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Kreditkartenabrechnungen möglichst effizient verbuchen - wie?

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letzte Antwort am 14.07.2020 21:49:13 von quagamag
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alfred
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 1 von 8
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Liebe Kollegen

Wie macht ihr denn das mit dem verbuchen von Kreditkartenrechnungen?

Also „ moderne Methode“, also nicht etwa händisch die Kreditkartenrechnung abtippen.

Mir geht es um zwei Themenkomplexe

  1. Verbindung von vorher eingescannten Rechnungen mit der KK-Abrechnung
  2. Import der CSV Dateien der jeweiligen Kreditkartenfirma

Zu 1.: ich habe Eingangsrechnungen, die mit Kreditkartenrechnung bezahlt wurden. Wenn ich die über Unternehmen online hochlade und zum Beispiel auf ein Kreditorenkonto „American Express“ verbuche, habe ich das Problem, dass einzelne Buchungen auf der Kreditkartenabrechnung dann schon verbucht sind andere nicht was sich dann wie ein Puzzle-Spiel zusammensetzen müsste.

Es gibt ja seit neuestem eine Kassen Applikation der DATEV, die die Möglichkeit bietet Beleg Belege hoch zu laden und dann mit bereits vorhandenen Buchungssätzen zu verknüpfen. Geht das hier vielleicht irgendwie auch?

zu 2. Dann geht es mir um den Import der Kreditkartendaten. Hier kocht jede Kreditkartenfirma ihr eigenes Süppchen mit ewig langen Zeilen im CSV Format. Das zurechtzupfriemeln auf DATEV Standard ist so aufwendig, dass man dann doch wieder dabei landet, die Kreditkartenrechnung händisch einzubuchen. Das empfinde ich aber als „Feigheit vor dem Feind“.

Ich würde gerne eine effiziente Methode finden, die CSV Dateien standardisiert jeden Monat runter zu laden und automatisch ohne weitere Anpassungen „automatisch“ zu verbuchen. Hat auch jemand hier einen Tipp? Vielen Dank

ulrikeschubertconnectberl
Beginner
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Nachricht 2 von 8
11869 Mal angesehen

Hallo,

viele Unternehmen bedienen sich hierbei tatsächlich dem DATEV Kassenbuch online.

Die „Kreditkartenkasse“ kann man in diesem Fall mit deaktivierter
Minusprüfung anlegen. Bei Bedarf ist hierbei auch möglich einzelne Belegtypen
z.Bsp: „Visa“ ect. als sonstiger Belegtypen anzulegen. Dies kann das Hochladen
mit upload mobil erleichtern bzw. das zuordnen und erfassen der Belege von
einer Dritten Person (Sekretariat).

Als Gegenkonto wird ein Verrechnungskonto hinterlegt. Nun können die einzelnen Belege hier erfasst werden und später als Buchungsvorschläge mit digitalem Belegbild im Rechnungswesen übernommen werden.


Ob man die Bankabbuchung als „Kasseneinnahme“ zu Abstimmzwecken erfasst oder ausschließlich
Verrechnungskonto an Bank bucht ist Geschmackssache. Bei vielen Gebühren bzw.
Auslandszahlungen ohne Belegbild find ich es sehr praktisch die
Kreditkartenabrechnung selbst beizufügen.

An eine übernommen CSV Datei im Nachgang die digitalen Beleg puzzeln ist oft sehr zeitaufwendig.

Ich hoffe diese Antwort hat Ihnen geholfen.

VG

Ulrike Schubert

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larsboehnke
DATEV-Marktplatz Partner
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Nachricht 3 von 8
11869 Mal angesehen

Wir machen es so:

Erfassung der Rechnungen

- Erstellung eines separaten Rechnungsordners 'Kreditkarte'

- Der Rechnungsordner wird dann direkt gegen das Kreditkarten Verrechnungskonto #3610 gebucht

- Der Beleg wird als Rechnungseingang erfasst

- In der Notiz des Belegs erfasse ich 'Kreditkarte' (damit man die Belege später schnell findet

- Erfassung der Abrechnung als Belegtyp 'Sonstige'

Erfassung der Zahlung

- hier ordne ich erst die Kreditkartenabrechnung zu

- dann suche ich über die Suche nach dem Schlagwort 'Kreditkarte' (das ich ja in der Notiz erfasst habe) und ordne die Belege zu

- Ich mache mir in einem Tab die Kreditkarten Abrechnung auf (suche ich über die Beleg-ID) und suche dann in der Suche in Bank online in einem zweiten Tab die entsprechenden Belege und ordne sie zu

Nicht schön aber funktioniert zuverlässig, die Kanzlei hat keine Probleme.

