Da haben Sie recht!
Es erschien mir unnötig, zu erwähnen, dass nur die Adressaten auch gelöscht werden sollten, die keine Beziehungen außerhalb dieses Mandats haben. 
Vielleicht wäre es praktikabel im Assistenten fürs Inaktiv-Setzen, einen Punkt einzufügen, in dem alle mit dem Mandat verknüpften Adressaten angezeigt werden und man per Häkchen diejenigen auswählen kann, die inaktiv gesetzt werden können.
Grüße
Manuela Jachert
Danke für den Tipp, Herr Fehlau!
Allerdings funktioniert das nur, solange man noch keine Adressaten inaktiv gesetzt hat. Denn es werden dort ALLE Adressaten gelistet ohne die Möglichkeit, mir deren Status anzeigen zu lassen. (Ein Schelm, wer jetzt denkt, das hat die DATEV einfach vergessen... )
Wenn es in dieser Liste noch die Spalte gäbe "Adressatenstatus" oder man im Filter die Möglichkeit hätte "Status = aktiv" auszuwählen, wäre diese Liste wirklich super, um in regelmäßigen Abständen die Adressaten mal zu überprüfen! Herr Schmidt: Nehmen Sie das auch mit auf, bitte?
Grüße
Manuela Jachert
Wenn wir schon bei solchen Tipps sind:
Es ist auch hilfreich, sich in der Übersicht "Adressaten" die Spalte "Unverknüpft" anzeigen zu lassen. Ist in der Spalte ein Haken, handelt es sich um einen Adressaten ohne jegliche Beziehung. Auch diese sollte man sich regelmäßig mal angucken und entscheiden, ob man die noch braucht
Grüße
Manuela Jachert
Hallo Manuela,
zunaechst herzlichen Dank fuer die prompte Rueckmeldung.
Mein Plan geht natuerlich schon in die von Dir vorgestellte Richtung. Dennoch bleiben Fragen.
Die Hauptfrage war und ist nach wie vor, kann dies alles im laufenden Betrieb durchgefuehrt werden?
Eine komplette Uebersicht erhaelt man ja bei den Adressaten durch z.B. entsprechende Gruppierung. Da ich externer MA bin und keinen Bezug zu den Stammdaten habe, ist eine solche vorab Zusammenfassung in einer Liste natuerlich sinnvoll, da ich diese weiterreichen muss. Ich kann von meiner Seite aus nicht selbst entscheiden, welche Daten nicht weiter benoetigt werden bzw. wer zusammengefuehrt werden kann. Kann diese Liste exportiert werden oder muss ich das Telefon beim entsprechenden Bearbeiter klingeln lassen und nachfragen? Das wird dann wahrscheinlich in einer Telefonorgie enden! 
Denn auch beim Prueflauf kommt ja frueher oder spaeter die Frage erneut, ob der Adressat, wie nun in der Vorschau dargestellt, verschmolzen werden kann.
Die Gretchenfrage, die sich mir nun stellt, kann das Projekt "Datev Stammdatenbereinigung" von einem externen MA, der keinerlei Bezug zu den Daten hat, ueberhaupt durchgefuehrt werden? Nach unserem letzten Meeting von gestern ist eines klar, den kompletten Ueberblick hat wohl nur der Chef und der hat andere Dinge zu tun, als sich mit der Bereinigung der Stammdaten zu befassen.
MfG Ron
Bezüglich der "Gretchen-Frage" möchte ich noch folgendes ergänzen:
Ich bin auch erst seit 3 Jahren in der Kanzlei und habe dementsprechend auch nicht alle Mandatsstrukturen im Blick.
Ich habe es so gelöst, dass ich bei offensichtlichen Dubletten (gleicher Name, Anschrift, Geburtsdatum) direkt zusammengeführt habe.
Sofern es für mich nicht ersichtlich war, ob es tatsächlich der gleiche Mensch ist (weil z.B. der eine Adressat nur als Name existiert hat), habe ich diese nicht zusammengeführt.
Dadurch hat sich schon ein großer Teil der Dubletten verabschiedet. Die Spezialfälle habe ich dann sortiert nach Sachbearbeiter gelistet (über Excel, da die Zuordnung in DATEV nicht erfolgt) und hab dann tatsächlich die Runde gemacht und mich mit den Mitarbeitern zusammenhingesetzt... Hat im Schnitt pro Kollege 20-30 Minuten gedauert...
Vielleicht hilft das ja weiter 🙂
Zum Thema: Wofür das Ganze?
