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Akte Mobil

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letzte Antwort am 23.10.2019 15:56:04 von juschäuble
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juschäuble
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Hallo Nutzer von Akte Mobil,

wie sind zwischenzeitlich eure Erfahrungen mit der Akte Mobil? Kommen die Berufsträger in Gerichtsterminen klar mit der rudimentären unstruktrierten Darstellungsweise der vorhandenen Dokumente? Hat jemand schon Tipps und Tricks, wie man eine sinnvolle Übersicht herstellen könnte? Lesezeichen setzen ist bekannt.

Oder die Frage an DATEV: ist mit einer Version von Akte mobil zu rechnen, die eine Strukturierung der Dokumente erlaubt? Die es ermöglicht, das Fenster mit der Auflistung der Dokumente zu vergrößern, damit man die Dateinnamen lesen kann?

Die Übertragung per WLAN funktioniert einwandfrei, das ist wirklich hervorhebenswert. Die Rückübertragung per E-Mail ist jedoch wenig komfortabel.

Viele Grüße

Jutta Schäuble

DATEV-Mitarbeiter
Silvia_Kubisch
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Frau Schäuble,

wir planen, in einer der nächsten Service-Releases in der App Anwalt Akte mobil eine Sortierfunktion nach folgenden Kriterien zur Verfügung zu stellen:

  • Dateiname
  • Feld "Dokumentdatum" (Feld heißt in Dokumentenablage "Datum", in der Ablagemaske "Dokumentdatum")
  • Feld "Abgelegt am"
  • Feld "Nummer" (Dokumentennummer)

Ich informiere an dieser Stelle wieder, sobald die Version feststeht.

Bzgl. Ihrer Frage zum Fenster mit der Auflistung der Dokumente ist mir nicht klar, welches Fenster Sie meinen:

  • Das Fenster "Dokumente exportieren" in DATEV Arbeitsplatz? Wahrscheinlich nicht, denn das kann vergrößert werden?
  • Die Dokumentenliste in der App Anwalt Akte mobil? Hier ist das Fenster aber auf die Größe des Bildschirms des mobilen Gerätes beschränkt.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Freundliche Grüße
Silvia Kubisch
DATEV eG | Entwicklung Rechtsanwaltsmarkt
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juschäuble
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Hallo Frau Kubisch,

herzlichen Dank für die Infos.

Ich habe mal in alten Chats hier nachgelesen: die "Akte mobil" bzw. der Wunsch der Kanzleien an DATEV, eine einfach zu handhabende Möglichkeit zu schaffen, Akten digital zu Gericht mitzunehmen, ist ja schon seit JAHREN aktuell. Vor diesem Hintergrund ist es schon etwas sehr dürftig, was mit der "Akte mobil" nun auf den Markt gebracht wurde.

Zu den Sortierfunktionen:

Leider scheinen die geplanten Maßnahmen unserem Bedarf nicht gerecht zu werden:

- wir arbeiten (aus gutem Grund) nicht mit dem Dateinamen, sondern der Beschreibung;

- das Feld Datum ist für uns ebenfalls irrelevant, wir arbeiten mit dem Erstelldatum (so lassen sich beispielsweise Dokumente von Mandanten einfach sortieren)

- Dokumentennummer ist o.k., quasi "besser als nichts".

Warum ist es nicht möglich, die Ablagestruktur aus DATEV Arbeitsplatz zu übernehmen? Wir geben uns dort große Mühe, die Dateien korrekt abzuspeichern. Es wäre so einfach, mit dieser auch auf der "Akte mobil" zu arbeiten.

Mit Fenster meine ich die Dokumentenliste. Es wäre hilfreich, wenn es in seiner Größe veränderbar wäre (so dass zeitweise der ganze Dokumentenname lesbar wäre).

In der jetzigen Form der mobilen Akte können wir die Skeptiker in unserer Kanzlei kaum von der papierlosen Akte überzeugen; welchen Aufwand ein Zwitterdasein in der Aktenverwaltung mit sich bringt, kann ich DATEV gerne näher erläutern, sofern Interesse besteht.

Möglicherweise laufen die Planungen von DATEV mittelfristig darauf hinaus, bei Terminen über einen Onlinezugang auf die Akte zugreifen zu können. Da möchte ich zu bedenken geben, dass es noch Jahre dauern wird, bis in jeder Ecke Deutschlands ein zuverlässiges Internet verfügbar ist . Wir benötigen jedoch jetzt eine gute Lösung, damit eine Akte ohne Papier zuverlässig "funktioniert".

