Serienbrief als PDF erstellen - Optimales Vorgehen?

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Situation:

Wir erstellen Rundschreiben, die an verschiedene Mandanten gehen, mit personalisierter Adresse. Diese möchten wir als PDFs erstellen, die meisten gehen als solche per Emails raus, eine Handvoll wird gedruckt und als Papier geschickt.

Gegenwärtiges Vorgehen:

Die Word-Datei mit dem Schreiben wird mit Kanzleikopf und Adressplatzhaltern befüllt und in die Dokumentenvorlage importiert. Per "Serienbrief erstellen" werden die Word-Dokumente für die entsprechenden Mandanten individualisiert erzeugt. Anschließend wird das Druckersymbol ausgewählt und als Drucker der SKYPDF Drucker ausgewählt und so die Schreiben als PDFs ausgegeben.

Problem:

Das ganze funktioniert soweit befriedigend, die ersten 10 PDFs werden aber nicht ausgegeben, Fehlermeldung "Kann Datei nicht finden" und müssen nachträglich manuell erstellt werden. Auch muss für jede PDF einzeln der Speicherort gewählt werden gleichwohl diese alle in ein Verzeichnis kommen und jede Datei muss manuell umbenannt werden von "<Fortlaufende Nummer> - <Mandantennummer>" zu "<Mandantenname> - <Titel>".

Frage:

Gibt es für unser Probleme Lösungen und/oder ein grundsätzlich besseres Vorgehen?

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Hallo Herr Mayer,

für Ihren Zweck können Sie mit zwei Zielgruppen-Selektionen arbeiten. Damit kann einmal direkt aus dem Seriendruck-Programm je Mandant eine E-Mail mit dem entsprechenden Anhang erzeugt werden und mit einem zweiten Durchgang die Papier-Ausdrucke erzeugt werden. Die Beschreibung finden Sie im Info-DB-Dokument 1070353. Sie ersparen sich damit die manuelle Erzeugung der einzelnen Emails und dem aufwändigen Zusortieren des richtigen Anschreibens.

Schönes Wochenende!
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Guten Morgen Herr Mayer,

wir nutzen dafür das Programm "Kanzleinachrichten pro".

Nur als Hinweis. Zumindest klappt die Erstellung von Dokumenten/Emails dort reibungslos (Einschränkungen gibt es da auch).

MfG

A. Hofmeister