EO comfort / ein kostenloser Gedächtnistrainer und Ergotherapeut

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Ausgangssituation:

Ein Mitarbeiter hat eine Rechnung vorbereitet und ich möchte mir diese nun anschauen und freigeben.

Comfort-Lösung von DATEV:

• Man öffne den Auftrag (1. Klick)
• Drücke den Button: „Fakturierung starten“ (2. Klick)
• Man drücke den Button: „Druckvorschau Rechnungsvorschlag“ (3. Klick)
• Man drücke den Button „Deckblatt“ (4. Klick) (es öffnet sich eine zweite Word-Datei)
• Möchte man wieder auf die eigentliche Rechnungsseite, drückt man Button „Hauptdokument“ (5. Klick)
• Nun stellt man manchmal leider fest (wir sind nur Menschen), dass der Mitarbeiter im Rechnungstext einen Fehler gemacht hat. Da wir zwei Monitore haben und anscheinend der DATEV-Programmierer nur mit einem Monitor arbeitet, merkt sich leider das Programm nicht, dass die Rechnungsvorschau (Word) immer rechts (der Auftrag ist bei mir immer links) aufgehen soll. Wir haben daher ein Programm (UltraMon) gekauft mit dem man mit einem Klick (hier der 6.) Word auf die rechte Monitorseite verschieben kann.
• Dann muss man noch das Fenster „Fakturierung“ ablegen (7. Klick)
• Zum Arbeitsblatt „Vergütung“ wechseln (8. Klick)
• Zur Detailansicht wechseln (9. Klick)
• Den Rechnungstext anklicken (10. Klick). Um dann folgende Fehlermeldung zu erhalten:

• Die Fehlermeldung ist völlig „inhaltslos“, da ich selbst der Anwender „Ralf Blum“ bin und auch nicht mit „konkurrierenden Programmfunktionen“ (was auch immer das sein soll) zeitgleich in mehreren WTS-Sitzungen arbeite, sondern ich möchte nur den Fehler den ich eben auf der Rechnung gesehen habe, korrigieren. Der richtige Fehlertext wäre eigentlich:

"Lieber DATEV-Anwender eine Ansicht der Rechnung und eine Korrektur am Auftrag zeitgleich ist leider bei dem jetzigen Entwicklungsstand von EO comfort ausgeschlossen. Bitte schließen Sie alle Word-Fenster der Rechnungsvorschau und auch das Fenster Fakturierung. Dann können Sie gemütlich weiterarbeiten."

• Also wieder zu Word (Hauptdokument) wechseln (11. Klick) und Word schließen (12. Klick)
• Zur zweiten geöffneten Word-Datei wechseln (13. Klick) und Word schließen (14. Klick)
• Zur Fakturierung wechseln (15. Klick) und die Fakturierung schließen (16. Klick).
• Nun habe ich die Möglichkeit den Rechnungstext zu ändern (17. Klick)
• In der Zwischenzeit haben wir natürlich dazugelernt und können uns Klick 6 - 7, 11, 13 und 15 sparen, in dem wir Word und die
  Fakturierung sofort schließen.

EO comfort ist somit ein ausgezeichneter Gedächtnistrainer, da wir oft umfangreiche Rechnungen mit umfangreichen Texten haben, muss ich mir meine Korrekturwünsche inkl. der betreffenden Rechnungsposition merken, um später im Auftrag in der Arbeitsmappe „Vergütung“ die richtigen Änderungen vornehmen zu können. Und wegen der vielen Klicks (17 an der Zahl – wenn man ein gutes Gedächtnis schon hat und obigen Weg nur einmal durchlaufen muss) ist EO comfort auch ein sehr interessantes Programm für Ergotherapeuten, die den linken Zeigefinger der rechten Hand therapieren müssen.

Konkrete Verbesserungsvorschläge:

• Das Kombinieren von Aufträgen zu einer Rechnung muss im Auftrag möglich sein und nicht erst im Fenster „Fakturierung“ (Fenster Fakturierung muss entfallen, dortige Einstellungen müssen in den Auftrag)
• Mit dem Button „Rechnungsvorschau“ muss sofort eine einzige Word-Datei aufgehen, in dem Deckblatt und Hauptdokument dargestellt werden.
• EOC sollte COMFORT sein und das Word-Fenster (bei Mehrmonitorsystem) immer auf dem Monitor öffnen, auf dem der Auftrag nicht geöffnet ist oder sich zumindest die letzte Einstellung merken.
• Änderungen am Auftrag müssen auch möglich sein, wenn die Word Rechnungsvorschau geöffnet ist.

Dadurch könnten obige 17 unnötige und umständliche Klicks durch lediglich 3-5 komfortable Klicks ersetzt werden.

Dann wäre der Name EO comfort evtl. gerechtfertigt.

