SmartTransfer - Rollenkonzept

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Hallo zusammen,

auch wir haben seit einiger Zeit SmartTransfer in Verwendung und aktuell stehen wir noch vor einigen Schwierigkeiten bezüglich des Portals.

Vielleicht kann mir der ein oder andere mit Tipps und Tricks weiterhelfen.

4-Augen-Prinzip wird nicht gewährleistet

Aktuell kann jeder User im SmartTransfer eine Rechnung direkt freigeben, ohne dass ein 4-Augen-Prinzip erfolgen muss. Dies kann er, indem er im PEP die einzelnen Stufen (sachliche, fachliche, rechnerische Prüfung) durchklickt. Nach mehrmaligem Nachfragen bei meinem DATEV-Ansprechpartner wurde mir mitgeteilt, dass die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips nicht durch SmartTransfer unterstütz wird und wir auf die Zuverlässigkeit der Anwender verlassen müssen. Heißt für mich, um diesen Prozess abzubilden müsste man ein weiteres Programm vor dem SmartTransfer einführen, was für mich ehrlich gesagt nicht verständlich ist. Wie macht ihr das?

Rollenkonzept

Leider ist das Rollenkonzept im Tool nicht optimal und hat auf jeden Fall verbesserungsbedarf. So wird DATEV im Online-Handbuch mit der Kombination von Gruppen und Benutzerberechtigung, leider ist dies im System aber nicht abbildbar.

Ganz konkret spreche ich von folgendem Fall:

Mehrere Mitarbeiter sind einer Gruppe "Rechnungswesen" zugeordnet. Sie besitzen die Rolle Sachbearbeiter 1. Nach DATEV sollen sie:

"Sieht alle Dokumente, die der Gruppe zugeordnet sind oder das Benutzerkennzeichen tragen oder durch direkte Zuweisung dem Benutzer zugeordnet wurden. Sieht Dokumente nicht, die keiner Gruppe zugeordnet sind und kein Benutzerkennzeichen tragen. Sieht Dokumente nicht, die einer anderen Gruppe zugeordnet sind. Kann alle sichtbaren Dokumente mit den in der Toolbar verfügbaren Funktionen bearbeiten." (Handbuch unter Rollenkonzept)

Leider ist dem nicht so. Die Nutzen sehen zwar die Rechnungen, können diese aber nicht freigeben. Der Prozess stoppt. Auch hier habe ich von meinem DATEV-Ansprechpartner erfahren, dass dieses Problem bekannt sei. Man würde sich wohl darum kümmern, wenn die Priorität für diese Problematik  steigt (sprich, je mehr User sich darüber beschweren, je schneller wird das Problem angegangen). Nutzt ihr auch diese Gruppenzuordnungen oder weist ihr Rechnungen nur direkt Usern zu? Wie macht ihr es bei Abwesenheit von Mitarbeitern (man weiß ja nicht immer, ob ein Mitarbeiter da ist oder nicht?

Ich finde das sehr schade, das scheinbar einfache Dinge und Möglichkeiten, die ja sogar im Handbuch angepriesen werden, nicht funktionieren.

Auch dass sich das System nach der letzten Datenerfassung einfach aufhängt und die Seite neu geladen werden muss spricht nicht wirklich für das Portal...

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Nach mehrmaligem Nachfragen bei meinem DATEV-Ansprechpartner wurde mir mitgeteilt, dass die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips nicht durch SmartTransfer unterstütz wird und wir auf die Zuverlässigkeit der Anwender verlassen müssen.

Entschuldigung, wenn ich das so formuliere aber das ist großer Schwachsinn. Das kann man alles in SmartTransfer einstellen, dass genau das 4-Augen-Prinzip eingehalten werden kann, bzw. dass der Einkäufer abhakt: sachlich und preislich okay, die FiBu hakt ab: gebucht und ganz am Ende kann die letzte Person die Zahlung freigeben.

Die Einrichtung ist leider nicht ganz einfach und selbst ich als EDV'ler hab' es nicht verstanden, welche Rollen, was genau tun und welche für bestimmte Dinge obligatorisch sind und welche einfach immer ein Muss sind. Da kann die DATEV aber gut weiterhelfen.

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Danke für Deine schnelle Antwort!

Es ist erstaunlich, was alles geht, wenn zuvor der DATEV-Ansprechpartner mit großer Sicherheit gesagt hat, dass dies überhaupt nicht möglich sei.