Können Sie "eine Ablagestruktur in Akte mobil bereitstellen" mal auf die Wunschliste nehmen?

Viele Grüße

Jutta Schäuble

DATEV-Mitarbeiter
Silvia_Kubisch
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Frau Schäuble,

ich habe Ihre Fragen zur Beantwortung an unseren Entwickler weitergegeben. Ich kopiere Ihnen seine Stellungnahme hier einfach mal hinein:

Ich habe mal in alten Chats hier nachgelesen: die "Akte mobil" bzw. der Wunsch der Kanzleien an DATEV, eine einfach zu handhabende Möglichkeit zu schaffen, Akten digital zu Gericht mitzunehmen, ist ja schon seit JAHREN aktuell. Vor diesem Hintergrund ist es schon etwas sehr dürftig, was mit der "Akte mobil" nun auf den Markt gebracht wurde.

Antwort:

"Akte mobil" entspricht einem Anwendungsszenario, welches darauf beruht, Text für eine i.d.R. einmalige Einsichtnahme und Orientierung auf einem elektronischen Device offline zu nutzen, um dadurch in bestimmten Situationen anlassbedingt auf Ausführungen von Gesprächspartnern oder Parteien reagieren zu können. Dies haben umfangreiche Kundenbefragungen als Ziel der Akte Mobil ergeben. Das zum Zeitpunkt der Befragung nahezu alleinige und entscheidende Kriterium dafür (also "Für die Schaffung einer Reaktionsmöglichkeit auf eine Replik in einer offline-Situation ohne haptischen Zugriff auf analoge Akten") war die Möglichkeit, nach Begriffen zu suchen. Gleichzeitig wurde der benötigte Umfang auch auf "das Notwendigste" reduziert, um Übersichtlichkeit und Geschwindigkeit auch auf kleinen Devices sicherzustellen.

Daraus resultierte der erste Umsetzungsauftrag. Erwartungsgemäß zeigt der tägliche Einsatz der App aber, dass möglicherweise Erweiterungen notwendig sein könnten. Als Fachentwickler bin ich aber der Ansicht, dass sich viele dieser Anforderungen aber in eine ganz andere Bedieneroberfläche und Grundfunktionalität entwickeln, als es die App vorgesehen hat.

Zu den Sortierfunktionen:

Leider scheinen die geplanten Maßnahmen unserem Bedarf nicht gerecht zu werden:

- wir arbeiten (aus gutem Grund) nicht mit dem Dateinamen, sondern der Beschreibung;

- das Feld Datum ist für uns ebenfalls irrelevant, wir arbeiten mit dem Erstelldatum (so lassen sich beispielsweise Dokumente von Mandanten einfach sortieren)

- Dokumentennummer ist o.k., quasi "besser als nichts".

Antwort:

Der Dateiname entspricht der von Ihnen verwendeten Beschreibung, nur das er zusätzlich den Dateityp enthält (z. B. *.pdf, *.msg, *docx). Die Sortierung wäre also dieselbe wie nach der Beschreibung.

Warum ist es nicht möglich, die Ablagestruktur aus DATEV Arbeitsplatz zu übernehmen? Wir geben uns dort große Mühe, die Dateien korrekt abzuspeichern. Es wäre so einfach, mit dieser auch auf der "Akte mobil" zu arbeiten.

Antwort:

Diese Übernahme würde einer 1:1 Abbildung der Arbeitsoberfläche aus der OnPremise Anwendung auf einer App in Bezug auf die Dokumente entsprechen. Dies war nicht Inhalt der o.g. Zielanforderung der App im ersten Entwurf. Dort ging es um sehr selektiv in Menge und Inhalt ausgewählte Dokumente für den aktuellen Termin. Die Fachentwicklung sieht in diesem Wunsch eher eine völlig neue Bedieneroberfläche für Apps im Umgang mit der Bearbeitung von Dokumenten. Und das dann auch eher auf Surface und MacBook Geräten - weniger auf den eigentlichen mobilen Devices. Dieser Wunsch wird daher im aktuellen Build der App nicht umsetzbar sein.

Mit Fenster meine ich die Dokumentenliste. Es wäre hilfreich, wenn es in seiner Größe veränderbar wäre (so dass zeitweise der ganze Dokumentenname lesbar wäre).

Antwort:

Diese Einschätzung teilt die Entwicklung. Allerdings gibt uns das von uns verwendete Tool zur Darstellung der Dokumente auf der App bestimmte Grenzen vor. Hier sind wir bereits im Gespräch mit dem Hersteller.

