsstand keine richtige Filtermöglichkeit, aber wir haben den Filter so gestaltet, dass man beim seine Auskünfte schnell erhält und sich den Beginn der Bearbeitung anzeigen lassen kann. Wenn ich wirklich mal eine Auswertung über den Beginn der Bearbeitung benötige, ziehe ich mir die Auswertung über das Auskunftssystem.

 

Vielleicht hilft das ja jemandem weiter.

Viele Grüße aus NRW

"Ich bin KOB"
0 Kudos
15
letzte Antwort am 20.07.2022 06:28:29 von sharanya
Dieser Beitrag ist geschlossen
0 Personen hatten auch diese Frage