Werde auf jeden Fall nachfragen (vielleicht bei einem anderen Ansprechpartner der vielleicht etwas mehr Erfahrungen mit dem Portal hat).

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Werde auf jeden Fall nachfragen

Ich würde tatsächlich gleich die DATEV kontaktieren bzw. deren SmartTransfer Abteilung. Wenn ich mich nicht irre, sind die gefühlt etwas "ausgekoppelt" und haben etwas mehr Freiheiten als der normale Service, der ggf. mit Info-DB Nummern antwortet. Dann haben Sie direkt bei DATEV 1 Ansprechpartner und können so immer nachfragen, wenn etwas noch unklar ist, da die DATEV dann genau Ihr Szenario kennt, wie es bei Ihnen eingerichtet ist und welche Prozesse digital abgebildet werden sollen. Dass die DATEV vielleicht nicht die günstigste Lösung ist ...

Aber wenn man gleich zu BMW fährt ist auch immer alles in bester Ordnung. Im Gegensatz zu freien Werkstätten . So zumindest meine Erfahrung.

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Das stimmt! Allerdings haben wir bereits einen Ansprechpartner direkt vom Team SmartTransfer...

Vielleicht können Sie mir bei einem anderen Punkt noch weiterhelfen zum Thema Mahnwesen.

Habe ich im Portal die Möglichkeit das irgendwo spezifisch für die einzelnen Kunden einzustellen? Und richtet sich das Mahnwesen nach dem Datum des Uploads oder des Rechnungsdatums. (Wir laden im Monat Rechnungen hoch mit RE-Datum 15.XX.2019 und versenden alle auch erst zum 15. eines jeweiligen Monats.)

Danke!

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Habe ich im Portal die Möglichkeit das irgendwo spezifisch für die einzelnen Kunden einzustellen?

Da bin ich überfragt, da ich es nie aktiv genutzt habe sondern nur unterstützend bei der Einrichtung mit der DATEV dabei war. Wir haben es auch nur für die Eingangsrechnungen genutzt, damit wir hier einen digitalen Prozess ermöglichen. Mahnwesen war da dann nicht nötig bzw. wenn, wurden wir ja angemahnt.

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Gerade nochmal im Team SmartTransfer nachgefragt. Das 4-Augen-Prinzip kann aktuell nicht eingestellt werden. Jeder User kann jede Rechnung selbstständig freigeben...

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Hallo Lui1602,

vielen Dank für Ihren Beitrag. Gerne werde ich versuchen Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen weiterzuhelfen.

4-Augen-Prinzip wird nicht gewährleistet

In DATEV SmartTransfer können Belege mit dem Papier-Ersatz-Prozess (PEP) geprüft und freigegeben werden. Es handelt sich hierbei keineswegs um ein Workflow-System, welches einzelne Nutzer daran hindert Belege anhand bestimmter Kriterien freizugeben. Der PEP bildet vielmehr die digitale Darstellung des Prüf- und Freigabeprozesses eingehender Dokumente ab: Er ersetzt das herkömmliche Weiterreichen von Dokumenten in physischer Form. Genau wie bei physischen Belegen ist es in DATEV SmartTransfer dem Verantwortlichen möglich den Beleg ohne einen Prüf- oder Freigabeschritt zum Buchen weiterzureichen. Auch bei physischen Belegen werden die Freigaben vor dem Buchen kontrolliert – dies sollte auch bei Belegen, die durch den PEP geprüft und freigegeben wurden, der Fall sein. Aus diesem Grund gibt es das Prüfprotokoll, in dem die Prüf- und Freigabeschritte, Bemerkungen, Verantwortlichkeiten und Zeitstempel dokumentiert und einsehbar sind. Bei der Durchführung des PEPs durch verschiedene Anwender ist das 4-Augen-Prinzip gewährleistet.

Wir arbeiten kontinuierlich daran das Portal weiter zu entwickeln, zu verbessern und auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden einzugehen. Daher bieten wir Ihnen gerne an, sich nochmals mit uns in Verbindung zu setzen, sodass wir gemeinsam eine Lösung für Ihre Problematik mit dem Rollenkonzept finden können, mit der Sie zufrieden sind.

Gerne erreichen Sie uns telefonisch unter 0911 / 319 - 35552 oder per E-Mail unter SmartTransfer-Vertrieb@service.datev.de.

[#9 · Accepted solution]

Wir haben im Prinzip genau das gleiche Problem und auch die Antwort bekommen, dass es nicht machbar ist.