Wer das Glück hat, dass seine Mandate grundsätzlich keine Bezüge untereinander haben, kann die Adressaten sicherlich ignorieren. Für alle Anderen ist es enorm hilfreich, wenn z.B. die geänderte Steuernummer der natürlichen Person sich auch automatisch in die Gesellschafterdaten seiner x Beteiligungen zieht... Oder wenn sich die Anschrift der natürlichen Person ändert und er z.B. auch die Lohn- oder FiBuauswertungen an die Privatadresse kriegen möchte... Ansonsten muss dies nämlich in jedem Datensatz einzeln geändert werden. Und wer jetzt behauptet, dass das a) korrekt, zeitnah und vollständig in allen vorhandenen Dubletten gemacht wird und b) gleicher Aufwand ist, den bitte ich um Beweise
Grüße
Manuela Jachert
Hallo Ron,
exakt diese Arbeit habe ich Ende letzten Jahres gemacht. Ich fühle also mit dir 🙂
Aus meiner Erfahrung würde ich wie folgt vorgehen:
1. Adressatenliste aufrufen und Spalte "unverknüpft" einblenden lassen. Dann pauschal schon mal alle Adressaten rausschmeißen, die nicht mit einem Mandat (inaktiv oder aktiv) verknüpft sind. (Nach der Beschreibung gehe ich davon aus, dass niemand bei euch die Adressaten außerhalb der Mandate benutzt?)
Liebe Grüße
Manuela
Hallo Manuela,
nachdem mein Remotezugang nun endlich funktionsfaehig eingerichtet ist, kann ich der Theorie die Praxis folgen lassen.
Ich habe mir also zunaechst mal alles anzeigen lassen und komme auf einen Datenbestand von ca. 30.000 wovon 1/3 "unverknuepft" aber "aktiv" sind. Das ist eine ordentliche Menge! Mit "rausschmeissen" ist sicherlich loeschen gemeint, was ich aber von den Benutzereinstellungen her ueberhaupt nicht kann. Weiterhin habe ich vergeblich nach einer Exportfunktion gesucht.
Ich soll hier quasi einen 100m Huerdenlauf mit verbundenen Augen und gefesselten Haenden und Fuessen machen.
Warum benoetige ich diese Funktion?
Ich moechte mit M$ Excel die unverknuepften Adressaten dem kompletten Datenbestand gegenueber stellen und einen Abgleich machen. Dann ziehe ich eine Pivottabelle drueber und gebe diese Auswertung weiter an die Verantwortlichen, die entscheiden muessen, was weg kann und was bleibt.
Da ich, wie schon beschrieben, im Programm nicht einfach schalten und walten kann, habe ich die Frage "Wer nutzt Adressaten außerhalb der Mandate?" an die Verantwortlichen weiter geleitet. Zu meinem Erstaunen konnte mir die Antwort bis dato keiner adhoc beantworten. Das nur nebenbei, um zu verdeutlichen mit welchen sonstigen Problemen ich zu kaempfen habe.
Aber noch bin ich guter Hoffnung, dass wir die Kuh vom Eis bekommen.
LG Ron
Hallo Ron,
um die Liste in Excel zu kriegen, kannst du einfach die entsprechenden Zeilen markieren -> Rechtsklick -> Kopieren -> Markierte Zeilen und dann in Excel einfügen.
Weiterhin viel ErfolgManuela
Hallo Manuela,
vielen Dank fuer den Hinweis. Auf Idee war ich zwar auch gekommen, nuetzt nur leider nichts, wenn auf dem entfernten Rechner kein M$ Excel (oder entsprechendes Tabellenverarbeitungsprogramm) installiert ist.
Habe meinem Unmut ueber diese Umstaende schon Luft verschafft und warte nun ab, wie schnell hier reagiert wird, denn so sind mir zunaechst die Haende gebunden.
Wuensche allen ein schoenes und erholsames WE.
LG Ron
Hallo Herr Mayer,
sofern niemand die Adressaten als Adressbuch nutzt (also auch Kontakte dort angelegt hat, die nicht im Bezug zu einem Mandat stehen), spricht m.E.n. absolut nichts dagegen, zu löschen. Im Gegenteil würde ich behaupten, dass wir als Steuerberater grundsätzlich ja auch keine Vorratsdatenspeicherung betreiben dürfen .
Aber ich weiß, dass viele der Meinung sind, was man hat, hat man... das sollten also im Zweifelsfall die Kanzleileiter entscheiden...
Grüße
Manuela Jachert