In der jetzigen Form der mobilen Akte können wir die Skeptiker in unserer Kanzlei kaum von der papierlosen Akte überzeugen; welchen Aufwand ein Zwitterdasein in der Aktenverwaltung mit sich bringt, kann ich DATEV gerne näher erläutern, sofern Interesse besteht.

Antwort:

Das Interesse besteht sogar sehr. Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem Programmservice DATEV Anwalt auf und teilen Sie unter Hinweis auf diesen Thread in der Community zu Anwalt Akte mobil mit, dass der Kontakt Sie an die Fachentwicklung von DATEV Anwalt/Akte Mobil weitergeleitet wird.

Möglicherweise laufen die Planungen von DATEV mittelfristig darauf hinaus, bei Terminen über einen Onlinezugang auf die Akte zugreifen zu können. Da möchte ich zu bedenken geben, dass es noch Jahre dauern wird, bis in jeder Ecke Deutschlands ein zuverlässiges Internet verfügbar ist . Wir benötigen jedoch jetzt eine gute Lösung, damit eine Akte ohne Papier zuverlässig "funktioniert".

Antwort:

Aus diesem Grund sollte die Aktualisierung der App mit den benötigten Dokumenten im online-Kanzleiumfeld stattfinden. Aus eigener Erfahrung kann ich allerdings berichten, dass die Breitband-und Funkversorgung auch bei Gerichten im eher ländlichen Raum immer besser - wenn auch noch nicht abschließend zufriedenstellend - wird. Stabile VPN-Verbindungen könnten also vor allem bei Gerichten sehr bald sichergestellt sein.

Können Sie "eine Ablagestruktur in Akte mobil bereitstellen" mal auf die Wunschliste nehmen?

Antwort:

Der Wunsch ist wie gesagt bekannt, wird aber - auch aus wirtschaftlichen Gründen - mittelfristig nicht zur Umsetzung kommen können. Wenn das eine wesentliche Anforderung bleibt, müssen wir uns gemeinsam andere Darstellungsformen überlegen, z.B. der offline DATEV - Arbeitsplatz analog zu dem Vorgehen, wie es z.B.Windows-Outlook vornimmt.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Freundliche Grüße
Silvia Kubisch
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juschäuble
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Hallo Frau Kubisch,

vielen Dank für die schnelle Antwort, auch von Entwicklerseite!

Ich möchte den Dialog gerne fortführen und habe entsprechend Ihrem Muster meine Anmerkungen hier eingefügt:

"Akte mobil"   entspricht einem Anwendungsszenario, welches darauf beruht, Text für eine
  i.d.R. einmalige Einsichtnahme und Orientierung auf einem elektronischen
  Device offline zu nutzen, um dadurch in bestimmten Situationen anlassbedingt
  auf Ausführungen von Gesprächspartnern oder Parteien reagieren zu können.
  Dies haben umfangreiche Kundenbefragungen als Ziel der Akte Mobil ergeben.
  Das zum Zeitpunkt der Befragung nahezu alleinige und entscheidende Kriterium
  dafür (also "Für die Schaffung einer Reaktionsmöglichkeit auf eine
  Replik in einer offline-Situation ohne haptischen Zugriff auf analoge
  Akten") war die Möglichkeit, nach Begriffen zu suchen. Gleichzeitig
  wurde der benötigte Umfang auch auf "das Notwendigste" reduziert,
  um Übersichtlichkeit und Geschwindigkeit auch auf kleinen Devices
  sicherzustellen.

Daraus resultierte der erste
  Umsetzungsauftrag. Erwartungsgemäß zeigt der tägliche Einsatz der App aber,
  dass möglicherweise Erweiterungen notwendig sein könnten. Als Fachentwickler
  bin ich aber der Ansicht, dass sich viele dieser Anforderungen aber in eine
  ganz andere Bedieneroberfläche und Grundfunktionalität entwickeln, als es die
  App vorgesehen hat.

Antwort:

Dieser von Ihnen dargelegte ursprüngliche Gedanke zur Akte mobil war mir natürlich nicht bekannt. Allein  aus der Notwendigkeit und der Bezeichnung „Akte mobil“ habe ich bzw. haben wir hergeleitet, dass es sich um eine Anwendung handelt, mit der man E-Akten
  transportieren und nutzen kann.