In unserem Fall ist es so, dass das Sekretariat scannt, bzw. die Mails an den Eingangskorb weiterleitet und dann die Datenerfassung vornimmt. Nach der Datenerfassung wird der Beleg dann an den Niederlassungsleiter weitergeben, der den Beleg  für die Buchführung freigeben soll.

Das Problem ist, dass derjenige der die Daten erfassen soll, die Rechnung bei der Weiterleitung an denjenigen, der die Rechnung eigentlich freigeben soll, bei diesem Arbeitsschritt auch gleich freigeben kann.

Das scannen und die Datenerfassung bezeichne ich jetzt mal als niedere Tätigkeit, die man gerne auch mal einem Azubi oder Praktikanten aufs Auge drückt. Dass man das untere Glied der Kette, damit es die Datenerfassung vornehmen kann, von den Berechtigungsrollen so ausstatten muss, dass es auch gleich die Rechnung freigeben kann ist wohl eine Logik die nur die DATEV versteht. Da wurde an der Praxis völlig vorbeiprogrammiert. Zumal das auch mal leicht versehentlich passieren kann.

Habe das Problem bereits an die Fachabteilung von Smarttransfer weitergegeben, denke aber nicht, dass das Problem angegangen wird, da ich auch nur als Antwort bekommen habe, dass Smarttransfer für einen solchen Freigabe-Prozess nicht vorgesehen ist. Witzigerweise wurde es uns aber genau dafür empfohlen. Ich frage mich aber ohnehin welche Daseinsberechtigung Smarttransfer noch hat wenn sich mal ein einheitliches Rechnungsformat etabliert hat (Stichwort XRechnung) und einen ordentlichen Prüf und Freigabeprozess nicht unterstützt....

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Hallo Herr Wallrapp,

dass der SmartTransfer lediglich eine Digitalisierung abbildet, ohne einen weiteren Mehrwert für ein ordentliches Prüf- und Freigabeprozess zu unterstützen, war uns ehrlich gesagt leider bei der Anschaffung des Portals nicht bewusst. Sonst hätte man sich sicher für eine andere Alternative entschieden.. aber wie dem auch sei... vielleicht werden auch diese Wünsche und Anforderungen in naher Zukunft berücksichtigt.

Bei dem Thema Rollenkonzept würde mir vorerst ausreichen, wenn die dargestellte Problematik mit Gruppen und Berechtigungsrollen analog zu ihrem Online-Handbuch funktionieren würde. Falls Sie hierzu weitere Fragen haben, können sich mich gerne privat kontaktieren.

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Hallo Herr Schmidt,

gerne schauen wir uns das Rollenkonzept in Ihrem spezifischen Falle gemeinsam nochmals an. Ich bin mir sicher, dass wir hier eine passende Lösung für Sie finden können.

Gerne können Sie mich dafür per Nachricht, telefonisch unter 0911 / 319 - 35552 oder per E-Mail unter SmartTransfer-Vertrieb@service.datev.de kontaktieren.

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Hallo Herr Bohle,

​zu der Frage von lui1602 vom 16.08.19  gibt es für den Versand von Dokumenten eine positive Antwort im smartransfer portal

-​Habe ich im Portal die Möglichkeit das irgendwo spezifisch für die einzelnen Kunden einzustellen? Und richtet sich das Mahnwesen nach dem Datum des Uploads oder des Rechnungsdatums. (Wir laden im Monat Rechnungen hoch mit RE-Datum 15.XX.2019 und versenden alle auch erst zum 15. eines jeweiligen Monats.)

​- Die Lösung heißt Rule47 im account des Versenders

​zu finden unter Einstellungen | ​Zeitgesteuerte Aufträge

​Auftrag 47 steuert die Freigabe von Ausgangskorbdokumenten, vergleichbar mit Regel 27 (Freigaberegel), aber als zeitgesteuerter Auftrag (Task). Wird benutzt, um bestimmte gehaltene Dokumente zu verzögern, um sie erst zum konfigurierten Zeitpunkt für den Versand freizugeben. Fügen Sie Geschäftspartner hinzu, indem Sie die entsprechende Teilnehmer-ID oder mindestens die ersten 3 Zeichen des Firmennames eingeben. Bitte beachten Sie, dass die Combobox auf 10 Vorschläge limitiert ist.

​Diese Regel muss durch den Portalsupport für den Kunden hinterlegt und abgestimmt werden.

​Mit besten Grüßen