Mandat mit vertraulicher Adresse

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Wir haben eine Mandantin, die eine absolut vertrauliche Adresse hat, die an niemanden rausgegeben werden darf! Natürlich wird in der Regel auch bei anderen Mandanten aufgrund des Datenschutzes nichts an Dritte rausgegeben, aber in diesem Fall ist es besonders wichtig.

Gibt es eine Möglichkeit der besonderen Kenntlichmachung in der Eigenorganisation? Der Hinweis soll auf den ersten Blick auffallen, ohne erst irgendwas öffnen zu müssen. Wenn wir hinter den Namen "vertraulich" schreiben, gibt es ja das Problem, dass das bei jedem Stammdatenabgleich und jedem angelegten Dokument auftaucht.

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Es gibt einen entsprechenden Versandzusatz, wenn das weiterhilft:

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Bei den Stammdaten könnte ein entsprechendes Merkmal hinterlegt werden, z.B. "VERT". Dieses erscheint dann in der Mandantenübersicht, wenn die Spalte eingeblendet wird (Achtung an alle Nutzer verteilen).

Problematisch ist aber ein aktiver Hinweis an jeder Stelle und in jedem Programm bei der Bearbeitung des Mandats, auch ggf. durch verschiedene Personen.

Eventuell hilft hier nur die generelle Zugriffsbeschränkung auf einen Sachbearbeiter oder den StB (Sperrung aller anderen über die Nutzungskontrolle), somit beschränkt sich der menschliche Fehleraspekt zumindest auf nur eine Person.

Der Mandant könnte für sich auch ein Postfach anlegen, an das alles gesendet werden kann (muss er sich dann halt abholen), dann könnte die GeheimGeheimGeheim-Adresse einfach in den Kanzleidaten gelöscht werden.

Solange diese Adresse in den Daten existiert, besteht im komplexen Kanzleiablauf immer die Möglichkeit, dass diese mal ungewollt verwendet wird.