Ich beschäftige mich jetzt seit zehn Jahren mit digitalen FIBU Prozessen. Seit kurzem teile ich meine Gedanken dazu in meinem Podcast Podcast.
Feedback willkommen ✌️
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mhelm
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 4 von 8
11812 Mal angesehen

Hallo Zusammen,

bislang handhaben wir das folgendermaßen:

 

1. Wir haben in DUO eine separate Belegart Kreditkarten angelegt. Dort werden die entsprechenden Belege abgelegt.

Frage/Problem: Wenn nun die einzelnen Kreditkarteninhaber ihre Belege per upload mobil fotografieren und hochladen. Wie könnte man die Belege für jeden Kreditkarteninhaber differenzieren? Es gibt meines Wissens keine Identifikationsmöglichkeit, oder?

 

2. Die Belege werden digital in DATEV Kanzlei-Rewe geladen und wie eine klassische Eingangsrechnung verbucht. Im Buchungstext geben wir für die Zuordnung ein KK für Kreditkarte und die Initialen der Inhaber wie bspw. Max Maier und den Abrechnungsmonat ein (KKMM012020). Allerdings buchen wir gegen das Geldtransit-Konto 1460.

 

3. Wenn die Abbuchung auf dem Bankkonto erfolgt, wird diese Belastung ebenfalls auf das 1460 gebucht.

 

4. Wir haben das Konto 1460 als OPOS geführt eingestellt, sodass man die Buchungen gegeneinander ausziffern kann.

 

Vielleicht könnte mir jemand bei dem o.g. Problem/der Frage weiterhelfen? Denn gerade bei mehreren Kreditkartenabrechnungen wird die Zuordnung tatsächlich ein Problem.

 

Vielen Dank

Martin

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t_r_
Allwissender
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Nachricht 5 von 8
11794 Mal angesehen

Hallo,

 

Sie könnten pro Kreditkarte (KK) eine eigene Belegart zuordnen, also KK Müller, KK Maier, KK Schmidt etc..

 

Wir vergeben pro Kreditkarte einen Kreditor und buchen alle über KK bezahlten Belege gegen den jeweiligen Kreditor. Mit der monatlichen Zahlung sollte sich der Saldo auflösen.

 

Viele Grüße

T. Reich

jjunker
Experte
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Nachricht 6 von 8
11783 Mal angesehen

@t_r_ : Das ist in meinen Augen auch der einfachste Weg. Die Tipparbeit wird bestenfalls komplett von der OCR Erkennung während der Bearbeitung der Belege übernommen.

Ergänzend zu Ihrem Post.

Bei Wahl dieses Weges muss die Vorbelegung des Haken "Zahlung erstellen" bei der Belegbearbeitung deaktiviert werden. --> Ansonsten werden jede Menge Zahlungen zu mit der Kreditkarte schon beglichenen Rechnungen oder Belegen erstellt. --> Leider kann man die Funktion "Zahlung/Lastschrift erstellen" nicht Belegtypen abhängig sondern nur auf Rechnungskreisebene aktivieren oder deaktivieren.

Alle Lösungshinweise erfolgen unter Ausschluss der Haftung. Die Prüfung hinsichtlich technischer Richtigkeit und rechtlicher Konsequenzen obliegt dem Leser des Beitrags
schmulz
Erfahrener
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Nachricht 7 von 8
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Hallo,

 

vieles wurde bereits genannt. Ich habe folgenden Workflow:

 

1. Belegtyp Kasse (für jeden KK Inhaber ein eigenes Konto z.B. 1731), Mdt. scannt entsprechend die Belege

2. Belege verarbeiten in UO, dann in ReWe und nach dem verbuchen Bereichsweise ändern von 1731 -> 70031

3. KK Abrechnung als CSV einspielen 1731/70031

4. Zahlung der Abrechnung gegen 1731 buchen und ausziffern (=0)

5. Konto 70031 ausziffern so gut es geht

 

Das ist der Workflow der für mich am effektivsten war, insbesondere im Hinblick auf die Abstimmarbeiten und Nachvollziehbarkeit.

 

Viele Grüße

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quagamag
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 8 von 8
11300 Mal angesehen

Möglichst effizient ist die Lösung der Firma Pleo (link zum Datev Marktplatz ).

Hiermit wird der komplette Kreditkartenprozess digitalisiert, da die Kreditkarten (Prepaid MasterCard) mit einer Handyapp verknüpft sind.

Sobald eine Zahlung getätigt wird, geht die Kamera an und man fotografiert den Beleg ab.

Ab diesem Zeitpunkt kann man die Transaktionen samt Belegbild über das Kassenbuch online in Kanzlei Rechnungswesen einspielen.

Wer nicht schon in der App kontiert, kann die Lerndateien ähnlich dem Kontoauszugsmanager nutzen.

Da ich die Datev Connect online Schnittstelle selbst mitentwickelt habe, weiß ich, dass es funktioniert.

 

Wer mehr erfahren möchte, der sollte sich das Video von @andreashausmann zu diesem Thema anschauen:

 

https://youtu.be/YqSbOcgiwD4 

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letzte Antwort am 14.07.2020 21:49:13 von quagamag
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