Bei uns in der Kanzlei wären dass dann bei mir ca. 10.000 gesparte Klicks im Jahr. Da der Mitarbeiter, der die Rechnungen vorbereitet das gleiche Problem hat und ggf. Kollegen die sich die Rechnung auch anschauen, da wir oft im Team arbeiten, kommt ein gigantisches Geklicke über das Jahr zustande.

Ralf Blum

ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde

[#2]

Herr Blum, in Ihren freitäglichen Kolumnen erkenne ich uns vor 15 Jahren wieder. Und da sah es noch wesentlich übler aus. Mein Anwenderwunsch ist, dass wir am liebsten zurück zu EO classic wechseln würden. Die Datenmigration zurück ermöglicht DATEV nur leider nicht...

Ich kann Ihnen nur den Tipp geben, Ihre eigenen Prozesse zu hinterfragen. Sonst werden Sie bei EO comfort auf Dauer wahnsinnig...

Konkret an dieser Stelle wollen Sie folgendes erreichen: Sie möchten die Rechnung kontrollieren, bevor sie fakturiert wird. Dafür ist die Fakturierung, die letztlich eines der zahlreichen Relikte des alten EO comforts ist (Pro-Umstellung ist nie passiert), aus meiner Sicht nur bedingt geeignet; auch wenn Sie der einzige Ort ist, um die Optik zu kontrollieren. Die Fakturierung ist letztlich nur noch das Tool, das Word "hijackt" und mit Daten füttert, um schließlich die Rechnung abzulegen, drucken zu lassen (mit der ebenfalls noch grausigen Drucksteuerung aus finsterster Vergangenheit). Da währenddessen sichergestellt sein muss, dass niemand anders die Daten ändert (Konsistenz gewährleisten), hagelt es Sperren. Verständlich, aber natürlich für einen normalen Menschen absolut unkomfortabel.

Arbeiten Sie zur inhaltlichen Kontrolle lieber mit den Aufträgen selbst. Dort bietet sich im Ordner Abrechnung der Reiter Vergütung an. Nutzen Sie die Detailansicht. Alle fettgedruckten Gebührenpositionen enthalten von den Mitarbeitern kalkulierte Werte. Die können Sie zielgerichtet bspw. mit den Pfeiltasten durchlaufen und dabei den Rechnungstext kontrollieren. Alles gut? Dann zurück in die Listenansicht und oben positionsübergreifend unter Vergütung im Pulldown die Rechnungsfreigabe erteilen. Überlassen Sie den Druck einer zentralen Stelle im Büro. Über Filter können die sich automatisch die freigegebenen Rechnungen drucken lassen. Geht es nur um die zahlenmäßige Kontrolle der Aufträge, sind entweder Visualisierungen direkt im Arbeitsplatz (Gebühren, Aufwand etc. direkt in den Übersichten einblenden) oder im Auftrag im Ordner Nachbetrachtung der Plan-/Istvergleich sinnvoll.

Es schadet natürlich auch nicht, interne Abläufe so zu gestalten, dass man individuelle Texte möglichst beschränkt auf bestimmte Gebührenpositionen. Das spart eine Menge Fehler. Und last but not least: bevor man sich totkontrolliert, macht es in Einzelfällen vielleicht auch Sinn, lieber ein bisschen Mut zur Lücke (zum Tippfehler) zu haben und beim Auftreten eines solchen einfach die gedruckte Rechnung zu stornieren und dann den Auftrag zu korrigieren.

Es gibt 1000 Möglichkeiten.

Eine wirkliche Verbesserung kann es erst geben, wenn DATEV mit Hijacken von Word aufhört und die Rechnung mit eigenen Werkzeugen schreibt (mit Interesse sehe ich in Kanzlei-Rechnungswesen im Mahnwesen, dass die ersten Gehversuche dort unternommen werden). Ein Traum wäre bspw. in einer performant aus dem Auftrag aufzurufenden Seitenansicht der komplett gelayouteten Rechnung direkt die Rechnungstexte etc. anpassen zu können, um dann banal auf drucken zu klicken. Der Alptraum der Entwickler, eigentlich eine Selbstverständlichkeit für den Nutzer. Sie haben - Netiquette oder nicht - recht damit, dass viele Dinge mit "comfort" nicht viel zu tun haben.

EO comfort ist leider das Paradebeispiel für ein Anwendungsmonster, wo viel zu viel Klein-Klein im Unterbauch (zig Tabellen in Datenbanken) viel zu wenig miteinander verknüpft wird und wo zig Anwendungen und Module daran arbeiten, die normale Arbeit zu bewerkstelligen. Es fehlt der rote Faden (von mir aus auch grün, wenn es hilft) und der eine Guss - dass "Prozesse" in der Kanzlei vielleicht nicht optimal sind, ist oft nur die halbe Wahrheit.  Es ist schon viel besser geworden, aber noch lange nicht gut...