Wahrscheinlich hat die Zeit die Dinge, sprich die Anforderungen überholt. Ihre Vermutung, dass  möglicherweise Erweiterungen notwendig sein könnten, können wir nur
  bestätigen.

An dieser Stelle möchte ich passenderweise  auf einen Fachbeitrag von Herrn RA Todesco im gerade erschienenen „Anwalt   aktuell – Informationen für die juristische Praxis“ 02/2019, verweisen. Auch  er verwendet die App, um „vor Gericht ohne Papierakte auftreten zu können“.  Allerdings spricht er auch davon, dass die  Funktionen von DATEV Anwalt Akte mobil bei ihm die Papierakte ersetzen. Das mag bei Akten mit überschaubarem Inhalt funktionieren, aber sobald die Akte umfangreicher wird, ist die Grenze der Überschaubarkeit in der Akte mobil schnell überschritten.

Wir benötigen dringend eine - eben gerade auch für umfangreichere Akten - taugliche Variante der „Akte mobil“, um konsequent den Schritt in die digitale Akte weitergehen zu können.

Diese Akte mobil bedarf

  • einer übersichtlichen Struktur oder
  • die Möglichkeit, eine eigene Sortierung herzustellen, 
  • Möglichkeit,  die Beschreibung der Dateien zu lesen in der Übersicht,
  • die Option, Schreiben schon in der Übersicht zu markieren
  • unkompliziertere  Rücksicherung der geänderten Dateien, neu erstellten Dateien (nicht per  E-Mail, sondern wiederum per WLAN)


Diese Übernahme würde  einer 1:1 Abbildung der Arbeitsoberfläche aus der OnPremise Anwendung auf   einer App in Bezug auf die Dokumente entsprechen. Dies war nicht Inhalt der  o.g. Zielanforderung der App im ersten Entwurf. Dort ging es um sehr selektiv
  in Menge und Inhalt ausgewählte Dokumente für den aktuellen Termin. Die
  Fachentwicklung sieht in diesem Wunsch eher eine völlig neue
  Bedieneroberfläche für Apps im Umgang mit der Bearbeitung von Dokumenten. Und
  das dann auch eher auf Surface und MacBook Geräten - weniger auf den
  eigentlichen mobilen Devices. Dieser Wunsch wird daher im aktuellen Build der
  App nicht umsetzbar sein.

Antwort:

Das ist mehr als bedauerlich.
  Wir haben im Hinblick auf die Akte mobil zwei iPads angeschafft, die, wie Sie
  sicher nachvollziehen können, nicht gerade mit Mitteln aus der Portokasse erstanden
  werden können. Wir haben dies im guten Vertrauen auf die Nutzungsmöglichkeit in
  Gerichtsterminen gemacht. Ich verweise hierzu auf ein Anwendertreffen in
  Freiburg (22.11.2018), in dem gerade das iPad und die „Akte mobil“ als geeignetes mobiles  Device angepriesen worden war.  

Das Interesse besteht sogar sehr.   Bitte nehmen Sie Kontakt mit dem Programmservice DATEV Anwalt auf und teilen

  Sie unter Hinweis auf diesen Thread in der Community zu Anwalt Akte mobil

  mit, dass der Kontakt Sie an die Fachentwicklung von DATEV Anwalt/Akte Mobil

  weitergeleitet wird.

Antwort: ok, werde ich tun.

Aus diesem Grund sollte  die Aktualisierung der App mit den benötigten Dokumenten im online-Kanzleiumfeld stattfinden. Aus eigener Erfahrung kann ich allerdings berichten, dass die  Breitband-und Funkversorgung auch bei Gerichten im eher ländlichen Raum immer  besser - wenn auch noch nicht abschließend zufriedenstellend - wird. Stabile
  VPN-Verbindungen könnten also vor allem bei Gerichten sehr bald
  sichergestellt sein.

Antwort

Eine Nachfrage beim hiesigen Landgericht (Freiburg) ergab, dass bislang kein WLAN angeboten wird, keines im Gespräch ist, noch nicht einmal gerüchteweise. Wenn also noch nicht einmal das Landgericht  in einer mittelgroßen Stadt hier Standards setzt, bin ich im Hinblick auf die Situation im ländlichen Raum mehr als skeptisch, was eine baldige
  Breitbandversorgung anbelangt.

D.h. es bedarf auf jeden Fall noch einer guten alternativen offline Lösung, sollte die App nicht  ausreichend angepasst werden können.

Mit besten Grüßen

Jutta Schäuble

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letzte Antwort am 23.10.2019 15:56:04 von juschäuble
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